Erstellen Sie Workflows, die Menschen entlasten und Fehlerquellen minimieren

Erstellen Sie Workflows, die Menschen entlasten und Fehlerquellen minimieren

Digitale Prozessoptimierung spart nicht nur Zeit und Geld – sie liefert auch strategische Daten

Überschrift Einleitung

Workflows gibt es in jedem Unternehmen. Sie können sehr einfach sein, wie das Beantworten von Kunden-E-Mails. Sie können aber auch komplexere Ausmaße annehmen, beispielsweise bei festgelegten Freigabeprozessen mit mehreren Verantwortlichen. In vielen Fällen laufen solche Aufgabenabfolgen noch immer manuell ab. Dabei lassen sich heutzutage digitale Workflows erstellen, mit denen Sie Unternehmensprozesse automatisieren und so optimieren können. Welche Vorteile Ihnen Workflow-Automation bringt und in welchen Bereichen Sie eine Prozessoptimierung durch verbessertes Workflow-Management erzielen können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Definition: Was ist eigentlich ein Workflow?

Das Wort „Workflow“ bezeichnet eine regelmäßige und wiederkehrende Abfolge von Tätigkeiten, die durch einen Startpunkt und einen Endpunkt, das Resultat, begrenzt wird. Ein Workflow ist also ein Ablaufplan. Er ermöglicht es beispielsweise, nach einem bestimmten Schema eine offene Stelle ideal neu zu besetzen.

Workflow-Software für effiziente Abstimmung der Schritte

Häufig sind mehrere Personen an einem solchen Workflow beteiligt, die nacheinander oder parallel daran arbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Um den Ablauf und dessen einzelnen Schritte möglichst effizient aufeinander abzustimmen, gibt es spezielle Software, mit denen auch Sie Ihr Workflow-Management deutlich verbessern können.

Wie kann man einen automatisierten Workflow erstellen?

Workflow-Automation funktioniert, und das ist die vielleicht einzige Grundregel, nur in einem digitalen Umfeld. Das bedeutet: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch nichts in Sachen Digitalisierung unternommen haben, ist das der erste Schritt, den Sie gehen müssen. Denn ohne eine digitale Infrastruktur wird es auch nichts mit einem Workflow-Management-System. Wenn Sie aber mit Weitblick daran arbeiten, Ihre Prozesse zu digitalisieren, dann haben Sie die Chance auf ein papierloses Büro, in dem Software so manchen Workflow automatisieren kann. Dafür sollten Sie:

1. Bedarf einer Prozessoptimierung erkennen

Der erste Schritt zu Verbesserungen ist immer die Erkenntnis, dass überhaupt Optimierungsbedarf besteht. Deshalb empfiehlt es sich, im eigenen Unternehmen stets die Ohren und Augen geöffnet zu halten. Denn wo Dinge nicht glattlaufen, wird Ihre Belegschaft darüber sprechen. Besonders da, wo wiederkehrende, analoge Arbeitsabläufe viel Zeit kosten, fehleranfällig sind oder der Fortschritt des Prozesses von mehreren Personen abhängt, kommen Workflows potenziell für eine digitale Prozessoptimierung infrage.

2. Nutzen einer Workflow-Automation verstehen

Wer analoge Prozesse optimieren möchte, kann das mit digitaler Workflow-Automation erreichen. Nur: Das Potenzial der Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann nur erkennen, wer das Prinzip eines Workflow-Tool einschätzen kann. Denn es geht darum, das Potenzial auf das eigene Unternehmen zu übertragen. Es ist also eine gute Idee, digitale Kompetenz im Unternehmen zu etablieren – also Menschen, die zu einer Analyse der Workflows in der Lage sind und die sinnvolle Implementierung einer Workflow-Software einschätzen können.

3. Workflows erstellen ohne Insellösung

Die Digitalisierung im eigenen Unternehmen ist für Unternehmen ein wichtiger Faktor. Sie stellt den wirtschaftlichen Erfolg in der Zukunft sicher. Wer aber einen Workflow in seiner Verwaltung erstellen möchte, sollte bei Auswahl der Software darauf achten, dass das große Ganze betrachtet wird.

Workflow-Tool liefert strategische Daten

Insellösungen, die nur einen kleinen Bereich abdecken und nicht in die restliche IT-Umgebung einfügen, sind eine vertane Chance bei der Digitalisierung. Denn ein Workflow-Tool, integriert in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM), lässt umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zu und liefert Zahlenmaterial, das Sie für strategische Entscheidungen nutzen können.

