Wie vermeide ich Medienbrüche im Unternehmen?

Medienbrüche lassen sich reduzieren, wenn Informationen durchgängig verarbeitet werden können – ohne sie manuell zwischen Papier, Dateien und unterschiedlichen System übertragen zu müssen. Unternehmen sollten dafür bestehende Insellösungen aufbrechen, Schnittstellen schaffen und manuelle Arbeitsschritte automatisieren. Ein DMS hilft dabei, Informationen ohne unnötigen Medienwechsel durch den gesamten Prozess zu führen. So lassen sich manuelle Zwischenschritte reduzieren, Prozesse effizienter gestalten und Fehlerquellen vermeiden.

Was ist ein Medienbruch? Bedeutung und Differenzierung

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen beim Wechsel zwischen Medien oder Systemen nicht automatisch weiterverarbeitet werden können und deshalb manuell übertragen werden müssen. In dem Kontext fallen auch oft Begriffe wie „Medienwechsel“ oder „medienbruchfrei“:

Ein Medienwechsel bezeichnet zunächst nur den Wechsel von einem Medium oder Format zu einem anderen. Zum Medienbruch wird er vor allem dann, wenn Informationen dabei nicht automatisch übernommen werden können und ein manueller Zwischenschritt notwendig wird.

Abtippen, ausdrucken, einscannen: Was ist ein typischer Medienbruch?

Immer wenn Informationen nicht direkt zum nächsten Punkt weiterschreiten können, sie also jemand manuell übertragen, abtippen, ausdrucken, einscannen oder in ein anderes System kopieren muss, liegt ein Medienbruch vor. Im Alltag sehen diese typischerweise so aus:

Auslöser	Medienwechsel	Mögliche Folgen
Eine Papierrechnung geht ein	Die Daten werden von Hand in die Buchhaltungssoftware übertragen	Tippfehler und zusätzlicher Arbeitsaufwand
Ein Lieferschein liegt auf Papier vor	Der Inhalt wird nachträglich in ein digitales System eingegeben oder eingescannt	Verzögerungen oder fehlerhafte Daten
Ein Vertrag wird digital erstellt	Er wird ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt	Mehrere Arbeitsschritte und unnötige Dokumente
Eine CAD-Datei kann nicht direkt geöffnet werden	Die Datei muss in ein anderes Format umgewandelt oder über ein anderes Programm weitergegeben werden	Informationsverlust oder zusätzlicher Aufwand
Daten werden in einer Excel-Liste gepflegt	Dieselben Daten müssen zusätzlich in das ERP-System übertragen werden	Doppelte Datenpflege und unterschiedliche Datenstände
Ein Dokument kommt als E-Mail-Anhang	Die Datei wird manuell auf einem Netzlaufwerk abgelegt	Zeitaufwand und Fehler bei der Ablage

Zeit, Kosten, Fehler: Die Folgen von Medienbrüchen

Medienbrüche machen den Unternehmensalltag häufig kompliziert: Sie kosten Zeit, Geld und Ressourcen. Denn wenn Informationen manuell übertragen, minutenlang gesucht oder doppelt festgehalten werden müssen, wird aus einem Arbeitsschritt gleich drei oder vier. Je mehr manuelle Zwischenschritte ein Prozess enthält, desto mehr potenzielle Fehlerquellen entstehen. Hier sind die Folgen von Medienbrüchen kurz zusammengefasst:

• Mehr Bearbeitungszeit: Manuelles Abtippen, Kopieren oder Scannen verlängert Prozesse und Freigaben.
• Höhere Fehlerquote: Bei der manuellen Dateneingabe können Tipp- und Übertragungsfehler entstehen. Laut dem Quality Magazine ist ein häufig genannter Richtwert eine Fehlerquote von etwa 1 %, abhängig von dem jeweiligen Prozess.
• Mehr Suchaufwand: Informationen in verschiedenen Systemen oder Dokumenten zu suchen, kostet zusätzliche Arbeitszeit.
• Höhere Kosten: Zusätzliche Bearbeitungs- und Korrekturzeiten binden Personal und Ressourcen.
• Compliance-Risiken: Medienbrüche können die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen erschweren. Gerade bei steuerlich relevanten Unterlagen müssen Anforderungen der GoBD berücksichtigt werden.

💡Merksatz: Je mehr manuelle Zwischenschritte ein Prozess hat, desto größer ist das Potenzial für Zeitverlust, Fehler und unnötigen Aufwand.

