Rechtliches

E-Rechnungspflicht ab 2025: Das müssen B2B-Unternehmen jetzt wissen

Die elektronische Rechnung ist keine bloße Pflicht für Unternehmen – sie bringt viele Vorteile mit sich

Die E-Rechnungspflicht kommt. Voraussichtlich schon am 1. Januar 2025 ist sie für viele Unternehmen im Bereich B2B alternativlos, sollte es keine Verschiebungen bei der Einführung mehr geben. Die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung ist also weitaus mehr als nur eine Option - sie ist eine Notwendigkeit. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht rückt auch die rechtliche Konformität für Unternehmen in den Fokus. Zeitnahes Handeln ist unerlässlich, um den Anforderungen gerecht zu werden und potenzielle Sanktionen zu vermeiden. Die strategische Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse ist daher ein entscheidender Schritt, um Wettbewerbsfähigkeit und Compliance gleichermaßen zu gewährleisten. Wir zeigen Ihnen, wer schon 2025 dabei ist, welche Übergangsfristen es gibt und wie Sie jetzt am besten vorgehen.

Definition: Was ist die E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung verpflichtet die verpflichtende Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen in Deutschland beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 sind diese zum Empfang und zur Verarbeitung (E-Invoicing) – und ab dem 1. Januar 2026 zur Erstellung und zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet. Die E-Rechnungsverordnung (ERechVO) konkretisiert in diesem Zusammenhang die technischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.

Übergangsfrist für kleine Unternehmen bis 2027

Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, sich auf die E-Rechnungspflicht einzustellen. Unternehmen, die sich mit allen Lieferanten einig sind, dürfen vor der Umstellung auf E-Rechnungen noch bis 2026 Papierrechnungen ausstellen und verarbeiten. Für Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, ist die E-Rechnung schon seit 2020 Pflicht (EU-Richtlinie 2014/55/EU).

Wozu dient die E-Rechnungspflicht?

Effizienzsteigerung

Durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen sparen Unternehmen Zeit und Kosten. Die manuelle Dateneingabe entfällt, wodurch Fehlerquellen minimiert und die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Der Rechnungsprozess wird beschleunigt, da manuelle Eingriffe entfallen. Die automatisierte Verarbeitung ermöglicht eine schnellere Freigabe und Bezahlung von Rechnungen. Dazu enthalten elektronische Rechnungen strukturierte Daten, die leichter verarbeitet und ausgewertet werden können. Dies ermöglicht eine bessere Analyse der Finanzdaten und optimiert die Buchhaltungsprozesse.

Kostensenkung

Die Kosten für Papier, Druck und Versand von Papierrechnungen entfallen. Unternehmen sparen somit bares Geld und tragen gleichzeitig zur Schonung der Umwelt bei. Der manuelle Aufwand für die Verarbeitung von Rechnungen wird reduziert. Mitarbeiter können sich somit auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Zudem werden elektronische Rechnungen schneller bezahlt, weil die Zahlungsprozesse automatisiert werden können. Dies führt zu einem verbesserten Cashflow und einer geringeren Kapitalbindung.

Verbesserung der Liquidität

Unternehmen erhalten ihre Zahlungen schneller, da die Rechnungsprozesse beschleunigt werden. Dies führt zu einer verbesserten Liquidität und einer höheren finanziellen Flexibilität. Elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Kontrolle über die offenen Rechnungen und den Zahlungseingang. Unternehmen haben somit jederzeit einen genauen Überblick über ihre finanzielle Situation.

Transparenz

Die elektronische Rechnung kann leichter gespeichert und archiviert werden. Dies ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge und erleichtert die Revision. Unternehmen haben einen besseren Überblick über ihre Ausgaben, da alle Rechnungen in einem elektronischen System gespeichert sind. Das ermöglicht eine effizientere Kostenkontrolle und Budgetplanung.

Nachhaltigkeit

Die elektronische Rechnung trägt zur Schonung der Umwelt bei, da kein Papier mehr benötigt wird. Das spart Ressourcen und reduziert den CO2-Ausstoß. Unternehmen leisten somit einen Beitrag zum Klimaschutz.

Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug

Elektronische Rechnungen sind schwerer zu manipulieren als Papierrechnungen. Digitale Signaturen und Prüfsummen sorgen für die Integrität der Daten und erschweren Betrugsversuche bei der Umsatzsteuer. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine bessere Kontrolle der Rechnungsdaten und kann so zur Betrugsbekämpfung beitragen. Unregelmäßigkeiten können schneller erkannt und aufgedeckt werden.

