Dokumentenmanagement-Workflow: mehr Effizienz durch Automatisierunggbeitrags

Freigaben und Genehmigungen sind beispielhafte tägliche Berührungspunkte von Unternehmen mit Dokumentenmanagement-Workflows. Sie kommen in den meisten Abteilungen vor und reichen von der ERV über das Vertrags- und Personalmanagement bis hin zur Compliance. Ein Beispiel: die Rechnungsfreigabe. Vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe und Archivierung der Rechnung durchläuft das Dokument mehrere Stationen – und zwar automatisiert. Digitale Workflows sorgen dabei für Effizienz und Transparenz. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie ein jeder durchdachter Dokumentenmanagement-Workflow Ihr Unternehmen unterstützt, wie ein DMS-Workflow überhaupt funktioniert und welche Vorteile er bringt.

Definition: Was ist ein Dokumentenmanagement-Workflow?

Ein Dokumentenmanagement-Workflow (auch Dokumenten-Workflow oder Document Workflow) bezeichnet den strukturierten, oft automatisierten Ablauf von Aufgaben und Prozessen, die mit der Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in einem Unternehmen verbunden sind. Ziel ist es, Dokumente effizient zu organisieren, den Zugang zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Dieser Workflow wird in der Regel durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt (Dokumentenmanagement-System-Workflow), das Funktionen wie die Visualisierung von Prozessen, Versionierung, Zugriffskontrolle und Automatisierung von Freigabeprozessen bietet.

Dokumenten-Workflow: Abgrenzung und Schlüsselfunktionen

Ein Dokumentenmanagement-Prozess hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Der Dokumenten-Workflow unterstützt dabei, Arbeitsabläufe zu standardisieren und in den größeren Kontext des Prozessmanagements einzugliedern. Die Hauptfunktionen sind:

• Prozessmanagement und BPM: Ein Dokumentenmanagement-Workflows (Document Management Workflow) ist eng mit Business Process Management (BPM) verknüpft, weil er Teil eines umfassenderen Prozessmanagements ist, das die Effizienz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsabläufen sicherstellt.
• Freigabeprozess: Ein zentraler Bestandteil ist der Freigabeprozess, bei dem Dokumente durch definierte Genehmigungsstufen gehen, bevor sie als final gelten.
• Visualisierung: Moderne Systeme erlauben die grafische Darstellung von Workflows, um komplexe Prozesse verständlich und anpassbar zu machen.

Herausforderungen in traditionellen Dokumenten-Workflows

Im Business-Umfeld sind effiziente Dokumentenmanagement-Workflows entscheidend für Zeitersparnis, Sicherheit und reibungslose Zusammenarbeit. Doch traditionelle Workflows für die Dokumentenverwaltung stoßen hier an ihre Grenzen. Die größten Herausforderungen sind:

1. Zeitverlust durch manuelle Prozesse

Manuelle Schritte wie das Drucken, Scannen, Weiterleiten und Archivieren von Dokumenten kosten Zeit und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Ein veralteter Dokumentenmanagement-Prozess führt zu Verzögerungen, verursacht durch die Suche nach Dateien oder das Warten auf die Freigabe durch Kollegen. Ein moderner Document Management Workflow automatisiert diese Schritte und schafft Freiräume für produktive Arbeit.

2. Sicherheits- und Compliance-Risiken

Traditionelle Dokumentenverwaltungs-Workflows bieten oft keine ausreichenden Mechanismen, um sensible Daten zu schützen oder rechtliche Anforderungen wie DSGVO zu erfüllen. Unverschlüsselte Dateien, unkontrollierter Zugriff und fehlende Audit-Trails sind typische Schwachstellen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System minimiert diese Risiken, indem es sichere Zugriffskontrollen und automatische Protokollierungen integriert.

3. Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen und Standorten wird immer wichtiger. Traditionelle Workflows für die Dokumentenverwaltung erschweren dies: zentrale Ablagen fehlen und Bearbeitungsprozesse sind unklar. So können mehrere Versionen eines Dokuments für Verwirrung sorgen. Ein effektiver Dokumenten-Workflow ermöglicht eine zentrale Dokumentenablage und unterstützt durch Funktionen wie Echtzeit-Bearbeitung und Versionskontrolle.

