Rechnung digital aufbewahren: So geht effizientes und sicheres Archivieren

Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet: Unternehmen müssen Rechnungen digital empfangen und für Transaktionen im Inland E-Rechnungen ausstellen können. Höchste Zeit also, sich mit der elektronischen Archivierung von Rechnungen auseinanderzusetzen. Wer noch auf Papierrechnungen oder ausgedruckte Belege setzt, riskiert nicht nur Verluste und ineffiziente Abläufe, sondern verstößt womöglich gegen neue Vorschriften. Die digitale Rechnung erleichtert nach ihrer digitalen Aufbewahrung das Auffinden, spart Platz auf dem Server und sorgt für eine rechtssichere Dokumentation. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV fördert diesen Wandel und macht das digitale Arbeiten für Unternehmen attraktiver. Wie Sie digitale Rechnungen archivieren und welche Vorteile die Aufbewahrung von Rechnungen elektronisch bietet, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Rechtliche Perspektive: Rechnung digital aufbewahren

Die elektronische Archivierung von Rechnungen spart Platz, Zeit und Nerven – aber sie muss rechtssicher sein. Hier erfahren Sie, welche Regeln gelten und was sich ab Anfang 2025 ändert.

GoBD & gesetzliche Anforderungen

Die elektronische Archivierung von Rechnungen unterliegt den GoBD. Das bedeutet: Rechnungen müssen unverändert, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Papierausdrucke genügen nicht. Deshalb müssen Sie ein revisionssicheres Archivierungssystem nutzen, das alle Änderungen protokolliert, und mit dessen Hilfe jede einzelne Rechnung digital aufbewahren.

Neue Aufbewahrungsfristen & E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre herabgesetzt. Aber Achtung: Handelsbücher, Jahresabschlüsse & Co. müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Zusätzlich wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen und empfangen müssen. PDFs allein reichen nicht mehr aus. Wer weiterhin Papierrechnungen nutzt, muss diese konvertieren.

So archivieren Sie digitale Rechnungen richtig

• Original erhalten: Digitale Rechnungen dürfen nicht ausgedruckt und dann gelöscht werden.
• Revisionssicher archivieren: Nutzen Sie Systeme, die Manipulationen verhindern und alle Zugriffe dokumentieren.
• Maschinell auswertbar halten: Finanzämter müssen digitale Rechnungen prüfen kö
• E-Rechnungspflicht beachten: Rechnungen müssen in einem standardisierten elektronischen Format vorliegen.
• DSGVO beachten: Sichere Aufbewahrung vor unbefugtem Zugriff ist Pflicht.

Technische Perspektive: Rechnungen digital speichern

Beim Thema „Rechnung digital aufbewahren“ kommt es auf die richtige Technik an: Wählen Sie ein passendes System, das Ihre E-Rechnungen sicher und einfach archiviert. Die besten Speicherorte sind Cloud-Dienste, die nicht nur zuverlässig, sondern auch schnell zugänglich sind – so haben Sie jederzeit Zugriff, auch online.

Rechnungen digital in der Cloud aufbewahren

Achten Sie beim Speichern auf hohe Sicherheitsstandards, damit Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben. Ein verschlüsseltes Cloud-Archiv ist hier eine ideale Lösung, besonders wenn Sie im geschäftlichen Kontext eine Rechnung digital aufbewahren müssen. So finden Sie jedes Ihrer Dokumente mit einer schnellen Suche in kürzester Zeit wieder.

Organisatorische Perspektive: digitale Rechnungsarchivierung

Bei der digitalen Rechnungsaufbewahrung geht es aus organisatorischer Sicht darum, ein klar strukturiertes System zu schaffen. Diese soll sowohl Effizienz als auch Sicherheit gewährleisten. Eine Verfahrensdokumentation ist dabei essenziell, um nachvollziehbar zu machen, wie digitale Rechnungen archiviert und verwaltet werden – so bleibt der Prozess immer transparent.

E-Rechnung digital archivieren und Zugriffsrechte regeln

Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen digital aufbewahrt und archiviert werden, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Das spart Zeit und verringert Fehlerquellen. Gleichzeitig müssen Zugriffsrechte geregelt werden, damit nur berechtigte Personen Zugriff auf die E-Rechnungen haben und diese datenschutzkonform gespeichert sind. Diese Maßnahmen machen die digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnung effizienter und sicherer.

Praktische Perspektive: Stolperfallen digitale Archivierung von Rechnungen

Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen bietet viele Vorteile, birgt aber auch einige Stolperfallen, die leicht übersehen werden können. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie typische Fehler vermeiden und Ihre digitalen Belege sicher und gesetzeskonform archivieren – damit Sie entspannt durch die steuerliche Prüfung kommen.

• Ausdrucken von digitalen Belegen: Digitale Belege müssen nicht ausgedruckt werden, um gesetzeskonform archiviert zu werden. Das unnötige Drucken kann nicht nur Platz verschwenden, sondern auch die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen.
• Speichern auf unsicheren Medien: Speichern Sie Rechnungen nur auf sicheren, geprüften Medien, wie verschlüsselten Festplatten oder Cloud-Lösungen. Laut GoBD müssen Dokumente jederzeit sicher und unveränderbar abrufbar sein.
• Fehlende Verfahrensdokumentation: Ohne eine klare Verfahrensdokumentation zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen riskieren Unternehmen, bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten zu geraten. Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare, dokumentierte Ablage- und Aufbewahrungsstrategie.
• Veränderbare Dateiformate: Verwenden Sie nur Dateiformate, die vor Manipulationen geschützt sind, wie PDF/A. Ansonsten könnten digitale Rechnungen als nicht prüfbar gelten und die steuerliche Anerkennung verlieren.
• Nicht ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung: E-Mails, die Rechnungen enthalten, müssen ordnungsgemäß archiviert werden. Die rechtlichen Anforderungen erfordern eine vollständige, nachvollziehbare Speicherung – auch bei E-Rechnungen, also eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.
• Aufbewahrung außerhalb der EU: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen nicht außerhalb der EU gespeichert werden, um Datenschutzrichtlinien zu wahren. Dies könnte insbesondere mit der DSGVO in Konflikt stehen.
• Unzureichende Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die digitalen Rechnungen haben. Laut den GoBD müssen Unternehmen sicherstellen, dass unbefugte Zugriffe ausgeschlossen sind.
• Nicht eingehaltene Aufbewahrungsfristen: Beachten Sie die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Geschäftsrechnungen. Eine Nichteinhaltung kann zu steuerlichen und rechtlichen Problemen führen.

Paperless Solutions als Implementierungspartner für die digitale Archivierung von Rechnungen

paperless solutions ist der ideale Partner für die digitale Archivierung von Rechnungen in Unternehmen, da das Unternehmen mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bietet. Es kombiniert maßgeschneiderte Lösungen, die nahtlos in bestehende Systeme integriert werden können, mit hohem Sicherheitsstandard, wie etwa dem Hosting in deutschen Rechenzentren. Durch die Automatisierung von Rechnungs-Workflows und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gewährleistet paperless solutions eine effiziente und rechtssichere Archivierung – alles aus einer Hand.