KI im Dokumentenmanagement: Wie Sie KI sicher einführen und nutzen

KI im Dokumentenmanagement kann Unternehmen dabei unterstützen, Dokumente automatisch zu klassifizieren, Informationen auszulesen, Inhalte zusammenzufassen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Für einen sicheren Einsatz müssen Unternehmen insbesndere Datenschutz, Zugriffsberechtigungen, Datenverarbeitung und menschliche Freigaben berücksichtigen. Mit d.velop AI entwickelt d.velop KI-gestützte Funktionen für seine Plattform weiter. PAPERLESS SOLUTIONS unterstützt als Implementierungs- und Servicepartner dabei, geeignete Einsatzmöglichkeiten zu prüfen und kontrolliert einzuführen.

Was ist KI im Dokumentenmanagement?

KI im Dokumentenmanagement erweitert ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) um Funktionen zur automatisierten Klassifizierung, Datenextraktion, Recherche und Zusammenfassung. Dabei sollte die Verarbeitung in definierte Prozesse eingebunden werden, die bestehende Zugriffsrechte berücksichtigen und bei relevanten Entscheidungen menschliche Prüfungen vorsehen. Kurzum:

Das DMS verwaltet die Dokumente. Die KI hilft dabei, ihren Inhalt zu verstehen und nutzbar zu machen.

Von OCR bis KI-Agent: Welche Technologie übernimmt welche Aufgabe?

OCR erkennt Texte in Dokumenten, während Machine Learning Muster identifiziert und Sprachmodelle Inhalte sprachlich verarbeiten können. Eine KI-Suche findet relevante Informationen, ein KI-Assistent kann Fragen beantworten oder Inhalte zusammenfassen. RAG verknüpft solche Antworten mit Informationen aus einem definierten Dokumentenbestand. Welche Informationen dabei tatsächlich zugänglich sind, muss durch geeignete Berechtigungs- und Zugriffskontrollen sichergestellt werden.

Die wichtigsten Begriffe im Überblick:

DMS mit KI: Mehr Zeit für das Wesentliche

Die Kombination aus DMS und Künstlicher Intelligenz kann Unternehmen dabei unterstützen, dokumentenbasierte Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit manueller Sichtung, Datenerfassung und Suche und können sich stärker auf fachliche Aufgaben konzentrieren.

Der geschäftliche Mehrwert zeigt sich vor allem in drei Bereichen:

• Weniger manueller Aufwand: Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich teilweise automatisieren. Das kann Bearbeitungszeiten verkürzen und Mitarbeitende im Tagesgeschäft entlasten.
• Bessere Datenqualität: Werden relevante Angaben systematisch ausgelesen und geprüft, können Übertragungsfehler reduziert und fehlende Informationen früher erkannt werden.
• Schnellerer Informationszugriff: Inhalte aus umfangreichen Dokumentenbeständen lassen sich leichter erschließen. Das unterstützt Mitarbeitende dabei, Informationen zügiger zu finden und Entscheidungen fundierter vorzubereiten.

Damit diese Vorteile tatsächlich entstehen, müssen die KI-Funktionen zum jeweiligen Prozess passen. Entscheidend sind unter anderem die Qualität der Dokumente, die Integration in bestehende Arbeitsabläufe und die Überprüfung der Ergebnisse durch Mitarbeitende, insbesondere bei fehleranfälligen oder geschäftskritischen Aufgaben. So kann KI im DMS dazu beitragen, Prozesse zu vereinfachen und vorhandene Informationen besser nutzbar zu machen.

Mit Plan zur KI: KI im Dokumentenmanagement sicher nutzen

Die erste Auseinandersetzung mit KI kann schnell überfordernd wirken, wenn man nicht weiß, wie sicher die KI ist. Sichere KI-Nutzung bedeutet aber nicht, die KI aus Unsicherheit grundsätzlich zu vermeiden, sondern ihren Einsatz kontrolliert zu gestalten: mit passenden Berechtigungen, klaren Regeln, geeigneten technischen Rahmenbedingungen und definierten menschlichen Prüfungen. Unternehmen müssen vorher klären, was mit den Dokumenten und den darin enthaltenen Informationen passiert. Das sind mögliche Fragen:

• Wo werden Dokumente und KI-Daten verarbeitet? Liegt die Verarbeitung in der eigenen IT-Umgebung oder bei einem externen Dienst?
• Welches Betriebsmodell passt zum Anwendungsfall? Cloud, On-Premises oder eine hybride Lösung – entscheidend sind unter anderem Schutzbedarf, Datenverarbeitung und technische Rahmenbedingungen.
• Wer darf welche Informationen sehen? Die bestehenden Zugriffsberechtigungen sollten auch bei KI-Funktionen berücksichtigt werden.
• Wie sensibel sind die verwendeten Dokumente? Datenschutz, Vertraulichkeit und der jeweilige Schutzbedarf müssen bei der Auswahl und Konfiguration berücksichtigt werden.
• Werden Eingaben oder Dokumente zum Training externer KI-Modelle verwendet? Diese Frage sollte vor der Nutzung geklärt werden.
• Sind KI-Ergebnisse nachvollziehbar? Unternehmen sollten erkennen können, wie Ergebnisse zustande kommen und auf welchen Informationen sie basieren.
• Wo bleibt der Mensch verantwortlich? Für relevante Entscheidungen sollten Prüfungen und gegebenenfalls Freigaben durch Mitarbeitende vorgesehen werden.

Cloud oder On-Premises: Was ist beim KI-Einsatz zu prüfen?

Ob KI in der Cloud, On-Premises oder in einem hybriden Modell betrieben werden sollte, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Keine Betriebsform ist pauschal sicherer als die andere. Unternehmen sollten die folgenden Kriterien bei ihrer Entscheidung berücksichtigen:

• Schutzbedarf: Welche Informationen werden verarbeitet? Bei vertraulichen Dokumenten und personenbezogenen Daten müssen Zugriff, Speicherung und Verarbeitung besonders sorgfältig geregelt sein.
• Datenresidenz: Wo werden Dokumente, Eingaben, Ergebnisse und Protokolle gespeichert und verarbeitet? Prüfen Sie, welche Standorte und Dienstleister beteiligt sind und welche rechtlichen oder vertraglichen Anforderungen gelten.
• Integration: Lässt sich die KI in das bestehende DMS sowie in Identitäts- und Berechtigungssysteme integrieren, ohne bestehende Schutzmechanismen zu umgehen?
• Administrationsaufwand: Wer ist für Updates, Wartung, Überwachung und Fehlerbehebung verantwortlich? Berücksichtigen Sie neben der Einführung auch den laufenden Betrieb.
• Modellzugriff und Datennutzung: Wird ein internes KI-Modell eingesetzt oder ein externer Dienst angebunden? Klären Sie, welche Informationen übermittelt werden, wie lange sie gespeichert bleiben und ob sie zum Modelltraining verwendet werden.
• Kontrolle und Nachvollziehbarkeit: Welche Möglichkeiten gibt es, Zugriffe zu protokollieren, Datenflüsse nachzuvollziehen und KI-Ergebnisse anhand der Quelldokumente zu überprüfen?

Cloud-Lösungen reduzieren den Aufwand für eigene Infrastruktur, erfordern aber eine Prüfung der Datenverarbeitung. Bei On-Premises trägt das Unternehmen mehr Verantwortung für Betrieb und Sicherheit. Hybride Modelle verbinden beide Ansätze, erhöhen jedoch die Komplexität. Welche Optionen tatsächlich verfügbar sind, zeigt die Produktdokumentation.

Die Grundlage für sicheren KI-Einsatz schaffen

Ein strukturiertes Dokumentenmanagement bildet eine wichtige Grundlage für den Einsatz KI-gestützter Funktionen. Erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, worauf es bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements ankommt.

