Aufbewahrungsfristen: Überblick und Tipps, um Fristen besser einzuhalten

Wenn das Kalenderjahr endet, schalten die meisten Unternehmen wieder ihre Reißwölfe ein. Dann dürfen sie Akten und Dokumente, die bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen überschritten haben, endlich vernichten. Seit dem 1. Januar 2025 gibt es allerdings eine wichtige Änderung im Bereich der Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Und die sollten Unternehmen unbedingt im Blick haben. Die Frist für die Aufbewahrung einiger Dokumente wie Rechnungen und Belege wurde vom Gesetzgeber von 10 auf 8 Jahre verkürzt – eine Veränderung, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt.

Fristverkürzung seit 2025 stellt neue Anforderungen an Archivierung

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie sich nicht nur mit den neuen Zeitspannen auseinandersetzen müssen, sondern auch sicherstellen sollten, dass ihre Dokumentation datenschutzkonform bleibt und für Prüfungen durch das Finanzamt oder bei möglichen Rechtsstreitigkeiten jederzeit nachvollziehbar ist. Besonders die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere steuerrelevante Unterlagen, die nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt sind, betreffen jedes Unternehmen. Diese Fristverkürzung stellt neue Anforderungen an die richtige Archivierung. Wie Sie rechtlich auf der sicheren Seite bleiben und nichts dem Zufall zu überlassen, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Was sind Aufbewahrungsfristen und für wen gelten sie?

Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Unternehmen ihre geschäfts- und steuerrelevanten Unterlagen für etwaige Prüfungen geordnet aufbewahren müssen. Diese Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- und Handelsrecht gesetzlich zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.

Aufbewahrungsfristen richten sich nach Dokumententypen

Je nach Dokumententyp lag in Unternehmen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Eingangsrechnungen, Steuerunterlagen, Lieferscheine, Quittungen, Lohnunterlagen oder Verträge bisher bei 6 beziehungsweise 10 Jahren. In einigen Ausnahmen sind Dokumente sogar 30 Jahre zu archivieren, andere hingegen dürfen Sie zeitnah nach Erhalt vernichten.

Statt 10 Jahre nur noch 8 Jahre aufbewahren

Seit Januar 2025 ist das etwas anders. Denn bestimmte Dokumententypen, die zuvor für 10 Jahre archiviert werden mussten, gibt es jetzt eine 8-Jahres-Frist. Das Ziel: Bürokratie abbauen. Gleich bleibt hingegen: Der Beginn von verpflichtenden Aufbewahrungsfristen tritt immer mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres in Kraft.

Welche Dokumente müssen Sie wie lange aufbewahren?

Bei 10 Jahren liegt die Aufbewahrungsfrist für:

• Handelsbücher
• Rechnungen
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Für 8 Jahre aufzubewahren sind:

• Buchungsbelege
• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen

Für 6 Jahre aufzubewahren sind:

• empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe
• Kopien oder Durchschriften versendeter Handelsbriefe,
• Geschäftspapiere und andere Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung

Ausnahmen bei der Aufbewahrungsfrist

Eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist gilt etwa für rechtliche Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen. Mahnbescheide, Urteile und Prozessakten sind 30 Jahre lang aufzubewahren. Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht sind hingegen interne Betriebsaufzeichnungen. Dazu gehören beispielsweise Kalender oder Arbeitsberichte. Diese dürfen Sie vernichten.

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Ab wann genau beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen beginnt in der Regel zum Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder zuletzt verändert wurde (§ 257 HGB, § 147 AO). Das gilt beispielsweise für Rechnungen, Verträge oder Buchungsbelege – unabhängig davon, ob Sie ein Gewerbetreibender oder eine Firma sind.

Beispiel:

Eine Rechnung aus dem Jahr 2025 (z. B. mit Rechnungsdatum 01.04.2025) muss bis zum 31.12.2033 aufbewahrt werden, wenn eine 8-jährige Frist gilt. Die Frist startet am 01.01.2026 und endet nach Ablauf von acht Jahren, also zum Jahresende 2033. Erst ab dem 01.01.2034 darf sie vernichtet werden.

Welchen Zweck haben Aufbewahrungsfristen für Dokumente?

In dem meisten Fällen laufen Geschäfte reibungslos ab. Aber eben nicht immer. Damit Behörden abgeschlossene Geschäftsvorgänge auch im Nachhinein noch lückenlos rekonstruieren können, hat der Gesetzgeber für geschäftsrelevante Unterlagen bestimmte Aufbewahrungsfristen festgelegt.

