Verfahrensdokumentation nach GoBD: Das müssen Sie wissen

Im Rahmen der Digitalisierung glauben viele Unternehmen, dass der Umstellung auf ein papierloses Büro nun nichts mehr im Wege steht. Das stimmt nicht ganz: Nach Richtlinien der GoBD müssen Unternehmen bestimmte Dokumente im Rahmen der Verfahrensdokumentation aufbewahren.

Was ist die Verfahrensdokumentation?

Mit der Verfahrensdokumentation nach GoBD weisen Unternehmen nach, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) bei der digitalen Verarbeitung von Dokumenten bezüglich der Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Die Verfahrensdokumentation ist das „Handbuch“ Ihres Unternehmens für Betriebsprüfer, das bei Veränderungen stetig aktualisiert werden muss.  Dabei kann das Unternehmen von der Dokumentation auch selbst profitieren, da während der Dokumentation beispielsweise Optimierungspotenziale für den Ressourceneinsatz im Unternehmen deutlich werden können.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Seit 2015 ist jeder buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmer und Freiberufler nach GoBD-Richtlinien dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Besonders wichtig ist die Dokumentation dabei für bargeldintensive Betriebe.

Für die Erstellung der Verfahrensdokumentation sind die Unternehmen selbst zuständig, viele ziehen häufig zusätzlich ihren Steuerberater hinzu. Besonders Unternehmen verwenden für die Verfahrensdokumentation häufig eine Software, z.B. ein digitales Archiv, um bei der Vielzahl an Dokumenten den Überblick zu behalten.

Warum brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den Richtlinien der GoBD. Die korrekte Archivierung der Daten sowie die entsprechende Aufbewahrungsfrist sind durch diese Grundsätze festgelegt. Der Hintergrund: Dritte, wie z.B. Betriebsprüfer, müssen bei einer Prüfung der Daten eindeutig nachvollziehen können, wie Ihre digitalen Daten im Archiv

• Entstehen,
• Indiziert,
• Gegen Fälschung gesichert und
• Reproduziert werden können.

Wer keine Verfahrensdokumentation vorweist, der läuft Risiko, dass der Gewinn des Unternehmens abweichend von der Steuererklärung ermittelt wird. Das kann zu erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen führen. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation schützt vor solch unerwünschten Konsequenzen.

In unserem Webcast „Verfahrensdokumentation und GoBD“ erhalten Sie weitere Einblicke zu diesem Thema

Form & Inhalte einer Verfahrensdokumentation

Wie eine Verfahrensdokumentation aussieht, also die Form der Dokumentation, ist nicht gesetzlich festgelegt. Das liegt unter anderem daran, dass die Prozesse in jedem Unternehmen individuell sind und sich bezüglich Komplexität und Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage stark unterscheiden. Wichtig ist allerdings immer, dass einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, Prozesse und Verfahren nachzuvollziehen und zu überprüfen.

Die GoBD macht keine Angaben dazu, wie umfangreich die jeweiligen Punkte behandelt werden müssen. Für große Unternehmen ist es ratsam, sich an offiziellen Vorgaben zu orientieren. Für mittelständische und Kleinunternehmen ist eine solche Verfahrensdokumentation oft überdimensioniert. Dennoch gibt es unabhängig von der Unternehmensgröße Vorgaben zu Aufbewahrung relevanter Dokumente, die Unternehmen zwingend einhalten müssen.

Welche Dokumente müssen Unternehmen in welcher Form aufbewahren?

Aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen müssen nach den Richtlinien der GoBD

• im Original,
• unveränderbar,
• jederzeit und lückenlos verfügbar sowie
• maschinell auswertbar

verfügbar sein. Zusätzlich müssen sämtliche Geschäftsvorgänge in chronologischer Reihenfolge festgehalten und mit dem korrekten materiellen Inhalt belegt werden. Ohne ein Dokumentenmanagementsystem ist diese Aufgabe der Verfahrensdokumentation schon für Kleinunternehmen kaum zu bewältigen.

Revisionssicherheit als zentraler Begriff in der Archivierung von Dokumenten

Wer sich mit der Archivierung von Dokumenten beschäftigt, der kommt um den Begriff der Revisionssicherheit nicht herum. Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, beispielsweise in einem digitalen Archiv, gewährleistet, dass bestimmte Dokumente den rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz entsprechen.

Um die Revisionssicherheit gewährleisten zu können, ist es sinnvoll, ein GoBD-konformes Archiv im Unternehmen zu implementieren. Mit dieser Software lässt sich zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation erfüllt sind.

Fazit

Bei der Verfahrensdokumentation sollten Unternehmen so gründlich wie möglich vorgehen, auch, wenn die Verfahrensdokumentation teilweise einen hohen Aufwand erfordert. Eine fehler- oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung zu Problemen führen. Daten sollten daher in jedem Fall nachvollziehbar und nachprüfbar sein.