Welche Personalunterlagen müssen ab 2027 digital vorliegen?

Eine vollständige digitale Personalakte ist auch ab 2027 nicht allgemein verpflichtend, Arbeitgeber müssen jedoch nach §8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensordnung) bestimmte Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen elektronisch führen. Dazu zählen beispielsweise Meldungen zur Sozialversicherung und Unterlagen zur Prüfung des sozialversicherungsrechtlichen Status. Wir zeigen Ihnen, welche Unterlagen elektronisch geführt werden müssen, welche Ausnahmen gelten und wie Sie Ihr Unternehmen auf das Ende der Übergangsfrist vorbereiten.

Digitale Personalakte: Besteht ab 2027 eine gesetzliche Pflicht?

Also zusammengefasst: Die gesetzliche Pflicht betrifft nicht die vollständige Digitalisierung sämtlicher Personalunterlagen. Vielmehr müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen nach den Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung elektronisch führen und aufbewahren. Die maßgeblichen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus §§ 8 und 9 BVV. Die elektronische Führungspflicht besteht bereits seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 können sich Arbeitgeber davon noch auf Antrag befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet auch mit dem 31.12.2026.

Achten Sie deshalb darauf, die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen von der übrigen Personalakte zu unterscheiden. So vermeiden Sie unnötige Mischformen und stellen sicher, dass die vorgeschriebenen Unterlagen ab 2027 elektronisch vorliegen.

Die digitale Personalakte: Welche Unterlagen sind wirklich Pflicht?

Welche Dokumente unter die Führungspflicht fallen, regelt insbesondere § 8 Abs. 2 der BVV. Die folgende Übersicht fasst ausgewählte Unterlagen zusammen und erläutert wichtige Hinweise für Arbeitgeber. Sie dient der Orientierung und ersetzt nicht die Prüfung der jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben. Die folgende Übersicht zeigt, worauf Arbeitgeber achten sollten:

Die elektronische Personalakte: Wo endet die Pflicht?

Wie die Tabelle zeigt, müssen einige Unterlagen der Personalakte nicht zwingend elektronisch geführt werden: Abmahnungen, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Gesundheitsdaten gehören nicht zu den Unterlagen, für die § 8 Abs. 2 BVV eine elektronische Führung vorschreibt. Unternehmen können weitere Personalunterlagen freiwillig digital verwalten. Dabei sollten aber Datenschutzvorgaben, gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie angemessene Zugriffsberechtigungen beachtet werden. Gesundheitsdaten unterliegen besonders strengen Datenschutzanforderungen. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen zu beschränken. Zudem dürfen nur Daten gespeichert werden, deren Verarbeitung rechtlich zulässig ist.

Digitale Personalakte 2027: Was bei der Betriebsprüfung wichtig ist

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft Arbeitgeber grundsätzlich mindestens alle vier Jahre auf die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer sozialversicherungsrechtlichen Pflichten (§ 28p SGB IV). Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) werden prüfungsrelevante Daten digital an die DRV übermittelt. Für bestimmte Entgeltabrechnungsdaten ist das seit 2023 grundsätzlich verpflichtend, für Daten aus der Finanzbuchhaltung seit 2025. Die elektronische Übermittlung kann den Aufwand reduzieren und Vor-Ort-Termine verkürzen oder vermeiden. Bei Bedarf kann die DRV jedoch weitere Unterlagen anfordern oder eine Prüfung vor Ort durchführen. So läuft eine Prüfung in etwa ab:

1. Datenabfrage: Die DRV fordert die prüfungsrelevanten Daten beim Arbeitgeber an. Diese sollten im Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers bereitstehen.
2. Datenübermittlung: Die Daten werden elektronisch über das eXTra-Verfahren an die Rentenversicherung übermittelt.
3. Analyse: Sind die übermittelten Daten plausibel und ergeben sich keine weiteren Fragen, kann die Prüfung unter Umständen ohne zusätzlichen Vor-Ort-Termin abgeschlossen werden.
4. Nachfragen: Benötigt die DRV allerdings weitere Informationen, kann sie zusätzliche Unterlagen wie Stundenzettel oder Arbeitsverträge digital anfordern.
5. Prüfergebnis: Nach Abschluss der Prüfung erhalten Arbeitgeber eine Mitteilung über das Prüfergebnis beziehungsweise einen entsprechenden Bescheid. Die Bekanntgabe erfolgt nach den geltenden Verfahrensregeln.
   
