Digitale Transformation

ZUGFeRD vs XRechnung: Welches elektronische Rechnungsformat passt zu Ihrem Unternehmen?

Seit 2025 sind elektronische Rechnungen Pflicht – die individuellen Vorteile der Formate sollten Sie kennen

ZUGFeRD vs XRechnung: Welches elektronische Rechnungsformat passt zu Ihrem Unternehmen?
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Elektronische Rechnungen sind zurzeit das Digitalisierungsthema in Unternehmen aller Größenordnungen. Der Grund: die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Dabei geht es vor allem darum, den Austausch strukturierter Daten mit geeigneten Standards zu gewährleisten. Diese müssen gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungsverordnung (ERechV) erfüllen und sollen zugleich die Automatisierung und Interoperabilität fördern. In Deutschland dominieren dabei zwei Formate: ZUGFeRD und XRechnung. Doch worin bestehen die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Und welches Format eignet sich für welchen Anwendungsfall? Dieser Blogartikel beleuchtet die Unterschiede, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der beiden Standards, die gemäß DIN EN 16931 entwickelt wurden, und zeigt auf, wie sie den digitalen Datenaustausch erleichtern.

Definition: Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie ermöglicht die automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche und entspricht den Anforderungen der DIN EN 16931, einem europäischen Standard für elektronische Rechnungsformate. Zu den gebräuchlichsten Formaten in Deutschland gehören ZUGFeRD (Zentraler User Guide des „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD)) und die XRechnung. Beide Formate sind konform mit der DIN EN 16931, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung auf den öffentlichen (XRechnung) bzw. privaten Sektor (ZUGFeRD).

Elektronische vs. digitale Rechnungen: Der Unterschied

Eine digitale Rechnung ist ein nicht-strukturiertes Dokument (z. B. ein PDF), das Menschen lesbar ist, während eine elektronische Rechnung ein strukturiertes Format (z. B. XML nach DIN EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0) verwendet, das speziell für maschinelle Verarbeitung optimiert ist.

Beispiele:

  • Digitale Rechnung: Ein PDF-Anhang in einer E-Mail ohne eingebettete strukturierte Daten.
  • Elektronische Rechnung: Eine XRechnung im XML-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten.

Automatisierung und maschinelle Verarbeitung

Elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 folgen Standards wie DIN EN 16931 und enthalten strukturierte Daten, wodurch sie sich ideal für automatisierte Prozesse und eine effiziente maschinelle Weiterverarbeitung eignen.

Vergleich: ZUGFeRD vs. XRechnung

Die Formate ZUGFeRD und XRechnung sind zentrale Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa, die sich in Ursprung, Struktur, Zielgruppen, technischen Details und Verarbeitung unterscheiden. Wir stellen die jeweiligen Eigenschaften und Einsatzbereiche gegenüber:

Definition und Ursprung des Formats

  • ZUGFeRD: Ein hybrides elektronisches Rechnungsformat entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), basierend auf DIN EN 16931.
  • XRechnung: Ein standardisiertes, rein digitales E-Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber, koordiniert durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Struktur

  • ZUGFeRD: Kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit integrierten maschinenlesbaren XML-Daten.
  • XRechnung: Besteht ausschließlich aus einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ohne visuelle Darstellung.

Zielgruppen

  • ZUGFeRD: Flexibel einsetzbar im B2B- und B2G-Bereich, optional und breit anwendbar.
  • XRechnung: Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Technische Unterschiede

  • ZUGFeRD: Nutzt das Standardformat Cross Industry Invoice (CII) nach DIN EN 16931.
  • XRechnung: Unterstützt sowohl CII als auch Universal Business Language (UBL), was eine höhere Flexibilität bietet.

Verarbeitung

  • ZUGFeRD: Durch den PDF-Anteil einfacher für manuelle Prüfung oder visuelle Darstellung nutzbar.
  • XRechnung: Für eine rein automatisierte, digitale Verarbeitung optimiert, ohne grafische Ansicht.

