Digitale Personalakte: So gelingt die rechtssichere Einführung in der HR-Abteilung

Ab dem 1. Januar 2027 ist Schluss mit Papier: Entgeltunterlagen, die für die Sozialversicherung relevant sind, dürfen dann nur noch digital aufbewahrt werden. So verlangt es § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Eine entsprechende Übergangsfrist endet mit dem 31.12.2026. Was viele nicht auf dem Schirm haben: Diese Unterlagen sind fester Bestandteil der klassischen Personalakte. Genau deshalb führt an ihrer vollständigen Digitalisierung eigentlich kein Weg mehr vorbei.

Viele HR-Abteilungen spüren den Wandel bereits, doch oft fehlt ein klares Bild, wie sich die klassische Mitarbeiterakte rechtssicher und effizient digital umsetzen lässt. Dabei bietet der schrittweise Übergang die perfekte Gelegenheit, um Prozesse neu zu denken und besser zu machen. Wer heute startet, profitiert morgen von schlankeren Abläufen, sicherem Zugriff und einer zukunftssicheren Datenstruktur. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Personalakten erfolgreich digitalisieren, welche Funktionen dabei wirklich wichtig sind und warum sich der Umstieg richtig lohnt.

Was ist die digitale Personalakte und was ist zu beachten?

Die digitale Personalakte ist die moderne, elektronische Variante der klassischen Papierakte. Sie speichert alle personalrelevanten Dokumente von Arbeitsverträgen bis zu Krankmeldungen sicher und strukturiert in einem digitalen Archiv. Der entscheidende Vorteil: Statt physischer Ordnerstrukturen ermöglicht die elektronische Akte eine schnelle, transparente und ortsunabhängige Verwaltung aller Personaldaten: rechtssicher, effizient und datenschutzkonform.

Logische und konsistente Ablage von Dokumenten

Im Vergleich zur analogen Version bringt die digitale Personalakte nach ihrer Einführung klare Vorteile: Rollenbasierter Zugriff sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen dürfen. Durch eine einheitliche Aktenstruktur werden Dokumente logisch und konsistent abgelegt, unabhängig davon, ob es sich um Gehaltsabrechnungen, Fortbildungsnachweise oder Arbeitszeugnisse handelt.

Rechtliche und organisatorische Anforderungen

Doch bei der Umstellung gibt es einiges zu beachten: Neben rechtlichen Anforderungen wie DSGVO und Aufbewahrungsfristen sind auch organisatorische Fragen entscheidend: Wer hat Zugriff auf welche Inhalte, Wie werden bestehende Papierakten digitalisiert? Und wie werden die Daten strukturiert abgelegt? Eine gute Planung spart hier nicht nur Aufwand, sondern sichert auch langfristig die Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Welche Teile der Personalakte müssen künftig digital geführt werden?

Ab Anfang 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland bestimmte Unterlagen, die Teil der Personalakte sind, ausschließlich digital vorhalten. Diese Pflicht ergibt sich aus einer Kombination verschiedener gesetzlicher Regelungen, insbesondere der Beitragsverfahrensverordnung und den Vorgaben zur elektronischen Lohnsteuerprüfung (§ 147 AO, § 41 EStG). Das neue Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) unterstützt diese Digitalisierung, ist aber nicht die alleinige Rechtsgrundlage.

Konkret müssen ab 2027 digital vorliegen:

• Arbeitsverträge und Änderungsverträge
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Nachweise über Beitragszahlungen an Sozialversicherungsträger
• Meldungen zur Sozialversicherung (z. B. An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen)
• Nachweise über vermögenswirksame Leistungen
• Lohnsteueranmeldungen und elektronische Lohnsteuerbescheinigungen
• Nachweise über Zuschläge, Zulagen, Sonderzahlungen
• Arbeitszeitnachweise (bei bestimmten Beschäftigungsverhältnissen)
• Bescheinigungen für Behörden (z. B. für das Arbeitsamt, die Familienkasse)

Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026

Unternehmen, die technisch oder organisatorisch noch nicht bereit sind, können sich bis zum 31.12.2026 von der digitalen Pflicht befristet befreien lassen. Danach gilt jedoch ohne Ausnahme die digitale Aufbewahrungspflicht.

