Ersetzendes Scannen erklärt: Papier loswerden, Rechtssicherheit behalten

Ersetzendes Scannen bezeichnet die rechtssichere Digitalisierung von Papierdokumenten, bei der die elektronischen Scans die Originale ersetzen und die eine spätere Vernichtung der Papierbelege ermöglicht. Es ist ein Prozess, bei dem Dokumente eingescannt, digital gespeichert und weiterverarbeitet werden, sodass die Papierversion nicht mehr aufbewahrt werden muss.

Wesentliche Aspekte des Ersetzenden Scannens

• Rechtssicherheit: Für die Vernichtung der Papierdokumente ist die Einhaltung bestimmter rechtlicher Anforderungen und technischer Standards unerlässlich.
• TR-RESISCAN: Die Technische Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert technische und organisatorische Anforderungen für das Ersetzende Scannen und bietet eine Orientierung für die Umsetzung.
• Digitalisierung: Es geht nicht nur um das reine Einscannen, sondern um die gesamte digitale Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung der Dokumente.
• Vernichtung der Originale: Nach erfolgreicher Digitalisierung und Einhaltung aller Vorgaben können die Papierdokumente vernichtet werden.
• Vorteile: Ersetzendes Scannen ermöglicht eine effizientere Dokumentenverwaltung, reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz und erleichtert den Zugriff auf Informationen.

Anforderungen und Umsetzung

• Technische Infrastruktur: Es ist eine geeignete technische Ausstattung, wie hochwertige Scanner und sichere Speichermedien, erforderlich.
• Sicherer Scanprozess: Der Scanvorgang muss sicher, nachvollziehbar und authentisch sein.
• Regelmäßige Backups: Um Datenverlust vorzubeugen, sind regelmäßige Backups der digitalen Dokumente unerlässlich.
• IT-Sicherheit: Die IT-Sicherheit muss gewährleistet sein, einschließlich regelmäßiger Updates des Systems.
• Dokumentation: Die Arbeits- und Scanprozesse müssen sauber dokumentiert werden.
• Konformität mit TR-RESISCAN: Die Einhaltung der TR-RESISCAN hilft, die Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Ersetzendes Scannen ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Unternehmen und Behörden, der jedoch eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert, um die rechtlichen und technischen Anforderungen zu erfüllen.

Definition: Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Ersetzendes Scannen beschreibt die digitale Erfassung papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) und die anschließende Vernichtung des Originals. Das ersetzende Scannen ermöglicht dabei die medienbruchfreie, elektronische Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des jeweiligen Scanproduktes und fördert die Umsetzung des papierlosen Büros.

Rechtlicher Rahmen: Was ist erlaubt beim ersetzenden Scannen?

Wer Papierdokumente vernichten und künftig nur noch digital statt analog archivieren will, muss sich mit einem klaren Ziel auseinandersetzen: rechtssicher digitalisieren, und zwar GoBD-konform und revisionssicher. Das sogenannte ersetzende Scannen ermöglicht genau das. Doch: Was ist eigentlich erlaubt? Und wo lauern Fallstricke?

Gesetzliche Grundlagen: Was steckt hinter dem „ersetzenden Scannen“?

• 146 Abs. 2 AO (Abgabenordnung) erlaubt unter bestimmten Bedingungen die Digitalisierung und Vernichtung von Originalbelegen.

• Das BMF-Schreiben zur GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) definiert klare Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Lesbarkeit.
• BSI-Standards (z. B. TR-03138 „Ersetzendes Scannen“) geben technische und organisatorische Empfehlungen.

Wer revisionssicher scannen will, muss diese Vorgaben lückenlos erfüllen, andernfalls drohen steuerliche Risiken oder der Verlust der Beweiskraft.

Aufbewahrungspflichten & Originale: Was darf (nicht) weg?

Nicht jedes Papier darf nach dem Scannen einfach in den Reißwolf wandern. Manche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, selbst bei einer digitalen Archivierung. Diese Originale dürfen nach dem Scannen NICHT vernichtet werden:

Tipp: Eine vollständige Liste bietet DATEV oder die Muster-Verfahrensdokumentation der BStBK & DStV.

Voraussetzungen für rechtssicheres ersetzendes Scannen

Technische Voraussetzungen

• Dokumentenscanner & Software: Leistungsfähig, geeignet für Scan-to-Archive-Prozesse
• Dateiformate: B. PDF/A, um Langzeitarchivierung sicherzustellen
• Scanqualität: Lesbarkeit, Farbtreue, Vollständigkeit
• Softwarelösungen wie z. B. DATEV Unternehmen online, d.velop documents oder branchenspezifische Tools

Tipp: Nutze Software mit automatisierter Belegarchivierung und medienbruchfreiem Workflow für schnellere Dokumentenzugriffe und weniger Papieraufwand.

