Lahn Kinderkrippen e.V. vertraut auf die Expertise von PAPERLESS SOLUTIONS in Bezug auf die Digitalisierung von Prozessen.
Die Ausgangssituation bei Lahn Kinderkrippen war geprägt von einer dezentralen Organisationsstruktur: Der Träger betreibt Kitas in zehn Kommunen, teils bis zu 70 Kilometer voneinander entfernt. Rechnungen mussten bislang umständlich per Post, Scan oder E-Mail weitergeleitet und von den jeweils verantwortlichen Einrichtungen freigegeben werden. Da es keinen zentralen Beschaffungsprozess gibt, war eine effiziente Lösung notwendig, um Freigaben standortübergreifend sicher und transparent zu gestalten.
„Gerade bei der Rechnungseingangsverarbeitung hatten wir immer das Thema, dass wir viele Rechnungen von den Kitas freigeben lassen müssen. Und wir wollten nicht die Dinge in Papierform umherschicken oder per E-Mail hin- und herschieben“, sagt Alexander Paul, Vorstandsvorsitzender beim Lahn Kinderkrippen e.V. und dort für die Themen Finanzen und Technik zuständig.
So fiel bereits 2014 die Entscheidung für die Einführung des DMS d.velop documents und einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) samt revisionssicherer Archivierung im digitalen Archiv, damals allerdings noch mit einem anderen Digitalisierungspartner. Nachdem dieser den Support eingestellt hatte, wechselte der Verein Lahn Kinderkrippen zu PAPERLESS SOLUTIONS, wo die Betreuung nahtlos fortgesetzt wurde.
Mit PAPERLESS SOLUTIONS arbeiteten die Lahn Kinderkrippen weiter am Konzept der durchgängigen Digitalisierung der Prozesse. Darauf aufbauend wurde der nächste logische Schritt umgesetzt: die digitale Personalakte. Ausschlaggebend war sowohl die klare Struktur der Personalunterlagen als auch die Möglichkeit, ortsunabhängig und im Homeoffice effizient arbeiten zu können. „Ich bin Digitalisierer und ITler“, erklärt Paul, und für uns war klar: Sobald wir die Rechnungen elektronisch haben, wollen wir auch die Personalakte digital führen.“
In einem dritten Schritt wurden schließlich auch die Kinderakten digitalisiert. Da jedes Kind einen Vertrag sowie weitere Dokumente wie Änderungsunterlagen hat, bot sich hier die elektronische Verwaltung ebenfalls an. Über ein fein abgestuftes Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Einrichtungsleitungen jederzeit Zugriff auf die relevanten Kinderakten haben, ohne dass Daten unkontrolliert verteilt werden.
Die Initiative für ein DMS ging damals vom Vorstandsvorsitzenden Alexander Paul selbst aus, der seine IT-Affinität in den Prozess einbrachte: „Ja, das war mein Impuls“, blickt Alexander Paul zurück, „weil ich in meinem früheren Leben mal IT-ler gewesen bin und mich seit jeher diese IT-Affinität antreibt.“ Zur einstigen Entscheidung für das DMS d.velop documents, das auch PAPERLESS SOLUTIONS als Reseller und Partner vertreibt, implementiert und pflegt, führt er aus: „Bei der Auswahl der Software waren zwei Punkte entscheidend: Einerseits die Anbindung an DATEV für die Rechnungsworkflows, und andererseits die Größe und Verlässlichkeit des Anbieters.“.
Alexander Paul betont: „Ich wollte keine Lösung von einem Anbieter, der zu groß ist. Dafür sind wir als Kunde viel zu klein. Aber ich wollte auch keine Lösung, die so klein ist, dass man Angst haben muss, dass es sie morgen vielleicht nicht mehr gibt.“ Damit war für die Lahn Kinderkrippen ein leistungsfähiges, bezahlbares und zukunftssicheres System ausschlaggebend – Kriterien, die PAPERLESS SOLUTIONS als Reseller und Partner von d.velop erfüllte und bis heute erfüllt und weiterentwickelt.
Kein Wunder also, dass Lahn Kinderkrippen bei der Einführung der digitalen Personal- und Kinderakte von PAPERLESS SOLUTIONS restlos überzeugt wurde. Entscheidend war dabei vor allem die direkte und kompetente Zusammenarbeit.
