ZUGFeRD vs XRechnung: Welches elektronische Rechnungsformat passt zu Ihrem Unternehmen?

Eine einfache PDF reicht heute nicht mehr aus: Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für E-Rechnungen im B2B-Geschäft. Für den Versand greifen noch Übergangsregelungen. E-Rechnungen müssen als strukturierter Datensatz vorliegen, damit Buchhaltungs- und Softwaresysteme sie automatisch verarbeiten können. Dafür haben sich zwei Formate etabliert: ZUGFeRD und XRechnung. Doch welches Format passt zu den eigenen Geschäftsprozessen und den Anforderungen der Rechnungsempfänger?

• ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das einen maschinenlesbaren XML-Datensatz mit einem PDF kombiniert, sodass die Rechnung für Menschen lesbar ist. Es eignet sich besonders für den B2B-Austausch.

• Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz. Sie wurde speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
  
  

Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine Rechnung kann in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Entscheidend ist dabei vor allem, wie die Rechnungsdaten vorliegen und ob sie automatisch verarbeitet werden können.

• Die manuelle Rechnung liegt beispielsweise als Papierrechnung vor. Die enthaltenen Daten müssen für die weitere Verarbeitung von einer Person erfasst werden. Das kostet Zeit und kann zu Eingabefehlern führen.
• Die digitale Rechnung liegt zwar schon in elektronischer Form vor, zum Beispiel als PDF-Datei, ist aber nicht automatisch für die Verarbeitung durch ein Computersystem geeignet, da die Daten nicht strukturiert sind.
• Die elektronische Rechnung, oder auch E-Rechnung, geht einen Schritt weiter. Die Rechnungsdaten sind strukturiert und maschinenlesbar. Programme können die Informationen so automatisch erkennen und direkt in ein Buchhaltungs- oder ERP-System übernehmen. In Deutschland sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD verbreitete Formate. Beide orientieren sich am europäischen Standard EN 16931.
  
  

Hier ist der Vergleich auf einen Blick:

Manuelle Rechnung	Digitale Rechnung	Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Daten werden von einer Person eingegeben	Rechnung liegt z.B. als PDF vor	Daten liegen strukturiert und maschinenlesbar vor
Hoher manueller Aufwand	Manuelle Übertragung der Daten häufig weiterhin nötig	Automatische Verarbeitung möglich
Hohes Risiko für Eingabefehler	Weniger Papier, aber weiterhin manueller Aufwand	Weniger manuelle Arbeit und weniger Medienbrüche
Beispiel: Papierrechnung	Beispiel: PDF per E-Mail	Beispiel: XRechnung oder ZUGFeRD

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei gängige Formate für E-Rechnungen. Mit ihnen können Rechnungsdaten elektronisch und automatisiert verarbeitet werden. Doch unterscheiden sich beide Mittel auch voneinander, besonders im Aufbau und Einsatzbereich:

ZUGFeRD	XRechnung
PDF mit eingebetteten XML-Daten Für Menschen und Maschinen lesbar Besonders im B2B-Bereich verbreitet PDF ermöglicht eine einfache Sichtprüfung Automatische Verarbeitung möglich	Reine XML-Daten Vor allem für Maschinen lesbar Besonders für öffentliche Auftraggeber Keine direkte grafische Darstellung Für automatisierte Verarbeitung optimiert

Welches Format passt, hängt von unterschiedlichen Voraussetzungen ab. Hier sind drei Fragen besonders wichtig: Was erwartet der Rechnungsempfänger? Wie sollen Rechnungen verarbeitet werden? Und welche technischen Möglichkeiten bietet das eigene System?

E-Rechnungspflicht im Überblick: Welche Fristen gelten ab wann?

Die E-Rechnung muss nicht von heute auf morgen perfekt ins Unternehmen integriert sein. Das passiert Schritt für Schritt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen garantieren, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet jedoch nicht, dass der gesamte Rechnungseingang bereits automatisiert verarbeitet werden muss. Speziell für den Versand gibt es gesonderte Fristen:

• 2025 und 2026: Papierrechnungen und sonstige Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin ausgestellt werden.
• 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro können die Übergangsregelung noch nutzen.
• Ab 2028: Für inländische B2B-Umsätze gilt grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung.

💡 Für E-Rechnungen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Entscheidend ist, dass die relevanten strukturierten Rechnungsdaten vollständig, unverändert und nachvollziehbar erhalten bleiben. Eine DMS-Lösung kann dabei unterstützen, Rechnungen revisionssicher zu archivieren und Prozesse rund um Prüfung und Verarbeitung zu automatisieren.

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein

Aber keine Sorge: Die Pflicht gilt nicht für jede Rechnung. Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen, wie bestimmte Finanzdienstleistungen oder Grundstückvermietung, müssen den Anforderungen nicht unterliegen. Auch Kleinunternehmer müssen nicht zwingend eine E-Rechnung ausstellen. Sie müssen jedoch genauso in der Lage sein, welche zu empfangen.

