Mehr als 319 Milliarden E-Mails gehen laut dem Portal Statista weltweit täglich auf Reisen. Ein erheblicher Teil dieses Mailverkehrs ist Geschäftskommunikation. Sie landet in den digitalen Postfächern von Unternehmen. Nur: Wie können Sie sicher sein, dass der Absender tatsächlich der ist, für den Sie ihn halten? Eine gute Lösung ist die digital signierte E-Mail. Verwenden Sie eine digitale E-Mail-Signatur, zeigt diese dem Empfänger, dass Sie als Verfasser des Schreibens authentisch sind. Wie man eine solche E-Mail-Unterschrift erstellt und welche Vorteile diese für Ihr Business hat, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist eine digitale Signatur in E-Mails?

Die digitale Signatur ist eine Sicherheitsmechanismus beim Versenden von E-Mails. Dabei geht es darum, dass der Empfänger eindeutig erkennen kann, wer der Absender der Mail ist. Die digitale Signatur ist ein Zertifikat. Sie ist ein Schlüssel, mit dem elektronische Post authentifiziert werden kann. So ist einerseits die Identifikation des Absenders durch den Empfänger sichergestellt. Zudem kann dieser darauf vertrauen, dass sämtliche Inhalte unverändert geblieben sind.

Es gibt drei Formen von elektronischen E-Mail-Signaturen: die allgemeine, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur (AES, FES, QES). Die sicherste Variante ist die QES. Zu erkennen ist diese eSignatur anhand einer eindeutigen Kennzeichnung im Posteingang. In den meisten Fällen, etwa bei Microsoft Outlook, ist sie durch eine rote Plakette markiert. Beim Klick darauf wird dem Empfänger angezeigt, ob das Zertifikat gültig ist.

Nicht zu verwechseln ist die digitale Signatur in E-Mails mit der üblichen E-Mail-Signatur unter dem geschriebenen Text, wie sie meist in der Geschäftskommunikation vorfindet. Sie gilt als AES und enthält lediglich Kontaktinformationen, dient aber nicht der Sicherheit in der elektronischen Kommunikation.

Welche Vorteile hat eine digitale Signatur in E-Mails?

Die elektronische E-Mail-Signatur verleiht Ihrer Mail-Kommunikation viel Sicherheit. Sie stellt die Integrität von Inhalten und die Authentizität des Absenders sicher. Das bedeutet für Sie als Empfänger: Sie können sicher sein, dass der Inhalt der Mail auf ihrem elektronischen Weg nicht manipuliert wurde.

Insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur hat noch weitere Vorteile im Bezug auf den E-Mail-Verkehr. Sie ist nämlich der normalen Unterschrift gleichgesetzt und ist somit rechtsgültig. Mit ihr können Sie im Zweifelsfall sogar vor Gericht einen Urhebernachweis erbringen. Das heißt, dass eine bestimmte E-Mail-Unterschrift nur einer einzigen Person zugeordnet werden kann. Es lohnt sich also, E-Mails zu archivieren. Dazu eignet sich die digitale Archivierung besonders gut, wenn sie GoBD-konform und revisionssicher ist.

Wie kann ich eine digitale E-Mail-Signatur erstellen?

Um eine qualifizierte elektronische Signatur für E-Mails zu bekommen, wenden Sie sich an einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der den Sicherheitsanforderungen der eIDAS-Verordnung entspricht. Eine Liste dieser Anbieter ist auf der Website der Bundesnetzagentur einsehbar. Dazu zählen die Deutsche Post AG, die D-Trust GmbH und der Bank-Verlag GmbH. In den meisten Fällen, abgesehen von der Fernsignatur, ist für die Nutzung der QES die Anschaffung einer Signaturkarte und eines Kartenlesegeräts, in jedem Falle aber die einer Signatursoftware wie DocuSign notwendig.

Der Ablauf gestaltet sich dann wie folgt:

1. Schaffen Sie sich die notwendige Hard- und Software an.
2. Besuchen Sie die Website eines authentifizierten Vertrauensdiensteanbieters.
3. Registrieren Sie sich und loggen Sie sich ein.
4. Der Vertrauensdiensteanbieter authentifiziert Ihre Person anhand eID oder Videocall.
5. Der Vertrauensdiensteanbieter sendet Ihnen Ihren Antrag elektronisch zu.
6. Füllen Sie das Formular aus und geben Sie die Mail-Adresse an, für das Zertifikat gelten soll.
7. Signieren Sie das Formular per eSignatur und senden Sie es elektronisch zurück.
8. Der Antrag geht mit qualifiziertem Eingangsstempel ein.
9. Die Eingangsbestätigung erfolgt, das qualifizierte elektronische Zertifikat wird erstellt und Ihnen elektronisch zugestellt. Speichern Sie sie einfach ab.
10. Per e-registrierter Zustellung wird der Vorgang nun bei einem qualifizierten Bewahrungsdienst archiviert.

Nun gilt es, den Mailclient entsprechend zu konfigurieren, um die digitale Signatur in Ihren E-Mails nutzen zu können. Die Hilfeseiten von Anbietern wie Microsoft Outlook bieten eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das funktioniert.

Gründe für eine digitale Signatur in Ihren Business-Mails

Wenn Sie eine dienstliche E-Mail digital signieren, zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie es ernst meinen mit dem Thema Sicherheit. Und mehr noch: Sie betonen damit, dass Manipulationen von Daten in Ihrer Geschäftskommunikation ausgeschlossen sind. Gerade wenn Sie in Geschäftsbereichen tätig sind, in denen sensible Daten eine große Rolle spielen, schafft das viel Vertrauen.

Fazit

Als Unternehmer möchten Sie Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsgeheimnisse schützen. Ein Baustein ist die digitale Signatur in E-Mails. Als Repräsentant Ihres Unternehmens gehen Sie in Sachen Datensicherheit als Vorbild voraus. Und das zeigen Sie auch nach außen, indem Sie Ihre E-Mails digital signieren.