   

Was passiert, wenn Anforderungen nicht erfüllt werden?

Wird innerhalb der Betriebsprüfung festgestellt, dass Sozialversicherungsbeiträge nicht gezahlt wurden, kann die DRV eine entsprechende Nachforderung festlegen. Dadurch können zusätzliche Säumniszuschläge entstehen. Gegen einen entsprechenden Beitragsbescheid können Arbeitgeber Widerspruch einlegen. Dieser hat grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch eine Aussetzung der Vollziehung beantragt werden.

• vergleichbare Tätigkeiten unterschiedlich behandelt werden, zum Beispiel wenn ähnliche Aufgaben einmal von Arbeitnehmern und einmal von Subunternehmern gemacht werden,
• Lohnbescheide falsch abgerechnet werden, zum Beispiel Sonn- und Feiertagszuschläge oder
• Prüfberichte der Finanzbehörden sozialversicherungsrechtlich nicht ausgewertet werden.

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Digitale Personalakte: So bereiten Sie sich auf die Anforderungen ab 2027 vor

So geht es jetzt weiter: Spätestens mit dem Ende der bisherigen Befreiungsmöglichkeit am 31. Dezember 2026 müssen auch bislang befreite Arbeitgeber die betroffenen Unterlagen elektronisch führen. Mit diesen Schritten können Sie die Umsetzung strukturiert vorbereiten.

1. Pflichtunterlagen und freiwillige Unterlagen unterscheiden

Erstellen Sie zunächst eine Übersicht Ihrer Personalunterlagen. Kennzeichnen Sie, welche Dokumente gesetzlich elektronisch geführt werden müssen und welche Sie freiwillig digitalisieren möchten. Prüfen Sie dabei auch die jeweiligen Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen.

2. Bestehende Ablagen unter die Lupe nehmen

Schauen Sie sich Ihre aktuellen Papierakten und digitalen Ablagen an. Prüfen Sie dabei auch, ob Unterlagen an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind. Prüfen Sie anschließend, ob Ihre bestehenden Systeme die erforderliche elektronische Ablage und Bereitstellung unterstützen. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, Unterlagen strukturiert zu verwalten, Zugriffsrechte festzulegen und Dokumente schnell wiederzufinden.

3. Datenschutz und Zugriffsrechte festlegen

Definieren Sie frühzeitig, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Berücksichtigen Sie dabei auch Datenschutzanforderungen, Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie geeignete technische Schutzmaßnahmen. Besonders sensible Personaldaten benötigen einen entsprechend geschützten Umgang.

4. Scan- und Migrationsregeln festlegen

Legen Sie fest, welche bestehenden Dokumente digitalisiert werden, wie die Übernahme erfolgt und welche Qualitätsanforderungen gelten. Prüfen Sie außerdem, ob Papieroriginale weiterhin aufbewahrt werden müssen. Einheitliche Regeln und ein klarer Zeitplan erleichtern die Migration.

5. Betriebsprüfung einmal durchspielen

Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrer Entgeltabrechnung, ob die für die euBP vorgesehenen Daten ordnungsgemäß übermittelt werden können. Testen Sie zusätzlich, ob angeforderte Unterlagen vollständig, lesbar und schnell verfügbar sind.

6. Mit einem Pilotbereich starten

Testen Sie neue Abläufe zunächst in einem überschaubaren Bereich, sofern die gesetzlichen Anforderungen dabei weiterhin erfüllt werden. So können Sie technische und organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig erkennen.

7. Mitarbeitende mitnehmen und schulen

Schulen Sie die beteiligten Mitarbeitenden aus HR, Entgeltabrechnung und IT. Legen Sie fest, wer Dokumente erfasst, prüft, verwaltet und bei Bedarf bereitstellt. Klare Zuständigkeiten erleichtern den späteren Regelbetrieb.

8. Schritt für Schritt in den Regelbetrieb

Wenn Technik und Abläufe funktionieren, übertragen Sie das Konzept auf die weiteren Bereiche. Wer früh plant, kann Kosten, Aufwand und Risiken besser steuern und vermeidet Zeitdruck bei der späteren Umsetzung.

Checkliste: Ist Ihr Unternehmen auf die elektronischen Dokumentationspflichten vorbereitet?

