E-Rechnung lesbar machen: Lösungen für die Zukunft der digitalen Buchhaltung

Die E-Rechnung ist der neue Standard in der digitalen Buchhaltung. Spätestens mit der Pflicht zur E-Rechnung, die seit dem 1. Januar 2025 gilt, ist sie für viele Unternehmen unverzichtbar. Ein häufiges Problem allerdings ist: Wer etwa eine XRechnung, ZUGFeRD- oder XML-Rechnung lesen will, steht oft vor einer unverständlichen Datenstruktur – einfaches Öffnen und Anzeigen funktioniert nicht ohne die richtige Software für die E-Rechnung. Wie also kann man eine E-Rechnung einfach lesbar machen, sie in ein PDF umwandeln oder in bestehende Systeme integrieren? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Rechnungen entschlüsseln, verarbeiten und archivieren können. So wird die digitale Buchhaltung nicht zur Herausforderung, sondern zu einer automatisierten und effizienten Lösung für Ihr Unternehmen.

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. So kann sie automatisch von Software-Systemen gelesen werden. Anders als eine einfache PDF-Rechnung enthält sie maschinenlesbare XML-Daten, die für eine digitale Verarbeitung optimiert sind.

Gesetzliche Grundlagen & Anforderungen

Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht, was bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format übermitteln müssen. Die wichtigsten Anforderungen regeln Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, die sich an EU-Richtlinien und steuerliche Vorschriften halten.

XRechnung, XML, ZUGFeRD & UBL – Was sind die Unterschiede?

• XRechnung: Standard für öffentliche Aufträge in Deutschland, basiert auf XML und erfüllt strenge Behördenvorgaben.
• ZUGFeRD: Hybridformat mit XML- und PDF-Anteil, sodass Rechnungen sowohl visuell als auch automatisch verarbeitet werden können.
• UBL (Universal Business Language): Internationales XML-basiertes Rechnungsformat, oft im globalen Handel genutzt.

Warum diese Formate?

E-Rechnungen in XML-basierten Formaten ermöglichen eine automatische Verarbeitung, reduzieren Fehler und erleichtern die digitale Archivierung für steuerliche Zwecke. Mit einer E-Rechnung-Software oder einem XRechnung-Viewer können Unternehmen diese Rechnungen anzeigen, entschlüsseln oder in PDF umwandeln. Falls ein System die Datei nicht direkt lesen kann, helfen E-Rechnung-Konverter oder E-Invoicing-Software, um das Dokument in ein nutzbares Format zu überführen.

Warum sind manche E-Rechnungen nicht lesbar?

Viele E-Rechnungen sind auf den ersten Blick unverständlich, weil sie in einem XML-Format vorliegen, das primär für maschinenlesbare Verarbeitung und nicht für die direkte Anzeige gedacht ist. Ohne eine spezielle Software lassen sich diese Dateien nicht einfach wie ein PDF öffnen. Zudem fehlt auf vielen Endgeräten eine Standardsoftware, um eine XML-Rechnung zu lesen oder in ein menschenlesbares Format zu konvertieren.

Viewer oder Konverter, um Daten auf E-Rechnung lesbar zu machen

Unternehmen müssen daher passende Viewer oder Konverter nutzen, um die Daten auf der E-Rechnung korrekt anzuzeigen und für Steuer- sowie Archivierungszwecke zu verarbeiten. Wer eine E-Rechnung schnell lesbar machen will, kann sie mit einer „E-Rechnung in PDF umwandeln“-Funktion entschlüsseln und als klassisches Dokument anzeigen lassen.

Methoden, um eine E-Rechnung lesbar zu machen

 Digitale Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD sind oft im XML-Format gespeichert, was sie für den Menschen schwer lesbar macht. Doch mit den richtigen Tools lässt sich eine E-Rechnung anzeigen, entschlüsseln und sogar in PDF umwandeln:

1. XRechnung & ZUGFeRD öffnen

• Offizielle Viewer-Tools: Mit speziellen Programmen wie dem XRechnung-Viewer oder dem ZUGFeRD-Reader lassen sich elektronische Rechnungen im Standardformat öffnen und prüfen.
• Online-Tools zur Konvertierung: Verschiedene Webanwendungen ermöglichen den schnellen Download und die Anzeige einer XML-Rechnung, ohne dass eine Software installiert werden muss.

