Digitale Personalakte: Diese digitalen Unterlagen sind ab 2027 Pflicht

2027 wird zum Wendepunkt für die Personalverwaltung: Neue gesetzliche Vorgaben machen die digitale Aufbewahrung bestimmter Mitarbeiterunterlagen zur Pflicht – höchste Zeit, sich mit der digitalen Personalakte auseinanderzusetzen. Zum 31.12.2026 endet die Übergangsfrist einer Regelung, die schon 2022 eingeführt wurde. Besonders betroffen sind Informationen, die für die Berechnung und Abrechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant sind – geregelt in der überarbeiteten Beitragsverfahrensordnung (BVV). Für Personalverantwortliche, insbesondere im Hinblick auf Arbeitsrecht, Datenschutzrecht und Sozialversicherungsrecht, bedeutet das: Es ist höchste Zeit, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu digitalisieren. In diesem Blogartikel erfahren Sie, ab wann welche Teile der digitalen Personalakte Pflicht werden, worauf zu achten ist – und wie Sie sich jetzt praxisnah vorbereiten können.

Gibt es eine Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht derzeit nicht für alle Arbeitgeber. Im öffentlichen Dienst – insbesondere bei Beamten – gelten teilweise bereits verbindliche Vorgaben, etwa durch das E-Government-Gesetz. Diese betreffen jedoch vor allem Behörden und sind für privatwirtschaftliche Unternehmen nicht relevant.

In der Privatwirtschaft gibt es aktuell keine Verpflichtung, alle Personalunterlagen digital zu führen.

Dennoch: Ab 2027 wird es für Unternehmen verpflichtend, bestimmte Dokumente – wie Entgeltunterlagen oder Nachweise zur Staatsangehörigkeit – ausschließlich digital vorzuhalten.

• Die Form der Personalakte – ob digital oder auf Papier – können Unternehmen aktuell noch frei wählen. Wichtig ist, dass bei einer digitalen Lösung die Anforderungen an den Datenschutz (DSGVO und BDSG) eingehalten werden. Ab 2027 wird es allerdings gesetzlich vorgeschrieben, bestimmte Unterlagen, wie Entgeltnachweise oder Krankenkassenbescheinigungen, digital vorzuhalten.

Diese Unterlagen müssen ab 2027 in der Personalabteilung digital vorliegen

Digitale Personalakte? Jetzt erst recht! Ab 2027 wird die digitale Aufbewahrung bestimmter Unterlagen gesetzlich vorgeschrieben und damit zur Pflicht – wer frühzeitig umstellt, spart langfristig Zeit, Kosten und rechtliche Risiken.
Zwar besteht in der Privatwirtschaft keine generelle Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte, doch ab dem 1. Januar 2027 müssen sozialversicherungsrelevante Unterlagen im Rahmen der Lohnabrechnung verpflichtend digital vorliegen – geregelt in der Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV).

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
• Nachweise zur Versicherungspflicht bzw. zur Versicherungsfreiheit
• Unterlagen zur Entsendung
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse 1  
• Bescheinigungen und Erklärungen von Arbeitnehmern, die für die Sozialversicherung relevant sind (z.B. zu Kindern im Ausland, zum Verzicht auf die Rentenversicherung)

Diese Unterlagen müssen Arbeitgeber grundsätzlich elektronisch bereitstellen können, wenn Betriebsprüfer oder Einzugsstellen diese anfordern. Es gab eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, während der Unternehmen unter bestimmten Umständen einen Antrag auf Befreiung von der digitalen Aufbewahrungspflicht bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen konnten. Diese Möglichkeit endet jedoch. Es wird jedoch generell empfohlen, die Digitalisierung der Personalakte in Betracht zu ziehen, da dies zahlreiche Vorteile wie zentrale Verfügbarkeit, verbesserter Datenschutz und Effizienzsteigerung mit sich bringt.

Digitale Personalakte im DMS: Mehr als nur Pflicht – eine smarte Lösung für die Zukunft

Auch wenn aktuell keine allgemeine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte besteht, wird sich das bald ändern: Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen wie Entgeltnachweise, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen oder Nachweise zur Staatsangehörigkeit ausschließlich digital bereitzuhalten – etwa im Rahmen von Betriebsprüfungen.

Die einfachste und gleichzeitig sicherste Lösung, diese Anforderungen zu erfüllen, ist die digitale Personalakte auf Basis eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit sind nicht nur alle relevanten Dokumente rechtssicher archiviert, sondern auch DSGVO- und GoBD-konform verwaltet. Zugriffsrechte, Protokollierungen, automatische Löschroutinen – all das ist im System bereits integriert.

