Aufbewahrungsfristen: Überblick und Tipps, um Fristen besser einzuhalten

Digitales Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, nie wieder einen Stichtag zu verpassen

Wenn das Kalenderjahr endet, schalten die meisten Unternehmen wieder ihre Reißwölfe ein. Dann dürfen sie Akten und Dokumente, die bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen überschritten haben, endlich vernichten. Doch der Platz, den das Schreddern eigentlich schaffen soll, ist schnell wieder belegt. Denn neue Akten kommen laufend nach.

Eine wachsende Zahl an Unternehmen begegnet diesem Kreislauf mit der Anschaffung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Es unterstützt sie bei dreierlei Herausforderungen: Sie speichern ihre Daten revisionssicher im digitalen Archiv, halten automatisiert die geforderten Aufbewahrungsfristen ein und machen zugleich einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was Sie über Aufbewahrungsfristen und deren rechtssichere Einhaltung wissen müssen.

Was sind Aufbewahrungsfristen und für wen gelten sie?

Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Unternehmen ihre geschäfts- und steuerrelevanten Unterlagen für etwaige Prüfungen geordnet aufbewahren müssen. Diese Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- und Handelsrecht gesetzlich zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.

Je nach Dokumententyp liegt in Unternehmen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Eingangsrechnungen, Steuerunterlagen, Lieferscheine, Quittungen, Lohnunterlagen oder Verträge bei 6 beziehungsweise 10 Jahren. In einigen Ausnahmen sind Dokumente sogar 30 Jahre zu archivieren, andere hingegen dürfen Sie zeitnah nach Erhalt vernichten. Der Beginn von verpflichtenden Aufbewahrungsfristen tritt immer mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres in Kraft.

Welchen Zweck haben Aufbewahrungsfristen für Dokumente?

In dem meisten Fällen laufen Geschäfte reibungslos ab. Aber eben nicht immer. Damit Behörden abgeschlossene Geschäftsvorgänge auch im Nachhinein noch lückenlos rekonstruieren können, hat der Gesetzgeber für geschäftsrelevante Unterlagen bestimmte Aufbewahrungsfristen festgelegt.

Diese Fristen stellen sicher, dass bestimmte Geschäftspapiere noch Jahre später als Beweismittel vorliegen. In Gerichtsverfahren können sie als rechtssichere Unterlagen dabei helfen, strittige Sachverhalte vor Ablauf gesetzlich festgelegter Verjährungsfristen aufzuklären.

Wo sind die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen geregelt?

Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Steuerunterlagen, Bücher oder den Jahresabschluss regeln in Deutschland das Handelsgesetzbuch (HGB, § 238 und 257) und die Abgabenordnung (AO, größtenteils in §147). In ihnen ist dargelegt, welche Fristen Sie für welche Dokumentenarten berücksichtigen müssen.

Welche Dokumente müssen Sie wie lange aufbewahren?

Bei 10 Jahren liegt die Aufbewahrungsfrist für:

• Handelsbücher
• Rechnungen
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Für 6 Jahre aufzubewahren sind:

• empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe
• Kopien oder Durchschriften versendeter Handelsbriefe,
• Geschäftspapiere und andere Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung

Ausnahmen bei der Aufbewahrungspflicht

Eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist gilt etwa für rechtliche Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen. Mahnbescheide, Urteile und Prozessakten sind 30 Jahre lang aufzubewahren. Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht sind hingegen interne Betriebsaufzeichnungen. Dazu gehören beispielsweise Kalender oder Arbeitsberichte. Diese dürfen Sie vernichten.

Mit unserem Archiv halten Sie Aufbewahrungsfristen ganz einfach ein und integrieren gleichzeitig eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation in Ihr Unternehmen.

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In welcher Form müssen Sie Dokumente aufbewahren?

Das Wichtigste vorweg: Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist sind alle relevanten geschäftlichen Dokumente auffindbar, lesbar, chronologisch, nachvollziehbar und vollständig aufzubewahren. Diese Vorschriften gelten für digitale Unterlagen wie auch für physische Akten. So ist sichergestellt, dass Prüfer die Unterlagen gemäß Steuerrecht „in angemessener Zeit“ sichten und auswerten können.

Geschützte Verwahrung von Papierakten in Deutschland

Für Papierdokumente mit Geschäftsbezug sieht die Gesetzgebung außerdem eine verpflichtende Verwahrung in Deutschland vor. Hinzu kommt, dass diese Original-Unterlagen vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit zu schützen sind, um deren Erhalt und Lesbarkeit zu gewährleisten. Für Belege auf Thermokopierpapier müssen Sie beispielsweise zusätzlich Fotokopien beifügen.