Medienbrüche vermeiden: So machen Sie Prozessbremsen sichtbar

Aber wie finden Sie nun heraus, wo in Ihrem Unternehmen Medienbrüche entstehen? Das Gute: Um solche Medienbrüche zu finden, müssen Sie nicht jeden Ihrer Unternehmensprozesse aufwendig analysieren. Starten Sie mit einem häufig genutzten oder besonders aufwendigen Prozess und prüfen Sie ihn Schritt für Schritt auf Medienbrüche. Dieser Medienbruch-Check zeigt Ihnen problematische Stellen auf einen Blick:

Schritt 1: Den Prozess vollständig abbilden

Nehmen Sie sich zuerst einen konkreten Prozess vor. Bilden Sie diesen einmal vom Anfang bis zum Ende ab, also vom Eingang einer Information bis zu ihrer Ablage oder Weiterverarbeitung. Notieren Sie alles, was dazu gehört: Welche Personen, Dokumente und Systeme sind an dem Prozess beteiligt?

Schritt 2: Hier steckt der Medienbruch!

Achten Sie auf jede Stelle, an der Informationen gedruckt, abgetippt, eingescannt, kopiert oder manuell in ein anderes System übertragen werden. Diese Stellen sind mögliche Medienbrüche.

Schritt 3: Welcher Umweg kostet am meisten?

Erst jetzt geht’s an die Bewertung. Dokumentieren Sie für jeden Medienbruch, wie häufig er auftritt und wie viel Zeit er Sie pro Vorgang kostet. Dabei geht es um die Gewichtung: Ein Bruch, der nur einmal im Monat auftritt, ist anders zu bewerten als ein täglicher.

Schritt 4: Den größten Hebel zuerst

Wo kommen hohes Volumen und hoher Aufwand zusammen? Genau an der Stelle müssen Sie ansetzen. Beginnen Sie mit dem Prozess, bei dem durch die Beseitigung des Medienbruchs voraussichtlich am meisten Zeit und manueller Aufwand eingespart wird. Berücksichtigen Sie dabei auch Fehlerkosten, Compliance-Anforderungen und mögliche Auswirkungen auf Kunden und Mitarbeiter.

Die Medienbruch-Checkliste: Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn Sie nicht wissen, ob es einen Medienbruch in Ihren Unternehmen gibt und Sie im nächsten Schritt nicht wissen, wo sie anfangen sollen, helfen Ihnen folgende Fragen bei der ersten Einschätzung. Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten, desto genauer sollten Sie den jeweiligen Prozess auf Medienbrüche prüfen:

▢ Müssen Daten mehrfach eingegeben werden?
▢ Werden Dokumente ausgedruckt, obwohl der Prozess digital begonnen hat?
▢ Werden Daten manuell zwischen Systemen übertragen?
▢ Müssen Mitarbeiter Informationen aus E-Mails oder Anhängen in andere Systeme übertragen?
▢ Werden Daten parallel in Excel und einer Unternehmenssoftware gepflegt?

Starten Sie vielleicht bei der Personalakte!

Sie suchen nach einem konkreten Prozess für den Einstieg? Die Personalakte eignet sich dafür besonders gut: Papierakten, E-Mails, Excel und digitale Systeme kommen hier häufig zusammen und können dadurch unnötige Medienbrüche verursachen. Wie Sie Personalinformationen durchgängig digital verwalten und Prozesse ohne Umwege gestalten, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper zur digitalen Personalakte. Jetzt entdecken.

Medienbruch: Ein Beispiel aus der Praxis im Vergleich

Wenn ein Medienbruch entsteht, dann wirkt sich das auf den Arbeitsablauf aus. Am Beispiel einer Eingangsrechnung lässt sich dieser Prozess gut zeigen:

Ein medienbruchfreier Prozess? Der entscheidende Unterschied:

Ein einzelner manueller Schritt wirkt oft unproblematisch. Doch wenn Mitarbeiter bei jedem Vorgang Daten übertragen, Dokumente weiterleiten oder Dateien ablegen müssen, summiert sich der Aufwand schnell, insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen mit vielen Vorgängen. Die Arbeit mit Medienbrüchen kostet Zeit und Geld. Bei einem medienbruchfreien Prozess werden diese Informationen einmal erfasst und anschließend automatisch weiterverarbeitet. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass Informationen schneller verfügbar und leichter nachvollziehbar sind.