„Die digitale Personalakte ist die Chance für Unternehmen, ihre HR endlich zukunftsfähig aufzustellen. Wer jetzt startet, sichert sich nicht nur rechtliche Klarheit, sondern auch echte Effizienzgewinne im Alltag. Unsere Mission bei paperless solutions: Digitalisierung einfach machen, rechtssicher, praxisnah und mit einem klaren Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeitende.“

— Hannes Göbel, Head of Sales bei paperless solutions

Wie die digitale Personalakte nach ihrer Einführung typische HR-Probleme löst

Im HR-Alltag kosten manuelle Ablagen und zeitaufwändige Suchaktionen wertvolle Ressourcen und Nerven. Papierberge führen nicht nur zu Frust, sondern auch zu Fehlerquellen und erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen erheblich. Hinzu kommen lästige Medienbrüche: Wenn Informationen zwischen verschiedenen Systemen und Formaten hin- und hergeschoben werden, entstehen Verzögerungen und Datenverluste. Die digitale Personalakte schafft hier Abhilfe. Sie automatisiert Ablage und Suche, sorgt für eine lückenlose Dokumentation und garantiert dank sicherer Zugriffsrechte maximale Datenschutzstandards. So wird HR effizienter, sicherer und zukunftsfähig.

Vorteile der digitalen Personalakte auf einen Blick

Die digitale Personalakte bringt spürbaren Effizienzgewinn in die Personalverwaltung. Alle wichtigen Dokumente sind zentral und übersichtlich an einem Ort digital gespeichert. So entfällt das zeitaufwändige Suchen und Prozesse werden schneller und transparenter. Weitere Vorteile, die die digitale Personalakte nach ihrer Einführung mit sich bringt, sind:

• Ortsunabhängiger Zugriff (z. B. bei Remote-Work): Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs: Berechtigte Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf die Personalakten zugreifen. Das macht die Zusammenarbeit flexibel und modern.
• DSGVO-konforme Speicherung & Nachvollziehbarkeit: Die digitale Personalakte sorgt für eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung aller personenbezogenen Daten. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick und erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.
• Automatisierung und Reduktion von Papierkosten: Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand bei der Dokumentenverwaltung. Gleichzeitig spart der Verzicht auf Papier nicht nur Kosten, sondern schont auch die Umwelt.

Digitale Personalakte: Worauf Sie bei der Einführung achten sollten

Die digitale Personalakte braucht eine stabile IT-Infrastruktur, die sicheren Zugriff und schnelle Verarbeitung gewährleistet. Achten Sie auf eine Softwarelösung, die nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann und skalierbar ist. Nur so vermeiden Sie späteren Aufwand und können flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

Change Management & Mitarbeitereinbindung

Die Umstellung auf digitale Personalakten gelingt nur mit klarer Kommunikation und aktiver Einbindung der Mitarbeitenden. Schulungen und offene Dialoge helfen, Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen. So wird aus der technischen Neuerung ein Teamprojekt, das alle mitträgt und motiviert.

Datenschutz & Zugriffsrechte

Der Schutz sensibler Personaldaten hat oberste Priorität. Hier gelten strenge gesetzliche Vorgaben. Definieren Sie klare Zugriffsrechte und sorgen Sie für eine lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten. Nur so können Sie Datenschutzverletzungen vermeiden und Vertrauen bei Mitarbeitenden und Führungskräften schaffen.

