Sicherheit & Compliance
Aufbewahrungsfristen: Überblick und Tipps, um Fristen besser einzuhalten
Digitales Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, nie wieder einen Stichtag zu verpassen
So gelingt die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente: mit GoBD, OCR und der passenden DMS-Strategie
Was passiert mit Ihren digitalen Dokumenten in zehn Jahren, wenn das Dateiformat veraltet ist, die Software nicht mehr unterstützt wird oder rechtliche Vorgaben sich geändert haben? Mit der fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen wächst der Druck, wichtige Daten nicht nur digital, sondern auch dauerhaft und rechtssicher zu speichern. Begriffe wie GoBD-konform, DSGVO und gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind längst kein reines IT-Thema mehr. Sie gehen alle an. Denn wer denkt, ein Backup reiche zur sicheren Langzeitarchivierung, irrt gewaltig. Verträge, Jahresabschlüsse oder digitale Rechnungen müssen oft zehn Jahre oder länger verfügbar, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Wie Sie ein zukunftsfähiges und gesetzeskonformes Informationsmanagement erreichen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Definition: Was ist Langzeitarchivierung?
Die Langzeitarchivierung umfasst alle Maßnahmen, mit denen digitale Daten über viele Jahre hinweg lesbar, unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden, und zwar unabhängig von Software-Updates, Dateiformaten oder technischen Veränderungen. Ein gutes Dokumentenmanagement-System (DMS) mit digitalem Archiv hilft dabei, diese Daten strukturiert, sicher und revisionssicher abzulegen.
Abgrenzung zur kurzfristigen Datenhaltung
Daten werden heute in vielen Prozessen genutzt, doch nicht alle müssen langfristig gespeichert werden. Während kurzfristige Datenhaltung für den schnellen Zugriff gedacht ist, geht es bei der Langzeitarchivierung um die dauerhafte und sichere Aufbewahrung.
- Kurzfristige Datenhaltung bedeutet, Daten temporär zu speichern und flexibel zu nutzen. Sie unterstützt aktuelle Arbeitsabläufe, ohne rechtliche Anforderungen zur Aufbewahrung zu erfüllen.
- Langzeitarchivierung stellt sicher, dass wichtige Dokumente über Jahre hinweg DSGVO-konform und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher archiviert werden. Das schützt vor Datenverlust und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Archivarten im Überblick
Eine nachhaltige Langzeitarchivierung ist für Unternehmen unverzichtbar, die ihre Daten sicher und gesetzeskonform bewahren wollen. Es gibt zwei Hauptarten der Archivierung: physisch und digital. Beide haben ihre Vorteile, je nach Bedarf und rechtlichen Vorgaben.
- Physisches Aktenarchiv: Klassische Papierarchive zur Aufbewahrung von Originaldokumenten.
- Digitales Dokumentenmanagement-System (DMS): Modernes System, um digitale Daten langfristig speichern und revisionssicher verwalten zu können.
„Langzeitarchivierung ist ein Muss für jedes zukunftsorientierte Unternehmen. Wer heute nicht sicherstellt, dass digitale Dokumente auch in zehn oder zwanzig Jahren noch lesbar und rechtskonform verfügbar sind, riskiert mehr als nur Datenverlust – er gefährdet seine gesamte Informationsbasis.“
— xxx, xxx bei paperless solutions
Gesetzliche Anforderungen an die Langzeitarchivierung
Langzeitarchivierung ist die Grundlage für rechtskonformes und effizientes Datenmanagement in Unternehmen. Bei der Prozessdigitalisierung sind gesetzliche Vorgaben essenziell, um Daten sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform aufzubewahren. Folgende Regelungen und Gesetze gibt es:
GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie digitale Daten und Dokumente rechtssicher aufbewahrt werden müssen, damit sie jederzeit prüfbar und unveränderbar bleiben. Sie garantieren, dass die Langzeitarchivierung in einem DMS oder Aktenarchiv den gesetzlichen Anforderungen entspricht und somit die digitale Daten langfristig gespeichert werden.
HGB
Das HGB (Handelsgesetzbuch) legt fest, dass Geschäftsunterlagen über bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen, meist sechs bis zehn Jahre, sicher archiviert werden müssen. Diese gesetzliche Aufbewahrungsfrist bildet die Basis für eine strukturierte und nachvollziehbare Langzeitarchivierung in Unternehmen.
DSGVO
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck notwendig ist, und dabei jederzeit geschützt und DSGVO-konform verarbeitet werden. Dies betrifft auch die Langzeitarchivierung, denn digitale Daten müssen unter strengen Datenschutzrichtlinien in einem sicheren Aktenarchiv oder DMS aufbewahrt werden.
