Elektronische Rechnungen sind zurzeit das Digitalisierungsthema in Unternehmen aller Größenordnungen. Der Grund: die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Dabei geht es vor allem darum, den Austausch strukturierter Daten mit geeigneten Standards zu gewährleisten. Diese müssen gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungsverordnung (ERechV) erfüllen und sollen zugleich die Automatisierung und Interoperabilität fördern. In Deutschland dominieren dabei zwei Formate: ZUGFeRD und XRechnung. Doch worin bestehen die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Und welches Format eignet sich für welchen Anwendungsfall? Dieser Blogartikel beleuchtet die Unterschiede, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der beiden Standards, die gemäß DIN EN 16931 entwickelt wurden, und zeigt auf, wie sie den digitalen Datenaustausch erleichtern.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie ermöglicht die automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche und entspricht den Anforderungen der DIN EN 16931, einem europäischen Standard für elektronische Rechnungsformate. Zu den gebräuchlichsten Formaten in Deutschland gehören ZUGFeRD (Zentraler User Guide des „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD)) und die XRechnung. Beide Formate sind konform mit der DIN EN 16931, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung auf den öffentlichen (XRechnung) bzw. privaten Sektor (ZUGFeRD).
Eine digitale Rechnung ist ein nicht-strukturiertes Dokument (z. B. ein PDF), das Menschen lesbar ist, während eine elektronische Rechnung ein strukturiertes Format (z. B. XML nach DIN EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0) verwendet, das speziell für maschinelle Verarbeitung optimiert ist.
Beispiele:
Elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 folgen Standards wie DIN EN 16931 und enthalten strukturierte Daten, wodurch sie sich ideal für automatisierte Prozesse und eine effiziente maschinelle Weiterverarbeitung eignen.
Die Formate ZUGFeRD und XRechnung sind zentrale Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa, die sich in Ursprung, Struktur, Zielgruppen, technischen Details und Verarbeitung unterscheiden. Wir stellen die jeweiligen Eigenschaften und Einsatzbereiche gegenüber:
Ein Vergleich zwischen den Formaten ZUGFeRD vs. XRechnung zeigt, dass die Wahl stark von den Anforderungen abhängt. Für Unternehmen, die eine hybride Lösung suchen, ist ZUGFeRD ideal. Für den öffentlichen Sektor, der auf Standardisierung und Automatisierung setzt, ist XRechnung die bessere Wahl. So ergeben sich spezifische Vorteile der E-Invoice, die von ihrem Einsatzbereich und ihrer Zielgruppe abhängen:
ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, die sowohl maschinell als auch visuell lesbare Rechnungen benötigen, besonders im B2B-Bereich. Es kombiniert eine PDF-Datei für die visuelle Darstellung und eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung. XRechnung ist hingegen Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und nutzt ausschließlich strukturierte XML-Daten für eine vollautomatisierte Bearbeitung. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in der ZugFeRD-PDF-Komponente, die bei der XRechnung fehlt, was sie für hochautomatisierte digitale Rechnungsprozesse besonders geeignet macht.