Machen Sie den Kurz-Check: Setzen Sie einen Haken, wenn der Punkt in Ihrem Unternehmen bereits geklärt ist.

▢ Ich weiß, welche Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch geführt werden müssen.
▢ Ich habe einen Überblick über Papierakten und digitale Ablagen und weiß, wo die relevanten Unterlagen liegen.
▢ Die vorgeschriebenen Unterlagen können elektronisch geführt, schnell gefunden und bereitgestellt werden.
▢ Datenschutz, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten sind geregelt.
▢ Für bestehende Papierunterlagen gibt es klare Scan- und Migrationsregeln.
▢ Die elektronische Übermittlung der für die euBP vorgesehenen Daten ist mit der Entgeltabrechnung abgestimmt und wurde geprüft.
▢ HR und Lohnbuchhaltung kennen die neuen Abläufe und Zuständigkeiten.
▢ Es gibt einen konkreten Zeitplan bis zum 31. Dezember 2026.

Sind noch Fragen offen? Nutzen Sie die Checkliste als Grundlage, um die nächsten Umsetzungsschritte gezielt zu planen.

Gut vorbereitet auf das Ende der Übergangspflicht

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Ist die digitale Personalakte nur Pflicht oder auch echter Mehrwert?

Ist die digitale Personalakte nur praktisch, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden oder steht auch mehr dahinter? Auch, wenn die vollständige Digitalisierung der Personalakte nicht allgemein vorgeschrieben ist, kann sie Unternehmen dabei helfen, ihre Personalprozesse einfacher, schneller und übersichtlicher zu gestalten. Sie schafft Struktur, spart Zeit und kann die tägliche Personalarbeit deutlich erleichtern. Hier sind die Vorteile zusammengefasst:

• Schneller Zugriff: Unterlagen lassen sich zentral und mit wenigen Klicks finden, auch bei einer Betriebsprüfung.
• Weniger Aufwand: Dokumente können digital bearbeitet, weitergeleitet und freigegeben werden. Papierablage und manuelle Sucharbeit werden reduziert.
• Volltextsuche: Mit einer entsprechenden Suchfunktion und gegebenenfalls Texterkennung lassen sich Dokumente anhand von Begriffen oder Dokumenteninhalten schneller finden.
• Klare Zugriffsrechte: Sie können festlegen, wer welche Unterlagen sehen und bearbeiten darf.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Digitale Abläufe machen sichtbar, wer Dokumente bearbeitet oder freigegeben hat. Eine passende Lösung kann zudem eine revisionssichere Archivierung unterstützen.
• Löschfristen im Blick: Automatisierte Fristen können dabei helfen, Unterlagen rechtzeitig zu prüfen und zu löschen.
• Weniger Papier: Dokumente werden zentral digital verwaltet und müssen nicht mehrfach ausgedruckt oder abgelegt werden. So kommen Sie einem papierlosen Büro ein gutes Stück näher.

Digitale Personalakte einführen: Mit dem passenden Partner an Ihrer Seite

Die Entscheidung für eine digitale Personalakte ist nur der erste Schritt. Damit die Lösung im Unternehmen auch zuverlässig funktioniert, müssen Prozesse, Ablagen und Zugriffsrechte passend aufgesetzt und Mitarbeitende mitgenommen werden. PAPERLESS SOLUTIONS begleitet Unternehmen bei der Einführung digitaler Personalakten auf Basis von d.velop documents – von der Analyse bestehender Abläufe über die Konzeption von Berechtigungen bis zur Migration und Schulung. Dabei stehen die Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens im Mittelpunkt. Sie bekommen unter anderem Unterstützung bei:

• der Beratung und Konzeption der digitalen Personalakte
• der Einführung und Migration bestehender Unterlagen
• dem Berechtigungsdesign und den Datenschutzanforderungen
• der Schulung von Mitarbeitenden
• dem Support im laufenden Betrieb

Ob mittelständisches Unternehmen oder größerer Betrieb: Die Lösung wird an Ihre bestehenden Prozesse und Anforderungen angepasst. So wird aus der digitalen Personalakte ein praxistauglicher Bestandteil Ihrer täglichen Personalarbeit.

Machen Sie aus Papier einen digitalen Prozess

Sie möchten Ihre Personalunterlagen digital verwalten und die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen? Sprechen Sie mit uns über Ihre bestehenden Prozesse und die Möglichkeiten einer digitalen Personalakte. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.