Wie Unternehmen ihre Geschäftspapiere GoBD-konform elektronisch archivieren
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist kein lästiges Übel, sondern ein Muss für jedes seriös wirtschaftende Unternehmen. Denn wer der Aufbewahrungspflicht seiner Steuerunterlagen, Lohnunterlagen oder Verträge nicht korrekt nachkommt, riskiert im Ernstfall hohe Strafen – oder Probleme mit dem Finanzamt. Ob Belege, Buchhaltungsunterlagen, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt oder sensible Daten – für sie alle gilt die Aufbewahrungspflicht unter DSGVO-Gesichtspunkten: Unternehmen müssen sämtliche relevanten Dokumente GoBD-konform und revisionssicher speichern – und das über mehrere Jahre hinweg. Moderne Softwarelösungen helfen Ihnen dabei, die Aufbewahrungspflicht digital umzusetzen. Wie das effizient, rechtssicher und ohne Papierchaos geht, und wie die elektronische Archivierung zum echten Wettbewerbsvorteil wird, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Denn wer heute auf smarte Archivierung setzt, ist morgen auf der sicheren Seite.
Die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen und Dokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge ist für Unternehmen in vielen Branchen im Handels- und Steuerrecht festgeschrieben. Sonderregelungen gibt es beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Krankenhäusern oder der Energieerzeugung.
Die festgelegten Aufbewahrungsfristen ermöglichen es den Behörden, für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossene Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Ein Beispiel für eine solche Kontrolle ist die Betriebsprüfung. Ein weiterer Fall steht im Zusammenhang mit der Gewährleistungspflicht beim produzierenden Gewerbe. Im Falle einer Produkthaftung ist es so möglich, auf beweiskräftige Geschäftsunterlagen zurückzugreifen.
Wie eine revisionssichere Archivierung auszusehen hat, hat das Bundesfinanzministerium in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ festgehalten. Die Buchhaltung muss demnach unter anderem:
Jeder Gewerbetreibende, der nach dem Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese Unterlagen, ob nun als analoge oder als digitale Akten, sicher und unveränderbar archivieren. In der Regel liegt die Aufbewahrungsfrist für Geschäfts- und Steuerunterlagen bei 6, 8 bzw. 10 Jahren. In Ausnahmefällen kann die verpflichtende digitale oder analoge Aufbewahrung der Dokumente auch 30 Jahre betragen. Das gilt etwa für Unterlagen aus gerichtlichen Verfahren wie Prozessakten.
Grundsätzlich gelten für sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Alle weiteren Akten und Dokumente sind für 8 bzw. 6 Jahre zu archivieren. Fast alle Dokumente können in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Aufbewahrung von Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüssen und Jahresabschlüssen ist aber ausgeschlossen. Diese Akten müssen Sie als Originale aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres. Für allgemeine Personalunterlagen gibt es übrigens keine gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflichten.
In Unternehmen müssen Sie Buchführungsunterlangen mit Buchfunktion, zum Beispiel Rechnungen und Belege, gesetzlich 10 Jahre lang auf Papier in Akten aufbewahren oder digital archivieren. Hier ein Überblick über Dokumente, die eine sichere Dokumentenaufbewahrung von 10 Jahren erfordern:
Seit 2025 wird die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – etwa Rechnungen und Kostenbelege – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren ursprüngliche Aufbewahrungsdauer zu Jahresbeginn 2025 noch nicht abgelaufen ist. Sie soll den Bürokratieabbau fördern und betrifft gezielt bestimmte Arten von Unterlagen:
Für nahezu alle weiteren Unterlagen, darunter beispielsweise Lieferscheine, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für die sichere Datenaufbewahrung. In diese Kategorie fallen Dokumente, die in der Buchführung beispielsweise die Lohnsteuer betreffen. Ein Überblick über Akten, die Sie 6 Jahre lang aufbewahren müssen:
Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmensunterlagen wird in Deutschland durch verschiedene Gesetze und Vorschriften geregelt. Diese bestimmen, wie lange und in welcher Form Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Kleine Unternehmen und Selbständige können unter bestimmten Bedingungen vereinfachte Aufbewahrungspflichten haben, beispielsweise bei der digitalen Archivierung oder reduzierten Aufbewahrungsfristen. Große Unternehmen müssen strengere Anforderungen erfüllen und haben oft detailliertere Vorgaben für die Archivierung von E-Mails, Verträgen und Buchhaltungsunterlagen.