Organisatorische & personelle Voraussetzungen

• Verantwortlichkeiten klar definieren: Wer darf scannen, freigeben, archivieren?
• Mitarbeiterschulungen zu GoBD, DSGVO & Scanner-Bedienung
• Qualitätssicherung: Regelmäßige Stichproben, Kontrolle der Scanvorgänge

Verfahrensdokumentation: das Rückgrat der Rechtskonformität

Die Verfahrensdokumentation ist Pflichtbestandteil jeder rechtssicheren Digitalisierung und wird in Betriebsprüfungen oft zuerst angefragt.

Inhalt & Zweck

• Beschreibung des gesamten Scan-Workflows: von der Belegentstehung bis zur Archivierung
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit
• Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Pflichtinhalte laut GoBD:

• Prozessbeschreibung
• Rollen & Verantwortlichkeiten
• Kontrollmechanismen
• IT-Systeme & Softwareübersicht

Hinweis: Nutzen Sie die Musterverfahrensdokumentation von BStBK & DStV oder die Vorlagen in DATEV (Stichwort: „DATEV Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen“).

Wie funktioniert ersetzendes Scannen?

Rechtssicheres ersetzendes Scannen durchläuft in der Regel ein einheitliches Verfahren von der Eingangspostverarbeitung über das Scannen und Vernichten der Belege bis hin zur Verfahrensdokumentation. Das sind die Schritte für rechtssicheres ersetzendes Scannen:

1. Dokumentenauswahl für die Digitalisierung

Zunächst sollte im Unternehmen grundsätzlich festgelegt werden, welche Dokumente durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Sollen beispielsweise alle eingehenden aufbewahrungspflichtigen Dokumente, oder lediglich diejenigen mit Belegcharakter das ersetzende Scannen durchlaufen? Darüber hinaus ist das zu scannende Dokument auf Echtheit zu überprüfen und auch, ob eine Aufbewahrungspflicht im Original besteht.

2. Zeitpunkt des Scanprozesses: je früher, desto besser

Der Scanprozess kann beim ersetzenden Scannen zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Empfehlenswert ist allerdings, aufbewahrungspflichtige Dokumente zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einzuscannen, um den Schutz vor Verlust zu gewährleisten. Im Idealfall erfolgt der Scanprozess unmittelbar mit dem Posteingang.

3. Digitalisierung des Originals: Geräte und Personen

Für den Digitalisierungsprozess sind ein entsprechendes Scangerät inklusive Software sowie die jeweils verantwortlichen Personen für den Scanvorgang festzulegen. Die digitalisierten Belege sind dabei einwandfrei lesbar und vollständig abzubilden. Bei Verwendung eines technisch einwandfreien und modernen Scanners werden diese Voraussetzung erfüllt, sodass eine Zertifizierung des Gerätes in der Regel nicht notwendig ist.

4. Digitale Archivierung: Schutz vor Manipulation

Nach dem Scanprozess wird das Dokument digital archiviert. Hierbei ist insbesondere der Grundsatz der Unveränderbarkeit nach §146 Abs. 4 AO zum Schutz vor Manipulation einzuhalten. Bei der Auswahl des Archivierungssystems spielt daher der Aspekt der Unveränderbarkeit und Überprüfbarkeit archivierter Dokumente eine wichtige Rolle.

5. Verarbeitung des Scanprodukts: GoBD-konforme Software

Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen erfolgt beim ersetzenden Scannen anhand des Scanproduktes. Hierfür wird im Idealfall eine entsprechende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware verwendet. Die Bearbeitung des elektronischen Dokumentes, beispielsweise in Form von farblichen Hervorhebungen oder Buchungsvermerken, darf sich nicht auf die Lesbarkeit und Vollständigkeit im Vergleich zum Original auswirken.

6. Papierbelege vernichten: einen Monat nach Abgabezeitpunkt

Dokumente, die von der Aufbewahrungspflicht im Original nicht betroffen sind, können nun vernichtet werden. Hierbei ist jedoch eine letzte Stichprobenkontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Lesbarkeit des digitalisierten Dokumentes durchzuführen – am besten durch eine Person, die nicht unmittelbar am Scanvorgang beteiligt war. Darüber hinaus sollte beim rechtssicheren ersetzenden Scannen die Vernichtung sicherheitshalber erst einen Monat nach Abgabezeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen.

7. Verfahrensdokumentation: ersetzendes Scannen dokumentieren

Sämtliche zuvor ausgeführten Schritte sind für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen nachvollziehbar zu dokumentieren. Hilfestellung für eine optimale Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen bietet die sogenannte Musterverfahrensdokumentation. Die Musterverfahrensdokumentation wurde gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) erarbeitet.

Musterverfahrensdokumentation auch für mobiles Scannen

Auf Grundlage der GoBD bietet die Musterverfahrensdokumentation eine Anleitung der einzelnen Verfahrensschritte für das ersetzende Scannen – vom Posteingang über die Digitalisierung bis hin zur Vernichtung und Archivierung. Auch die Digitalisierung steuerrelevanter Dokumente durch mobiles Scannen wird in der Musterverfahrensdokumentation erläutert. Was genau mobiles Scannen ist, wird im Blogbeitrag zu den Neuerungen der GoBD 2020 erklärt.

