Wie optimiere ich Geschäftsprozesse im Unternehmen?

Geschäftsprozesse zu optimieren bedeutet, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit im Unternehmen produktiver zu gestalten. Das funktioniert, indem Unternehmen ihre bestehenden Abläufe systematisch analysieren, Schwachstellen identifizieren und sie gezielt verbessern, idealerweise mit digitaler Unterstützung. Unternehmen schaffen so die Grundlage für nachhaltiges Wachstum – und mit der richtigen Strategie und der passenden Technologie ist das ganz einfach. PAPERLESS-SOLUTIONS zeigt Ihnen den Weg zur erfolgreichen digitalen Umsetzung.

Geschäftsprozessoptimierung: Was steckt dahinter?

Geschäftsprozessoptimierung ist die gezielte Neu- oder Umgestaltung der Arbeitsprozesse in seinem Unternehmen. Das Ziel dahinter ist es, die bestehenden Abläufe so zu verbessern, dass Ressourcen besser genutzt werden können und die Qualität und Geschwindigkeit innerhalb der Arbeitsprozesse steigen. Unternehmen können so Kosten senken, Fehler reduzieren und schneller auf Marktveränderungen reagieren.

Geschäftsprozesse optimieren, aber wie?

Im Grunde lassen sich Geschäftsprozesse in zwei Typen unterteilen: Schlüsselprozesse und Back-Office-Prozesse.

• Schlüsselprozesse sind die Kernprozesse eines Unternehmens. Sie haben direkten Einfluss auf die Wertschöpfung des Unternehmens und tragen direkt dazu bei, die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen. Dazu zählen Produktionen, der Vertrieb oder die Leistungserbringung.
  
  
• Back-Office-Prozesse unterstützen diese Schlüsselprozesse, haben mit dem Kunden per se aber erstmal nichts zu tun. Beispiele dafür sind die Buchhaltung, das Personalwesen, die IT oder die Verwaltung. Diese Abläufe finden im Hintergrund statt, sind aber entscheidend für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Sind diese Prozesse nicht effizient genug gestaltet, können sie die Leistung erheblich beeinträchtigen

Die Prozessoptimierung beginnt mit der richtigen Priorität

Um die Prozesse Ihres Geschäfts grundlegend zu optimieren, spielen beide Prozessarten eine wichtige Rolle: Die Optimierung der Schlüsselprozesse steigert die Wertschöpfung und effizient gestaltete Back-Office-Abläufe schaffen die ideale Grundlage dafür, dass Prozesse zuverlässig und wirtschaftlich funktionieren.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen mit klarem Ziel

Jedes Unternehmen setzt sich andere Ziele für die Optimierung seiner Geschäftsprozesse. Sie richten sich nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens. In den meisten Fällen geht es darum, Arbeitsabläufe transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Immer wichtiger sind dabei Anforderungen an Digitalisierung und IT.

Was bringt es, die Geschäftsprozesse zu optimieren?

Insgesamt trägt die Geschäftsoptimierung dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und Unternehmen langfristig wirtschaftlich abzusichern. Durch die Optimierung und Automatisierung dieser Prozesse lassen sich aber auch weitere zahlreiche Vorteile finden. Dazu gehören unter anderem:

• Senkung von Produktions- und Betriebskosten
• Verkürzung von Durchlaufzeiten
• Steigerung der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen
• Effizienterer Einsatz von Ressourcen, beispielsweise durch digitale und papierlose Prozesse
• Bessere Nutzung von Büroflächen, etwa durch Home-Office-Möglichkeit
• Möglichkeit eines papierlosen Büros
• Höhere Auslastung durch digitales Workflow Management

Warum ist Prozessoptimierung im Unternehmen heute unumgänglich? 

Immer mehr Unternehmen sehen die Notwendigkeit dahinter, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, und immer mehr Unternehmen ziehen nach, um nicht auf der Strecke zu bleiben. Die Vorteile machen es deutlich: Die Arbeit läuft insgesamt reibungsloser, die Kosten sinken und Unternehmen bleiben wettbewerbsfähig. Besonders die Digitalisierung hat diesen Wettbewerbsdruck in den vergangenen Jahren deutlich erhöht. Dadurch, dass jeder seine Prozesse optimiert, steigt auch der Anspruch: Kunden erwarten schnelle, flexible und qualitativ hochwertige Leistungen.