Besonders praktisch: Über die Integration in Microsoft 365 – z. B. Outlook und Word – wird die Aktenpflege zum Bestandteil des täglichen Workflows. Dank intuitiver Volltextsuche ist jedes Dokument in Sekundenschnelle auffindbar – ganz so einfach wie googeln.

Wer also nicht nur gesetzlich konform arbeiten, sondern gleichzeitig Prozesse vereinfachen und den HR-Bereich zukunftssicher aufstellen möchte, setzt frühzeitig auf eine DMS-basierte Personalakte.

So gelingt der Umstieg auf die digitale Personalakte im DMS

Der Wechsel zur digitalen Personalakte ist mehr als nur eine technische Umstellung – er ist ein strategischer Schritt hin zu effizienteren Prozessen, besserer Datenverfügbarkeit und voller Rechtssicherheit. Auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gelingt die Umstellung besonders strukturiert und nachhaltig. So gehen Sie am besten vor:

1. Ausgangslage analysieren: Welche Dokumente, welche Prozesse?

Starten Sie mit einem ehrlichen Blick auf den Status quo: Welche Personalunterlagen liegen noch in Papierform vor? Wo entstehen unnötige Aufwände oder Medienbrüche? Ziel ist es, bestehende Prozesse rund um die Personalakte zu dokumentieren und erste Optimierungspotenziale zu erkennen.

2. Anforderungen definieren: Was muss das System können?

Eine digitale Personalakte ist dann erfolgreich, wenn sie zu Ihren Strukturen passt. Welche Funktionen sind wichtig – etwa Zugriffsrechte, Fristenmanagement oder Volltextsuche? Gibt es relevante Schnittstellen zu HR- oder Abrechnungssystemen? Und wie sieht es mit der Einhaltung von Datenschutz und Compliance (z. B. DSGVO, GoBD) aus?

3. Die passende Lösung wählen: DMS als strategische Basis

Setzen Sie von Anfang an auf eine Lösung, die mehr kann als nur Scans verwalten. Ein modernes DMS bildet nicht nur die Personalakte ab, sondern wächst mit Ihren Anforderungen – inklusive Automatisierung, Workflows und Integration in Microsoft 365. Das schafft Zukunftssicherheit und eröffnet neue digitale Spielräume im HR-Bereich.

4. Dokumente migrieren: Papier raus, Struktur rein

Papierunterlagen werden gescannt, verschlagwortet und sauber in digitale Strukturen überführt. Dabei sorgen Indexierung, Versionskontrolle und klare Zugriffskonzepte für Ordnung und Sicherheit. Wer möchte, kann den Aufwand durch externe Scanservices minimieren – und sofort digital weiterarbeiten.

5. Mitarbeitende mitnehmen: Schulung statt Umgewöhnung

Der Erfolg steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Deshalb ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen. Durch praxisnahe Schulungen, gute Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten wird der Umgang mit der digitalen Personalakte schnell zur Selbstverständlichkeit.

6. Datenschutz integrieren: Sicherheit von Anfang an

Mit einem DMS lassen sich Datenschutzanforderungen nicht nur einhalten, sondern direkt im System verankern – z. B. über Berechtigungskonzepte, Protokollierungen oder automatische Löschroutinen. So bleiben Sie jederzeit auf der sicheren Seite – auch bei Audits oder Prüfungen.

7. Rollout starten: Mit Plan zur digitalen Akte

Ein strukturierter Einführungsprozess – idealerweise mit Pilotphase – hilft, die Umstellung reibungslos zu gestalten. Schritt für Schritt wird die Lösung im Unternehmen ausgerollt, begleitet durch Support, Feedbackschleifen und praxisnahe Optimierungen.

Von der Teilpflicht zur vollständigen Digitalisierung

Wer für sein Unternehmen mit dem Gedanken der Einführung einer vollständigen digitalen Personalakte spielt, wird feststellen, dass mit ihr zahlreiche Vorteile entstehen, die über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Die digitale Personalakte ist nicht nur eine Antwort auf gesetzliche Pflichten, sondern auch ein Schritt in Richtung effizienter, flexibler und zukunftssicherer Personalverwaltung.

• Optimierte Prozesse: Die vollständige Digitalisierung der Personalakten ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und geringeren Verwaltungsaufwand. Dokumente sind jederzeit zugänglich und können sofort bearbeitet werden, ohne dass auf Papierakten zurückgegriffen werden muss.
• Kostensenkung: Durch die Reduzierung von Papier und physischen Lagerungsanforderungen können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen langfristig erhebliche Kosten einsparen.
• Schneller Zugriff: Mit der digitalen Personalakte haben autorisierte Personen jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf die relevanten Personalinformationen. Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit, insbesondere bei Personalentscheidungen oder der Erstellung von Berichten.
• Sicherheit: Digitale Akten können besser geschützt werden als Papierakten. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups gewährleisten eine hohe Datensicherheit.

