Personalakte und Löschfristen: So vermeiden Sie Datenschutzrisiken und Bußgelder

Unternehmen verwalten eine Vielzahl unterschiedlicher Personalunterlagen: Bewerbungsunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen, Krankheitsbescheinigungen oder Urlaubsanträge gehören dazu. Die große Herausforderung dabei: Die Personalakte, in der diese Unterlagen aufbewahrt werden, ist an festgelegte Aufbewahrungs- und Löschfristen gebunden. Diese sorgen dafür, dass sensible Daten nicht unnötig lange aufbewahrt und irgendwann zum Risiko für das Unternehmen werden. Dennoch sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, Personalakten innerhalb definierter Aufbewahrungsfristen bereitzuhalten. Ideal für die Archivierung eignet sich die digitale Personalakte, die ein revisionssicheres Fristenmanagement bietet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen gelten, wie lange Personalakten aufbewahrt werden müssen und warum ein professionelles Dokumentenmanagement für das Personalmanagement essenziell ist.

Aufbewahrungs- und Löschfristen der Personalakte

Die korrekte Handhabung von gesetzlichen Löschfristen und Aufbewahrungsfristen in Bezug auf die Personalakte ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentenverwaltung. Sie erfordert präzises Wissen über die entsprechenden Gesetze und Regelungen. Die folgende Tabelle gibt einen strukturierten Überblick über die relevanten Fristen und gesetzlichen Grundlagen, die bei der Verwaltung von Personalunterlagen zu beachten sind:

Rechtliche Grundlagen: Aufbewahrung von Personalakten

Die Aufbewahrungs- und Löschfristen, die für Personalakten gelten, basieren auf unterschiedlichen rechtlichen Vorgaben, die sich auf bestimmte Aspekte der Personalakten beziehen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Regelungen:

1. DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Nach Erfüllung des Zwecks, beispielsweise nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sind Daten zu löschen, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

2. Arbeitsrecht

Nach arbeitsrechtlichen Vorgaben können bestimmte Daten aus der Personalakte als Beweismittel aufbewahrt werden. Zum Beispiel, um Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis oder etwaige Klagen vor dem Arbeitsgericht abzuwehren.

3. Steuerrecht

Das Steuerrecht, insbesondere die Abgabenordnung (AO), sieht für bestimmte Unterlagen wie Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren vor, um die ordnungsgemäße Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten sowie die Überprüfung durch Behörden zu gewährleisten.

Aufbewahrungsfristen vs. Löschfristen

Die Differenzierung zwischen Aufbewahrungs- und Löschfristen ist essenziell, weil Aufbewahrungsfristen die gesetzlich vorgeschriebene Vorhaltung von Dokumenten für Prüfungs- und Nachweiszwecke regeln, während Löschfristen sicherstellen, dass Daten nach Ablauf ihrer rechtlichen oder geschäftlichen Relevanz gelöscht werden, um Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Das bedeutet:

• Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, während derer Arbeitgeber bestimmte Dokumente aufbewahren müssen. Beispiele:
  • Arbeitsvertrag: mindestens 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses (Verjährungsfrist nach § 195 BGB).
  • Lohnabrechnungen: 6 bis 10 Jahre (steuerrechtliche Anforderungen).
  • Sozialversicherungsnachweise: 10 Jahre.
• Löschfristen treten ein, sobald die Aufbewahrungspflicht endet. Danach müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, um die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen.

Aufbewahrungsfristen und Löschung: Daten in Personalakten

Die Löschung von Daten in Personalakten richtet sich nach den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Personalakten, die je nach Dokumenttyp variieren. Beispielsweise müssen Unterlagen wie Lohnabrechnungen oder Steuerunterlagen in der Regel zehn Jahre, während Arbeitsverträge und andere personalbezogene Dokumente bis zu sechs Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden (Aufbewahrung Personalakten nach Austritt).

Revisionssichere Löschung gemäß Retention Policy

Nach Ablauf dieser Fristen sind Arbeitgeber verpflichtet, die Daten gemäß einer Retention Policy revisionssicher zu löschen, um den Schutz der Belegschaftsdaten zu gewährleisten. Bei digitalen Personalakten gilt zusätzlich, dass Originale nur aufbewahrt werden müssen, wenn rechtliche Anforderungen dies erfordern, was ein effektives Fristenmanagement erfordert.

Digitale Personalakte: optimale Lösung zur Fristeneinhaltung

Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Papierakte, insbesondere bei der Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die Hauptvorteile sind:

1. Automatisiertes Fristenmanagement: Digitale Systeme können Löschfristen automatisiert überwachen und rechtzeitig anstehende Löschungen anzeigen oder eigenständig durchführen. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand.
2. Revisionssicherheit: Moderne digitale Personalakten erfüllen die Anforderungen an revisionssichere Aufbewahrung. Dokumente werden unveränderbar archiviert und bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Frist verfügbar.
3. Transparenz und Kontrolle: Arbeitgeber behalten den Überblick über die Belegschaftsdaten und können sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
4. Effiziente Verwaltung nach Austritt: Die Aufbewahrung von Personalakten nach Austritt wird durch die digitale Struktur erheblich vereinfacht. Die Unterlagen werden digital archiviert und nach Ablauf der Frist automatisch entfernt.

PAPERLESS SOLUTIONS: Partner für die digitale Personalakte

paperless solutions ist der ideale Partner für Unternehmen, die ihre Personalakte digitalisieren und ihre Dokumentenprozesse optimieren möchten. Die digitale Personalakte von paperless solutions gewährleistet die automatisierte Einhaltung gesetzlicher Lösch- und Aufbewahrungsfristen und unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen mühelos zu erfüllen.

Unternehmen den Weg in eine papierlose Zukunft ebnen

Darüber hinaus ermöglicht das System eine sichere und standortunabhängige Verwaltung von Dokumenten, inklusive Zugriffskontrollen, die sensible Daten nur autorisierten Personen zugänglich machen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bietet paperless solutions maßgeschneiderte Lösungen, die komplexe Prozesse effizient automatisieren und Unternehmen den Weg in eine papierlose Zukunft ebnen.

Fazit: Sensible Unterlagen fristgerecht archivieren/löschen

Die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen in der Personalakte ist essenziell, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den Datenschutz zu gewährleisten. Arbeitgeber müssen sensible Unterlagen wie Lohnabrechnungen oder Bewerbungen fristgerecht archivieren und nach Ablauf der Fristen revisionssicher löschen. Eine Software für die digitale Personalakte bietet hierbei deutliche Vorteile, da sie ein automatisiertes Fristenmanagement ermöglicht und gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Revisionssicherheit erfüllt.