Vorteile eines automatisierten DMS-Workflows

Ein automatisiertes Workflow-Management bietet viele Vorteile. Es steigert die Effizienz durch die Automatisierung von Routineaufgaben in der Dokumentenverwaltung und minimiert so manuelle Eingriffe. Zudem unterstützt es Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen, weil alle Schritte im Dokumentenmanagement-Prozess nachvollziehbar und regelkonform dokumentiert werden. Die verbesserte Transparenz und zentrale Organisation im Document Workflow erleichtern die Zusammenarbeit im Team und sorgen für einen reibungslosen Workflow für die Dokumentenverwaltung.

Moderner DMS-Workflow: wichtige Funktionen

Eine effiziente Verwaltung von Dokumenten ist entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Doch wie gelingt es, diese Herausforderung auf moderne und intelligente Weise zu meistern? Ein DMS hilft dabei mit folgenden zentralen Funktionen:

• Automatische Dokumentenklassifizierung: KI-basierte Technologien helfen dabei, Dokumente automatisch zu erkennen und in vordefinierte Kategorien einzusortieren. Dies reduziert manuelle Eingaben und verbessert die Effizienz bei der Dokumentenverwaltung.
• Aufgaben- und Freigabemanagement: Der Workflow ermöglicht eine nahtlose Zuweisung von Aufgaben und definiert klare Freigabeprozesse, um die Verantwortlichkeiten und Zustimmungen in der Dokumentenbearbeitung zu strukturieren. Dies fördert eine schnelle und transparente Zusammenarbeit innerhalb von Teams.
• Integration in bestehende Systeme wie ERP oder CRM: Ein moderner DMS-Workflow lässt sich problemlos in ERP- oder CRM-Systeme integrieren, sodass Dokumente direkt mit den relevanten Geschäftsdaten verknüpft werden. Dadurch wird die Informationsbereitstellung optimiert und eine zentrale Datenquelle gewährleistet.

Dokumentenmanagement-Workflow: diese 6 Punkte sollten Sie bei der Planung bedenken

Die effiziente Verwaltung von Dokumenten mit einer Software für das papierlose Büro ist für viele Unternehmen eine zentrale Herausforderung. Durch gut strukturierte Workflows lässt sich diese entscheidend verbessern. Diese 6 Punkte sind dabei zu berücksichtigen, wenn Sie Workflows erstellen und Ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten:

• Analyse bestehender Prozesse: Bevor Sie einen Dokumentenmanagement-Workflow einführen, sollten Sie bestehende Prozesse genau untersuchen. So identifizieren Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.
• Festlegung von Zielen und Anforderungen: Definieren Sie klare Ziele und Anforderungen für den Dokumentenmanagement-Workflow, damit er die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt. Das umfasst funktionale und technische Anforderungen, die als Grundlage für die Auswahl geeigneter Lösungen dienen.
• Benutzerfreundlichkeit und Schulung: Ein benutzerfreundlicher Workflow erleichtert die Akzeptanz und effektive Nutzung der Systeme durch die Mitarbeiter. Schulungen sind entscheidend für eine effiziente und fehlerfreie Anwendung.
• Integration in bestehende Systeme: Der neue Dokumentenmanagement-Workflow sollte nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden, sodass er den reibungslosen Austausch von Daten und Dokumenten gewährleistet. Das verhindert Redundanzen und sorgt für Effizienz im gesamten Unternehmen.
• Skalierbarkeit: Der Workflow sollte mit dem Wachstum und den sich verändernden Anforderungen des Unternehmens Schritt halten können. Skalierbarkeit ist entscheidend, um auch zukünftige Dokumentenanforderungen und Arbeitsprozesse abdecken zu können.
• Rechtliche und Compliance-Aspekte: Achten Sie darauf, dass der Dokumentenmanagement-Workflow alle relevanten rechtlichen und Compliance-Vorgaben einhält, wie etwa Datenschutzgesetze oder branchenspezifische Vorschriften. Das schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken und sorgt für die ordnungsgemäße Verwaltung sensibler Informationen.

Zukunftssicherheit durch Dokumentenmanagement-Workflows

Ein durchdachter Dokumentenmanagement-Workflow bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Automatisierung von Routineaufgaben bis hin zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Indem Unternehmen auf moderne DMS-Software setzen, steigern sie ihre Effizienz, Sicherheit und Transparenz in der Dokumentenverwaltung. So wird der Workflow nicht nur optimiert, sondern auch zukunftssicher gestaltet, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten.