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PDF-Dokumente digital unterschreiben mit der richtigen elektronischen Signatur
Es geht schnell und spart Geld: Das E-Signing macht den Arbeitsalltag unkompliziert und effizient
Sie möchten weg vom Papierchaos in Ihrem Büro? Dann unterschreiben Sie PDF und andere Dokumente einfach rechtssicher und digital ► Jetzt mehr darüber lesen
Die elektronische Signatur unterstützt medienbruchfreie Workflows in Unternehmen
Internationale Verträge einfach digital unterschreiben
Wann immer sich Menschen im beruflichen Rahmen auf eine Zusammenarbeit, auf einen Verkauf von Waren oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung einigen, wird diese Einigung mit einer Unterschrift quittiert. Das kann recht einfach sein, wenn etwa ein Lieferant vor Ort eine Signatur benötigt. Bei internationalen Verträgen ist das schon anders.
Elektronische Signaturen sparen Zeit und schonen Ressourcen
In der Vergangenheit setzten sich bei internationalen Vertragsunterzeichnungen alle Beteiligten in Flugzeuge und kamen zusammen, um die Unterschriften vorzunehmen. Oder die Vertragswerke wurden ausgedruckt, kuvertiert und zur Unterschrift postalisch durch die Welt geschickt. Die elektronische Signatur macht vieles einfacher. Welche Vorteile die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet, wie Sie Verträge digital unterschreiben und Ihre eigene rechtssichere, digitale Unterschrift erstellen können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Unter einer digitalen Unterschrift versteht man einen Prozess, bei dem rechtliche und technische Faktoren ineinandergreifen, um beim Unterschreiben von digitalen und elektronischen Dokumenten eine rechtssichere Authentifizierung nachweisen zu können. Man unterscheidet dabei grundsätzlich zwischen der elektronischen und der digitalen Unterschrift.
- Die elektronische Unterschrift ermöglicht es Ihnen, ein digitales Dokument ohne Medienbruch digital zu unterschreiben. Dabei handelt es sich jedoch nur um eine einfache Art, die nicht rechtsgültig ist. Ein Beispiel der elektronischen Unterschrift ist eine eingescannte Unterschrift.
- Bei der digitalen Unterschrift handelt es sich hingegen um ein Zertifikat. Dieses wird über einen persönlichen Schlüssel verschlüsselt und kann somit einer Person direkt zugeordnet werden. Für dieses Zertifikat ist ein anerkannter Vertrauensdiensteanbieter erforderlich, welcher die Identität des Unterschreibenden beglaubigt. Die höchste Stufe der digitalen Unterschrift, nämlich die qualifizierte elektronische Signatur, ist in Deutschland rechtsgültig und gleicht der händischen Unterschrift.
Wie kann ich Verträge digital unterschrieben?
Durch die Digitalisierung stehen Unternehmen inzwischen viele Möglichkeiten offen, Dokumente wie Kaufverträge, Mietverträge oder Lieferantenverträge digital zu unterschreiben, beispielsweise mit DocuSign. Dennoch gilt noch immer: Nicht alle Dokumente dürfen digital unterschrieben werden, oder wenn, dann nur unter bestimmten Bedingungen. Folgendes müssen Sie beachten:
eIDAS-Verordnung für Vertrauensdiensteanbieter
Bei der Fernsignatur benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter erstellt diese in Ihrem Auftrag als unterzeichnende Person. Als solche müssen Sie Ihre Identität gegenüber dem Vertrauensdiensteanbieter im Vorhinein sicher nachweisen. Im Rahmen der eIDAS-Verordnung wurden europaweit geltende Regelungen für diesen Vorgang geschaffen.
Das brauchen Sie für die Erstellung der Signatur
Um einen Vertrag digital unterschreiben zu können, benötigen Sie verschiedene Elemente:
- Signaturkarte: Kann durch den Antragsteller bei einem qualifizierten Anbieter beantragt werden, der die betreffende Person für die elektronische Signatur verifiziert. Die aufbereiteten Daten werden dann auf der Signaturkarte hinterlegt und an den Antragsteller übergeben.