Puzzlestücke, die PDF-Konvertierung symbolisieren: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate haben individuelle Vorteile

Vor- und Nachteile der beiden Formate

Ein Vergleich zwischen den Formaten ZUGFeRD vs. XRechnung zeigt, dass die Wahl stark von den Anforderungen abhängt. Für Unternehmen, die eine hybride Lösung suchen, ist ZUGFeRD ideal. Für den öffentlichen Sektor, der auf Standardisierung und Automatisierung setzt, ist XRechnung die bessere Wahl. So ergeben sich spezifische Vorteile der E-Invoice, die von ihrem Einsatzbereich und ihrer Zielgruppe abhängen:

ZUGFeRD

Vorteile:

  • Flexibilität: Das hybride Format kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuellen PDF-Darstellung, wodurch es sowohl für digitale als auch für manuelle Prozesse geeignet ist.
  • Einfachere Integration: Besonders im B2B-Bereich lässt sich ZUGFeRD aufgrund der bekannten PDF-Struktur leichter implementieren.
  • Visuelle Lesbarkeit: Rechnungen können direkt als PDF angezeigt werden, ohne zusätzliche Software.

Nachteile:

  • Für die rein maschinelle Verarbeitung ist ZUGFeRD weniger effizient als XRechnung, da es zusätzliche Daten enthält, die nicht notwendig sind.
  • Nicht alle Unternehmen und öffentliche Stellen bevorzugen hybride Formate.

XRechnung

Vorteile:

  • Standardisierung: Besonders für die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist XRechnung das vorgeschriebene Format, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
  • Höhere Automatisierung: Das rein XML-basierte Format ist optimal für maschinelle digitale Rechnungsverarbeitung und Workflows geeignet, wie etwa die automatisierte Rechnungsfreigabe oder der elektronische Rechnungsversand.

Nachteile:

  • Keine visuelle Darstellung: Für Menschen ist XRechnung ohne spezielle Software nicht lesbar, was die Handhabung erschwert.
  • Eingeschränkter Einsatz im B2B-Bereich: XRechnung ist primär für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung konzipiert und weniger flexibel im allgemeinen Geschäftsumfeld.

Fazit: Für wen eignet sich welches Format?

ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, die sowohl maschinell als auch visuell lesbare Rechnungen benötigen, besonders im B2B-Bereich. Es kombiniert eine PDF-Datei für die visuelle Darstellung und eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung. XRechnung ist hingegen Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und nutzt ausschließlich strukturierte XML-Daten für eine vollautomatisierte Bearbeitung. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in der ZugFeRD-PDF-Komponente, die bei der XRechnung fehlt, was sie für hochautomatisierte digitale Rechnungsprozesse besonders geeignet macht.

 

Wie kann ich meine bestehenden Rechnungsprozesse auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen?

Um Ihre Rechnungsprozesse auf ZUGFeRD oder XRechnung umzustellen, analysieren Sie zunächst die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und ob diese eher XRechnung (Pflicht nach ERechV für öffentliche Auftraggeber) oder ZUGFeRD (flexibel, kombiniert XML und visuelles PDF-Dokument) bevorzugen. Während ZUGFeRD mehr Interoperabilität bietet, indem es visuelle und strukturierte Daten in einem Format vereint, konzentriert sich XRechnung rein auf strukturierte XML-Daten gemäß DIN EN 16931 und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unterstützt.

Sind ZUGFeRD- und XRechnung-Rechnungen in allen EU-Ländern rechtsgültig?

Ja, ZUGFeRD- und XRechnung-Rechnungen basieren beide auf der europäischen Norm DIN EN 16931 und sind daher in allen EU-Ländern rechtsgültige elektronische Rechnungsformate. Während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das ein visuelles PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert, fokussiert sich XRechnung rein auf die strukturierte Datenübermittlung, wie sie in öffentlichen Ausschreibungen oft gefordert wird.

Sind ZUGFeRD und XRechnung kostenlos?

Ja, sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind als elektronische Rechnungsformate kostenlos verfügbar. Der Unterschied liegt darin, dass ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das strukturierte Daten (XML) und eine lesbare PDF-Datei kombiniert, während XRechnung ein rein strukturiertes Datenformat gemäß DIN EN 16931 ist, das speziell für die digitale Rechnungsstellung an Behörden entwickelt wurde.

Woran erkenne ich eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Rechnung?

Eine XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat gemäß der europäischen Norm DIN EN 16931, das ausschließlich maschinenlesbare Daten (XML) enthält, während eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein lesbares PDF kombiniert (hybrides Format). Der Unterschied liegt also in der Datenstruktur: XRechnung richtet sich streng an öffentliche Auftraggeber, während ZUGFeRD flexibler ist und für verschiedene Geschäftsanwendungen genutzt werden kann.

 

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