Diese Fristen stellen sicher, dass bestimmte Geschäftspapiere noch Jahre später als Beweismittel vorliegen. In Gerichtsverfahren können sie als rechtssichere Unterlagen dabei helfen, strittige Sachverhalte vor Ablauf gesetzlich festgelegter Verjährungsfristen aufzuklären.

Wo sind die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen geregelt?

Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Steuerunterlagen, Bücher oder den Jahresabschluss regeln in Deutschland das Handelsgesetzbuch (HGB, § 238 und 257) und die Abgabenordnung (AO, größtenteils in §147). In ihnen ist dargelegt, welche Fristen Sie für welche Dokumentenarten berücksichtigen müssen.

In welcher Form müssen Sie Dokumente aufbewahren?

Das Wichtigste vorweg: Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist sind alle relevanten geschäftlichen Dokumente auffindbar, lesbar, chronologisch, nachvollziehbar und vollständig aufzubewahren. Diese Vorschriften gelten für digitale Unterlagen wie auch für physische Akten. So ist sichergestellt, dass Prüfer die Unterlagen gemäß Steuerrecht „in angemessener Zeit“ sichten und auswerten können.

Geschützte Verwahrung von Papierakten in Deutschland

Für Papierdokumente mit Geschäftsbezug sieht die Gesetzgebung außerdem eine verpflichtende Verwahrung in Deutschland vor. Hinzu kommt, dass diese Original-Unterlagen vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit zu schützen sind, um deren Erhalt und Lesbarkeit zu gewährleisten. Für Belege auf Thermokopierpapier müssen Sie beispielsweise zusätzlich Fotokopien beifügen.

Digitale Akten auch außerhalb Deutschlands speichern

Für digital archivierte Geschäftsunterlagen gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Unterlagen dürfen Sie auch auf Servern außerhalb Deutschlands aufbewahren.

Dabei sind digitale Originale ausschließlich digital zu archivieren. Kopien auf Papier reichen nicht aus. Besonders geeignet ist eine DMS-Software, die on-premises oder als Cloud-Lösung zur Verfügung steht.

Akten aufbewahren: Papier vs digital

Papierakten

Vorteile:

• Physisch greifbar
• Keine technischen Voraussetzungen

Nachteile:

• Platzbedarf und hohe Lagerkosten
• Risiko durch Feuer, Wasser oder Verlust
• Umständliche Suche und langsamer Zugriff
• Nicht nachhaltig

Rechtlich zulässig:

Ja, wenn sie lesbar, vollständig und ordentlich aufbewahrt werden. Allerdings ist eine Digitalisierung oft praktischer und zukunftssicherer.

Digitale Akten

Vorteile:

• Digitale Akten sind platzsparend und jederzeit verfügbar
• Revisionssicher mit GoBD-konformer Archivierung
• Schneller Zugriff durch Volltextsuche
• DSGVO-konform und sicher gespeichert
• Optimal für lange Aufbewahrungsfristen

Nachteile:

• Technische Infrastruktur erforderlich
• Schulung der Mitarbeitenden notwendig

Rechtlich zulässig:

Ja – laut GoBD dürfen alle geschäftsrelevanten Unterlagen digital und revisionssicher gespeichert werden, inklusive E-Mails, Verträge, Rechnungen und Belege.

5 Tipps und Tricks: Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmen klare Strukturen und digitale Systeme nutzen. Hier sind fünf Tipps und Tricks, um gesetzeskonform und effizient vorzugehen:

1. Ordner mit abgeschlossenen Vorgängen: Verwenden Sie nur geschlossene Vorgänge in Ihren Aktenordnern – das erleichtert die Übersicht und die spätere Archivierung. So behalten Sie den Überblick über die Aufbewahrungsfristen Ihrer Rechnungen und Belege.
2. Akten richtig strukturieren und aufbewahren: Sortieren Sie Dokumente nach Typ (z. B. Rechnungen, Verträge, Lohnunterlagen) und Jahr. Dies hilft bei der Frage: Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? – denn so ist klar erkennbar, wann die Frist abläuft.
3. Aktenplan nutzen: Ein strukturierter Aktenplan ist besonders bei vielen Dokumentenarten hilfreich. Er unterstützt dabei, Aufbewahrungsfristen für Gewerbe oder Firma einheitlich umzusetzen und zu kontrollieren.
4. GoBD- und DSGVO-konform archivieren: Die Archivierung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie der DSGVO entsprechen. So stellen Sie sicher, dass auch bei einer Betriebsprüfung oder Datenschutzkontrolle alles rechtskonform ist.
5. Digitale Lösungen verwenden: Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem lassen sich Fristen automatisiert überwachen – ideal, um die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen in der Firma oder die Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen effizient zu verwalten.