5 Hebel, um Medienbrüche technisch zu beseitigen

Nicht jeder Medienbruch lässt sich sofort vollständig beseitigen. Entscheidend ist deshalb, manuelle Übertragungen gezielt dort zu reduzieren, wo sie besonders häufig auftreten oder viel Aufwand verursachen. Die richtige Technologie bietet konkrete Ansatzpunkte dafür, um Informationen automatisiert und ohne Umwege durch den Prozess fließen zu lassen. Diese fünf Hebel helfen dabei:

1. Ein zentraler Ort für alle Dokumente

Für dokumentenzentrierte Prozesse kann ein zentrales DMS eine wichtige Grundlage schaffen. Es bündelt Dokumente und Informationen an einem Ort. Die zentrale Dokumentenverwaltung schafft einen gemeinsamen Informationsstand und klar geregelte Zugriffe. Funktionen zur revisionssicheren Archivierung unterstützen zusätzlich dabei, aufbewahrungspflichtige Dokumente nachvollziehbar und geschützt vorzuhalten. Auch CAD-Dokumente können als PDF bereitgestellt werden. Mit einer DMS-Software wie d.velop documents müssen Informationen nicht zwischen verschiedenen Ablageorten gesucht oder manuell übertragen werden.

2. Vom Scan direkt ins System

Eine Frage liegt nahe: Wie kommt meine Papierrechnung ohne Abtippen ins System? Das funktioniert ganz einfach: OCR liest Texte und Belegdaten aus eingescannten Dokumenten automatisch aus. Die Informationen können anschließend automatisch klassifiziert und verschlagwortet werden. Bei strukturierten E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung ist für die enthaltenen strukturierten Daten keine OCR erforderlich: Die Rechnungsinformationen können direkt maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

3. Systeme, die miteinander sprechen

Bestehende ERP- und Fachsysteme müssen dafür nicht zwangsläufig ersetzt werden. Über geeignete Schnittstellen und Konnektoren kann das DMS Informationen automatisiert mit den angebundenen Systemen austauschen.

4. Der digitale Weg zur Freigabe

Digitale Workflows im DMS sorgen dafür, dass Dokumente automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet, digital geprüft und freigegeben werden können. Dafür gibt es Vertretungsregeln und Statusverfolgung, die jederzeit transparent zeigen, wo sich ein Vorgang gerade befindet. So lassen sich Papierumlauf und manuelle Weiterleitungen deutlich reduzieren.

5. Ohne Umwege unterschreiben

Auch Unterschriften lassen sich in viele digitale Prozesse integrieren. Je nach Dokument und rechtlichen Anforderungen kommen unterschiedliche Formen der elektronischen Signatur infrage – ohne Dokumente dafür ausdrucken und anschließend wieder einscannen zu müssen.

Den Medienbruch dort vermeiden, wo er am meisten ins Gewicht fällt

All das spricht dafür, seine Prozesse zu digitalisieren und automatisieren. Aber wo fängt man nun an? Keine Sorge: Sie müssen nicht jeden Prozess gleichzeitig optimieren. Fangen Sie dort an, wo Medienbrüche besonders viel Aufwand verursachen. Das sind Punkte, auf die Sie dabei achten können:

• Hohes Dokumentenvolumen: Je mehr Dokumente verarbeitet werden, desto größer ist das Einsparpotenzial.
• Viele manuelle Übertragungen: Müssen Sie innerhalb eines Prozesses häufig abtippen, kopieren oder zwischen Systemen übertragen, deutet das darauf hin, dass hier der Bedarf zur Automatisierung besonders hoch ist.
• Hoher Freigabeaufwand: Viele Beteiligte oder lange Freigabewege bieten Potenzial für digitale Workflows mit mehr Effizienz.
• Fehler- oder Compliance-Risiken: Prozesse mit häufigen Fehlern oder hohen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit sollten Sie besonders in Betracht ziehen.
• Gute technische Anschlussfähigkeit: Bestehende Systeme und Schnittstellen erleichtern die Umsetzung.

💡Je mehr Kriterien auf einen Prozess zutreffen, desto größer ist in der Regel das Potenzial, Medienbrüche durch Integration und Automatisierung zu reduzieren.