KI im DMS: 6 Einsatzmöglichkeiten, die den Arbeitsalltag erleichtern

KI kann im Dokumentenmanagement an verschiedenen Stellen unterstützen: von der automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente bis zur Suche nach Informationen und der Unterstützung von Prozessen. Bei allen Szenarien gilt: Die KI sollte nur auf die Informationen zugreifen können, für die der jeweilige Nutzer berechtigt ist. Zudem muss je nach Anwendungsfall festgelegt werden, wann eine menschliche Prüfung oder Freigabe erforderlich ist, besonders dann, wenn KI-Ergebnisse Grundlage für Entscheidungen oder weitere verbindliche Prozessschritte sind. Hier sind typische Anwendungsfälle der KI:

1. Eingehende Dokumente automatisch verstehen

Rechnungen, Verträge oder Eingangspost können mithilfe von KI erkannt und nach Dokumententyp klassifiziert werden. Anschließend lassen sie sich dem passenden Vorgang oder der zuständigen Sachbearbeitung zuordnen.

✅ Mit d.velop: Intelligent Document Processing (IDP) erkennt Dokumententypen automatisch und leitet Dokumente in den passenden Prozess weiter.

2. Informationen aus Dokumenten gewinnen

Aus Rechnungen lassen sich beispielsweise Rechnungsnummern, Beträge und Positionsdaten extrahieren. Bei Vertragsdokumenten können relevante Angaben wie Laufzeiten für die weitere Bearbeitung aufbereitet werden. Vor verbindlichen Buchungen oder Freigaben sollten die Ergebnisse entsprechend den Prozessvorgaben geprüft werden.

✅ Mit d.velop: KI-gestützte Extraktion von Rechnungsdaten und deren Übergabe an nachgelagerte Prüf- und Freigabeprozesse.

3. Komplexe Inhalte schneller erfassen

Bei umfangreichen Verträgen, Berichten oder technischen Dokumentationen kann KI wichtige Inhalte zusammenfassen und gezielt Informationen herausarbeiten. Mitarbeitende erhalten dadurch schneller einen Überblick, ohne das Originaldokument aus dem Blick zu verlieren.

✅ Mit d.velop: KI-gestützte Zusammenfassungen im DMS. Bei rechtlich relevanten Aussagen bleibt eine fachliche Prüfung wichtig.

4. Unternehmenswissen gezielt finden

Statt zahlreiche Dokumente einzeln zu öffnen, können Mitarbeitende Fragen in natürlicher Sprache stellen, etwa nach Vertragslaufzeiten oder Compliance-Vorgaben. Die Antworten sollten auf zugänglichen Unternehmensdokumenten beruhen und überprüfbare Quellen enthalten.

✅ Mit d.velop: Der d.velop pilot beantwortet Fragen auf Basis des eigenen Unternehmenswissens und verweist auf nachweisbare Quellen. Die Berechtigungen aus d.velop documents werden dabei berücksichtigt.

5. Prüfungen und Entscheidungen unterstützen

KI kann Dokumente auf fehlende Angaben oder bestimmte Auffälligkeiten prüfen und Hinweise für die weitere Bearbeitung liefern. Ob ein Dokument freigegeben oder ein Vorgang abgeschlossen wird, sollte abhängig vom Risiko durch zuständige Mitarbeitende entschieden werden.

6. Dokumente und Aufgaben weiterleiten

Erkennt die KI beispielsweise eine Rechnung, eine Bestellung oder eine Personalangelegenheit, kann sie die Weiterleitung an die zuständige Stelle unterstützen. Auch nachfolgende Aufgaben und Prozessschritte lassen sich automatisieren, sofern die Regeln dafür definiert sind.

✅ Mit d.velop: Automatisierte Weiterleitung von Dokumenten sowie die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch KI und das d.velop process studio.

Best Practices: Wie nutze ich die KI sicher im Dokumentenmanagement?

Eine erfolgreiche KI-Einführung im Dokumentenmanagement beginnt nicht mit der Technik, sondern mit einem klar definierten Projekt. Unternehmen sollten zunächst einen geeigneten Anwendungsfall auswählen, Zuständigkeiten festlegen und den Nutzen anhand konkreter Kriterien überprüfen. Die folgenden sieben Schritte helfen dabei, die Einführung strukturiert zu planen und fundiert über den weiteren Einsatz zu entscheiden.

