Wie digitalisiere ich mein Altarchiv?

Die Digitalisierung ist eine unaufhaltsame Kraft, die unsere Arbeitsweise grundlegend verändert hat. Wir von der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH unterstützen Sie dabei, in diesem neuen digitalen Zeitalter erfolgreich zu navigieren. Eines der wichtigsten Aspekte dieser digitalen Revolution ist die Digitalisierung von Altarchiven. Mit unserem Know-how und unseren innovativen Lösungen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Altarchiv digitalisieren können.

Daten verstehen

Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung Ihres Altarchivs ist das Verständnis Ihrer Daten. Ein reines Bildformat (PDF) ist für die Verarbeitung von digitalen Dokumenten in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht ausreichend. Durch das händische Übertragen ins System entstehen schnell Tippfehler, die kostspielige Folgen haben können. Deshalb verwenden wir modernste Technologien und KI-Systeme, um Ihre Daten zu extrahieren und zu kategorisieren.

Unsere KI extrahiert die Daten, kategorisiert diese und exportiert die Datensätze zur Weiterverarbeitung. Sie erhalten also über das Bildformat hinaus alle relevanten Daten in aufbereiteter Form zur Verarbeitung in Ihrem DMS. Durch diesen Vorgang können wir für Sie ganze Texte einscannen und Sie diese direkt bearbeiten. Auf diese Weise können wir Ihnen helfen, Ihre Daten nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu verstehen und sinnvoll zu nutzen.

Erschaffung eines digitalen Archivs

Im nächsten Schritt geht es darum, Ihre digitalisierten Daten in einem DMS zu organisieren und zu archivieren. Ein DMS ist eine Software, die Ihnen dabei hilft, Ihre digitalisierten Dokumente zu verwalten, zu speichern und bei Bedarf abzurufen. Das DMS ist das Herzstück Ihrer digitalen Transformation und ein zentraler Baustein Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Ersatzendes Scannen und datenschutzsichere Aktenvernichtung

Eine Vielzahl an Dokumenten kann im Original vernichtet werden, sobald das Dokument in digitaler Form vorliegt. Damit entfällt das physische Lagern der Daten in einem staubigen Dokumentenarchiv. Darunter fallen vor allem Belege und Rechnungen. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.

Notariell beglaubigte Dokumente, bestimmte Vertragsarten und einige weitere wichtige Dokumente müssen Sie hingegen noch in Papierform aufbewahren. Dennoch reduziert das ersetzende Scannen den Platzbedarf für physische Dokumente erheblich und trägt zu einem effizienteren Datenmanagement bei.

Im Anschluss an unseren Scanservice bieten wir die datenschutzsichere Aktenvernichtung an. Damit bieten wir einen vollumfänglichen Service in der Digitalisierung an.

So geht die Digitalisierung Ihres Altarchivs

in 6 Schritten: 

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Priorisierung

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer physischen Dokumente. Dies hilft Ihnen, ein klares Verständnis dafür zu bekommen, wie umfangreich Ihr Altarchiv ist und welche Art von Dokumenten es enthält. Basierend auf dieser Bestandsaufnahme können Sie dann Prioritäten setzen. Einige Dokumente, wie aktuelle Verträge oder häufig verwendete Dateien, könnten wichtiger sein und sollten daher zuerst digitalisiert werden.

Schritt 2: Auswahl des passenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS)

Wählen Sie ein DMS aus, das Ihren Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Kompatibilität mit anderen von Ihnen verwendeten Systemen. PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH bietet ein robustes DMS an, das speziell entwickelt wurde, um den Prozess der Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten zu optimieren.

Schritt 3: Digitalisierung und Kategorisierung

Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Dabei ist es wichtig, sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente in einer für das DMS verständlichen Form vorliegen. Unsere KI-Lösungen können dabei helfen, die Daten zu extrahieren, zu kategorisieren und die Datensätze zur Weiterverarbeitung zu exportieren.