- Hardware Security Modul (HSM): Hardware-Komponente, die kryptografische Verfahren absichert. Lässt sich per Fernzugriff nutzen und schützt Signaturen sowie Identitäten und sichert Daten ab.
- Kartenlesegerät und Signatursoftware: Beide Elemente erhalten Sie herkömmlicherweise bei dem Anbieter, von dem Sie auch die Signaturkarte bekommen haben. Die Elemente werden miteinander verknüpft und sind damit einsatzbereit.
Welche elektronische Signatur dient zu welchem Zweck?
Die elektronische Signatur lässt sich in drei Typen unterteilen:
Einfache elektronische Signatur (EES)
Bei der einfachen elektronischen Signatur handelt es sich um elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt und zum Signieren verwendet werden. Bei dieser Art der elektronischen Signatur muss keine Möglichkeit zur Identifizierung beinhalten. Somit ist diese Signatur zwar schnell und einfach durchzuführen, allerdings lässt sich die Signatur durch die fehlende Identifikation nicht eindeutig einer Person zuordnen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur wird vor allem in der Privatwirtschaft verwendet. Die Vorteile: Die FES ist einfach zu leisten und ermöglicht es im Nachhinein, die Unterschrift klar einer Person zuzuordnen.
Digitale Signaturmacht nachträgliche Änderungen erkennbar
Um den Anforderungen der eIDAS zu entsprechen, muss die FES neben einer klaren Zuordnung und der eindeutigen Identifikation des Unterzeichners zwei weitere Kriterien erfüllen. Die Unterschrift sollte unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten angefertigt werden. Die Signatur ist damit so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass nachträgliche Änderungen an den Daten einfach erkannt werden können.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Bevor die Unterschrift im Rahmen der qualifizierten elektronischen Signatur durchgeführt werden kann, muss erst die Identität der unterschreibenden Person überprüft werden. Diese wird meist online über eine Video-Ident festgestellt. Erst dann erstellt ein zertifiziertes Trust Center ein elektronisches Zertifikat aus.
Digital unterschreiben und höchste Sicherheitsstandards erfüllen
Die qualifizierte elektronische Signatur muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Die Identifikation muss von einem geprüften Vertrauensdiensteanbieter durchgeführt werden, wobei die Identität des Unterzeichners unmittelbar zu erkennen ist. Zudem muss der Signaturschlüssel in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit liegen. Die QES ist der Papierunterschrift nahezu gleichgestellt, allerdings sind einige Signaturen noch immer auf Papier darzulegen.
Wie sicher ist es, Verträge digital zu unterschreiben?
Die Sicherheit einer digitalen Unterschrift hängt von der gewählten Signaturmethode ab, die wir im vorherigen Absatz näher beschrieben haben. Mit diesen Methoden lassen sich relevante Faktoren feststellen, anhand derer sich der Sicherheitsgrad einer elektronischen Signatur messen lässt:
Welcher digitale Signatur-Typ ist der sicherste?
Allgemein lässt sich folgende Faustformel festhalten:
- Einfache elektronische Signatur: Niedrige Sicherheit
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Mittlere Sicherheit
- Qualifizierte elektronische Signatur: Hohe Sicherheit
EES und FES sind nicht rechtsgültig
Die einfache elektronische Signatur ist für alle Dokumente gedacht, die der Formfreiheit unterliegen. Dies trifft beispielsweise auf einen Arbeitsvertrag oder eine E-Mail zu.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen sollten immer dann eingesetzt werden, wenn die Identität des Unterzeichners eindeutig sein muss. Allerdings ist diese Form der digitalen Unterschrift nicht rechtsgültig.
QES bietet den höchsten Schutz vor Fälschung
Die QES bietet durch die Vielzahl an Validierungs- und Authentifizierungsverfahren den höchsten Schutz vor Fälschung und ist in der EU rechtsgültig. Verträge, die auch elektronisch abgewickelt werden dürfen, können mit dieser Signaturart unterschrieben werden. Ausnahmen bilden Dokumente, die gesetzlich explizit in Papierform vorliegen müssen, etwa der Nachweis zum Arbeitsverhältnis.
