Effizient, sicher, digital: unverzichtbare Vorteile eines DMS für Unternehmen

Jeden Tag erreichen deutsche Unternehmen eine Flut von Dokumenten: Rechnungen, Verträge, Angebote und vieles mehr. Ein effizientes Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft, dieses Schriftgut auffindbar abzulegen und rechtssicher zu archivieren. Während in der analogen Realität Dokumente verlegt werden, in Ordnern verschwinden und Vertragsfristen unbemerkt ablaufen, würde dies im papierlosen Büro anders laufen: Mit einem digitalen DMS würde die Suchzeit nach einem bestimmten Dokument auf wenige Sekunden reduziert werden. Und ein DMS könnte noch viel mehr Vorzüge ausspielen: Es stellt elektronische Dokumente für digitale Prozesse zur Verfügung, gewährleistet DSGVO-Konformität und hilft automatisiert, Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Die wichtigsten 5 Vorteile, warum Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement-System nutzen sollten, um zukunftsfähig zu arbeiten, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Grundlagen: Was ist Dokumentenmanagement?

Der Begriff „Dokumentenmanagement“ bezieht sich auf die systematische Verwaltung, Organisation und Speicherung von Dokumenten und Informationen in einem Unternehmen. Es umfasst alle Prozesse, die mit der Erstellung, Erfassung, Speicherung, Suche, Verteilung und Archivierung von Dokumenten verbunden sind. Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die Effizienz und Produktivität zu steigern, indem der Zugriff auf Informationen erleichtert und die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht wird. Heutzutage wird für die digitale Organisation von Dokumenten ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verwendet.

Hauptfunktionen und -merkmale eines DMS

Warum sollte ein Unternehmen ein DMS einführen? Ein DMS bietet Großunternehmen wie auch KMU vielfältige Vorteile, Funktionen und Merkmale, die den Umgang mit dokumentenbasierten Prozessen vereinfachen und deutlich effizienter gestalten. Das spart vor allem Zeit und Geld, bringt aber auch jede Menge (Rechts-)Sicherheit mit sich:

• Dokumentenerfassung: Digitale Scans von Papierdokumenten werden erstellt, und bestehende digitale Dateien werden importiert.
• Dokumentenspeicherung: Dokumente werden sicher und strukturiert gespeichert, oft in einer zentralen Datenbank.
• Suchfunktionen: Benutzer können Dokumente schnell und einfach mithilfe von Metadaten oder Volltextsuche finden.
• Zugriffsverwaltung: Das DMS ermöglicht die Kontrolle über, wer auf welche Dokumente zugreifen kann, um die Sicherheit zu gewährleisten.
• Versionskontrolle: Änderungen an Dokumenten werden verfolgt, sodass frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
• Compliance und Revisionssicherheit: Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente DSGVO-konform und revisionssicher aufbewahrt werden, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ein DMS funktioniert in mehreren Schritten

Was leistet ein DMS? Eine effektive Dokumentenverwaltung ist wichtig für optimale Arbeitsprozesse und einen einfachen Zugriff auf wichtige Informationen. Ein gut strukturiertes DMS-System erfasst Dokumente digital, speichert diese sicher und stellt diese bei Bedarf schnell auffindbar zur Verfügung. Schritt für Schritt werden Dokumente hierbei durch verschiedene Phasen geleitet – von der Erfassung über die Indexierung bis hin zur Archivierung – und bieten dadurch eine umfassende Lösung für die Dokumentenorganisation.

1. Dokumentenerfassung: Dokumente werden digitalisiert oder hochgeladen.
2. Indexierung: Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen.
3. Speicherung: Die Dokumente werden in einem sicheren und strukturierten System gespeichert.
4. Zugriffssteuerung: Benutzer erhalten unterschiedliche Zugriffsrechte, basierend auf ihrer Rolle im Unternehmen.
5. Such- und Abrufmöglichkeiten: Benutzer können Dokumente schnell über Suchfunktionen abrufen.
6. Archivierung: Dokumente werden gemäß den Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorgaben archiviert.