Geschäftsprozessoptimierung: Die Chance für KMU

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren davon, ihre Prozesse zu hinterfragen und sie zu verbessern. Dort bietet die Prozessoptimierung nämlich die Chance, bestehende Rückstände aufzuholen und größeren Wettbewerbern die Stirn zu bieten. Mit digitalen und automatisierten Abläufen ist das realistisch, denn diese können gezielt dazu eingesetzt werden, um schneller auf Veränderungen zu reagieren.

Prozessoptimierung ist kein einmaliges Projekt. Sie ist eine kontinuierliche Aufgabe für Unternehmen, ihre Prozesse regelmäßig zu hinterfragen und so zu verbessern, dass sie die Grundlage für langfristigen Erfolg und eine sichere Wettbewerbsfähigkeit schaffen.

BPR oder KVP? Wie optimiere ich die Geschäftsprozesse im Unternehmen am besten?

In der Umsetzung einer Geschäftsprozessoptimierung haben sich zwei Methoden etabliert: Business Process Reengineering (BPR) und der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Beide haben dasselbe Ziel, unterscheiden sich aber deutlich in ihrem Vorgehen.

• Business Process Reengineering gestaltet Geschäftsprozesse radikal neu. Anstatt sie schrittweise zu verbessern, werden bestehende Abläufe vollständig ersetzt. An BPR wird häufig kritisiert, dass bewährte Strukturen und wertvolles Know-how verloren gehen können.
• Unternehmen mit kontinuierlichen Verbesserungsprozessen gehen den anderen Weg: Sie analysieren, bewerten und optimieren bestehende Abläufe Schritt für Schritt. Verbesserungen werden so kontinuierlich umgesetzt, ohne schon funktionierende Abläufe komplett neu aufzubauen.

Prozessoptimierung: Die Methoden im Vergleich

Aber welche Methode passt in welcher Situation? Diese Tabelle hilft dabei, die Unterschiede zwischen BPR und KVP schnell greifbar zu machen:

Welcher Optimierungstyp sind Sie?

Wie Sie sehen, eignet sich nicht jede Ausgangslage gleichermaßen. Ob BPR oder KVP die richtige Wahl für Sie ist, lässt sich aber schnell beantworten. Haben Sie erstmal analysiert, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen gerade aussehen, ergibt sich daraus häufig schon der passende Ansatz. Beantworten Sie diese Frage:

Existiert bereits ein digitaler Prozess?

Nein? ➡️ Dann ist Business Process Reengineering (BPR) häufig die bessere Wahl. Sie starten auf einer „grünen Wiese“ und können Prozesse von Anfang an neu gestalten.

Ja? ➡️ Dann probieren sie es erstmal mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Sie können vorhandene Strukturen so einfach analysieren und gezielt weiterentwickeln, ohne Bewährtes komplett zu ersetzen.

Der erste Schritt zur Digitalisierung geht gemeinsam

Wer die Geschäftsprozesse im Unternehmen optimieren möchte, braucht die richtige Strategie. Kein Problem: Die haben wir! Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe.

Der 4-Schritte-Plan zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Möchten Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern, ist Struktur das A und O. Statt also einzelne Abläufe spontan zu ändern, empfiehlt es sich, systematisch an die Frage heranzugehen, sodass von der Auswahl des richtigen Prozesses bis zur langfristigen Überwachung der Ergebnisse alles geplant ist. Entlang dieser vier Schritte schaffen Sie eine Basis, die die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessert:

1. Identifikation: den relevanten Prozess auswählen

Priorisieren Sie Prozesse, die besonders zeitaufwendig, fehleranfällig oder mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden sind. Dabei hilft Ihnen auch die Entscheidung, welche Methode Sie wählen möchten: Schlüsselprozesse oder Back-Office-Prozesse? Merken Sie sich nur: Nicht jeder Geschäftsprozess muss sofort optimiert werden. Machen Sie sich einen Plan – im nächsten Schritt.

2. Analyse: den Ist-Zustand verstehen

Nun analysieren Sie die Prozesse, die Sie im Arbeitsalltag begleiten. Ziel ist es, Schwachstellen, Engpässe und Optimierungspotenziale herauszufiltern. Bewährte Ansätze dafür sind die Potenzialanalyse, die ABC-Analyse und die SWOT-Analyse. Je nach Anwendungsfall kommen auch die 5-Why-Methode, die Wertstromanalyse oder die Modellierung mit BPMN 2.0 infrage.