Schritt 4: Ersetzendes Scannen und datenschutzsichere Aktenvernichtung

Nach der Digitalisierung können die Originaldokumente oft vernichtet werden, ein Prozess, der als ersetzendes Scannen bezeichnet wird. Beachten Sie jedoch, dass einige Dokumente, wie notariell beglaubigte Dokumente oder bestimmte Vertragsarten, noch in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Schritt 5: Implementierung und Schulung

Sobald das DMS eingerichtet und Ihre Dokumente digitalisiert und kategorisiert sind, ist es Zeit, Ihr Team zu schulen, wie es das neue System effektiv nutzen kann. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie auf die digitalisierten Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und sie sicher speichern können. 

Schritt 6: Laufende Wartung, Aktualisierung und professioneller Support

Die Digitalisierung eines Altarchivs ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Wartung und Aktualisierung erfordert. Das bedeutet, neue Dokumente zu digitalisieren, alte oder irrelevante Dateien zu löschen und sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und organisiert bleiben.

Doch keine Sorge: PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH bietet hier zusätzlichen Service an. Unser Standard-Support für die Software steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, bieten wir auch Advanced Support oder sogar Managed Service an, in dem wir wie ein Systemadministrator Ihr DMS betreuen.  

Fazit 

Die Digitalisierung Ihres Altarchivs kann eine Herausforderung sein, aber mit dem richtigen Plan und der Unterstützung durch PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH kann es ein überschaubarer und lohnender Prozess sein. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen bei diesem wichtigen Schritt helfen können.

Wieso ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich und ist mehr als nur ein digitales Archiv. Es revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten verwalten und darauf zugreifen. Hier sind einige der wesentlichen Vorteile und Anwendungen eines DMS:

Vorteile eines DMS als Archiv

1. Ordnung und Übersicht: Ein DMS organisiert alle Ihre digitalisierten Dokumente systematisch. Es erlaubt Ihnen, Dokumente nach verschiedenen Kriterien wie Typ, Datum, Autor usw. zu ordnen, was die Auffindbarkeit deutlich erhöht.

2. Zeitersparnis: Die Suche nach einem bestimmten Dokument in einem physischen Archiv kann zeitaufwendig sein. Mit einem DMS können Sie Dokumente innerhalb von Sekunden suchen und finden.

3. Sicherheit und Compliance: Ein DMS ermöglicht es Ihnen, die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten und die Compliance mit rechtlichen Anforderungen und Standards, wie z.B. DSGVO, zu erfüllen.

4. Platzersparnis: Die Digitalisierung von Dokumenten und die Speicherung in einem DMS reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz erheblich.

5. Zugänglichkeit: Ein DMS ermöglicht es Ihnen, auf Ihre Dokumente von überall und zu jeder Zeit zuzugreifen, vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung.

Zusätzliche Anwendungen eines DMS

Ein DMS ist nicht nur ein digitales Archiv, es bietet eine Fülle von weiteren Funktionen, die die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können:

1. Workflow-Management: Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen genutzt werden. Es ermöglicht das Erstellen von Workflows, die die Zusammenarbeit im Team verbessern und Prozesse effizienter gestalten.

2. Versionskontrolle: Mit einem DMS können Sie die Entwicklung und Änderungen eines Dokuments verfolgen. Es bewahrt alle Versionen eines Dokuments auf, sodass Sie jederzeit zu einer älteren Version zurückkehren können.

3. Integration: Ein DMS kann in andere Unternehmensanwendungen integriert werden, um einen reibungslosen Informationsfluss und eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.

4. Mobiler Zugriff: Viele DMS bieten mobile Apps an, die es Ihnen ermöglichen, auch unterwegs auf Ihre Dokumente zuzugreifen.

5. Zusammenarbeit: Ein DMS unterstützt die Zusammenarbeit im Team, indem es Funktionen wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, das Teilen von Dateien und das Kommentieren ermöglicht.

Mit einem DMS erhalten Sie nicht nur ein digitales Archiv, sondern ein mächtiges Werkzeug, das Ihr Unternehmen auf das nächste Level der Effizienz und Produktivität heben kann. Lassen Sie sich von PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH beraten und nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Daten.