💡Bei Geschäften mit ausländischen Unternehmen gelten besondere Regelungen. Hier sollte jeweils geprüft werden, welche Vorgaben für den konkreten Fall gelten.

Wer sagt, dass Rechnungen Handarbeit sein müssen?

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Wann ZUGFeRD oder XRechnung? Welches Format passt wann?

Welches E-Rechnungsformat das richtige ist, hängt stark davon ab, an wen die Rechnung gestellt wird und welche Anforderungen der Empfänger hat. Es geht hier also in erster Linie um den Versand. Vereinfacht gesagt:

• Rechnung an Geschäftskunden: ZUGFeRD kann sinnvoll sein, wenn neben der strukturierten Verarbeitung auch eine direkt lesbare Rechnung gewünscht ist. Die hybride Kombination aus PDF und XML verbindet beide Anforderungen.
• Rechnung an öffentliche Auftraggeber: Hier sind die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers entscheidend. Häufig wird eine XRechnung erwartet.
• Unterschiedliche Eingangsformate: Für Unternehmen lohnt es sich, den Rechnungseingang so aufzustellen, dass verschiedene Formate verarbeitet werden können. So lassen sich Rechnungen unabhängig vom jeweiligen Format zentral prüfen und weiterverarbeiten.

Wichtig ist also, welches Format der Empfänger akzeptiert und wie gut es zum eigenen Rechnungsprozess passt.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Warum Unternehmen beide Formate berücksichtigen sollten

Wer E-Rechnungen empfängt, kann sich das Format nicht einfach aussuchen. Unternehmen sollten prüfen, welche E-Rechnungsformate ihre Geschäftspartner verwenden und ob die eigene Buchhaltung, ERP-Systeme und DMS die eingehenden Rechnungen zuverlässig verarbeiten können, unabhängig davon, ob sie als ZUGFeRD oder XRechnung eingehen. Ein zentraler Rechnungsprozess kann dabei helfen, unterschiedliche Formate einheitlich zu erfassen, zu prüfen und weiterzuleiten.

Welches E-Rechnungsformat für den Mittelstand?

Für viele B2B-Unternehmen im Mittelstand ist ZUGFeRD die praktischste Lösung, denn es verbindet eine lesbare PDF mit strukturierten Rechnungsdaten. Die hybride Struktur aus PDF und XML kann sich dabei gut in bestehende Freigabe- und Buchhaltungsprozesse integrieren. Das spricht für ZUGFeRD:

• Einfach zu prüfen: Die PDF ermöglicht eine direkte Sichtprüfung der Rechnung.
• Automatisch verarbeitbar: Die strukturierten Rechnungsdaten können von Buchhaltungs- und ERP-Systemen weiterverarbeitet werden.
• Weniger Abstimmungsaufwand: Das Format kann die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern erleichtern, wenn unterschiedliche Digitalisierungsgrade aufeinandertreffen.
• PDF und XML kombiniert: Beide Bestandteile gehören zusammen und können gemeinsam verarbeitet und archiviert werden.

Was gilt im öffentlichen Sektor?

Bei Behörden ist die XRechnung oft der richtige Weg. Für diese Rechnungen gelten besondere Vorgaben, weshalb die XRechnung hierfür der etablierte Standard ist. Besonders wichtig: Die Leitweg-ID muss korrekt angegeben werden. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung dem richtigen öffentlichen Auftraggeber zugeordnet werden kann. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können dazu führen, dass die Rechnung abgelehnt wird.

Darauf sollten Sie achten:

• Format prüfen: Welche Anforderungen stellt der jeweilige öffentliche Auftraggeber an die E-Rechnung?
• Leitweg-ID beachten: Sie dient der eindeutigen Zuordnung der Rechnung zum richtigen Auftraggeber, sofern sie für den konkreten Rechnungsempfänger erforderlich ist.
• Übermittlungsweg beachten: Je nach Auftraggeber kann die Rechnung beispielsweise über ein Portal des Bundes/Landes oder über Peppol übermittelt werden.
• Vorgaben prüfen: Anforderungen, Übermittlungswege und mögliche Betragsgrenzen können je nach Auftraggeber und Anwendungsfall variieren.

ZUGFeRD oder XRechnung im Mischbetrieb: Wie lassen sich beide Formate verarbeiten?

Unterschiedliche Formate sind normal. Entscheidend ist ein einheitlicher interner Prozess: Eine zentrale Verarbeitungsstrecke für mehrere Formate. Das bedeutet, eingehende Rechnungen werden verarbeitet und in ein möglichst einheitliches internes Format überführt. So bleibt der Aufwand überschaubar:

Was tun, wenn Partner noch PDFs verschicken?

Hier lohnt sich ein Blick auf die aktuellen Anforderungen. PDF-Rechnungen sind nicht automatisch dauerhaft zulässig. Je nach Zeitraum, Umsatz und Geschäftsbeziehung gelten unterschiedliche Übergangsregelungen. Wenn Geschäftspartner weiterhin PDFs schicken, sollten Unternehmen daher die aktuellen Vorgaben prüfen, sich mit Kunden und Lieferanten zum künftigen Format abstimmen und die eigene Verarbeitung entsprechend vorbereiten.

