SharePoint als DMS? Zusammenarbeit trifft Sicherheit mit PAPERLESS-SOLUTIONS

„Warum ein DMS? Wir nutzen doch schon SharePoint!“. Eine Aussage, die man nicht selten hört, wenn es um das Dokumentenmanagement von Unternehmen geht. Kein Wunder, denn SharePoint bietet bereits einige Funktionen, die einer DMS-Software auf den ersten Blick ziemlich nahekommen. Doch was passiert, wenn gesetzliche Anforderungen, komplexe Freigabeprozesse oder langfristige Archivierung hinzukommen? Viele Unternehmen merken jetzt, dass SharePoint als DMS allein nicht immer ausreicht.

Dokumentenmanagement im Überblick

Ein DMS ist eine Software, mit der Unternehmen ihre Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge digital erfassen, organisieren, bearbeiten und sicher archivieren. Dabei geht es nicht nur um Ablage, sondern um strukturiertes Informationsmanagement. Häufig kommt ein DMS mit einem umfassenden ECM-System. Unternehmen entscheiden dabei häufig zwischen Standardsoftware vs. Individualsoftware. Der Begriff ist vor allem in Europa üblich. Im Englischen spricht man eher von „Records Management“.

Sicher, gesetzeskonform und zentral: Das sind die Anforderungen an ein DMS

Viele Unternehmen vertrauen auf ein DMS, weil es ihnen ihre Arbeit enorm erleichtert. Und genau dafür ist es da: Es soll Unternehmen dabei unterstützen, Dokumente effizient zu verwalten und Unternehmensprozesse zu vereinfachen. Ein DMS ermöglicht eine strukturierte Dokumentenlenkung und Automatisierung von Freigaben und Prüfprozessen. Damit das gut funktioniert, sollte die Software grundlegende Anforderungen erfüllen:

• Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung: Dokumente müssen gesetzeskonform und unveränderbar gespeichert werden, das bedeutet: Unternehmen müssen gesetzliche Archivierungspflichten erfüllen und eine hohe Auditfähigkeit sicherstellen.
• Einfache Erfassung und Digitalisierung: Belege, E-Mails oder Verträge sollen unkompliziert eingescannt oder elektronisch erfasst werden können.
• Schnelle Suche und Auffindbarkeit: Dokumente müssen leicht und schnell über verschiedene Suchkriterien wie Metadaten oder Volltextsuche auffindbar sein.
• Zentrale Ablage und Workflow-Unterstützung: Dokumente werden in einer klaren Aktenstruktur organisiert, häufig in Form einer digitalen Akte. Mit einem DMS lassen sich Medienbrüche beseitigen, indem Dokumente zentral und digital abgelegt werden.
• Standortübergreifender Zugriff und Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeiter sollen von verschiedenen Standorten auf Dokumente zugreifen können und die Software sollte intuitiv bedienbar sein. Ein klares Berechtigungskonzept und eine strukturierte Zugriffskontrolle sorgen für hohe Informationssicherheit.

DMS, SharePoint, Microsoft 365: Wie passen diese Begriffe zusammen?

SharePoint bietet zwar einige DMS-Funktionen, wie Ablage und Versionierung, ist in erster Linie aber eine Groupware für die Zusammenarbeit in Teams, also für das Teilen, gemeinsame Bearbeiten und Organisieren von Dokumenten. Sprich: SharePoint ist primär eine Collaboration-Plattform mit DMS-Funktionen.

Microsoft 365 für Dokumentenmanagement? Stärken und Grenzen von Office 365 als DMS

Microsoft 365, vor allem SharePoint, gehört zu den Spitzenreitern, wenn es darum geht, Unternehmensdokumente zentral abzulegen, gemeinsam zu bearbeiten oder den Überblick über Versionen zu behalten. Nur stößt es auch schnell an seine Grenzen, wenn die Anforderungen die Team-Funktionen überschreiten. Hier eine kurze Zusammenfassung der Vor- und Nachteile von SharePoint als DMS:

DMS mit SharePoint aus Microsoft 365 allein reicht nicht? Zeit für echtes Dokumentenmanagement

Wenn gesetzliche Vorgaben, komplexe Prozesse oder langfristige Nachweise wichtig sind, dann reicht SharePoint oft nicht aus. Hier braucht es ein „echtes“ und vollwertiges DMS. Kurz gesagt: Je strenger die Regeln und je komplexer die Prozesse, desto eher muss ein richtiges DMS her. Erfüllen Sie diese Anforderung sollten Sie sich nach einem angemessenen Dokumentenmanagementsystem umsehen:

• Compliance und revisionssichere Archivierung: Wenn gesetzliche Vorgaben wie GoBD, DSGVO oder ISO 9001 eingehalten werden müssen. Neben der Archivierungspflicht spielt auch ein klares Löschkonzept eine wichtige Rolle.
• Dokumentenintensive Prozesse und komplexe Workflows, zum Beispiel Freigaben, Prüfungen oder Genehmigungsprozesse über mehrere Abteilungen.
• Langfristige Aufbewahrungspflichten: Wenn Dokumente über viele Jahre hinweg sicher gespeichert werden müssen.
• Hohe Anforderungen an Reporting, Audit Trails, Sicherheit und klare Regeln für Governance, zum Beispiel für Nachweise, Prüfungen oder interne/externe Audits.

Best-of-Both-Worlds: Das DMS mit Microsoft 365-Integration von PAPERLESS-SOLUTIONS

Genauer bedeutet das: Die Software unterstützt verschiedene DMS-Schnittstellen, sodass sich Microsoft 365 und das DMS problemlos verbinden lassen. Mitarbeiter arbeiten gewohnt in Microsoft 365, das DMS sorgt für rechtliche Sicherheit und geordnete Abläufe. Warum sich also entscheiden, wenn man beides haben kann? Mit PAPERLESS-SOLUTIONS wird genau das möglich: Das DMS lässt sich nahtlos in die bestehende Microsoft-365-Umgebung integrieren, sodass beide Systeme problemlos zusammenarbeiten. Hier das Beste aus beiden Welten:

• Einrichtung und Anbindung an Microsoft 365: Das DMS wird nahtlos in die bestehende Microsoft-365-Umgebung integriert, sodass beide Systeme reibungslos zusammenarbeiten. Es unterstützt auch die Integration von Microsoft Dynamics 365, sodass alle Unternehmensdaten zusammengeführt werden.
• Dokumentenablage und Zusammenarbeit: SharePoint übernimmt die Teamarbeit, das DMS sorgt für strukturierte E-Mail-Archivierung und sichere Ablage.
• Automatisierte Workflows und Freigaben: Prozesse lassen sich effizient steuern, wie einfache Genehmigungen oder komplexe Freigabeschritte, die Rechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement.
• Sichere Archivierung und Compliance: Alle Dokumente werden revisionssicher und nach gesetzlichen Vorgaben archiviert.
• Zentrale Suche und einfache Auffindbarkeit: Mitarbeiter finden alle Dokumente schnell an einem zentralen Ort.
• Vorteile für Teams und Mitarbeiter: Die Kombination steigert Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit im Arbeitsalltag.

💡 Besonders geeignet ist PAPERLESS-SOLUTIONS für Unternehmen mit komplexen Prozessen, Compliance-Anforderungen und standortübergreifender Zusammenarbeit.

Werden Sie Teil beider Welten!

Sie möchten wissen, wie ein DMS SharePoint sinnvoll ergänzt? In unserer Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Zusammenarbeit, Archivierung und Workflows perfekt zusammenspielen.