Lassen Sie Ihre Mitarbeiter den Urlaubsantrag online ausfüllen. Mit der Digitalisierung entlasten Sie Ihre Personalabteilung und werden Schritt für Schritt papierlos. ►Jetzt mehr erfahren
Personalabteilung entlasten und Ressourcen schonen: Mit der richtigen Software geht‘s
Früher war das Beantragen von Urlaub immer mit Papier verbunden. Listen mit den Kollegen abgleichen, Urlaubszettel, Formulare oder Vorlagen ausfüllen und einreichen. Dann hieß es abwarten, bis irgendwann die Genehmigung kam. Papier konnte geduldig sein. Heutzutage kann das alles deutlich einfacher und papierlos geschehen. Mit dem richtigen Online-Tool ist die digitale Urlaubsplanung schnell gemacht. Wie der elektronische Urlaubsantrag gelingt, ohne dass ein Verwaltungsakt daraus wird, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Das Wichtigste vorweg: Der Urlaubsantrag sollte immer schriftlich, nie mündlich erfolgen. Dasselbe gilt für die Genehmigung, auch wenn sie elektronisch erfolgt. Damit Ihre Belegschaft den Urlaubsantrag digital einreichen kann, gibt es zwei Möglichkeiten. Die eine: Nutzen Sie eine Cloud-basierte Software, die im Webbrowser, als App und/oder als Desktopanwendung nutzbar ist und die Sie nicht lokal in Ihrem Unternehmen installieren müssen. Der Vorteil: Die Software ist immer aktuell und fehlerfrei, ohne dass Sie selbst einen Administrationsaufwand hätten.
Die zweite Möglichkeit für Ihre digitale Urlaubsplanung ist eine Software, die Sie on-premises hosten und die sich im Webbrowser, als Desktopanwendung und/oder per App nutzen lässt. Der Vorteil dabei ist, dass Sie diese individuell auf Ihre IT-Landschaft abstimmen können. Synchronisieren Sie sie einfach mit Ihren Kalendern und der Personalabrechnung und schaffen Sie durch individuelle Integration eine strategische Lösung, die mehr kann als nur ein Urlaubskonto verwalten.
Alle Varianten haben im Bereich der Grundfunktionen viele Gemeinsamkeiten, zum Beispiel eine integrierte Zeiterfassung mit Gleitzeit, ein Überstunden-Konto und die digitale Urlaubsplanung. Hinzu kommen je nach Produkt Anwendungen, die einen Großteil Ihrer HR-Prozesse im Unternehmen abbilden, zum Beispiel das Onboarding, die Mitarbeiterentwicklung und die Personaleinsatzplanung. Unterschiede gibt es lediglich in der räumlichen Flexibilität bei der Nutzbarkeit, bei der Skalierbarkeit des Systems und bei der Integration in bestehende Systeme.
Mit den flexiblen App-Möglichkeiten können Sie auch kurzfristige Urlaubswünsche erfüllen, da Genehmigungen von jedem Ort aus möglich sind. Im Moment der Bestätigung werden Vorgesetzte sowie eventuelle Vertretungen umgehend per E-Mail informiert.
Im Grunde funktioniert Ihr digitaler Urlaubsplaner vom Ablauf her genauso wie der analoge Ablauf: Sie reichen Ihren gewünschten Urlaub ein, warten auf die Genehmigung und erhalten am Ende eine Bestätigung darüber. Das alles funktioniert online wesentlich schneller, weil diverse zeitraubende Zwischenschritte entfallen.
Die Personalabteilung kann schon beim Eingang Ihres Urlaubsantrags abgleichen, ob etwas gegen Ihre Abwesenheit in einem bestimmten Zeitraum spricht. Dank Automatisierung gelangt der Antrag direkt an die richtige Bearbeitungsstelle, die ihn in nur wenigen Mausklicks schriftlich per E-Mail bestätigen kann.
Ihr digitaler Urlaubsantrag bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen eine Menge Vorteile. Diese beziehen sich nicht nur auf die komfortable Möglichkeit, Urlaubsanträge online zu verwalten, sondern aus Urlaubs- und Fehlzeiten im Management strategische Maßnahmen abzuleiten.
Zunächst einmal ist der Prozess sehr transparent, weil sowohl Arbeitnehmer als auch Vorgesetzte jederzeit einsehen können, wann wie viele Urlaubstage verplant wurden und wie viel Resturlaub mit ins nächste Folgejahr genommen wird. Durch die digitale Arbeitsweise bei der Urlaubsplanung entsteht weniger Verwaltungsaufwand, weil kein Papier mehr bearbeitet und archiviert werden muss, was automatisch zu einer geringeren Arbeitsbelastung in der Personalabteilung führt.
Die Digitalisierung von einfachen Prozessen wie dem Urlaubsantrag online ist schnell und spart durch den Verzicht auf Papier und Druck viel Geld.
Die Digitalisierung von Urlaubsanträgen ist nur ein Schritt in Richtung papierloses Büro – doch die Wirkung ist nicht zu unterschätzen. Denn einerseits sparen Sie damit jede Menge Papierkosten und kostbaren Lagerplatz, den ansonsten Ordner einnähmen. Andererseits bieten Sie Ihrer Belegschaft mit der digitalen Urlaubsplanung ein transparentes Tool, mit dem jeder im Unternehmen einen Urlaubsantrag abschicken und zugleich online alle wichtigen Parameter bezüglich Arbeits- und Fehlzeiten übersichtlich überblicken kann. Das ist nicht zuletzt für die Collaboration ein Vorteil, weil alle Vorgesetzten einsehen können, wann die Personaldecke wie stark ist und wie die Zusammenarbeit am besten und effizientesten funktioniert.
Ein Online-Urlaubsplaner verringert die Bürokratie, reduziert den Papierverbrauch und entlastet Ihre Personalabteilung. Ein digitaler Urlaubsantrag muss nicht ausgedruckt werden, nicht mit anderen Papierplänen abgeglichen und auch nicht abgeheftet und archiviert werden. In Sekundenschnelle ist ein Urlaubsantrag digital genehmigt und im Dokumentenmanagement-System (DMS) GoBD-konform abgelegt. Dafür gibt es eine digitale Personalakte im digitalen Archiv Ihres DMS.
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