2. Vermeidung von Mischformen (Papier + Digital)

Obwohl immer mehr Unternehmen und Behörden den Übergang zur digitalen Personalakte vollziehen, gibt es immer noch Mischformen, bei denen sowohl Papier- als auch digitale Akten parallel geführt werden. Diese Mischformen bringen jedoch einige Herausforderungen mit sich:

• Unübersichtlichkeit: Wenn einige Dokumente noch in Papierform vorliegen, entsteht eine unübersichtliche Struktur, bei der Informationen schwerer zugänglich sind.
• Fehleranfälligkeit: Die parallele Nutzung von Papier und Digitalform erhöht das Risiko von Fehlern, etwa durch doppelte Dateneingabe oder das Verschwinden von Dokumenten.
• Doppelte Arbeit: Das Umwandeln von Papierakten in digitale Formate oder das regelmäßige Abgleichen von digitalen und physischen Akten erfordert zusätzliche Arbeitsaufwände.
• Rechtliche Risiken: In einigen Fällen kann die gleichzeitige Verwendung von Papierakten und digitalen Akten die rechtlichen Anforderungen an eine vollständige Digitalisierung beeinträchtigen, insbesondere wenn die digitale Form nicht korrekt archiviert oder gesichert wird.

3. Effizienz, Transparenz, Zugriffs- und Datenschutz

Die vollständige Digitalisierung der Personalakten erhöht die Effizienz, Transparenz und den Datenschutz.

• Effizienz: Die Digitalisierung reduziert die Zeit, die für die manuelle Suche und Verwaltung von Dokumenten aufgewendet werden muss. Automatisierte Workflows und eine gut strukturierte digitale Akte ermöglichen schnellere Entscheidungen und eine reibungslosere Zusammenarbeit.
• Transparenz: Mit einer digitalen Lösung können alle Akten jederzeit nachvollzogen und überprüft werden. Die Historie eines Mitarbeiters ist klar dokumentiert, was die Transparenz für alle Beteiligten erhöht.
• Zugriffssteuerung: Bei der digitalen Personalakte lässt sich der Zugriff genau steuern. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf bestimmte Daten. Das sorgt für eine gezielte und sichere Nutzung von sensiblen Informationen.
• Datenschutz: Gerade in der Personalverwaltung ist der Datenschutz von größter Bedeutung. Digitale Personalakten bieten eine höhere Sicherheit durch moderne Verschlüsselungstechnologien und Compliance mit Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO.

PAPERLESS SOLUTIONS als Implementierungspartner der digitalen Personalakte

paperless solutions steht für ein papierloses Büro und unterstützt Unternehmen unter anderem bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und der automatisierten Berücksichtigung gesetzlicher Löschfristen. So lassen sich Compliance-Vorgaben effizient umsetzen und rechtliche Risiken minimieren.​ Weitere Vorteile von paperless solutions als Implementierungspartner sind:

• Schnelle Implementierung und branchenspezifische Anpassung: Dank vorgefertigter Aktenpläne und individueller Anpassungsmöglichkeiten ermöglicht paperless solutions eine zügige Einführung der digitalen Personalakte. Kunden profitieren von einer funktionierenden Lösung und geschultem Personal innerhalb kurzer Zeit.​
• Nahtlose Integration in Microsoft 365
  Die digitale Personalakte fügt sich optimal in bestehende Microsoft-365-Umgebungen ein – z. B. durch die direkte Anbindung an Outlook oder Word. Das erleichtert die tägliche Arbeit und reduziert Medienbrüche – ganz ohne Systemwechsel.
• Benutzerfreundliche und skalierbare Lösungen: Die Softwarelösungen sind intuitiv bedienbar und bieten Funktionen wie automatisierte Dokumentenablage, intelligente Suchfunktionen und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Sie sind skalierbar und passen sich den wachsenden Anforderungen des Unternehmens an.​
• Umfassender Support und Beratung: paperless solutions bietet nicht nur Softwarelösungen, sondern auch umfassenden Support und Beratung während des gesamten Digitalisierungsprozesses. Dies stellt sicher, dass Unternehmen optimal betreut werden und ihre Ziele effizient erreichen.​

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für den digitalen Wandel

Ab 2027 gelten neue gesetzliche Anforderungen, die eine digitale Vorhaltung bestimmter Personalunterlagen zwingend machen – nicht nur im öffentlichen Dienst. Wer bereits jetzt in die Digitalisierung investiert, spart langfristig Zeit, Kosten und vermeidet rechtliche Risiken. Unternehmen sollten die Übergangszeit bis Ende 2026 nutzen, um die digitale Personalakte strukturiert und compliant einzuführen.