Besonders schätzt man bei Lahn Kinderkrippen neben der fachlichen Expertise die persönliche Nähe und die unkomplizierte Kommunikation: „Es gefällt mir, dass man nicht in so einer ganz großen Maschinerie ist, sondern auf einem relativ kurzen Weg wirklich sehr fähige Personen hat“, ergänzt Paul. So konnte PAPERLESS SOLUTIONS nicht nur mit technischem Know-how, sondern auch mit Verbindlichkeit und Erreichbarkeit überzeugen. Eigenschaften, die für einen Träger wie Lahn Kinderkrippen entscheidend sind.
Seit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) d.velop documents, der digitalen ERV, der Personal- und der Kinderakten konnte Lahn Kinderkrippen e.V. seine Verwaltungsprozesse entscheidend digitalisieren und auf diese Weise modernisieren. Inzwischen werden auch Verträge, Betriebserlaubnisse und viele weitere Dokumentarten vollständig digital verarbeitet und archiviert.
Die Einführung der digitalen Personal- und Kinderakten bei Lahn Kinderkrippen wurde von den Mitarbeitenden sehr positiv aufgenommen. Vor allem die Leitungen und die Verwaltung, die tagtäglich mit den Prozessen arbeiten, profitieren spürbar von der neuen Effizienz. „Die Mitarbeitenden, die regelmäßig mit den digitalen Prozessen zu tun haben, sind da sehr happy“, erklärt Alexander Paul.
Heute laufen nahezu alle Personalprozesse vollständig digital, von der Erstellung bis hin zur Ablage der Verträge. Papier kommt nur noch in Ausnahmefällen wie den seltenen Kündigungen zum Einsatz. Diese konsequente Digitalisierung sorgt nicht nur für Transparenz und Sicherheit, sondern auch für eine enorme Zeitersparnis. „Bei uns passieren Einstellungsprozesse 100 % digital, und das ist für die Leute total genial“, so Paul weiter. Durch den digitalen Unterschriftenlauf können neue Verträge innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden, ein Tempo, das sowohl die Mitarbeitenden als auch neue Kolleginnen und Kollegen begeistert.
Heute greifen rund 20 Mitarbeitende bei Lahn Kinderkrippen e.V. regelmäßig auf das Dokumentenmanagement-System und die angeschlossenen Softwares zu, sei es in der Verwaltung, im Personalbereich oder in den Einrichtungen selbst. Die Einführung der digitalen Personal- und Kinderakten durch PAPERLESS SOLUTIONS hat die Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht und für mehr Übersichtlichkeit gesorgt. Schulungen für den Umgang mit den digitalen Akten wurden von Lahn Kinderkrippen intern organisiert und gezielt auf die Anforderungen der Teams abgestimmt. „Das System ist inzwischen fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags und wird von allen aktiv genutzt“, resümiert Alexander Paul.
Besonders die enge Zusammenarbeit mit PAPERLESS SOLUTIONS wurde als wertvoll erlebt. Die Umsetzung verlief reibungslos und die Lösungen konnten individuell an die Bedürfnisse des Trägers angepasst werden. Für Alexander Paul steht fest, dass die Partnerschaft auch in Zukunft weitergeführt wird, da noch weitere Digitalisierungsschritte auf der Agenda stehen. „Wir werden auch weiterhin mit PAPERLESS SOLUTIONS zusammenarbeiten, denn es gibt noch weitere Prozesse, die wir digital abbilden möchten.“
Ein nächstes Ziel ist es, auch Dokumente aus den Einrichtungen systematisch in das DMS zu überführen. Dazu zählen beispielsweise Protokolle aus Elterngesprächen oder Aufzeichnungen, die bislang nur lokal in den Einrichtungen vorliegen. Durch ihre Integration in die digitale Kinderakte sollen künftig alle Informationen zentral und strukturiert verfügbar sein. Damit entsteht ein vollständiges Bild, das den pädagogischen Alltag unterstützt und zugleich die Verwaltung entlastet.
Mit der konsequenten Digitalisierung von Personal- und Kinderakten sowie der Integration aller relevanten Verwaltungsprozesse hat Lahn Kinderkrippen e.V. einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft gemacht. Der Verein zeigt damit, dass moderne Dokumentenprozesse nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die pädagogische Arbeit erleichtern können. „Wir haben mit PAPERLESS SOLUTIONS den richtigen Partner an unserer Seite, um die Digitalisierung unserer Einrichtungen Schritt für Schritt voranzubringen“, ist sich Alexander Paul sicher.
Die Steel Service Krefeld GmbH vertraut auf digitales Dokumentenmanagement und paperless solutions als Software-Partner.
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