2. E-Rechnung in PDF umwandeln

• Automatische Konverter-Software: Spezialisierte Software wandelt Rechnungsdaten per Klick in ein lesbares PDF-Format um (im DMSvelop documents beispielsweise bereits enthalten: Wenn Rechnungen im XML-Format in d.velop documents abgelegt werden, wird automatisch ein PDF erstellt, ohne dass Smart Invoice oder etwas Anderes hinzugebucht werden muss).
• Manuelle Umwandlung mit XML-Editoren: Wer technisch versiert ist, kann eine E-Rechnung entschlüsseln und mit einem XML-Editor in ein anzeigbares Dokument überführen.

3. Kompatible Software nutzen

• ERP- und Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Support: Viele moderne E-Invoicing-Software-Lösungen verarbeiten elektronische Rechnungen automatisch und sorgen für eine digitale Archivierung.
• Plugins für bestehende Systeme: Erweiterungen für gängige Buchhaltungssysteme erleichtern die Integration der E-Rechnung Anforderungen und ermöglichen eine direkte Verarbeitung innerhalb der gewohnten Umgebung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Rechnung lesbar machen

E-Rechnungen im XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD öffnen Sie nicht einfach mit herkömmlichen Programmen. Mit den richtigen Tools aber können Sie Ihre E-Rechnung lesbar machen und bei Bedarf in ein PDF umwandeln:

XRechnung öffnen und anzeigen

1. Lade eine XRechnung-Viewer-Software oder nutze ein Online-Tool.
2. Öffne die XML-Datei mit dem Viewer, um die Rechnungsdaten strukturiert anzuzeigen.
3. Optional: Konvertiere die Datei in ein PDF zur besseren Lesbarkeit.

ZUGFeRD-Rechnung richtig anzeigen

1. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält sowohl ein PDF als auch eingebettete XML-Daten.
2. Öffne das Dokument mit einem normalen PDF-Viewer, um die sichtbare Rechnung zu sehen.
3. Falls nur die XML-Daten vorliegen, nutze eine E-Rechnung-Software, um sie zu verarbeiten.

Alternative Wege zur Konvertierung

1. Verwende einen E-Rechnung-Konverter, um das XML-Format automatisch in ein lesbares PDF oder ein anderes Format umzuwandeln.
2. Nutze Online-Tools oder Plugins für ERP-Systeme, um E-Rechnungen direkt in deinem Workflow zu verarbeiten.
3. Achte auf die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht 2025 und die Anforderungen zur Archivierung der E-Rechnung.

Automatisierung und langfristige Lösungen

Die manuelle Verarbeitung von E-Rechnungen kostet Zeit und birgt Fehlerquellen – moderne Buchhaltungssoftware mit integriertem E-Rechnungs-Support schafft hier Abhilfe. Durch automatische Workflows lassen sich XML-Dateien nahtlos in PDF oder andere lesbare Formate umwandeln, ohne zusätzlichen Aufwand.

Cloud-Lösung: E-Rechnungen verarbeiten und sicher archivieren

Noch effizienter sind Cloud-Lösungen, die E-Rechnungen nicht nur verarbeiten, sondern auch sicher archivieren und jederzeit abrufbar machen. Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, profitieren von einer zukunftssicheren, rechtskonformen und skalierbaren Lösung für den digitalen Rechnungsaustausch.

paperless solutions als Partner für die E-Rechnung

paperless solutions ist der ideale Partner für die Digitalisierung Ihrer Rechnungs-Workflows. Dank der umfassenden digitalen Lösungen, die paperless solutions als Reseller vertreibt und bei Kunden implementiert, gelingt die Umsetzung der E-Rechnungspflicht einfach. So erfassen Sie Ihre E-Rechnungen mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents effizient und verarbeiten und legen diese gesetzeskonform im digitalen Archiv ab.

Rechtssicherer Prozess erfüllt Anforderungen der E-Rechnung

So reduzieren Sie Fehler und vereinfachen den Zugriff. Die digitale Signatur sorgt für die Authentizität von Rechnungen, während die Eingangspost-Digitalisierung den Posteingang automatisiert in Workflows integriert. Damit profitiert Ihr Unternehmen von einem durchgängigen, rechtssicheren Prozess, der die Anforderungen der E-Rechnung und ZUGFeRD erfüllt und die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung optimal unterstützt.

E-Rechnung: Einfach, effizient und zukunftssicher

Mit der richtigen Software und digitalen Tools wird die E-Rechnung nicht nur lesbar, sondern auch effizient in bestehende Systeme integriert. Automatisierte Workflows und Cloud-Lösungen garantieren eine zukunftssichere Verarbeitung und Archivierung, die den Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 gerecht werden. Unternehmen wie paperless solutions bieten die passenden Lösungen und unterstützen Sie als Partner dabei, den gesamten Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung und Archivierung reibungslos und gesetzeskonform in Ihrem Unternehmen umzusetzen.