Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet: Unternehmen müssen Rechnungen digital empfangen und für Transaktionen im Inland E-Rechnungen ausstellen können. Höchste Zeit also, sich mit der elektronischen Archivierung von Rechnungen auseinanderzusetzen. Wer noch auf Papierrechnungen oder ausgedruckte Belege setzt, riskiert nicht nur Verluste und ineffiziente Abläufe, sondern verstößt womöglich gegen neue Vorschriften. Die digitale Rechnung erleichtert nach ihrer digitalen Aufbewahrung das Auffinden, spart Platz auf dem Server und sorgt für eine rechtssichere Dokumentation. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV fördert diesen Wandel und macht das digitale Arbeiten für Unternehmen attraktiver. Wie Sie digitale Rechnungen archivieren und welche Vorteile die Aufbewahrung von Rechnungen elektronisch bietet, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Die elektronische Archivierung von Rechnungen spart Platz, Zeit und Nerven – aber sie muss rechtssicher sein. Hier erfahren Sie, welche Regeln gelten und was sich ab Anfang 2025 ändert.
Die elektronische Archivierung von Rechnungen unterliegt den GoBD. Das bedeutet: Rechnungen müssen unverändert, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Papierausdrucke genügen nicht. Deshalb müssen Sie ein revisionssicheres Archivierungssystem nutzen, das alle Änderungen protokolliert, und mit dessen Hilfe jede einzelne Rechnung digital aufbewahren.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre herabgesetzt. Aber Achtung: Handelsbücher, Jahresabschlüsse & Co. müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Zusätzlich wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen und empfangen müssen. PDFs allein reichen nicht mehr aus. Wer weiterhin Papierrechnungen nutzt, muss diese konvertieren.
Beim Thema „Rechnung digital aufbewahren“ kommt es auf die richtige Technik an: Wählen Sie ein passendes System, das Ihre E-Rechnungen sicher und einfach archiviert. Die besten Speicherorte sind Cloud-Dienste, die nicht nur zuverlässig, sondern auch schnell zugänglich sind – so haben Sie jederzeit Zugriff, auch online.
Achten Sie beim Speichern auf hohe Sicherheitsstandards, damit Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben. Ein verschlüsseltes Cloud-Archiv ist hier eine ideale Lösung, besonders wenn Sie im geschäftlichen Kontext eine Rechnung digital aufbewahren müssen. So finden Sie jedes Ihrer Dokumente mit einer schnellen Suche in kürzester Zeit wieder.
Bei der digitalen Rechnungsaufbewahrung geht es aus organisatorischer Sicht darum, ein klar strukturiertes System zu schaffen. Diese soll sowohl Effizienz als auch Sicherheit gewährleisten. Eine Verfahrensdokumentation ist dabei essenziell, um nachvollziehbar zu machen, wie digitale Rechnungen archiviert und verwaltet werden – so bleibt der Prozess immer transparent.
Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen digital aufbewahrt und archiviert werden, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Das spart Zeit und verringert Fehlerquellen. Gleichzeitig müssen Zugriffsrechte geregelt werden, damit nur berechtigte Personen Zugriff auf die E-Rechnungen haben und diese datenschutzkonform gespeichert sind. Diese Maßnahmen machen die digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnung effizienter und sicherer.
Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen bietet viele Vorteile, birgt aber auch einige Stolperfallen, die leicht übersehen werden können. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie typische Fehler vermeiden und Ihre digitalen Belege sicher und gesetzeskonform archivieren – damit Sie entspannt durch die steuerliche Prüfung kommen.
paperless solutions ist der ideale Partner für die digitale Archivierung von Rechnungen in Unternehmen, da das Unternehmen mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bietet. Es kombiniert maßgeschneiderte Lösungen, die nahtlos in bestehende Systeme integriert werden können, mit hohem Sicherheitsstandard, wie etwa dem Hosting in deutschen Rechenzentren. Durch die Automatisierung von Rechnungs-Workflows und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gewährleistet paperless solutions eine effiziente und rechtssichere Archivierung – alles aus einer Hand.