1. Mit einem passenden Anwendungsfall starten

Die Fachabteilung identifiziert gemeinsam mit der IT einen Prozess, bei dem KI einen konkreten Mehrwert bietet, etwa die Verarbeitung von Rechnungen oder die Suche nach Dokumenteninhalten. Ziel ist ein klar abgegrenzter Anwendungsfall mit messbarem Nutzen.

2. Daten und Dokumente prüfen

IT und Fachabteilung bewerten, ob die benötigten Dokumente vollständig, ausreichend hochwertig und für den geplanten Einsatz geeignet sind. Mögliche Datenlücken und Fehlerquellen sollten vor Projektbeginn dokumentiert werden.

3. Berechtigungen und Datenschutz klären

Datenschutz, Informationssicherheit und IT prüfen, welche Informationen verarbeitet werden dürfen, welche Zugriffsrechte gelten und welche Anforderungen an die Datenverarbeitung bestehen. Auch Zuständigkeiten und notwendige menschliche Prüfungen sollten festgelegt werden.

4. Technische Voraussetzungen prüfen

Die IT bewertet, ob das bestehende DMS, die verfügbaren Schnittstellen und die Systeminfrastruktur zum Anwendungsfall passen. Auch das Betriebsmodell, die Integration in bestehende Prozesse und der laufende Administrationsaufwand sollten berücksichtigt werden. Die DMS-Auswahl sollte sich am konkreten Bedarf orientieren. Ergebnis ist eine Übersicht möglicher Hindernisse.

5. Mit einem abgegrenzten Pilot starten

Die Projektleitung definiert gemeinsam mit den Fachverantwortlichen einen überschaubaren Testbereich, beispielsweise die Verarbeitung eines bestimmten Rechnungstyps. Umfang, Testzeitraum, Erfolgskriterien und Abbruchbedingungen werden vorab festgelegt.

6. Erfolg messbar machen

Die Projektleitung vergleicht die Ergebnisse mit den Ausgangswerten. So wird sichtbar, ob die KI den gewünschten Nutzen bringt. Wichtige Kennzahlen sind:

• Fehlerquote
• Bearbeitungszeit
• Nachbearbeitungsaufwand
• Qualität der Datenextraktion

7. Bewerten und schrittweise ausweiten

Auf Basis der Testergebnisse entscheiden Projektleitung, Fachbereich und IT über die nächsten Schritte. Eine Ausweitung ist sinnvoll, wenn Qualität und Nutzen stimmen und Betrieb, Support sowie Schulungen gesichert sind.

💡 Wie lange die Einführung dauert, lässt sich nicht pauschal sagen. Aufwand und Dauer hängen unter anderem vom Anwendungsfall, der vorhandenen Systemlandschaft, der Datenqualität und den Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit ab.

KI im Dokumentenmanagement: Was d.velop AI möglich macht

Mit d.velop AI integriert d.velop KI-Funktionen direkt in die d.velop content platform. KI ist damit nicht als isoliertes Zusatzwerkzeug gedacht, sondern soll Dokumente, Informationen und Prozesse innerhalb der bestehenden Plattform intelligenter nutzbar machen. Dazu gehören unter anderem:

• Dokumente verarbeiten: Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren und relevante Daten extrahieren.
• Wissen erschließen: Mit dem d.velop pilot können Nutzer Fragen in natürlicher Sprache stellen und Antworten auf Basis eigener, zugänglicher Unternehmensinhalte erhalten.
• Prozesse unterstützen: KI kann wiederkehrende Aufgaben innerhalb von Prozessen unterstützen und automatisieren.
• KI-Agenten einsetzen: Agenten können definierte Aufgaben selbstständig bearbeiten, zum Beispiel Dokumente analysieren, Informationen zusammenstellen oder Ergebnisse für weitere Prozessschritte vorbereiten.
  
  

Kurz erklärt: Was sind KI-Agenten?