Digitale Akten auch außerhalb Deutschlands speichern

Für digital archivierte Geschäftsunterlagen gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Unterlagen dürfen Sie auch auf Servern außerhalb Deutschlands aufbewahren.

Dabei sind digitale Originale ausschließlich digital zu archivieren. Kopien auf Papier reichen nicht aus. Besonders geeignet ist ein digitales Dokumentenmanagement-System, das on-premises oder als Cloud-Lösung zur Verfügung steht.

Ordnen Sie Ihre Unterlagen richtig ein

Ordner enthalten geschlossene Vorgänge

Ordner erfordern Ordnung. Das gilt für physische wie auch für digitale Ordner, in denen Unternehmen ihre Akten, Daten und Dokumente, ihre Verträge, Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahren. Dabei ist zu beachten, dass Sie nicht restlos alle Dokumente archivieren sollten, die vermeintlich wichtig sein könnten. Denn: Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief und nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine Übersicht über zu archivierende Unterlagen bietet Ihnen die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK).

Akten richtig strukturieren und aufbewahren

Grundsätzlich gilt: Fassen Sie in Ihren physischen oder digitalen Akten geschlossene Vorgänge zusammen und achten Sie auf Vollständigkeit, Richtigkeit und die richtige chronologische Reihenfolge. Stellen Sie sicher, dass jede Veränderung an Ihren Unterlagen nachvollziehbar ist. Registerkarten helfen Ihnen dabei, den Inhalt Ihrer Akten systematisch in Kategorien zu gliedern.

Aktenplan hilft bei viele unterschiedlichen Dokumentenarten

Eine gute Möglichkeit, Ordnung in Ihren Akten zu schaffen, ist ein Aktenplan. Je mehr Personen einen Vorgang bearbeiten und je mehr unterschiedliche Dokumentenarten anfallen, desto sinnvoller ist ein Aktenplan für die einheitliche Einsortierung und das schnelle Auffinden von Schriftstücken. Ein guter Grund, über einen Aktenplan nachzudenken, ist beispielsweise die Einführung eines DMS, um ein papierloses Büro mit digitalem Archiv zu schaffen.

Aufbewahrungspflicht: GoBD- und DSGVO-konform einhalten

Ein DMS unterstützt Sie bei der Umsetzung eines Aktenplans, weil es schon beim Dokumenteneingang automatisch Dokumente in die dafür vorgesehenen Akten einsortiert. Veränderungen an Dokumenten bleiben nachvollziehbar. Die Vorgänge werden lückenlos, nachvollziehbar und revisionssicher nach den GoBD vor Manipulation geschützt archiviert.

Einschränkbare Zugriffsrechte stellen zudem den Datenschutz gemäß DSGVO sicher. Außerdem lassen sich schon beim Anlegen digitaler Akten die Aufbewahrungsfristen hinterlegen, so dass nichts in Vergessenheit gerät.

Aufbewahrungsfrist einhalten: Beispiel Personalakten

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten dienen der Beweissicherung. Sie ermöglichen eine nachträgliche Aufklärung, falls es zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer doch mal zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten kommen sollte. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Bestandteile der Personalakte deutlich in der Dauer ihrer Aufbewahrungsfristen.

Ernste Konsequenzen bei Verstoß gegen Aufbewahrungspflicht

Es gibt arbeitsrechtliche, aber auch steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente, die zwischen wenigen Monaten und zehn Jahren aufzubewahren sind. Das Aufheben dieser Unterlagen ist Teil der unternehmerischen Buchführungspflicht. Verstöße gegen diese Pflicht ziehen ernste Konsequenzen nach sich.

Automatisiertes Fristenmanagement in digitaler Personalakte

In Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System können Sie die digitale Personalakte nutzen und jede Aufbewahrungsfrist direkt am jeweiligen Dokument hinterlegen. Die Erinnerungsfunktion macht Sie rechtzeitig auf das Ablaufen der Frist aufmerksam. Entweder löschen Sie diese Dokumente dann manuell oder legen im Vorfeld fest, dass eine automatische Löschung oder Archivierung stattfinden soll.

Die elektronische Personalakte dient der Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung aller Dokumente des Personalwesens. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen genauso wie Arbeitsverträge und Steuerunterlagen. Diese Daten werden so archiviert, dass sie dem Datenschutz entsprechen.