Medienbruchfrei? Software allein reicht nicht aus

Die Nutzung eines DMS ist ein wichtiger Schritt, um Medienbrüche im Unternehmen zu reduzieren. Der Kauf einer Software allein reicht aber leider nicht aus: Eigene Prozesse müssen überdacht und das DMS passend dafür implementiert werden. Damit das reibungslos funktioniert, sollten Sie darauf achten:

Vermeiden Sie diese Fehler, um einen Medienbruch im Workflow zu verhindern

Damit aus einer Software-Lösung ein digitaler Prozess wird, der sich den Unternehmensabläufen anpasst, können Sie vorab typische Fehler vermeiden:

1. Aus digital wird nicht automatisch gut:

Einen schlechten analogen Prozess lediglich zu digitalisieren, macht daraus noch keinen guten digitalen Prozess. Das Problem verschwindet nicht, wenn der Prozess von Grund auf umständlich und fehleranfällig ist. Es wird lediglich digital weitergeführt.

2. Schnittstellen nicht von Anfang an mitdenken:

Ein DMS kann Informationen nur dann automatisch weitergeben, wenn die angebundenen Systeme und Schnittstellen entsprechend eingerichtet sind. Es entstehen neue manuelle Zwischenschritte, wenn die Abstimmung zwischen Schnittstellen und System fehlt.

3. Wer macht was?

Definieren Sie vor der technischen Umsetzung klare Rollen und Zuständigkeiten:

• Wer prüft Dokumente?
• Wer erteilt Freigaben?
• Wer ist für Ausnahmen oder Rückfragen verantwortlich?

4. Digital funktioniert nur, wenn alle mitmachen:

Neue digitale Prozesse entfalten ihren Nutzen erst, wenn sie im Arbeitsalltag tatsächlich angenommen und richtig genutzt werden. Deshalb sollten Mitarbeiter frühzeitig eingebunden, über veränderte Abläufe informiert und gezielt geschult werden.

So wird aus Software ein medienbruchfreier Workflow

Mit dem richtigen Implementierungspartner steht nicht nur die Software im Mittelpunkt, sondern der gesamte Prozess drumherum. Medienbruchfreies Arbeiten funktioniert nämlich nur, wenn Technologie, Prozess und Mensch im Einklang sind. Ein erfahrener Partner wie PAPERLESS SOLUTIONS unterstützt dabei

• Prozesse aufzunehmen und zu optimieren
• Systemlandschaft und Schnittstellen zu analysieren
• Konnektoren zu konfigurieren
• Berechtigungs- und Ablagestrukturen zu definieren
• Einen Pilotprozess umzusetzen und zu testen
• Die Lösung schrittweise auszurollen und Mitarbeiter einzubinden,

damit aus einer einzelnen Software-Lösung ein durchgängiger Prozess wird.

Medienbruchfreie Prozesse beginnen mit dem richtigen Konzept

Mit d.velop documents haben Sie ein DMS, das die Grundlage für medienbruchfreie Prozesse schafft. Damit sich daraus dann auch Prozesse entwickeln, die die täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen verbessern, kommt es auf die richtige Planung und Umsetzung an. Genau hier setzt PAPERLESS SOLUTIONS an: Gemeinsam mit Unternehmen analysieren wir bestehende Abläufe, identifizieren Medienbrüche und stimmen d.velop documents auf die vorhandene Systemlandschaft und die jeweiligen Anforderungen ab. Das sieht dann so aus:

PAPERLESS SOLUTIONS bringt Ihre Prozesse in den Flow

PAPERLESS SOLUTIONS geht schrittweise und strukturiert vor und bezieht die betroffenen Fachbereiche frühzeitig in das Projekt ein. So lassen sich Anforderungen und Abläufe gemeinsam berücksichtigen und die Lösung passgenau umsetzen. Das Ziel: weniger manuelle Arbeit, kürzere Prozesse, ein durchgängiger Informationsfluss und damit mehr Zeit für das Wesentliche.

1. Prozess analysieren: Wo entstehen Medienbrüche und unnötige manuelle Arbeitsschritte?
2. Lösung konzipieren: Welche Funktionen, Schnittstellen und Workflows werden benötigt?
3. Lösung implementieren: Die passende Lösung wird konfiguriert, in die bestehende Systemlandschaft integriert und über die benötigten Schnittstellen angebunden.
4. Pilotprozess testen: Ein ausgewählter Prozess wird zunächst umgesetzt und optimiert.
5. Rollout begleiten: Die Lösung wird auf weitere Bereiche übertragen und Mitarbeiter werden eingebunden.
   
   

Ohne Umwege direkt zum Ziel

Abtippen, ausdrucken, einscannen? Das geht auch anders. Gemeinsam identifizieren wir die Medienbrüche in Ihren Prozessen und zeigen, wie sich manuelle Zwischenschritte mit passenden Workflows und Schnittstellen reduzieren lassen.