GDPdU
Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) gewährleisten, dass Finanzbehörden bei Prüfungen auf digitale Daten zugreifen können, die korrekt archiviert und unverändert gespeichert sind. Sie fordern von Unternehmen eine transparente und nachvollziehbare Langzeitarchivierung, um digitale Geschäftsunterlagen rechtskonform bereitzustellen.
Herausforderungen der Langzeitarchivierung
Mit der richtigen Strategie bleibt das digitale Erbe auch langfristig lebendig. Denn die Langzeitarchivierung ist kein „Set-and-Forget“-Thema, sondern eine Aufgabe, die Technik, Organisation und Sicherheit clever verbindet. Dabei lauern allerdings einige Stolpersteine. Hier sind die größten Herausforderungen, die Unternehmen beim Thema Langzeitarchivierung oft begegnen – und wie man sie am besten meistert:
1. Datenformate: Das Format entscheidet über die Zukunft
Nicht jedes Datenformat ist für die Ewigkeit gemacht. PDFs, TIFFs, Word-Dokumente, sie alle haben unterschiedliche Haltbarkeiten und Kompatibilitäten. Ein Format, das heute Standard ist, kann in ein paar Jahren schon veraltet sein. Deshalb heißt es: Immer darauf achten, dass die Formate offen, weit verbreitet und gut dokumentiert sind. Nur so bleibt der Zugriff auf die Daten auch in 10 oder 20 Jahren noch problemlos möglich.
2. Medienalterung: Digitale Daten altern trotzdem
Digitale Daten sind zwar keine Bücher, aber auch sie „altern“. Ob Festplatten, CDs oder USB-Sticks, die physischen Speichermedien können mit der Zeit kaputtgehen, Daten können verloren gehen. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Backups zu machen und die Daten auf neue, zuverlässige Medien zu migrieren. So bleibt die Langzeitarchivierung robust gegen den Zahn der Zeit.
3. Zugriffsrechte: Wer darf was sehen?
Langzeitarchivierung heißt, Daten aufzubewahren und sicherzustellen, dass nur die richtigen Leute Zugriff darauf haben. Gerade bei sensiblen Informationen sind klare Zugriffsrechte ein Muss. Die Herausforderung: Diese Rechte müssen über Jahre oder Jahrzehnte aktuell bleiben, auch wenn sich Firmenstrukturen oder Mitarbeiter ändern.
4. Migrationszyklen: Daten am Leben halten
Technologie entwickelt sich rasant weiter. Deshalb ist die Langzeitarchivierung ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Migrationen der Daten erfordert. Alte Daten müssen auf neue Systeme übertragen und an aktuelle Standards angepasst werden. Nur so verhindert man, dass Informationen in veralteten Systemen steckenbleiben und irgendwann unlesbar werden.
Digitale Langzeitarchivierung mit einem DMS
Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen, die weit über die bloße Speicherung hinausgehen. Ein DMS macht digitale Langzeitarchivierung smart, sicher und effizient – genau das, was Unternehmen heute brauchen, um ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.
Vorteile eines DMS auf einen Blick
Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, allen voran den orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf wichtige Daten. Mitarbeitende können jederzeit und überall auf benötigte Dokumente zugreifen, ohne lange Suchzeiten in Kauf nehmen zu müssen. Gleichzeitig garantiert ein DMS die Revisionssicherheit: Alle Dokumente werden lückenlos und unveränderbar gespeichert, sodass gesetzliche Anforderungen erfüllt sind und Unternehmen bei Prüfungen oder Audits gut aufgestellt sind. Darüber hinaus lassen sich Dokumente automatisch indexieren und nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren. Das sorgt für effizientere Abläufe und reduziert potenzielle Fehlerquellen erheblich.
Must-have Features eines DMS für die Langzeitarchivierung
- Volltextsuche & intelligente Indexierung: Schluss mit der mühsamen Suche! Durch intelligente Indexierungsalgorithmen und Volltextsuche finden Nutzer Dokumente in Sekundenschnelle, selbst wenn sie nur einen kleinen Teil des Inhalts kennen.
- Feingranulare Zugriffskontrollen: Sensible Daten bleiben geschützt. Ein robustes Rechtemanagement stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben.
- Revisionssichere Speicherung: Ein DMS speichert Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar, inklusive Zeitstempeln und Audit-Trails für maximale Rechtssicherheit und Transparenz.
- Automatisierte Archivierungsregeln: Dokumente werden je nach Unternehmensrichtlinie automatisch archiviert, gelöscht oder revisionssicher aufbewahrt, ganz ohne manuellen Aufwand.