Die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht kostet Unternehmen, die noch mit Papierakten arbeiten, viel Zeit und Platz. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als digitales Archiv, wie d.velop documents, das PAPERLESS SOLUTIONS als Reseller vertreibt, implementiert und wartet, sind eine komfortable Möglichkeit, relevante Geschäftspapiere einer rechts- und revisionssicheren Archivierung zuzuführen.
Die digitale Transformation hat bei vielen Unternehmern und Gewerbetreibenden bereits zu einem Umdenken geführt: weg vom physischen Aktenarchiv – hin zum GoBD-konformen, digitalen Archiv. „Scan to shredder“ ist ein möglicher erster Schritt zum papierlosen Büro. PAPERLESS SOLUTIONS macht all das möglich.
Mit einem GoBD-konformen, digitalen Archiv ist die rechtssichere und revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten einfach und platzsparend möglich. PAPERLESS SOLUTIONS integriert in wenigen Schritten eine Verfahrensdokumentation in Unternehmen, um im Falle einer Kontrolle die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Aktenführung gewährleisten zu können.
Die zentralen Aspekte bei der GoBD-konformen Buchhaltung lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System umsetzen. Ein gutes Hilfsmittel für den Einstieg ist die Einführung der digitalen Akte. Thematisch zusammengehörende Dokumente und Daten können so strukturiert nach Aktenplan abgespeichert und dauerhaft archiviert werden.
Für die Vernichtung von Akten und digitalen Datenträgern gilt die DIN-Norm 66399. Sie klassifiziert Dokumente in Papierform oder auf digitalen Datenträgern in Schutzstufen, die von Stufe 1 (interne Dokumente) bis Stufe 7 (streng geheim) reichen.
Beim Vernichten von Papierakten gilt: Sie sollten so geschreddert werden, dass ein nachträgliches Zusammensetzen ausgeschlossen ist. Je höher die Schutzstufe ist, desto kleiner sind Dokumente zu schreddern. Das kann im Unternehmen selbst mit einem speziellen Aktenvernichter geschehen. Es gibt aber auch Dienstleister, die auf die Entsorgung von Akten spezialisiert sind.
Für digitale Datenträger, die unternehmensinterne Dokumente enthalten und nicht mehr benötigt werden, gilt dasselbe. Sie sind ebenfalls je nach Schutzstufe zu zerkleinern.
Verstöße gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Unternehmensunterlagen können schwere Konsequenzen haben, denn Unternehmen müssen bestimmte Unterlagen nach festgelegten Fristen aufbewahren. Dazu zählt auch die DSGVO-konforme Aufbewahrung von personenbezogenen Daten und E-Mails.
Ein digitales Archiv lässt sich entweder auf digitalen Datenträgern on-premesis, oder in der Cloud auf gemietetem Server-Speicherplatz einrichten. Die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen in einem DMS bietet allerlei Vorteile hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Papierarchiv. Dazu gehören:
PAPERLESS SOLUTIONS bietet Unternehmen eine effiziente Lösung zur digitalen Archivierung, die alle gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt, einschließlich der Aufbewahrung von Steuerunterlagen, Lohnunterlagen, Belegen, Verträgen, Buchhaltungsunterlagen und E-Mails. Das Unternehmen gewährleistet eine revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung durch den Einsatz deutscher Rechenzentren und modernster Verschlüsselungstechnologien.
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und die Auffindbarkeit von Dokumenten deutlich erleichtern. Durch die Integration dieser Lösung wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt, was Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken schützt. Insgesamt stellt PAPERLESS SOLUTIONS einen zuverlässigen Partner für die rechtskonforme und sichere Archivierung von geschäftlichen Dokumenten dar.
Die digitale Archivierung ist für Unternehmen die optimale Lösung, um revisionssicher Aufbewahrungspflichten einzuhalten und zugleich dem Datenschutz und der Datensicherheit zu entsprechen. In einem DMS gelingt die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten in digitalen Akten schnell, effizient sowie DSGVO- und GoBD-konform. Das heißt: Wann immer eine Unternehmensprüfung ansteht oder Dokumente aus anderen Gründen angefordert werden, sind alle Daten stets so aufbereitet, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie sind schnell verfügbar, vollständig, systematisch geordnet und sofort lesbar und auswertbar.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung? Was muss nach GoBD und DSGVO revisionssicher archiviert werden? ► Wir liefern Antworten✓
Revisionssichere Archivierung nach GoBD & DSGVO erklärt. Erfahren Sie, was zu beachten ist. ► Wir liefern Antworten✓
Digitales Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, nie wieder einen Stichtag zu verpassen
Erhalten Sie regelmäßig spannende Informationen und Updates zum papierlosen Büro.
