Aufbewahrungspflicht digital umsetzen

Aufbewahrungspflicht digital umsetzen

Wie Unternehmen ihre Geschäftspapiere GoBD-konform elektronisch archivieren

 Eine saubere Buchhaltung steht für ein solide wirtschaftendes Unternehmen. Deshalb ist Unternehmern sehr daran gelegen, ihre Geschäftspapiere und Unterlagen rechtssicher und fristgerecht zu archivieren – für die betriebliche Steuererklärung etwa. Gewerbetreibende können heutzutage auf revisionssichere Software zurückgreifen, um ihrer Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung unkompliziert nachzukommen.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen und Dokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge ist für Unternehmen in vielen Branchen im Handels- und Steuerrecht festgeschrieben. Sonderregelungen gibt es beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Krankenhäusern oder der Energieerzeugung.

Aufbewahrungspflicht im produzierenden Gewerbe

Die festgelegten Aufbewahrungsfristen ermöglichen es den Behörden, für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossene Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Ein Beispiel für eine solche Kontrolle ist die Betriebsprüfung. Ein weiterer Fall steht im Zusammenhang mit der Gewährleistungspflicht beim produzierenden Gewerbe. Im Falle einer Produkthaftung ist es so möglich, auf beweiskräftige Geschäftsunterlagen zurückzugreifen.

Revisionssichere Archivierung von Geschäftspapieren

Wie eine revisionssichere Archivierung auszusehen hat, hat das Bundesfinanzministerium in den „Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“ festgehalten. Die Buchhaltung muss demnach unter anderem:

• nachvollziehbar und nachprüfbar sein
• vollständig und lückenlos sein
• korrekt sein und der Wahrheit entsprechen
• systematisch und chronologisch geordnet sein
• unveränderbar sein
• durch ein internes Kontrollsystem gesichert sein
• die Datensicherheit gewährleisten
• lesbar und maschinell auswertbar sein

Für welche Dokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht?

Jeder Gewerbetreibende, der nach dem Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese Unterlagen, ob nun als analoge oder als digitale Akten, sicher und unveränderbar archivieren. In der Regel liegt die Aufbewahrungsfrist für Geschäfts- und Steuerunterlagen bei 6 bzw. 10 Jahren. In Ausnahmefällen kann die verpflichtende digitale oder analoge Aufbewahrung der Dokumente auch 30 Jahre betragen. Das gilt etwa für Unterlagen aus gerichtlichen Verfahren wie Prozessakten.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bis zu 10 Jahre

Grundsätzlich gelten für sämtliche Geschäftsunterlagen, die für die Buchhaltung wichtig sind, Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Alle weiteren Akten und Dokumente sind für 6 Jahre zu archivieren. Fast alle Dokumente können in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Aufbewahrung von Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüssen und Jahresabschlüssen ist aber ausgeschlossen. Diese Akten müssen Sie als Originale aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres. Für allgemeine Personalunterlagen gibt es übrigens keine gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflichten.

Geschäftspapiere: Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren

In Unternehmen müssen Sie Buchführungsunterlangen mit Buchfunktion, zum Beispiel Rechnungen und Belege, gesetzlich 10 Jahre lang auf Papier in Akten aufbewahren oder digital archivieren. Hier ein Überblick über Dokumente, die eine sichere Dokumentenaufbewahrung von 10 Jahren erfordern:

• Abrechnungsunterlagen
• Lieferscheine als Bestandteil von Rechnungen
• Rechnungen (Aus- und Eingang)
• Bankbelege, Buchungsbelege, Kassenbelege
• Betriebskostenrechnung
• Bewirtungsbelege
• Bilanzen
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Handelsbücher
• Inventare
• Jahresabschluss
• Kassenbücher
• Quittungen
• Reisekostenabrechnung
• Wareneingangs- und -ausgangsbücher
• Zahlungsanweisungen

Geschäftspapiere: Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren

Für nahezu alle weiteren Unterlagen, darunter beispielsweise Lieferscheine, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für die sichere Datenaufbewahrung. In diese Kategorie fallen Dokumente, die in der Buchführung beispielsweise die Lohnsteuer betreffen. Ein Überblick über Akten, die Sie 6 Jahre lang aufbewahren müssen:

• Angebote, aus denen Aufträge wurden
• Bankbürgschaften
• Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)
• Einfuhr- und Exportunterlagen
• Geschäftsbriefe (Eingang und Ausgang)
• Handelsbriefe
• Mahnungen (Eingang und Ausgang)
• Preislisten
• Schriftwechsel
• Versicherungspolicen (nach Ablauf)

Wie halten Unternehmen die Aufbewahrungspflicht ein?

