Keine Lust mehr auf Papierrechnungen? Dann digitalisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow. Wir zeigen Ihnen die Vorteile. ► Jetzt mehr erfahren
Eingangsrechnungen schneller wiederfinden, Durchlaufzahlen erhöhen und effizienter arbeiten
Der analoge Rechnungsworkflow ist ein wahrer Zeit- und Geldvernichter. Bis zu 30 Minuten verbringt eine Papierrechnung in Unternehmen auf verschiedenen Schreibtischen, ehe sie den Weg von der Erfassung über die Freigabe bis zur Archivierung geschafft hat. Nun kann sich jeder Unternehmer selbst ausrechnen, was dies für ihn bedeutet: Ein halber Stundenlohn, multipliziert mit der Anzahl der Eingangsrechnungen. Weil diese seit 2017 sowieso GoBD-konform digital zu archivieren sind, ist es höchste Zeit, sich mit dem Thema „digitaler Rechnungsworkflow“ und dessen Umsetzung in einer Software für das papierlose Büro auseinanderzusetzen. Wir erklären, was das ist und wie es in Ihrem Unternehmen funktionieren kann.
Der Begriff Rechnungsworkflow beschreibt im Workflow-Management den gesamten Lebenszyklus einer analogen oder digitalen Eingangsrechnung. Dieser Workflow beginnt mit der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnung und endet mit der Freigabe, Abwicklung und Archivierung. Der Rechnungsworkflow legt dabei exakt fest, welche Tätigkeit innerhalb dieses Prozesses wann, wie und von welcher Person erledigt wird.
In der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung laufen fast alle Prozesse automatisiert ab. Sie basiert auf einer Software mit OCR-Texterkennung, die den gesamten Rechnungsworkflow steuert: vom Auslesen der Rechnungsdaten bis hin zur automatisierten Freigabe ist ein solcher elektronischer Workflow nur noch dann auf den Menschen angewiesen, wenn es Probleme beim Auslesen oder beim Datenabgleich gibt.
Ein digitaler Rechnungsworkflow spart vor allem Zeit und Geld, weil die elektronische Rechnungsbearbeitung der analogen Variante in Sachen Effizienz weit überlegen ist. Darüber hinaus ist ein digitales Rechnungsprogramm ein guter Schritt weg vom physischen Aktenarchiv. Mehr noch: Es trägt dazu bei, dass einfach weniger Fehler passieren.
Der digitale Rechnungsworkflow ist nämlich in großen Teilen automatisiert, was bedeutet, dass beispielsweise das Auslesen und Erfassen von Daten einer Rechnung, die per Mail ankommt, elektronisch geschieht. Fehler, die ansonsten beim Abtippen geschehen würden, sind damit Vergangenheit. Weitere Vorteile einer Rechnungssoftware sind:
Eine Rechnung, per Mail ins System gelangt, importieren Sie einfach digital in Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS). Alle anderen Papierrechnungen, die per Post ankommen, müssen einen Scan-Vorgang durchlaufen, bevor Sie sie elektronisch archivieren und in digitale Workflows einbinden können.
Künstliche Intelligenz macht es möglich. Ob Papier oder digitaler Rechnungseingang: Die automatische Datenerfassung gelingt mit der OCR-Texterkennung. Sie liest Rechnungsdaten zuverlässig und korrekt aus und stellt diese zur digitalen Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Die Rechnungssoftware erkennt zielsicher die Attribute der jeweiligen Rechnung. So gleicht der Workflow beispielsweise Stammdaten mit den Bestandsdaten ab und ordnet die Eingangsrechnung umgehend der richtigen Kundenakte zu. Ein Mitarbeiter ist nur dann gefragt, wenn ein Fehler auftritt, eine manuelle Erfassung ist nicht mehr notwendig.
Auf den Abgleich der Daten im Rahmen der formellen Prüfung folgt die sachliche Prüfung. Hierbei schaut sich ein Mitarbeiter an, ob die Rechnungsstellung korrekt ist. Sind beispielsweise nur die erbrachten Leistungen abgerechnet worden?
Wenn Sie einen digitalen Rechnungsworkflow möglichst effizient nutzen möchten, sollten Sie im Vorfeld einen Kontierungsplan aufstellen. In ihm wird festgelegt, auf welchen Konten bestimmte Rechnungsbeträge, etwa von Stammlieferanten, zu verbuchen sind. So können Sie Rechnungen OCR-gestützt auslesen und automatisch kontieren. Auch dafür ist nur eine kurze Kontrolle notwendig.