Typische Fehler beim ersetzenden Scannen und wie man sie vermeidet

Das ersetzende Scannen bietet enorme Chancen für Steuerbüros, Unternehmen und Selbstständige, aber nur, wenn es korrekt umgesetzt wird. Denn wer die gesetzlichen Anforderungen ignoriert oder wichtige technische Standards nicht beachtet, riskiert Verlust der Beweiskraft, GoBD-Verstöße oder verpasste Effizienzpotenziale. Hier sind die häufigsten Stolpersteine und wie Sie sie elegant vermeiden:

1. Unvollständige Scans

Problem: Belege werden nicht vollständig erfasst (z. B. Rückseiten, handschriftliche Vermerke).

Lösung: Nutze professionelle Dokumentenscanner mit Duplex-Funktion, prüfe Scans stichprobenartig und sichere automatisierte Workflows, um medienbruchfreie Prozesse zu gewährleisten.

2. Fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentation

Problem: Ohne eine saubere Verfahrensdokumentation ist das ersetzende Scannen nicht GoBD-konform.

Lösung: Erstelle oder aktualisiere deine Dokumentation am besten nach dem „Muster Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen“ von DATEV oder BMF-Vorgaben. Eine gute DMS-Software hilft bei der Abbildung und Umsetzung.

3. Fehlende Systemkompatibilität

Problem: Scanner, DMS oder Buchhaltungssoftware „sprechen“ nicht miteinander.

Lösung: Achte auf kompatible, GoBD-konforme Softwarelösungen und setze auf offene Schnittstellen für einen durchgängigen, revisionssicheren Workflow.

4. Zu frühe Vernichtung von Papierbelegen

Problem: Belege werden vor Ablauf der rechtlich zulässigen Frist vernichtet.

Lösung: Vernichte Originale erst nach der digitalen Archivierung in einem GoBD- und BSI-konformen System, mit klarer Verfahrensanweisung und Nachvollziehbarkeit (DSGVO inklusive!).

Die Vorteile des ersetzenden Scannens: digital durchstarten

Wer die Prozesse im Griff hat, profitiert gleich mehrfach:

• Rechtssicherheit & Ordnung: Kein Papierchaos mehr – aber vollständige, revisionssichere Dokumentation
• Platz- & Kosteneinsparung: Weniger Archivfläche, geringere Druckkosten, keine Papierablage
• Effizienzgewinne: Schneller Zugriff, automatische Workflows, einfachere Zusammenarbeit
• Cloud- & Homeoffice-Kompatibilität: Ortsunabhängiges Arbeiten, ideal für moderne Teams und digitale Kanzleien

Tools & Systeme: was Sie wirklich brauchen

Damit „digital das neue Original“ auch bei Ihnen funktioniert, brauchen Sie drei solide Säulen:

1. Dokumentenscanner

• Duplex-Funktion, gute Auflösung (mind. 300 dpi), schnelle Verarbeitung
• Für steuerlich relevante Belege: BSI TR-03138 zertifizierte Scanner empfehlenswert

2. DMS-System (Dokumentenmanagement)

• Zentral für Archivierung, Volltextsuche, Versionierung
• DSGVO- und GoBD-konforme Lösungen sichern Rechtssicherheit
• Beispiel: d.velop documents, nahtlos integrierbar in bestehende Prozesse

3. GoBD-konforme Buchhaltungssoftware

•  B. DATEV mit integriertem Belegmanagement
• Unterstützt Workflow Digitalisierung und Buchhaltungsunterlagen Scannen
• Optional: KI-gestützte Belegerkennung und automatische Buchungsvorschläge

Digital ist das neue Original

Mit dem ersetzenden Scannen schaffst du Ordnung, Effizienz und Rechtssicherheit, und machst den ersten Schritt in Richtung papierlose, digitale Buchhaltung. Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Kein Papierchaos mehr, alles digital archiviert
• Zeit- und Kosteneinsparung durch automatisierte Workflows
• Sicher, GoBD- & DSGVO-konform dank professioneller Software
• Perfekt für Homeoffice, Steuerberatung und moderne Arbeitsmodelle

Jetzt handeln statt abheften: Mit dem richtigen Setup und einem starken Partner wie paperless solutions gelingt der Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement: einfach, sicher und zukunftsfähig.

Fazit: planvoll vorgehen und GoBD beherzigen

Ersetzendes Scannen ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro und damit zu mehr Ordnung und Übersicht im Büro. Wer planvoll an die Sache herangeht und sich strikt an die Vorgaben der GoBD hält, wird ersetzendes (mobiles) Scannen als eine Befreiung von Ordnern und vom Dokumentensortieren für die Steuererklärung empfinden. Die benötigten Dokumente werden einfach manipulationssicher im Archiv des Dokumentenmanagement-Systems abgelegt, liegen dort bereit und können, in der Cloud gehostet, in Sekundenschnelle ortsunabhängig abgerufen werden.