Technologische Grundlagen
Was heute digital abgelegt wird, soll auch in 10, 20 oder 50 Jahren noch lesbar, sicher und nachvollziehbar sein. Damit das klappt, braucht es ein paar technische Helfer im Hintergrund. Wir stellen die wichtigsten Grundlagen vor:
PDF/A – der digitale Tresor für Dokumente
Wenn normale PDFs flexible Alleskönner sind, dann ist PDF/A ihr zuverlässiger, unbestechlicher Cousin. Das „A“ steht für Archivierung, und genau dafür wurde dieses Format entwickelt. Keine eingebetteten Schriftarten, keine Videos, keine externen Links, keine Überraschungen. PDF/A friert das Dokument technisch so ein, wie es ist, inklusive aller Inhalte und Metadaten. Ergebnis: Selbst in Jahrzehnten kann man das Dokument noch genau so öffnen, wie es damals archiviert wurde.
OCR – Wenn der Scanner lesen lernt
Papierdokumente einfach nur einscannen? Reicht nicht. Damit du Inhalte später auch suchen und finden kannst, kommt OCR (Optical Character Recognition) ins Spiel. Diese Texterkennung macht aus Bilddaten echte, durchsuchbare Textinformationen. So wird aus einem gescannten Vertrag ein digitales Dokument, das du in Sekunden wiederfindest, sogar mit einem Tippfehler im Suchbegriff.
Speichermedien – die digitale Ablagefrage
Festplatte? NAS? Bandlaufwerk? Oder gleich in die Cloud? Für die Langzeitarchivierung ist es wichtig, dass Daten dauerhaft lesbar, geschützt und möglichst ausfallsicher gespeichert werden. Klassische Speichermedien wie Festplatten oder Bänder sind zwar etabliert, aber irgendwann reif fürs Museum. Wichtig ist hier ein cleveres Konzept zur Datenmigration, bevor ein Medium aus der Mode kommt.
Cloud vs. On-Premises – wo wohnt mein Archiv?
Speichern in der Cloud heißt: maximale Flexibilität, automatische Backups, wenig eigener Aufwand, aber auch Vertrauen in den Anbieter. On-Premises, also auf eigener Hardware vor Ort, gibt maximale Kontrolle, bedeutet aber auch: Wartung, Updates, Stromkosten. Beide Varianten haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist, wie sensibel die Daten sind und welche Compliance-Vorgaben gelten.
Verschlüsselung – Sicherheit für die Ewigkeit
Ein digitales Archiv ist nur so gut wie sein Schutz. Deshalb ist Verschlüsselung Pflicht. Ob bei der Übertragung oder auf dem Speicher selbst, sensible Daten brauchen ein digitales Schloss. Wichtig: Die Schlüssel zur Entschlüsselung müssen langfristig sicher aufbewahrt werden. Sonst ist das digitale Archiv irgendwann wie eine Schatztruhe ohne Schlüssel.
Best Practices & Strategien
Archivierung, das klingt nach staubigen Kellern, ist heute aber Hightech pur. Damit digitale Dokumente sicher aufbewahrt und jederzeit auffindbar, nachvollziehbar und revisionssicher bleiben, braucht es mehr als nur Speicherplatz. Hier kommen ein paar erprobte Strategien ins Spiel:
- Klare Archivstruktur: Ordnung ist das halbe Archiv. Wer von Anfang an eine sinnvolle Struktur anlegt, nach Abteilungen, Projekten oder Dokumententypen, spart später viel Sucherei und Nerven. Tipp: Konsistente Benennungen und klare Regeln helfen auch neuen Mitarbeitenden, sich schnell zurechtzufinden.
- Berechtigungskonzepte: Nicht jeder muss alles sehen. Ein fein abgestimmtes Rollen- und Rechtemanagement stellt sicher, dass sensible Informationen nur dort landen, wo sie hingehören und schützt gleichzeitig vor versehentlichem Löschen oder Verändern.
- Audit-Trails und Versionierung: Wer hat wann was geändert? Gute Archivsysteme dokumentieren jede Aktion und halten ältere Versionen sicher fest. Das sorgt für Transparenz und erfüllt wichtige Compliance-Anforderungen.
So unterstützt paperless solutions bei der Langzeitarchivierung
Langzeitarchivierung muss kein kompliziertes Projekt sein. Mit der richtigen DMS-Software wird sie zum strategischen Vorteil. Paperless solutions bietet Ihnen genau das: eine leistungsstarke Plattform, mit der Sie Ihre digitale Dokumentenablage organisieren, rechtssicher speichern und einfach verwalten können: On Premises oder in der Cloud, ganz wie Sie es brauchen.
Unsere Lösung sorgt für eine revisionssichere Archivierung gemäß den Anforderungen der GoBD und erfüllt damit sämtliche Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Durch moderne OCR-Texterkennung sind Ihre Dokumente sicher archiviert und jederzeit durchsuchbar, egal ob in der digitalen Akte oder übergreifend im System.
Ganz gleich, ob es um Verträge, Rechnungen oder HR-Dokumente geht: Mit paperless solutions bleiben Ihre Daten langfristig verfügbar, geschützt und jederzeit auffindbar. Und Sie sind für jede Prüfung bestens vorbereitet.