3. Verbesserung: das Soll-Konzept entwickeln

Ihre Ergebnisse aus der Analyse sind nun Ihre Basis. Daraus entwickeln Sie einen Soll-Prozess. Fokussieren Sie sich dabei vor allem auf die Reduzierung von Wartezeiten, unnötigen Arbeitsschritten, Redundanzen und Fehlerquellen. Hier entscheiden Sie sich auch für Ihr weiteres Vorgehen: Möchten Sie Ihre Prozesse schrittweise optimieren (KVP), oder sie grundlegend neu gestalten (BPR)?

4. Automatisierung und Standardisierung nachhaltig verankern

Haben Sie Ihr Vorhaben in die Tat umgesetzt, sollten Sie die optimierten Prozesse standardisieren und, wenn es sinnvoll erscheint, auch automatisieren. So verhindern Sie, dass Mitarbeitende mit der Zeit zu alten Arbeitsmustern zurückkehren. Anhand geeigneter Key Performance Indicators (KPIs) können Sie absehen, wie erfolgreich die Optimierung gelaufen ist. KPIs zeigen, ob die vorab definierten Ziele erreicht wurden oder weiterer Handlungsbedarf besteht.

Mit Mensch und Technik im Einklang

Wenn Veränderungen im Unternehmen passieren, Arbeitsabläufe, die schon immer so gemacht wurden, plötzlich anders funktionieren, ist das für jeden Mitarbeiter eine Umstellung. Hier ist es besonders entscheidend, wie diese Mitarbeiter an die Änderungen herangeführt werden. Wichtig ist, dass alle die Möglichkeit haben, die Veränderungen von Anfang an zu verstehen, auf mentaler und technischer Ebene.

Die mentale Ebene: Mitarbeiter mitnehmen statt überfordern

Neue Prozesse bedeuten immer erst Veränderungen, Umgewöhnungen und oft auch Herausforderungen im Arbeitsalltag. Deshalb ist es besonders wichtig, Mitarbeiter rechtzeitig in die Prozesse miteinzubeziehen. Wenn Mitarbeiter wissen, dass Abläufe transparent kommuniziert werden und der Übergang schrittweise erfolgt, ist die Akzeptanz digitaler Lösungen und neuer Arbeitsweisen im Unternehmen gleich höher. Unsicherheiten können abgebaut und Veränderungen nachhaltig verankert werden.

Die technische Ebene: Prozessoptimierung im Unternehmen digital umsetzen

Bei dem Umgang mit neuen und oft moderneren Geschäftsprozessen helfen Technologien, die Veränderungen leichter zugänglich und Umstrukturierungen fehlerfrei gestalten. Dazu zählen unter anderem digitale Signaturen und Workflow-Management-Systeme. Die sorgen dafür, dass Schritte zur Freigabe, Genehmigung und wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden können. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist dafür das zentrale Tool schlechthin.

Geschäftsprozesse optimieren, und das papierfrei? Mit einem DMS kein Problem!

Eine DMS-Software ermöglicht unter anderem die automatische Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, schafft eine strukturierte digitale Ablage und sorgt dafür, dass Mitarbeiter Dokumente schnell finden. Manuelle Arbeitsschritte werden dadurch weniger, was die Geschäftsprozesse im Unternehmen deutlich beschleunigt. Neben der passenden Software ist aber auch die Implementierung entscheidend. PAPERLESS-SOLUTIONS unterstützt Unternehmen bei der DMS-Auswahl und dabei, digitale Workflows erfolgreich in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren.

Bereit für bessere Prozesse?

Ob Standardsoftware oder Individualsoftware: Wir helfen Ihnen bei der DMS-Einführung in Ihrem Unternehmen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf oder sichern Sie sich einen Platz im Webinar zum Thema Workflow Management.

Der perfekte Zeitpunkt zur Geschäftsprozessoptimierung ist jetzt

Die Geschäftsprozessoptimierung ist kein einmaliges Projekt. Sie ist das, was das Unternehmen langfristig am Leben hält. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse konsequent optimieren, sichern sich auch langfristigen Unternehmenserfolg. Geringere Kosten, schnellere Prozesse, modernere Technologien: Vorteile, die einen sicheren Stand im Wettbewerb garantieren und das Unternehmen auf eine digitale Zukunft vorbereiten.