Zu guter Letzt erfolgen Zahlungsabwicklung und Archivierung. Eine sorgfältige Verfahrensdokumentation bei der Ablage sorgt für Rechts- und Revisionssicherheit.
Es gibt viele Indizien dafür, dass der Umstieg auf einen digitalen Workflow sinnvoll ist: hohe Durchlaufzeiten zum Beispiel. Wenn die Bearbeitung von Rechnungen einschließlich Überprüfung, Genehmigung, Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung zu viel Zeit beansprucht, sollten Sie eine Entscheidung für den digitalen Weg treffen.
Machen Sie sich die Zielsetzung klar: Wo liegt das Kernproblem bei Ihnen? Versäumen Sie zu oft Fristen? Dauert es zu lange, die Rechnungen rechtssicher und revisionssicher zu archivieren? Nehmen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen in Ihrem Papierarchiv zu viel Platz ein? Oder ist es eine Kombination aus mehreren Punkten?
Analysieren Sie den Markt und schauen Sie, welche Produkte es gibt. Gleichen Sie die Angebote mit Ihrem Anforderungskatalog ab. Lassen Sie sich demonstrieren, wie Sie mit einem Rechnungsprogramm Ihr Workflow-Management optimieren. Wie ist die elektronische Rechnungsbearbeitung für Sie am praktikabelsten? Dann entscheiden Sie sich für einen Anbieter. Ein weiterer Gedanke: Ihr digitales Rechnungsprogramm können Sie entweder on-premises oder in der Cloud nutzen. Das bedeutet, dass die mehrstufige Rechnungsfreigabe ortsungebunden stattfindet. Der Vorteil: So bleibt nie wieder etwas liegen.
Schauen Sie, wie weit Ihre Belegschaft in Sachen Digitalisierung ist. Gibt es bereits Prozesse, die digital ablaufen? Verwalten und archivieren Sie Rechnungen digital und online? Gibt es digitale Vorreiter, die als Influencer die anderen mitnehmen könnten? Wichtig ist: Fördern Sie Akzeptanz für Ihr Projekt, indem Sie die Vorteile kommunizieren, die ein digitaler Rechnungsworkflow mit sich bringt.
Planen Sie die Einführung Ihrer neuen Rechnungssoftware genau: Wann soll das neue System eingerichtet und konfiguriert werden? Wann soll die Implementierung in eine Testumgebung stattfinden? Wie lange möchten Sie das System testen, bevor es live geht? Wer soll das System testen? Und: Ab wann soll es Schulungen geben?
Jedes neue System benötigt Verantwortliche, die die Funktionalitäten sicherstellen. Es braucht feste Zuständigkeiten, wer welche Arbeitsschritte durchführt, und es braucht ein Berechtigungssystem, um die Sicherheit zu gewährleisten. Parallel dazu sollten Sie alle Beteiligten dazu motivieren, digitale Arbeitsweisen im Unternehmen zu fördern. Nur ein gutes Change-Management bringt den gewünschten Erfolg.
Neue Systeme verändern gewohnte Arbeitsabläufe. Die geänderten Abläufe durch die Rechnungssoftware können Sie festschreiben, damit auch neue Mitarbeiter eine Richtlinie vorfinden, die ihnen bei der Einarbeitung helfen. Für alle anderen sind die geänderten Workflows verpflichtend. Ebenso ist es wichtig, dass Sie die Zugriffsrechte auch für Vertretungsfälle abklären.
In einer Testphase sollten Sie das System auf Effizienz und mögliche Optimierungspotenziale in den Abläufen testen. Erst wenn alles so läuft, wie Sie es sich vorstellen, kann das neue System in den Routinebetrieb übergehen.
Analoge Rechnungsworkflows kosten viel Zeit. Sie sind umständlich und mit viel Sucherei verbunden. Hinzu kommt die Gefahr, wichtige Zahlungsfristen zu verpassen. Je mehr Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen ankommen, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein digitaler Rechnungsworkflow eine lohnende Sache für Sie ist. Er minimiert das Fehleraufkommen bei der Dateneingabe, erinnert an Fristen und stellt zugleich die Revisionssicherheit bei der digitalen Archivierung sicher. Mit einem digitalen Rechnungsworkflow steigern Sie die Effizienz, Transparenz und Übersichtlichkeit der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen.
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