Die KI-Nutzung ist in deutschen Unternehmen auf dem Vormarsch. Laut statistischem Bundesamt nutzt heutzutage bereits jedes fünfte Unternehmen Künstliche Intelligenz – Tendenz steigend – wobei Großunternehmen mit 48 Prozent bei der KI-Nutzung klar vorne liegen. Auch beim digitalen Dokumentenmanagement optimieren KI-gestützte Technologien die Effizienz und Transparenz in Dokumentenverarbeitung, Datenerfassung und Analyseprozessen. Mit ihnen lassen sich Prozesse noch stärker automatisieren und verbessern. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement die automatisierte Dokumentenverarbeitung unterstützt und intelligente Workflows Unternehmen dabei helfen, ihre Produktivität zu steigern und Fehlerquoten spürbar zu senken.
Künstliche Intelligenz (KI) im Dokumentenmanagement bedeutet, dass Systeme Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren, verarbeiten und analysieren – und das ohne manuelles Eingreifen. KI im Dokumentenmanagement basiert auf Technologien wie Machine Learning (ML) und Texterkennung (OCR), um Inhalte schneller zu verstehen, Abläufe zu optimieren und Fehler zu minimieren. So wird das digitale Dokumentenmanagement intelligenter, effizienter und sicherer.
Durch die Künstliche Intelligenz bricht im Dokumentenmanagement ein neues Zeitalter an. Wer auf KI setzt, profitiert von klar messbaren Vorteilen, nämlich konkret:
KI-basierte Systeme automatisieren Abläufe wie Dokumentenerfassung, Klassifizierung und Archivierung. Das reduziert Bearbeitungszeiten und sorgt für eine konstant hohe Prozessqualität.
Durch intelligente Texterkennung und automatische Validierung sinkt die Fehlerquote erheblich. So werden Daten zuverlässiger verarbeitet und manuelle Korrekturen minimiert.
Routineaufgaben übernimmt die KI schneller als jedes menschliche Team, wodurch wertvolle Ressourcen frei werden. Gleichzeitig sinken Betriebskosten durch optimierte Workflows und weniger Nacharbeit.
KI-Lösungen erkennen sensible Daten automatisch und helfen, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben zuverlässig einzuhalten. Zusätzlich sorgen intelligente Sicherheitsmechanismen für besseren Schutz sensibler Informationen.
Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist intelligent, automatisiert und vorausschauend. KI hilft Unternehmen schon heute, komplexe Abläufe zu vereinfachen, Fehler zu vermeiden und schneller auf Veränderungen zu reagieren – mit Lösungen, die mitdenken und mitwachsen. Hier sind drei Beispiele, wie KI im Dokumentenmanagement die Arbeitswelt verändert:
Beispiel: Ein Versicherungsunternehmen nutzt KI, um eingehende Schadensmeldungen automatisch den richtigen Kategorien wie „Kfz-Schaden", „Haftpflicht" oder „Hausrat" zuzuordnen. Dadurch werden Dokumente sofort korrekt abgelegt und die Bearbeitung erheblich beschleunigt.
Beispiel: Eine Kanzlei setzt KI-gestützte Volltextsuche ein, um Verträge, Urteile und Schriftsätze schnell nach bestimmten Klauseln oder Begriffen zu durchsuchen. Die KI liest nicht nur Inhalte, sondern erkennt automatisch relevante Metadaten wie Erstellungsdatum, Autor oder Vertragsparteien.
Beispiel: Ein Logistikunternehmen verwendet KI, um Frachtpapiere automatisch auszulesen und die nächsten Bearbeitungsschritte wie Zollanmeldung oder Abrechnung anzustoßen. So laufen komplexe Dokumentenprozesse fehlerfrei und nahezu ohne manuelles Eingreifen ab.
Beispiel: Ein Unternehmen nutzt das d.velop Vertragsmanagement mit integrierter KI, um mit Verträgen per Chat zu kommunizieren. Mitarbeitende können z. B. fragen:
Beispiel: Eine Stadtverwaltung nutzt KI, um eingehende Post (Papier oder digital) automatisch zu erkennen und zu klassifizieren – z. B. als „Rechnung“, „Antrag“, „Vertrag“ etc. – und gleich an die zuständige Abteilung weiterzuleiten.
Beispiel: Eine Rechtsabteilung verwendet KI, um aus Verträgen automatisch wichtige Vertragsdaten wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Zahlungsbedingungen zu extrahieren und in strukturierter Form bereitzustellen. Das erleichtert das Vertragscontrolling enorm.