Elektronische Signatur als Cloud oder On-Premises-Lösung?
Bei der Speicherung Ihrer Daten haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Die Speicherung in einer externen Cloud oder die lokale Speicherung im hauseigenen Rechenzentrum:
- Bei der Speicherung in der Cloud müssen Sie keine spezielle Signatursoftware vor Ort installieren, sondern können die cloudbasierte Version nutzen. Zu beachten ist hierbei, dass Ihre Daten in eine externe Cloud übertragen werden. Achten Sie hier also genau darauf, welchem Rechtsraum und welcher Gesetzgebung der Cloud-Anbieter unterliegt. Nur so gewährleisten Sie die Einhaltung der Datenschutzanforderungen.
- Eine On-Premises-Lösung bietet den Vorteil, dass Ihre Dokumente in Ihrem eigenen Rechenzentrum gespeichert werden und Sie somit die volle Datensouveränität behalten. Bei dieser Variante muss die Signatursoftware lokal installiert, administrativ betreut und gepflegt werden.
Wichtig sind ausreichende Sicherheitsvorkehrungen
Bezüglich der Sicherheit besteht zwischen beiden Varianten kein wesentlicher Unterschied, solange Sie sich bei der Wahl des Cloud-Anbieters ausreichend informieren und Ihr lokales Rechenzentrum ausreichende Vorkehrungen bezüglich Datensicherheit & -schutz aufweisen kann. Zudem kommt es darauf an, ob eine Cloud oder eine On-premises-Lösung besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Verträge digital unterschreiben: Die Vorteile im Überblick
Elektronische Signatur: Arbeiten ohne Medienbrüche
Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die digitale Signatur von Verträgen und die Online-Unterschrift ein echter Meilenstein der Prozessoptimierung und unterstützt Sie bei Ihrem optimalen Workflowmanagement. Mithilfe einer elektronischen Unterschrift vermeiden Sie Medienbrüche, indem Dokumente nicht mehr umständlich ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden müssen. Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit mit Dokumenten in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.
Digitale Unterschriften sind rechtsgültig
Gemäß der eIDAS-Verordnung sind alle elektronischen Unterschriften rechtsgültig, wobei digitale Unterschriften im Speziellen genauso rechtsverbindlich sind wie händische Unterschriften. So können Sie Verträge digital unterschreiben, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob Ihre Signatur auch rechtsgültig ist. Auch beim Thema GoBD und Revisionssicherheit sind Sie mit digitalen Signaturen auf der sicheren Seite.
Digital unterschreiben: jederzeit und überall
Digitale Unterschriften zu erstellen ist unabhängig von Zeit und Ort möglich. Unterschreiben Sie einfach von unterwegs auf Ihrem PC, Tablet oder Smartphone Dokumente und wickeln Sie so Geschäfte schneller ab. Durch die digitale Signatur sparen Sie Zeit und sind flexibel, egal, wo Sie gerade sind. Die digitale Signatur ist eine von vielen Homeoffice-Lösungen, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann.
Optimierte Workflows durch die Online-Unterschrift
Mit einer Online-Unterschrift verbessern Sie Ihre Prozesse gleich in mehrfacher Hinsicht: Sie verschwenden keine Zeit mehr damit, Dokumente auszudrucken und wieder einzuscannen, sondern binden die Dokumente samt digitaler Unterschrift direkt in Ihre Workflows ein. Das sorgt für Übersicht und Transparenz in Geschäftsabläufen, da Medienbrüche wegfallen.
Fazit
Verträge erfordern häufig schnelles Handeln. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, dass er jederzeit und an jedem Ort die Möglichkeit hat, eine Unterschrift zu leisten, kommt an der elektronischen Unterschrift nicht vorbei. Insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur mit ihren rechtlichen Komponenten ist ein echter Mehrwert für jeden Unternehmer. Der größte Vorteil: die gerichtliche Beweiskraft. Wenn Sie Verträge digital unterschreiben, ist das nicht nur sicher, es spart auch Zeit, Geld, und schont Ressourcen, weil Sie kein Papier mehr benötigen.