Modernisierung

Die E-Rechnungspflicht fördert die Digitalisierung der Wirtschaft. Unternehmen werden dazu angehalten, ihre Prozesse zu modernisieren und auf effizientere elektronische Lösungen umzusteigen. Unternehmen, die auf elektronische Rechnungsverarbeitung umstellen, sind wettbewerbsfähiger. Sie profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und einer besseren Kontrolle über ihre Finanzen.

Anforderungen an elektronische Rechnungen

In Deutschland gibt es bisher zwei standardisierte Formate für elektronische Rechnungen:

  • XRechnung: Das Format XRechnung ist ein speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickeltes Format. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen.
  • ZUGFeRD: ZUGFeRD (Zentraler Rechnungsaustausch elektronischer Rechnungen im Format PDF) ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert. ZUGFeRD ist sowohl für die B2B- als auch für die B2G-Rechnungsstellung geeignet.

Auch andere Formate können die Anforderungen erfüllen. Das Bundesfinanzministerium beschränkt sich in seinen Erklärungen aber zunächst auf die beiden häufigsten in Deutschland verwendeten Formate. Elektronische Rechnungen müssen zudem bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen. Dazu gehören unter anderem:

  • Rechnungsnummer: Eindeutige Identifikationsnummer der Rechnung
  • Datum der Rechnungsstellung: Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
  • Lieferant/Leistungserbringer: Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten/Leistungserbringers
  • Empfänger: Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
  • Leistungsbeschreibung: Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Menge und Preis: Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und Einzelpreis
  • Gesamtbetrag: Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Mehrwertsteuer
  • Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist und Bankverbindung

Elektronische Rechnungen müssen darüber hinaus bestimmte technische Standards erfüllen, um maschinell verarbeitet werden zu können. Dazu gehört unter anderem das XML-Format. Das strukturierte Datenformat der Rechnung muss XML-basiert sein. Zudem muss die Rechnung elektronisch signiert sein, um die Integrität und Authentizität der Daten zu gewährleisten. Schließlich ist eine Verschlüsselung Pflicht, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Die E-Rechnungspflicht verlangt von allen B2B-Unternehmen, dass Rechnungen elektronisch versendet, empfangen und erstellt werden.

Tipps zur Umstellung auf die E-Rechnungspflicht

Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ist ein komplexer Prozess, der mit der richtigen Herangehensweise erfolgreich gemeistert werden kann. Durch frühzeitige Planung, gute Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter kann der Umstieg reibungslos verlaufen. So funktioniert die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht:

Frühzeitige Planung und Vorbereitung

Der erste Schritt zur erfolgreichen Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ist die frühzeitige Planung und Vorbereitung. Dazu gehören die Analyse der aktuellen Prozesse, die Festlegung der Ziele, die Auswahl einer geeigneten E-Rechnungssoftware für die Buchhaltung, die Erstellung eines Zeitplans und die Budgetierung.

Kommunikation mit Lieferanten und Kunden

Im nächsten Schritt ist es wichtig, die Lieferanten und Kunden über die E-Rechnungspflicht zu informieren und das zu verwendende E-Rechnungsformat für den Rechnungsempfang zu vereinbaren. Außerdem muss die technische Anbindung für den Austausch von E-Rechnungen sichergestellt werden.

Schulung der Mitarbeiter

Um die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse vorzubereiten, ist eine Schulung im Umgang mit der neuen Software und den rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung notwendig. Nur so ist es möglich, alle gesetzlichen Vorschriften, etwa zum Datenschutz, einzuhalten und die Effizienz des Systems voll auszuschöpfen.

Vorteile: frühzeitige Anpassung an die E-Rechnungspflicht

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, wenn sie frühzeitig angegangen wird. Zunächst einmal können Unternehmen durch die frühzeitige Umstellung Strafen vermeiden, denn ab dem 1. Januar 2026, dem Ende der Übergangsfrist,  drohen empfindliche Bußgelder, wenn die E-Rechnungspflicht nicht eingehalten wird. Darüber hinaus kann die elektronische Rechnungsstellung die Prozesse im Rechnungswesen deutlich effizienter gestalten. Manuelle Prozesse wie das Drucken, Versenden und Verbuchen von Rechnungen entfallen, was Zeit und Kosten spart.

Bessere Kontrolle und Analyse der Rechnungsdaten

Ein weiterer Vorteil der E-Rechnungspflicht ist die Verbesserung der Liquidität. Elektronische Rechnungen werden schneller verarbeitet und bezahlt als Papierrechnungen. Dies führt zu einem schnelleren Zahlungseingang und einer Verbesserung der Liquidität des Unternehmens. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht außerdem eine bessere Kontrolle und Analyse der Rechnungsdaten. Das führt zu einer Optimierung des Rechnungswesens und einer effizienteren Finanzverwaltung.