Ordnen Sie Ihre Unterlagen richtig ein

Ordner enthalten geschlossene Vorgänge

Ordner erfordern Ordnung. Das gilt für physische wie auch für digitale Ordner, in denen Unternehmen ihre Akten, Daten und Dokumente, ihre Verträge, Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahren. Dabei ist zu beachten, dass Sie nicht restlos alle Dokumente archivieren sollten, die vermeintlich wichtig sein könnten. Denn: Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief und nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine Übersicht über zu archivierende Unterlagen bietet Ihnen die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK).

Akten richtig strukturieren und aufbewahren

Grundsätzlich gilt: Fassen Sie in Ihren physischen oder digitalen Akten geschlossene Vorgänge zusammen und achten Sie auf Vollständigkeit, Richtigkeit und die richtige chronologische Reihenfolge. Stellen Sie sicher, dass jede Veränderung an Ihren Unterlagen nachvollziehbar ist. Registerkarten helfen Ihnen dabei, den Inhalt Ihrer Akten systematisch in Kategorien zu gliedern.

Aktenplan hilft bei viele unterschiedlichen Dokumentenarten

Eine gute Möglichkeit, Ordnung in Ihren Akten zu schaffen, ist ein Aktenplan. Je mehr Personen einen Vorgang bearbeiten und je mehr unterschiedliche Dokumentenarten anfallen, desto sinnvoller ist ein Aktenplan für die einheitliche Einsortierung und das schnelle Auffinden von Schriftstücken. Ein guter Grund, über einen Aktenplan nachzudenken, ist beispielsweise die Einführung eines DMS, um ein papierloses Büro mit digitalem Archiv zu schaffen.

Aufbewahrung: GoBD- und DSGVO-konform einhalten

Ein DMS unterstützt Sie bei der Umsetzung eines Aktenplans, weil es schon beim Dokumenteneingang automatisch Dokumente in die dafür vorgesehenen Akten einsortiert. Veränderungen an Dokumenten bleiben nachvollziehbar. Die Vorgänge werden lückenlos, nachvollziehbar und revisionssicher nach den GoBD vor Manipulation geschützt archiviert.

Einschränkbare Zugriffsrechte stellen zudem den Datenschutz gemäß DSGVO sicher. Außerdem lassen sich schon beim Anlegen digitaler Akten die Aufbewahrungsfristen hinterlegen, so dass nichts in Vergessenheit gerät.

Aufbewahrungsfrist einhalten: Beispiel Personalakten

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten dienen der Beweissicherung. Sie ermöglichen eine nachträgliche Aufklärung, falls es zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer doch mal zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten kommen sollte. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Bestandteile der Personalakte deutlich in der Dauer ihrer Aufbewahrungsfristen.

Ernste Konsequenzen bei Verstoß gegen Aufbewahrungsfristen

Es gibt arbeitsrechtliche, aber auch steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente, die zwischen wenigen Monaten und zehn Jahren aufzubewahren sind. Das Aufheben dieser Unterlagen ist Teil der unternehmerischen Buchführungspflicht. Verstöße gegen diese Pflicht ziehen ernste Konsequenzen nach sich.

Automatisiertes Fristenmanagement in digitaler Personalakte

In Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System können Sie außerdem die Software für die digitale Personalakte nutzen und jede Aufbewahrungsfrist direkt am jeweiligen Dokument hinterlegen. Die Erinnerungsfunktion macht Sie rechtzeitig auf das Ablaufen der Frist aufmerksam. Entweder löschen Sie diese Dokumente dann manuell oder legen im Vorfeld fest, dass eine automatische Löschung oder Archivierung stattfinden soll.

Die elektronische Personalakte dient der Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung aller Dokumente des Personalwesens. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen genauso wie Arbeitsverträge und Steuerunterlagen. Diese Daten werden so archiviert, dass sie dem Datenschutz entsprechen.