KMU sind in besonderem Maße auf die Effizienz ihrer Prozesse angewiesen, damit sie auf Dauer konkurrenzfähig bleiben. Eine digitale Lösung für den Workflow im Rechnungseingang ist eine gute Option, die Leistungsfähigkeit zu steigern und repetitive Aufgaben maschinell erledigen zu lassen. Durch einen so digital optimierten Rechnungseingangsprozess lassen sich die Bearbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten wie PDF oder E-Mail dank Cloud- und OCR-Technologie automatisieren und die Bearbeitungszeit von mehreren Tagen auf wenige Stunden reduzieren. Wie auch Sie Ihren Rechnungseingangsprozess verbessern, Ihre Kosten erheblich reduzieren und eine höhere Effizienz in der Buchhaltung und im Einkauf erzielen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Was ist der Rechnungseingangsprozess?
Der Rechnungseingangsprozess bezieht sich auf die Abwicklung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen. Er unterscheidet sich von anderen Rechnungsprozessen durch den Fokus auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die das Unternehmen von seinen Lieferanten erhält. Hier sind einige wichtige Unterschiede zu anderen Rechnungsprozessen:
- Rechnungsausgangsprozess: Erstellung und Versand von Rechnungen an Kunden, während der Rechnungseingangsprozess sich auf den Empfang und die Bearbeitung eingehender Rechnungen konzentriert.
- Rechnungsbearbeitung/-prüfung/-freigabe: Diese Teilprozesse sind Bestandteile des Rechnungseingangsprozesses. Die Bearbeitung umfasst die Datenerfassung und Validierung der Rechnungsinformationen. Die Prüfung stellt sicher, dass die Rechnung den internen Richtlinien und externen Vorschriften entspricht. Die Freigabe ist der Schritt, in dem die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird.
- Rechnungseingangs-Workflow: Beschreibt den spezifischen Ablauf und die Automatisierungsschritte, die im Rechnungseingangsprozess implementiert werden, um Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten.
Der Rechnungseingangsprozess in 6 Schritten
Der Rechnungseingangsprozess lässt sich in sechs wesentliche Schritte gliedern. Er gewährleistet eine effiziente und präzise Bearbeitung eingehender Rechnungen von ihrem Empfang bis zur finalen Zahlung.
- Rechnungserhalt: Der Rechnungseingangsprozess beginnt mit dem Empfang der Rechnung, sei es per Post, E-Mail oder elektronisch.
- Rechnungserfassung: Nach dem Rechnungseingang erfolgt die Rechnungserfassung, wobei zwischen manueller und automatisierter Erfassung unterschieden wird.
- Prüfung und Validierung: Der Rechnungsprüfungsprozess samt Validierung der Rechnung umfasst die Überprüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben.
- Freigabeprozess: Im Freigabeprozess werden die Rechnungen von berechtigten Personen freigegeben, wobei bestimmte Schritte wie Budgetprüfung oder Genehmigung erforderlich sind.
- Buchung und Archivierung: Die Buchung und Archivierung der Rechnung beinhaltet die Erfassung in das Buchhaltungssystem und die langfristige Aufbewahrung der Belege.
- Zahlung: Abschließend erfolgt die Vorbereitung und Durchführung der Zahlung, um den Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.
Regulatorische Anforderungen und Compliance
Für den Prozess der Rechnungsbearbeitung gelten verschiedene regulatorische Anforderungen und Compliance-Regelungen, insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Vorschriften, Aufbewahrungsfristen, Dokumentationspflichten, Datenschutz und Sicherheit. Hier sind die relevanten Aspekte:
Gesetzliche Vorschriften
GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) in Deutschland: Die GoBD legen fest, wie elektronische Dokumente erstellt, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen, einschließlich Eingangsrechnungen.
Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten
Eingangsrechnungen müssen gemäß den nationalen gesetzlichen Vorschriften und steuerlichen Regelungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. In Deutschland beträgt diese Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre.
Datenschutz und Sicherheit im Rechnungseingangsprozess
Personenbezogene Daten auf Eingangsrechnungen müssen gemäß den Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO in der EU) verarbeitet und geschützt werden. Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sind erforderlich, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten im Rechnungseingangsprozess zu gewährleisten. Zusätzlich sollten Unternehmen sicherstellen, dass der gesamte Prozess des Rechnungseingangs gut dokumentiert ist. Dies umfasst den gesamten Workflow von der Erfassung der Rechnung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Verbuchung und Archivierung der Belege.
Herausforderungen und Fehler im Rechnungseingangsprozess
Im Rechnungseingangsprozess können verschiedene Herausforderungen auftreten. Häufige Probleme betreffen die fehlerhafte Rechnungserfassung und -prüfung, insbesondere wenn Scanner unleserliche Belege erfassen oder wichtige Daten fehlen. Fehlerquellen im Freigabeprozess und bei der Buchung sind ebenfalls häufig anzutreffen, etwa durch unvollständige Informationen oder falsche Kostenstellenzuordnungen. Solche Fehler können erhebliche Auswirkungen haben, wie verspätete Zahlungen oder falsche Buchungen, die die Finanzplanung beeinträchtigen.
Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung überprüfen
Um diese Probleme zu vermeiden, ist es entscheidend, klare Richtlinien für die Rechnungsbearbeitung zu etablieren, regelmäßige Schulungen anzubieten und die Qualitätssicherung der eingehenden Rechnungen zu verbessern. Eine effiziente Archivierung der Dokumente und eine kontinuierliche Überprüfung der Prozesse sind ebenfalls wichtige Maßnahmen, um einen reibungslosen Ablauf im gesamten Rechnungseingangsprozess sicherzustellen.
Best Practices: Optimierung Rechnungseingangsprozess
Durch eine Kombination aus Automatisierung, Standardisierung, Schulung und kontinuierlicher Verbesserung können Sie den Rechnungseingangsprozess signifikant optimieren. Diese folgenden Best Practices sorgen für eine effiziente, fehlerfreie und transparente Rechnungsbearbeitung, die sich nahtlos in bestehende Systeme integriert und kontinuierlich weiterentwickelt:
1. Automatisierung durch spezialisierte Softwarelösungen
Der Eingangsrechnungsprozess lässt sich mittels spezialisierter Softwarelösungen signifikant in Bezug auf Effizienz und Genauigkeit verbessern. Zu den Schlüsseltechnologien gehören:
- OCR (Optical Character Recognition): Ermöglicht das automatische Auslesen von Rechnungsdaten aus Papierbelegen oder PDF-Dateien und deren Umwandlung in digitale Formate.
- E-Invoicing (Elektronische Rechnungsstellung): Vereinfacht den Rechnungsaustausch und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und Bezahlung.
- Workflow-Management: Automatisiert den Fluss von Rechnungen durch verschiedene Genehmigungs- und Buchhaltungsstufen.
- Integration in bestehende Systeme: Ein nahtloser Datenfluss zwischen der Rechnungsbearbeitungssoftware und anderen Unternehmenssystemen wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungssoftware.
Vorteile
- Effizienzsteigerung: Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und Reduzierung des manuellen Aufwands.
- Fehlerreduktion: Minimierung von menschlichen Fehlern durch automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung.
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Verbesserte Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsstatus und die Historie.
2. Standardisierung
Die Implementierung standardisierter Prozesse und Workflows stellt sicher, dass alle Schritte der Rechnungsbearbeitung konsistent und effizient durchgeführt werden. Dies umfasst:
- Definierte Genehmigungsprozesse: Klare Regeln und Verantwortlichkeiten für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
- Einheitliche Formate: Nutzung standardisierter Rechnungsformate und -vorlagen, um die Verarbeitung zu vereinfachen.
3. Schulung und Schulungsmaßnahmen
Regelmäßige Trainings und Schulungen für Mitarbeiter sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den neuesten Prozessen und Technologien vertraut sind.
- Einführungsveranstaltungen: Initiale Schulungen für neue Mitarbeiter.
- Fortlaufende Trainings: Regelmäßige Auffrischungskurse und Updates zu neuen Systemen oder Prozessänderungen.
- Ressourcen: Bereitstellung von Handbüchern, Tutorials und Online-Ressourcen.
4. Kontinuierliche Verbesserung
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ist entscheidend für die langfristige Optimierung im Eingangsrechnungsprozess. Dies beinhaltet:
- Feedback-Schleifen: Regelmäßiges Einholen von Rückmeldungen von Mitarbeitern und Stakeholdern, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Prozessanalysen: Systematische Überprüfung und Analyse der aktuellen Prozesse zur Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen.
- Implementierung von Verbesserungen: Anwendung der Erkenntnisse aus den Analysen zur kontinuierlichen Optimierung der Prozesse.
Optimierung des Rechnungseingangsprozesses mit der Softwarelösung von paperless solutions
Mit paperless solutions können Unternehmen ihren Rechnungseingangsprozess erheblich optimieren:
- Eingangsrechnungserfassung: Automatische Erfassung von Rechnungen mittels OCR-Technologie reduziert manuelle Eingaben und erhöht die Datenintegrität.
- Digitale Rechnungsverarbeitung: Durch Cloud- und E-Invoicing-Technologien wird die Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisiert, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Effizienz steigert.
- Rechnungsworkflow: Automatisierte Workflows von der Erfassung bis zur Freigabe und Buchung minimieren Fehler und beschleunigen die Bearbeitung.
- Revisionssichere Archivierung: Revisionssichere digitale Archivierung gewährleistet Compliance und verbessert die Nachvollziehbarkeit aller Rechnungen.
- Digitale Buchhaltung: Nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme ermöglicht eine schnelle und präzise Buchung von Rechnungsdaten.
- Mobile Rechnungsverarbeitung: Mobile Anwendungen ermöglichen die flexible Erfassung, Überprüfung und Freigabe von Rechnungen, unabhängig vom Standort.
Kosten senken und die Effizienz in der Buchhaltung erhöhen
Eine digitale Lösung für den Rechnungseingangsprozess steigert die Effizienz und reduziert Fehler erheblich. Mit Technologien wie OCR und Cloud-basierter Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Eingangsrechnungen schneller bearbeiten, Kosten senken und die Effizienz in der Buchhaltung erhöhen. Besonders für KMU ist dies entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.