Während ein KI-Assistent beispielsweise eine Frage zu einem Vertrag beantwortet, kann ein KI-Agent mehrere definierte Schritte unterstützen: Vertragsunterlagen prüfen, relevante Klauseln vergleichen, Abweichungen markieren und eine Zusammenfassung für die zuständige Fachabteilung vorbereiten. Ob und welche weiteren Schritte automatisch ausgeführt werden dürfen, hängt von den festgelegten Regeln, Berechtigungen und Freigaben ab.

💡 Wichtig: Selbstständig heißt nicht unkontrolliert. Berechtigungen, klare Regeln und menschliche Eingriffsmöglichkeiten bleiben entscheidend.

Das d.velop agent center

Das d.velop agent center ist als zentrale Steuerungs- und Beobachtungsebene für agentische Prozesse vorgesehen. Es soll sichtbar machen, welche Aufgaben und Entscheidungen durch Menschen, Regeln oder KI-Agenten entstehen, wer dafür verantwortlich ist und wann menschliches Eingreifen erforderlich ist. Das d.velop agent center ist für Q4 2026 geplant.

KI und DMS: Mit PAPERLESS SOLUTIONS von der Idee bis zur Umsetzung

Bei der Einführung von KI im Dokumentenmanagement kommt es nicht nur auf die eingesetzte Software an. Entscheidend ist auch, wie die KI in die bestehenden Prozesse eines Unternehmens eingebunden wird. d.velop stellt die Plattform und die entsprechenden KI-Funktionen bereit. PAPERLESS SOLUTIONS unterstützt als Implementierungs- und Servicepartner dabei, diese Funktionen auf den konkreten Anwendungsfall zu übertragen.

KI im DMS sinnvoll einsetzen

Die Einführung von KI im DMS beginnt nicht mit der Auswahl einer Funktion, sondern mit der Frage: Wo kann KI im konkreten Unternehmen sinnvoll und sicher eingesetzt werden? PAPERLESS SOLUTIONS begleitet diesen Prozess von der ersten Analyse bis zur laufenden Betreuung:

• Prozessanalyse und Anforderungsaufnahme: Identifizieren, wo KI sinnvoll eingesetzt werden kann und welche Anforderungen bestehen.
• Konzeption: Entwicklung eines passenden Umsetzungskonzepts, einschließlich Rollen, Berechtigungen und menschlicher Prüfungen.
• Konfiguration und Integration: Anpassung der d.velop-Lösung und Einbindung in bestehende Systeme und Prozesse.
• Pilotierung und Einführung: Erprobung in einem abgegrenzten Bereich und anschließender Rollout.
• Schulung und Betreuung: Mitarbeitende befähigen und die Lösung auch nach der Einführung weiter begleiten.

Der Mehrwert von PAPERLESS SOLUTIONS liegt damit vor allem in der Verbindung von Technologie und konkretem Prozess: d.velop stellt die Plattform und KI-Funktionen bereit. PAPERLESS SOLUTIONS unterstützt dabei, diese passend zu den Anforderungen, Abläufen und Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens umzusetzen.

Ihre Prozesse, unsere Ideen. Das klingt nach einem guten Anfang.

Jedes Unternehmen arbeitet anders. Gemeinsam finden wir heraus, wie sich Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse passend zu Ihren Anforderungen digital unterstützen lassen. Jetzt Kontakt aufnehmen und unverbindlich ins Gespräch kommen.

KI im Dokumentenmanagement: Aus Technologie wird echter Nutzen

KI lässt sich im Dokumentenmanagement vor allem dann kontrolliert einsetzen, wenn Unternehmen geeignete Anwendungsfälle auswählen, Dokumenten- und Zugriffsrechte prüfen, Datenschutzanforderungen klären und menschliche Kontrollmechanismen festlegen. Ein abgegrenztes Pilotprojekt hilft dabei, Nutzen und Risiken vor einer breiteren Einführung zu bewerten. PAPERLESS SOLUTIONS unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung geeigneter d.velop-basierter Lösungen.