Wo analoge und digitale Prozesse kollidieren, sind Ineffizienzen die Folge. Das muss nicht sein.
Viele Unternehmen könnten deutlich effizienter arbeiten. Dazu müssten sie lediglich einen besonders hartnäckigen Feind bekämpfen: den Medienbruch. Dieser kann zum Beispiel plötzlich auf einer Geschäftsreise auftreten: Sie müssten kurzfristig eine Vertragsänderung genehmigen und haben die Vertragsdatei sogar auf dem Laptop dabei. Dennoch können Sie keine Unterschrift leisten, weil Sie über keine elektronische Signaturlösung verfügen. Das Problem liegt im Medienwechsel zwischen analoger und digitaler Welt: Medienbrüche wie dieser können Geschäftsprozesse verlangsamen, sogar Fehler verursachen und kostbare Ressourcen verschwenden. In diesem Blogartikel werden wir untersuchen, warum es entscheidend ist, Medienbrüche in Ihrem Unternehmen zu überwinden.
Medienbrüche sind Unterbrechungen oder Inkonsistenzen im Informationsfluss. Diese können innerhalb eines Unternehmens oder zwischen verschiedenen Systemen und Medien auftreten. Sie treten etwa dann zutage, wenn Informationen zwischen physischen und digitalen Formaten, zwischen verschiedenen Softwareanwendungen oder Abteilungen übertragen werden müssen. Dies erfordert dann in der Praxis oft manuelle Eingriffe. Medienbrüche können Prozesse in die Länge ziehen, höhere Kosten verursachen und dazu beitragen, dass mehr Ressourcen wie Papier und Platz verbraucht werden.
Medienbrüche sind vielfältig und haben erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen. So führen sie zu einem Verlust von Zeit und Effizienz, wenn etwa physische Dokumente gescannt und in digitale Formate umgewandelt werden müssen, wie das bei Vertragsumläufen der Fall sein kann. Die nämlich kennen die Wiederholung von Ausdrucken, Signieren, Digitalisieren, Weitersenden, Archivieren, bis alle Vertragspartner unterschrieben haben.
Des Weiteren sind Medienbrüche fehleranfällig. Sie bergen das Risiko von Datenverlust. Bei der manuellen Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Systemen oder Medien treten Fehler auf, die immer mal wieder zu ungenauen oder verlorenen Daten führen. Hinzu kommen mangelnde Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Bei Informationen, die zwischen Abteilungen oder Anwendungen hin und her geschoben werden, verliert man oft Überblick über den aktuellen Status.
Auch bei Fachsoftwares, die nicht auf jedem Rechner installiert sind, treten Medienbrüche auf. Unternehmen, die spezialisierte Softwareanwendungen nutzen, haben das Problem, dass nicht jeder die erzeugten Dokumente (z.B. CAD-Zeichnungen) abrufen kann. Auch auf diese Weise entstehen Medienbrüche, die die Effizienz von Workflows behindern. Eine Medienbruch-Eliminierung ist in jedem Falle entscheidend. Die Digitalisierung von Prozessen, wie beispielsweise die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Verträgen, kann verbessert die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen.
Die Auflösung von Medienbrüchen, also die Beseitigung von Hindernissen im Informationsaustausch, bietet zahlreiche Vorteile, die die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern. Hier sind einige wichtige Vorteile:
Das Auflösen von Medienbrüchen ist somit nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern auch eine strategische Entscheidung, die Unternehmen in vielerlei Hinsicht stärkt und zukunftsfähiger macht.
Die technologische Auflösung von Medienbrüchen auf dem Weg zum papierlosen Büro erfordert eine umfassende Strategie. Diese zielt auf die Integration von verschiedenen Tools und Plattformen ab. Hier sind einige Schlüsselansätze, wie Unternehmen Medienbrüche technologisch auflösen können:
Unternehmen verwenden spezialisierte Softwarelösungen, um physische Dokumente und Informationen in digitale Formate zu konvertieren. Dies kann durch Scannen mit optischer Texterkennung (OCR) und einem Dokumentenmanagement-System (DMS) erfolgen. Zentral im DMS abgelegte Dokumente, die mit Spezialsoftware erstellt wurden, sind so als PDF auf für Mitarbeiter einsehbar, die über die Software nicht verfügen.
Workflow-Automatisierungstools ermöglichen die nahtlose Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Diese Tools können Aufgaben automatisch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen weiterleiten, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Cloud-Speicherlösungen wie ein DMS in der Cloud bieten die Möglichkeit, Dokumente und Informationen zentral in der digitalen Dokumentenablage zu speichern und von überall aus darauf zuzugreifen. Mit einem digitalen Archiv lassen sich Dokumente auch revisionssicher ablegen. Kombiniert mit Collaboration-Plattformen wie Microsoft Teams oder Slack können Teams effizient zusammenarbeiten und Informationen in Echtzeit teilen.
E-Signatur-Tools wie DocuSign ermöglichen es Unternehmen, Verträge und Dokumente digital zu unterschreiben und zu genehmigen, ohne auf physische Kopien angewiesen zu sein. Diese Unterschriften sind rechtssicher und ortsunabhängig einsetzbar.
ERP-Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse und Abteilungen in einem zentralen System. Dies reduziert Medienbrüche, indem es eine kohärente Datenquelle schafft, auf die alle Abteilungen zugreifen können.
Unternehmen können APIs (Application Programming Interfaces) nutzen, um verschiedene Softwareanwendungen miteinander zu verbinden und einen nahtlosen Informationsaustausch zu ermöglichen.
Die Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie die neuen Technologien effektiv nutzen können. Schulungen und Schulungsprogramme können dazu beitragen, den Übergang zur digitalen Arbeitsweise zu erleichtern.
Die Kombination dieser Technologien trägt dazu bei, Medienbrüche in Unternehmen aufzulösen und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. Es ist jedoch wichtig, dass die Implementierung gut geplant und auf die spezifischen Bedürfnisse und Abläufe eines Unternehmens zugeschnitten ist.
Das Auflösen von Medienbrüchen ist von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern. Das Beseitigen dieser Hindernisse im Informationsaustausch ermöglicht beschleunigte Arbeitsabläufe, reduzierte Fehleranfälligkeit, höhere Transparenz und bessere Zusammenarbeit. Darüber hinaus führt sie zu Kosteneinsparungen, einer verbesserten Kundenzufriedenheit, einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil, besserer Compliance und Umweltfreundlichkeit. Technologische Ansätze wie die Einführung von Digitalisierungssoftware, Workflow-Automatisierungstools, Cloud-Speicher und Collaboration-Plattformen spielen eine entscheidende Rolle bei der Beseitigung von Medienbrüchen und der Schaffung eines reibungslosen Informationsflusses in modernen Unternehmen.
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