ZUGFeRD-Versionen und -Profile: Was brauchen Sie?

Wer sich mit ZUGFeRD beschäftigt, stößt schnell auf verschiedene Versionen und Profile. Die sind nicht dasselbe: Das Profil legt fest, welche Rechnungsdaten enthalten sind. Dazu gehört alles von den Basisdaten bis hin zu den detaillierten Positionsinformationen. Die Version zeigt den technischen Standard hinter diesen Daten.

Welche ZUGFeRD-Version ist für mich relevant?

Wer einen neuen E-Rechnungsprozess einführt, sollte auf eine aktuelle, vom eigenen System unterstützte ZUGFeRD-Version und die Kompatibilität mit den Anforderungen der Rechnungsempfänger achten. Im Jahr 2026 ist die aktuelle Version ZUGFeRD 2.5.2.

💡Die Norm EN 16931 gibt einen einheitlichen Rahmen für E-Rechnungen vor. Das erleichtert den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch innerhalb der EU.

E-Rechnung und ZUGFeRD-Profile: Das richtige Format wählen

Die einzelnen ZUGFeRD-Profile unterscheiden sich vor allem im Umfang der strukturierten Rechnungsdaten. Für Unternehmen bedeutet das: Nicht allein der Name ZUGFeRD entscheidet, ob ein Rechnungsformat geeignet ist.

• Minimum und Basic WL: Enthalten nur einen reduzierten Umfang an Rechnungsdaten und erfüllen nicht die Anforderungen der EN 16931.
• Basic: Für einfache Rechnungen mit grundlegenden Rechnungsdaten.
• EN 16931: Bildet die europäische Norm ab und eignet sich für standardkonforme, automatisierte Rechnungsprozesse.
• Extended: Enthält zusätzliche Daten für komplexe oder branchenspezifische Anforderungen.

ZUGFeRD vs. XRechnung und Factur-X: Was verbindet die Standards?

Genauso wie ZUGFeRD basiert XRechnung auf der EN 16931, ist aber besonders für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) relevant. Factur-X ist der französische Standard für hybride E-Rechnungen und seit ZUGFeRD 2.0 auch mit ZUGFeRD kompatibel.

💡 Wichtig: Bei der XRechnung zählt vor allem der strukturierte XML-Datensatz. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung wird von Behörden in der Regel nicht als maßgeblicher Rechnungsdatensatz verarbeitet.

Wie lassen sich ZUGFeRD und XRechnung automatisieren?

Wenn der erste Schritt getan ist, ist entscheidend, dass Rechnungen auch im eigenen System empfangen, verarbeitet und archiviert werden können. Diese Aufgabe übernimmt eine passende DMS-Software. d.velop documents ist ein Beispiel für eine Software für ein papierloses Büro, das E-Rechnungen in schon bestehende Dokumentenprozesse integriert. PAPERLESS SOLUTIONS unterstützt Partner bei der praktischen Umsetzung. Das gehört dazu:

• Weniger manuelle Erfassung: Rechnungsdaten können automatisiert ausgelesen und in bestehende Systeme übernommen werden.
• Einfachere Prüfung und Freigabe: Digitale Workflows führen Rechnungen strukturiert durch die notwendigen Prüf- und Freigabeschritte.
• Zentrale Archivierung: Rechnungen werden revisionssicher archiviert und lassen sich bei Bedarf schneller wiederfinden.
• Durchgängige Prozesse: ZUGFeRD und XRechnung können in bestehende Buchhaltungs-, ERP- und DMS-Prozesse integriert werden.
• Bestehende Systeme anbinden: Vorhandene Software und Workflows können mit der Lösung verbunden werden.
  
  

ZUGFeRD oder XRechnung? Finden wir’s gemeinsam heraus.

Welches E-Rechnungsformat zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Kunden, Prozessen und Anforderungen ab. Sprechen Sie mit uns! Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Anforderungen für Ihren Rechnungseingang und -ausgang gelten und wie sich der passende Prozess in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. Sprechen Sie mit uns über die Umstellung auf die E-Rechnung. Jetzt Kontakt aufnehmen.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Auf den Anwendungsfall kommt es an!

ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden sich vor allem darin, wie sie aufgebaut sind und für wen sie gedacht sind. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit strukturierten Daten und eignet sich besonders für den B2B-Bereich. XRechnung setzt auf XML und ist vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant. Fragen wie:

• Welche Anforderungen stellt der Rechnungsempfänger?
• Welche Formate unterstützen die vorhandenen Systeme?
• Wie sollen Rechnungen intern verarbeitet und weitergeleitet werden?

sind für einen effizienten Rechnungsprozess besonders sinnvoll. So bleiben Unternehmen flexibel und können unterschiedliche Anforderungen von Kunden, Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern abbilden.