Unternehmen erzielen Wettbewerbsvorteile durch Pflicht zur E-Rechnung

Darüber hinaus erzielen Unternehmen, die sich frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht einstellen, Wettbewerbsvorteile. Sie zeigen sich innovativ und digital aufgestellt, was ihnen gegenüber der Konkurrenz einen Vorteil verschafft. Neben den genannten Vorteilen bietet die elektronische Rechnungsstellung weitere Vorteile wie die Reduzierung von Kosten und Umweltbelastung sowie die Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Bundesregierung bietet Fördermittel an

Die Bundesregierung unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht mit Fördermitteln. Unternehmen sollten sich daher über die Fördermöglichkeiten informieren und die Zeit nutzen, um sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen.

Der E-Rechnungsprozess mit paperless solutions

paperless solutions bietet eine innovative digitale Eingangsrechnungsverarbeitung für die sichere und effiziente Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, die auch als Homeoffice-Lösung nutzbar ist. Die Eingangsrechnungsverarbeitung erkennt und verarbeitet sämtliche elektronischen Rechnungsformate und legt diese automatisiert und GoBD-konform im digitalen Archiv des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ab. Ebeso erkennt und verarbeitet die ERV Papier- und PDF-Rechnungen elektronisch und automatisiert. Im DMS finden Sie im Anschluss jedes Dokument binnen Sekunden einfach wieder. Die digitale ERV von paperless solutions sorgt nicht nur für ein papierloses Büro, sondern automatisiert Ihren gesamten E-Rechnungsprozess und bringt zahlreiche weitere Vorteile mit sich:  

Effizienzsteigerung

  • Automatische Erfassung von Rechnungsdaten
  • Digitale Freigabeprozesse
  • Zeitersparnis und Kostenreduzierung

Compliance-Sicherung

  • Revisionssichere Archivierung von Rechnungsdaten
  • Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen

Verbesserte Transparenz

  • Zentraler Zugriff auf alle Rechnungsdaten
  • Einfache Suche und Analyse von Rechnungen
  • Bessere Kontrolle über den Rechnungsprozess

Weitere Vorteile

  • Skalierbare Lösung für Unternehmen jeder Größe
  • Schnelle und einfache Implementierung
  • Integration mit bestehenden ERP-Systemen
  • Hohe Sicherheit und Datenschutz

Umstellung der Rechnungsprozesse ist eine Notwendigkeit

Die E-Rechnungspflicht stellt eine unumgängliche Veränderung dar, die eine strategische und zeitnahe Umstellung erfordert, um rechtliche Konformität sicherzustellen und potenzielle Sanktionen zu vermeiden. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse ist nicht nur eine Option, sondern eine geschäftliche Notwendigkeit, die Unternehmen dazu zwingt, ihre Prozesse zu modernisieren und sich auf eine effizientere, kostensparende und transparente Abwicklung von Rechnungen vorzubereiten. Mit einer frühzeitigen Anpassung an die E-Rechnungspflicht können Unternehmen nicht nur Bußgelder vermeiden, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, ihre Liquidität verbessern und von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren.

Wann kommt die Pflicht zu elektronischen Rechnungen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich elektronische Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen und empfangen können. Bis Ende 2027 gibt es allerdings eine Übergangsfrist für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.

Wer ist verpflichtet, elektronische Rechnungen zu schreiben?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) erstellen und empfangen können. Ausnahmen von dieser Verpflichtung gibt es zunächst für Kleinunternehmer und Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern im B2G-Bereich (Business-to-Government) keine Geschäfte machen.

Für wen gilt die E-Rechnung?

Die E-Rechnung gilt ab dem 27. November 2020 für alle Lieferanten des Bundes, die öffentliche Aufträge ausführen. Seit dem 1. Januar 2024 und bis Ende 2027 wird die Pflicht schrittweise auf alle Unternehmen in Deutschland ausgeweitet.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss mindestens folgende Informationen enthalten: Pflichtangaben: Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers und Lieferantennummer (falls vorhanden). Zusätzliche Angaben: Rechnungsnummer, Datum, Lieferdatum, Kundennummer, Artikelbezeichnung, Menge, Preis, Steuersatz und Gesamtbetrag. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, z. B. als XML-Datei, und für den Rechnungsempfänger maschinell lesbar sein.

 

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