Elektronische Rechnungen sind zurzeit das Digitalisierungsthema in Unternehmen aller Größenordnungen. Der Grund: die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Dabei geht es vor allem darum, den Austausch strukturierter Daten mit geeigneten Standards zu gewährleisten. Diese müssen gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungsverordnung (ERechV) erfüllen und sollen zugleich die Automatisierung und Interoperabilität fördern. In Deutschland dominieren dabei zwei Formate: ZUGFeRD und XRechnung. Doch worin bestehen die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Und welches Format eignet sich für welchen Anwendungsfall? Dieser Blogartikel beleuchtet die Unterschiede, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der beiden Standards, die gemäß DIN EN 16931 entwickelt wurden, und zeigt auf, wie sie den digitalen Datenaustausch erleichtern.
Definition: Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie ermöglicht die automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche und entspricht den Anforderungen der DIN EN 16931, einem europäischen Standard für elektronische Rechnungsformate. Zu den gebräuchlichsten Formaten in Deutschland gehören ZUGFeRD (Zentraler User Guide des „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD)) und die XRechnung. Beide Formate sind konform mit der DIN EN 16931, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung auf den öffentlichen (XRechnung) bzw. privaten Sektor (ZUGFeRD).
Elektronische vs. digitale Rechnungen: Der Unterschied
Eine digitale Rechnung ist ein nicht-strukturiertes Dokument (z. B. ein PDF), das Menschen lesbar ist, während eine elektronische Rechnung ein strukturiertes Format (z. B. XML nach DIN EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0) verwendet, das speziell für maschinelle Verarbeitung optimiert ist.
Beispiele:
- Digitale Rechnung: Ein PDF-Anhang in einer E-Mail ohne eingebettete strukturierte Daten.
- Elektronische Rechnung: Eine XRechnung im XML-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten.
Automatisierung und maschinelle Verarbeitung
Elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 folgen Standards wie DIN EN 16931 und enthalten strukturierte Daten, wodurch sie sich ideal für automatisierte Prozesse und eine effiziente maschinelle Weiterverarbeitung eignen.
Vergleich: ZUGFeRD vs. XRechnung
Die Formate ZUGFeRD und XRechnung sind zentrale Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa, die sich in Ursprung, Struktur, Zielgruppen, technischen Details und Verarbeitung unterscheiden. Wir stellen die jeweiligen Eigenschaften und Einsatzbereiche gegenüber:
Definition und Ursprung des Formats
- ZUGFeRD: Ein hybrides elektronisches Rechnungsformat entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), basierend auf DIN EN 16931.
- XRechnung: Ein standardisiertes, rein digitales E-Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber, koordiniert durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Struktur
- ZUGFeRD: Kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit integrierten maschinenlesbaren XML-Daten.
- XRechnung: Besteht ausschließlich aus einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ohne visuelle Darstellung.
Zielgruppen
- ZUGFeRD: Flexibel einsetzbar im B2B- und B2G-Bereich, optional und breit anwendbar.
- XRechnung: Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Technische Unterschiede
- ZUGFeRD: Nutzt das Standardformat Cross Industry Invoice (CII) nach DIN EN 16931.
- XRechnung: Unterstützt sowohl CII als auch Universal Business Language (UBL), was eine höhere Flexibilität bietet.
Verarbeitung
- ZUGFeRD: Durch den PDF-Anteil einfacher für manuelle Prüfung oder visuelle Darstellung nutzbar.
- XRechnung: Für eine rein automatisierte, digitale Verarbeitung optimiert, ohne grafische Ansicht.
Vor- und Nachteile der beiden Formate
Ein Vergleich zwischen den Formaten ZUGFeRD vs. XRechnung zeigt, dass die Wahl stark von den Anforderungen abhängt. Für Unternehmen, die eine hybride Lösung suchen, ist ZUGFeRD ideal. Für den öffentlichen Sektor, der auf Standardisierung und Automatisierung setzt, ist XRechnung die bessere Wahl. So ergeben sich spezifische Vorteile der E-Invoice, die von ihrem Einsatzbereich und ihrer Zielgruppe abhängen:
ZUGFeRD
Vorteile:
- Flexibilität: Das hybride Format kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuellen PDF-Darstellung, wodurch es sowohl für digitale als auch für manuelle Prozesse geeignet ist.
- Einfachere Integration: Besonders im B2B-Bereich lässt sich ZUGFeRD aufgrund der bekannten PDF-Struktur leichter implementieren.
- Visuelle Lesbarkeit: Rechnungen können direkt als PDF angezeigt werden, ohne zusätzliche Software.
Nachteile:
- Für die rein maschinelle Verarbeitung ist ZUGFeRD weniger effizient als XRechnung, da es zusätzliche Daten enthält, die nicht notwendig sind.
- Nicht alle Unternehmen und öffentliche Stellen bevorzugen hybride Formate.
XRechnung
Vorteile:
- Standardisierung: Besonders für die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist XRechnung das vorgeschriebene Format, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
- Höhere Automatisierung: Das rein XML-basierte Format ist optimal für maschinelle digitale Rechnungsverarbeitung und Workflows geeignet, wie etwa die automatisierte Rechnungsfreigabe oder der elektronische Rechnungsversand.
Nachteile:
- Keine visuelle Darstellung: Für Menschen ist XRechnung ohne spezielle Software nicht lesbar, was die Handhabung erschwert.
- Eingeschränkter Einsatz im B2B-Bereich: XRechnung ist primär für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung konzipiert und weniger flexibel im allgemeinen Geschäftsumfeld.
Fazit: Für wen eignet sich welches Format?
ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, die sowohl maschinell als auch visuell lesbare Rechnungen benötigen, besonders im B2B-Bereich. Es kombiniert eine PDF-Datei für die visuelle Darstellung und eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung. XRechnung ist hingegen Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und nutzt ausschließlich strukturierte XML-Daten für eine vollautomatisierte Bearbeitung. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in der ZugFeRD-PDF-Komponente, die bei der XRechnung fehlt, was sie für hochautomatisierte digitale Rechnungsprozesse besonders geeignet macht.