Dokumentenmanagement: Die 5 wichtigsten DMS-Vorteile

Was sind die Vorteile eines DMS? Ein gut durchdachtes Dokumentenmanagement-System kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützen – doch welche konkreten Mehrwerte bietet es wirklich? Die Antworten darauf lohnen einen genaueren Blick, denn ein DMS kann weit mehr bewirken, als man auf den ersten Blick vermuten würde:

1. Effizienzsteigerung

Einer der größten Vorteile einer DMS-Software ist die Effizienzsteigerung in der Dokumentenverwaltung. Durch den schnellen Zugriff auf digitale Dokumente können Mitarbeiter Informationen innerhalb von Sekunden finden, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt. Automatisierte Workflows helfen, Routineaufgaben zu optimieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, sodass sich Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Mit der DMS-Einführung sind Unternehmen in der Lage, ihre Produktivität zu maximieren und Reaktionszeiten auf Anfragen deutlich zu verbessern.

2. Kostenersparnis

Die DMS-Integration bringt signifikante Kostenersparnisse mit sich. Durch die Reduzierung von Papier- und Druckkosten entfällt nicht nur der Materialaufwand, sondern auch die Notwendigkeit für physische Archivierungslösungen. Zudem optimieren die digitalisierten Arbeitsprozesse die Ressourcennutzung und minimieren die Notwendigkeit für teure Lagerflächen, was insgesamt zu einer Ersparnis führt. Diese finanziellen Vorteile sind für viele Unternehmen ein starkes Argument, ein DMS-System einzuführen.

3. Verbesserung der Zusammenarbeit

Ein weiterer Vorteil eines DMS ist die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. Mit einer zentralisierten Dokumentenbearbeitung können mehrere Benutzer gleichzeitig an denselben Dateien arbeiten, was die Effizienz und den Austausch von Ideen fördert. Nachvollziehbare Änderungen sorgen dafür, dass alle Teammitglieder über den aktuellen Stand der Dokumente informiert sind, während die plattformübergreifende Nutzung einen einfachen Zugriff von verschiedenen Geräten und Standorten ermöglicht. Dies sind essentielle Aspekte für vorteilhaftes digitales Dokumentenmanagement, besonders in einer zunehmend mobilen Arbeitswelt.

4. Erhöhte Sicherheit

Ein DMS bietet eine erhöhte Sicherheit für Unternehmensdokumente. Durch festgelegte Zugriffsrechte und Berechtigungen können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf sensitive Informationen zugreifen. Zudem gewährleistet die sichere Speicherung und regelmäßige Backups der Daten den Schutz vor Datenverlust. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind nicht nur für den Schutz vertraulicher Informationen wichtig, sondern auch für die Einhaltung von DSGVO-konformen Praktiken, die in der heutigen digitalen Landschaft unverzichtbar sind.

5. Compliance und rechtliche Sicherheit

Die Compliance und rechtliche Sicherheit sind entscheidende Vorteile eines DMS. Unternehmen können sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Ein gut implementiertes DMS hilft, alle erforderlichen Aufzeichnungen korrekt zu verwalten und kann im Falle von Audits oder rechtlichen Anforderungen als vertrauenswürdige Quelle dienen. Dies minimiert das Risiko von Bußgeldern und rechtlichen Auseinandersetzungen und ist ein wichtiger Aspekt bei der Entscheidungsfindung für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems.

Vorteile: DMS mit paperless solutions als Reseller

Kunden, die mit paperless solutions als Reseller des DMS-Systems d.velop documents zusammenarbeiten, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen:

• Erfahrung und Expertise: Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen gewährleisten individuelle, maßgeschneiderte Lösungen.
• Sicherheit: Hosting in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren bietet rechtliche Sicherheit und Datenschutz gemäß DSGVO.
• Umfangreicher Support: Hochwertiger Support und Managed Services sorgen für eine reibungslose Einführung und laufende Wartung.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und digitale Workflows helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Kosten zu senken.
• Flexibilität und Integration: Einfache Integration in bestehende Systeme und plattformübergreifende Nutzung unterstützen die digitale Transformation im Unternehmen.

Vorteile DMS-System: Kosten, Zusammenarbeit, Sicherheit

Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen, effizienter und produktiver zu arbeiten. Durch die Automatisierung von Prozessen und die revisionssichere, DSGVO-konforme Archivierung wird der Zugriff auf Dokumente optimiert und gleichzeitig die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sichergestellt. Angesichts der Herausforderungen in der heutigen Geschäftswelt ist der Einsatz eines DMS unerlässlich, um Kosten zu senken, die Zusammenarbeit zu fördern und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

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