Unternehmen verwalten eine Vielzahl unterschiedlicher Personalunterlagen: Bewerbungsunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen, Krankheitsbescheinigungen oder Urlaubsanträge gehören dazu. Die große Herausforderung dabei: Die Personalakte, in der diese Unterlagen aufbewahrt werden, ist an festgelegte Aufbewahrungs- und Löschfristen gebunden. Diese sorgen dafür, dass sensible Daten nicht unnötig lange aufbewahrt und irgendwann zum Risiko für das Unternehmen werden. Dennoch sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, Personalakten innerhalb definierter Aufbewahrungsfristen bereitzuhalten. Ideal für die Archivierung eignet sich die digitale Personalakte, die ein revisionssicheres Fristenmanagement bietet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen gelten, wie lange Personalakten aufbewahrt werden müssen und warum ein professionelles Dokumentenmanagement für das Personalmanagement essenziell ist.
Die korrekte Handhabung von gesetzlichen Löschfristen und Aufbewahrungsfristen in Bezug auf die Personalakte ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentenverwaltung. Sie erfordert präzises Wissen über die entsprechenden Gesetze und Regelungen. Die folgende Tabelle gibt einen strukturierten Überblick über die relevanten Fristen und gesetzlichen Grundlagen, die bei der Verwaltung von Personalunterlagen zu beachten sind:
Unterlagen |
Regelung/Gesetzesgrundlage |
Löschfrist/Aufbewahrungsfrist |
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Arbeitsvertrag und arbeitsrechtliche Unterlagen |
Der Arbeitsvertrag unterliegt keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Die Bewahrung empfiehlt sich dennoch während der Beschäftigungszeit sowie bis zu 10 Jahre danach. |
Aufbewahrungsfrist: Bis zu 10 Jahre |
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Lohn- und Gehaltsunterlagen |
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lohn- und Gehaltsabrechnungen richtet sich nach steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, § 147 AO). |
Aufbewahrungsfrist: 6 bis 10 Jahre |
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Unterlagen zur Sozialversicherung |
Sozialversicherungsnachweise und Beitragsmeldungen müssen gemäß § 28f SGB IV für 10 Jahre aufbewahrt werden. |
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre |
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Abmahnungen |
Abmahnungen sind aus der Personalakte zu entfernen, sobald sie für das Arbeitsverhältnis keine Bedeutung mehr haben, z. B. wenn die Abmahnung ihre Wirkung verloren hat. |
Löschfrist: Nach angemessener Zeit oder Ende des Arbeitsverhältnisses |
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Bewerbungen |
Nach § 15 AGG können abgelehnte Bewerber innerhalb von 6 Monaten Ansprüche geltend machen. Nach Ablauf dieser Frist sollten die Daten gelöscht werden. |
Löschfrist: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens |
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Urlaubsunterlagen und Arbeitszeit-Dokumentation |
Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Aufzeichnungen über die Arbeitszeit und Urlaubsunterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. |
Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre |
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Unfallberichte |
Für betriebliche Unfallberichte gilt, soweit nicht in Rechtsvorschriften explizit andere Fristen genannt sind, eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren (§ 193 Abs. 2 SGB VII). |
Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre |
Die Aufbewahrungs- und Löschfristen, die für Personalakten gelten, basieren auf unterschiedlichen rechtlichen Vorgaben, die sich auf bestimmte Aspekte der Personalakten beziehen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Regelungen:
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Nach Erfüllung des Zwecks, beispielsweise nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sind Daten zu löschen, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach arbeitsrechtlichen Vorgaben können bestimmte Daten aus der Personalakte als Beweismittel aufbewahrt werden. Zum Beispiel, um Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis oder etwaige Klagen vor dem Arbeitsgericht abzuwehren.
Das Steuerrecht, insbesondere die Abgabenordnung (AO), sieht für bestimmte Unterlagen wie Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren vor, um die ordnungsgemäße Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten sowie die Überprüfung durch Behörden zu gewährleisten.
Die Differenzierung zwischen Aufbewahrungs- und Löschfristen ist essenziell, weil Aufbewahrungsfristen die gesetzlich vorgeschriebene Vorhaltung von Dokumenten für Prüfungs- und Nachweiszwecke regeln, während Löschfristen sicherstellen, dass Daten nach Ablauf ihrer rechtlichen oder geschäftlichen Relevanz gelöscht werden, um Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Das bedeutet:
Die Löschung von Daten in Personalakten richtet sich nach den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Personalakten, die je nach Dokumenttyp variieren. Beispielsweise müssen Unterlagen wie Lohnabrechnungen oder Steuerunterlagen in der Regel zehn Jahre, während Arbeitsverträge und andere personalbezogene Dokumente bis zu sechs Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden (Aufbewahrung Personalakten nach Austritt).
Nach Ablauf dieser Fristen sind Arbeitgeber verpflichtet, die Daten gemäß einer Retention Policy revisionssicher zu löschen, um den Schutz der Belegschaftsdaten zu gewährleisten. Bei digitalen Personalakten gilt zusätzlich, dass Originale nur aufbewahrt werden müssen, wenn rechtliche Anforderungen dies erfordern, was ein effektives Fristenmanagement erfordert.
Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Papierakte, insbesondere bei der Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die Hauptvorteile sind:
paperless solutions ist der ideale Partner für Unternehmen, die ihre Personalakte digitalisieren und ihre Dokumentenprozesse optimieren möchten. Die digitale Personalakte von paperless solutions gewährleistet die automatisierte Einhaltung gesetzlicher Lösch- und Aufbewahrungsfristen und unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen mühelos zu erfüllen.
Darüber hinaus ermöglicht das System eine sichere und standortunabhängige Verwaltung von Dokumenten, inklusive Zugriffskontrollen, die sensible Daten nur autorisierten Personen zugänglich machen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bietet paperless solutions maßgeschneiderte Lösungen, die komplexe Prozesse effizient automatisieren und Unternehmen den Weg in eine papierlose Zukunft ebnen.
Die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen in der Personalakte ist essenziell, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den Datenschutz zu gewährleisten. Arbeitgeber müssen sensible Unterlagen wie Lohnabrechnungen oder Bewerbungen fristgerecht archivieren und nach Ablauf der Fristen revisionssicher löschen. Eine Software für die digitale Personalakte bietet hierbei deutliche Vorteile, da sie ein automatisiertes Fristenmanagement ermöglicht und gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Revisionssicherheit erfüllt.