4. Einfache Maßnahmen zuerst statt Big-Bang-Szenario

Sollten Sie größere digitale Restrukturierungen planen, beginnen Sie am besten mit einfachen Maßnahmen. Das gefürchtete „Big-Bang-Szenario“, bei dem alle einzelnen Systeme auf einen Schlag in allen Abteilungen durch ein großes ersetzt werden, ist oft die belastendere Variante für die gesamte Belegschaft. Vielleicht kümmern Sie sich auf dem Weg zum papierlosen Büro zuerst um eine DMS-Installation, um in einem ersten Schritt die Eingangsrechnungsverarbeitung zu automatisieren. Danach können weitere Abteilungen folgen, die etwa das Bewerbermanagement oder die Urlaubsplanung digitalisieren.

5. Digitalisierung von Geschäftsprozessen: alle Mitarbeiter einbeziehen

Damit Ihr digitales Workflow-Management auch auf breite Unterstützung stößt, sollten Sie alle Mitarbeiter:innen in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Jeder sollte die Möglichkeit bekommen, seine Ideen und Bedenken bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen vorzutragen, vom Vertrieb über den Kundendienst bis hin zur Personalabteilung. Denn im Idealfall werden am Ende alle Abteilungen mit ihren individuellen automatisierten Workflows auf dasselbe DMS zugreifen und sich die gespeicherten Dokumente und Daten teilen – in einem großen, barrierefreien Datenpool, in dem Informationen ungehindert fließen.

Welche Workflows kann man automatisieren?

In nahezu jeder Fachabteilung gibt es manuelle Arbeitsabfolgen, die standardisiert sind und für die Sie digitale Workflows erstellen können. Meist sind es Schritte, die immer demselben Schema folgen. Im Marketing beispielsweise können Sie ein Lead-Nurturing einrichten, das Kontakt zu potenziellen Kunden hält, indem Sie E-Mails und deren Versand automatisieren. Diese Personen werden dann anhand von E-Mail-Vorlagen stufenweise mit Informationen versorgt, bis sie zu Kunden werden.

Automatisierung in der Personalabteilung

Auch in der Personalabteilung gibt es eine ganze Palette an repetitiven Tätigkeiten, die auch automatisiert funktionieren. So lässt sich ein Großteil des Bewerberprozesses automatisiert durchführen, von der Veröffentlichung der Stellenanzeige über das Auswahlverfahren bis hin zur Einstellung oder Absage. Wann immer ein Mensch erforderlich ist, wird dieser automatisch zur richtigen Zeit aufgefordert, seinen Beitrag zum Prozess zu leisten. Auch die Gehaltsabrechnung können Sie automatisiert elektronisch versenden, ohne dass diese gedruckt, kuvertiert und versendet werden muss.

Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung automatisieren

Ähnliche Automatismen gibt es in der Buchhaltung: Bei der Rechnungsverarbeitung und -freigabe beispielsweise kann ein Computerprogramm die Stammdaten und Bestelldaten abgleichen und etwa eine Zahlung veranlassen. Der Mensch muss dann nur noch stichprobenartig eingreifen oder sich um die Rechnungen kümmern, bei denen das System einen Fehler erkannt hat. Das Erstellen von Workflows ist für unzählige Anwendungsfälle geeignet

Welche Vorteile hat das Erstellen von Workflows?

Digitale Workflows, die Sie erstellen, um Ihre Unternehmensabläufe zu optimieren, wirken sich auf vielfältige Weise positiv auf Ihre Arbeitsabläufe aus. Hier ein Überblick über einige der Vorteile, die das Erstellen von Workflows mit sich bringt:

Erstellen von Workflows schafft Transparenz

• Repetitive Aufgabenfolgen sind zeitaufwändig und meist nicht sehr anspruchsvoll. Indem Sie für Sie Workflows erstellen, entlasten Sie Ihre Belegschaft und reduzieren den Stress
• Sie haben die Möglichkeit, freiwerdende Kapazitäten sinnvoller und strategischer zu nutze. Das macht eine effizientere Zeitnutzung möglich.
• Sich wiederholende Tätigkeiten haben eine Form der Routine zur Folge, die Nachlässigkeiten mit sich bringt. Automatisierungen verhindern dies – und damit Fehler. Zugleich ist dies eine Maßnahme zur Qualitätssicherung.
• Das Erstellen von digitalen Workflows schafft Transparenz, weil für jeden augenblicklich klar ist, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Dokument oder bei welchem Mitarbeiter sich eine Rechnung gerade befindet. Alles ist nachvollziehbar.

Fazit

Digitale Workflows automatisieren wiederkehrende Arbeitsschritt-Abfolgen. Das ist einerseits gut für den Menschen, weil sich immer wiederholende Tätigkeiten sehr belastend sind. Automatisierung ist aber auch gut für Unternehmen, weil sie Zeit und Geld sparen, Fehler vermeiden und ganz nebenbei durch die intelligente Technologie Daten gewinnen können, die strategische Entscheidungen möglich machen. Wichtig ist nur, die Digitalisierung ganzheitlich im Unternehmen zu denken, um keine Chancen zu vertun. Ein professioneller Digitalisierer wie paperless solutions ist dabei gern behilflich.