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen kostet Unternehmen, die noch mit Papierakten arbeiten, viel Zeit und Platz. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie d3ecm von PAPERLESS SOLUTIONS als digitales Archiv sind eine komfortable Möglichkeit, relevante Geschäftspapiere einer rechts- und revisionssicheren Archivierung zuzuführen.

Akten GoBD-konform im digitalen Archiv archivieren

Die digitale Transformation hat bei vielen Unternehmern und Gewerbetreibenden bereits zu einem Umdenken geführt: weg vom physischen Aktenarchiv – hin zum GoBD-konformen, digitalen Archiv. „Scan to shredder“ ist ein möglicher erster Schritt zum papierlosen Büro. PAPERLESS SOLUTIONS macht all das möglich.

Aufbewahrungspflicht mit Verfahrensdokumentation

Mit einem GoBD-konformen, digitalen Archiv ist die rechtssichere und revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten einfach und platzsparend möglich. PAPERLESS SOLUTIONS integriert in wenigen Schritten eine Verfahrensdokumentation in Unternehmen, um im Falle einer Kontrolle die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Aktenführung gewährleisten zu können.

Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung mit DMS umsetzen

Die zentralen Aspekte bei der GoBD-konformen Buchhaltung lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System umsetzen. Ein gutes Hilfsmittel für den Einstieg ist die Einführung der digitalen Akte. Thematisch zusammengehörende Dokumente und Daten können so strukturiert nach Aktenplan abgespeichert und dauerhaft archiviert werden.

Geschäftspapiere und Datenträger richtig entsorgen

Für die Vernichtung von Akten und digitalen Datenträgern gilt die DIN-Norm 66399. Sie klassifiziert Dokumente in Papierform oder auf digitalen Datenträgern in Schutzstufen, die von Stufe 1 (interne Dokumente) bis Stufe 7 (streng geheim) reichen.

Aufbewahrungspflicht impliziert richtige Vernichtung

Beim Vernichten von Papierakten gilt: Sie sollten so geschreddert werden, dass ein nachträgliches Zusammensetzen ausgeschlossen ist. Je höher die Schutzstufe ist, desto kleiner sind Dokumente zu schreddern. Das kann im Unternehmen selbst mit einem speziellen Aktenvernichter geschehen. Es gibt aber auch Dienstleister, die auf die Entsorgung von Akten spezialisiert sind.

Für digitale Datenträger, die unternehmensinterne Dokumente enthalten und nicht mehr benötigt werden, gilt dasselbe. Sie sind ebenfalls je nach Schutzstufe zu zerkleinern.

Vorteile eines digitalen Archivs bei der Aufbewahrungspflicht

Ein digitales Archiv lässt sich entweder auf digitalen Datenträgern on-premesis, oder in der Cloud auf gemietetem Server-Speicherplatz einrichten. Die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen in einem DMS bietet allerlei Vorteile hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Papierarchiv. Dazu gehören:

• Datenschutz und Datensicherheit durch Zugriffsbeschränkungen
• Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten
• Sofortige Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Auswertbarkeit
• Schnelle Auffindbarkeit durch Volltextsuche
• Versionierung macht Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar
• Originaldokumente bleiben immer erhalten
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von wirtschaftlichen Vorgängen durch digitale Akten
• DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung, z.B. im DMS d3ecm

Fazit

Die digitale Archivierung ist für Unternehmen die optimale Lösung, um revisionssicher Aufbewahrungsfristen einzuhalten und zugleich dem Datenschutz und der Datensicherheit zu entsprechen. In einem DMS gelingt die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten in digitalen Akten schnell, effizient sowie DSGVO- und GoBD-konform. Das heißt: Wann immer eine Unternehmensprüfung ansteht oder Dokumente aus anderen Gründen angefordert werden, sind alle Daten stets so aufbereitet, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie sind schnell verfügbar, vollständig, systematisch geordnet und sofort lesbar und auswertbar.