Checkliste: Einführung digitale Personalakte

Die Umstellung auf eine digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizientes Personalmanagement und rechtssichere Dokumentenverwaltung. Damit der Einstieg gelingt, haben wir eine klare Schritt-für-Schritt-Checkliste für Sie zusammengestellt. Von der Analyse des Ist-Zustands über die Auswahl der passenden Software bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter:innen. Mit diesen 11 Punkten schaffen Sie eine solide Basis für Ihre digitale Zukunft.

Mit der richtigen Vorbereitung und dem passenden Team machen Sie die Einführung der digitalen Personalakte zum Erfolg und schaffen mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz in Ihrer Personalabteilung. Also: Checkliste schnappen, Schritt für Schritt abhaken und sofort loslegen!

1. Bedarf klären und rechtliche Vorgaben prüfen: Überlegen Sie, welche Anforderungen Ihre Personalabteilung hat und welche gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden müssen.
2. Ist-Zustand analysieren: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Papierakten und bestehenden digitalen Systeme.
3. Ziele definieren: Legen Sie fest, welche Verbesserungen die digitale Personalakte bringen soll – z. B. mehr Effizienz, bessere Übersicht oder mehr Sicherheit.
4. Projektteam zusammenstellen: Binden Sie alle relevanten Abteilungen und Verantwortlichen ein, um das Projekt breit abzusichern.
5. Anforderungen formulieren: Sammeln Sie alle technischen und organisatorischen Wünsche und legen Sie klare Kriterien für die Softwareauswahl fest.
6. Datenschutzkonzept erstellen: Stellen Sie sicher, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden und entwickeln Sie ein Konzept für die sichere Verwaltung der Daten.
7. Software auswählen: Wählen Sie eine Lösung, die Ihre Anforderungen optimal erfüllt und flexibel mit Ihrem Unternehmen wächst.
8. Pilotprojekt starten: Testen Sie die Software zunächst in einem kleinen Bereich, um Erfahrungen zu sammeln und Prozesse anzupassen.
9. Mitarbeiter schulen: Bereiten Sie Ihr Team durch Schulungen auf den Umgang mit der digitalen Personalakte vor und schaffen Sie Akzeptanz.
10. Alte Akten digitalisieren: Digitalisieren Sie Ihre Papierakten systematisch, um alle relevanten Daten zentral verfügbar zu machen.
11. Regelmäßige Wartung & Updates: Sorgen Sie langfristig für die Aktualität und Sicherheit Ihres Systems durch regelmäßige Pflege und Weiterentwicklung.

Digitalisierung ist kein Projekt, sondern eine Haltung

Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein entscheidender Schritt, um den Anforderungen der modernen Personalverwaltung gerecht zu werden, sei es bei der rechtssicheren Ablage von Gehaltsabrechnungen, der Einhaltung von Löschfristen bezüglich der Personalakte oder der Digitalisierung sensibler Mitarbeiterdaten. Dabei gilt: Ohne den richtigen Partner wird die Umstellung schnell zum komplexen Projekt.

Einführung digitale Personalakte mit paperless solutions

paperless solutions unterstützt Unternehmen als erfahrener Digitalisierungspartner mit maßgeschneiderten DMS-Lösungen, die nicht nur alle rechtlichen Vorgaben erfüllen, sondern auch die tägliche Arbeit im HR-Bereich spürbar erleichtern. Von der Auswahl der passenden Software bis hin zur Integration in bestehende Systeme begleitet paperless solutions Sie Schritt für Schritt inklusive Schulungen und einem starken Support.

Rechtssicher, nachhaltig und wirtschaftlich erfolgreich

Profitieren Sie von automatisierten Workflows und digitaler Effizienz, die Ihnen helfen, Ihre Personalakte und Gehaltsabrechnung zukunftssicher zu gestalten, Ihre Löschfristen einzuhalten und nie wieder Fristen zu versäumen. Mit paperless solutions als Partner wird Ihr Projekt „Einführung digitale Personalakte“ rechtssicher, nachhaltig und wirtschaftlich erfolgreich umgesetzt.