Beispiel: Ein Konzern prüft mit KI automatisch, ob Standardklauseln in neuen Verträgen enthalten sind, und erhält Warnungen, wenn kritische Passagen fehlen oder abweichen – z. B. bei Haftung oder Datenschutz.
Beispiel: Im Zusammenspiel mit d.velop documents erkennt eine KI in einer eingehenden Rechnung Absender, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeitsdaten automatisch und startet den passenden Freigabeprozess – inklusive Eskalation bei Verzögerungen.
Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement ist ein vielversprechender Ansatz, um Unternehmen agiler zu machen. In diesem Abschnitt zeigen wir, wie Unternehmen die Vorteile von KI gezielt nutzen können, um ihre Dokumentenverwaltung auf eine höhere Ebene zu heben – mit praktischen Empfehlungen und klaren Handlungsschritten:
Bestimmen Sie konkrete Ziele, wie etwa Effizienzsteigerung oder Fehlerreduktion, die durch den Einsatz von KI erreicht werden sollen. Ein klarer Plan sorgt für zielgerichtete Ergebnisse.
Beispiel: Ein Finanzunternehmen setzt sich das Ziel, die Bearbeitungszeit von Kreditanträgen durch KI-basierte Dokumentenanalyse um 30 % zu reduzieren. Dadurch wird der gesamte Prozess effizienter und kundenfreundlicher.
Setzen Sie die KI-Technologie schrittweise um, beginnend mit den einfachsten Prozessen. Dies ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen und frühzeitig von den Vorteilen zu profitieren.
Beispiel: Ein Rechtsberatungsunternehmen beginnt mit der automatisierten Klassifizierung von Vertragsdokumenten und erweitert die KI-Integration schrittweise auf die Analyse von Klauseln und rechtlichen Bestimmungen.
Stellen Sie sicher, dass KI-Lösungen nahtlos in Ihre vorhandenen IT-Infrastrukturen integriert werden. Dies erleichtert die Nutzung und steigert die Effizienz.
Beispiel: Ein Unternehmen für Dokumentenarchivierung integriert eine KI-gestützte Texterkennungssoftware in ihre bestehenden Archivierungsprozesse, sodass die KI automatisch Dokumente erkennt und zuordnet, ohne die IT-Infrastruktur umzustellen.
Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig ein und bieten Sie Schulungen an, damit sie die neue Technologie effektiv nutzen können. So stellen Sie Akzeptanz und langfristigen Erfolg sicher.
Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen schult seine Mitarbeiter im Umgang mit einer neuen KI-Anwendung zur automatisierten Datenextraktion, um die Akzeptanz und Effektivität der Technologie sicherzustellen.
Messen Sie regelmäßig den Erfolg des KI-Einsatzes anhand klar definierter KPIs. Analysieren Sie, ob die Ziele erreicht wurden und optimieren Sie die Systeme entsprechend.
Beispiel: Ein internationales Unternehmen misst regelmäßig den ROI von KI-basierten Dokumentenmanagement-Lösungen und analysiert, wie schnell und fehlerfrei Dokumente verarbeitet werden, um die Effizienz stetig zu steigern.
Arbeiten Sie mit spezialisierten Anbietern oder Beratern zusammen, um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen und Implementierungsfehler zu vermeiden.
Beispiel: Ein Gesundheitsdienstleister arbeitet mit einem spezialisierten KI-Anbieter zusammen, um medizinische Dokumente automatisiert zu klassifizieren und sensible Daten sicher zu extrahieren, während die Compliance gewahrt bleibt.
paperless solutions unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation durch spezialisierte Software für das papierlose Büro und intelligente DMS-Software. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz, OCR-Texterkennung und automatisierten Workflows optimieren sie Dokumentenprozesse und steigern die Effizienz.
Bei der Rechnungsbearbeitung mit KI in der Industrie ermöglicht paperless solutions eine schnellere und fehlerfreie Verarbeitung. Gleichzeitig verbessern sie durch gezielte Datenanalyse und Datenmanagement in der Industrie die Nutzung geschäftsrelevanter Informationen. Mit den Lösungen von paperless solutions zeigen sich klar die Vorteile eines DMS: geringere Kosten, weniger Fehler und eine bessere Compliance.
KI verändert das Dokumentenmanagement grundlegend – effizienter, sicherer und smarter als je zuvor. Unternehmen, die auf KI-gestützte Lösungen setzen, steigern ihre Produktivität und sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile. Jetzt ist die richtige Zeit, die digitale Transformation aktiv zu gestalten.