Dunkelbuchung: Effizienz steigern, Kosten sparen, Buchhaltung entlasten

Digitales Büro für medienbruchfreies Arbeiten

Effizienz ist der Idealzustand, nach dem alle Unternehmer streben. Ressourcen schonen, Zeit sparen, Kosten sparen. Ein digitales Büro kann dabei ein wirkungsvoller Hebel sein. Das papierlose Büro in der Kreditorenbuchhaltung etwa erfüllt alle oben genannten Kriterien. Es ermöglicht medienbruchfreies Arbeiten, das sogar vollautomatisierte Prozesse ermöglicht. Ein Aspekt, der exemplarisch für die Vielfalt des Optimierungspotenzials im digitalen Bürokosmos steht, ist die Dunkelbuchung von Eingangsrechnungen. Was es damit auf sich hat, welche Vorteile es bringt und wie es funktioniert, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist eine Dunkelbuchung?

Der Begriff Dunkelbuchung beschreibt eine Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung. Er steht für die vollautomatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung, vom Rechnungseingang über die Rechnungsfreigabe bis hin zur Buchung. Dunkelbuchung besagt, dass an diesem Prozess kein Mensch mehr beteiligt ist, also eine Software das Auslesen, Prüfen, Abgleichen und Buchen von Rechnungsdaten übernimmt. Diese Hintergrundverarbeitung sorgt in Unternehmen für großes Einsparpotenzial, weil die Effizienz der unternehmenseigenen Prozesse wächst.

Welche Vorteile bringt eine Dunkelbuchung?

Der wohl größte Vorteil, den eine Dunkelbuchung Ihrem Unternehmen bringt, ist die immense Kosteneinsparung durch Automatisierung. Denn die durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro Eingangsrechnung können bei Einsatz von Personal mehrere Euro betragen. Alle Arbeitsschritte einschließlich der Datenerfassung müssen dann manuell geschehen, und das kostet schlichtweg sehr viel Zeit. Diese können Sie bei den Möglichkeiten des digitalen Zeitalters viel besser nutzen und Ihre Kreditorenbuchhaltung deutlich entlasten.

Automatisierung entlastet Kreditorenbuchhaltung

Die Form der digitalen Rechnungsverarbeitung, an deren Ende die Dunkelbuchung steht, markiert einen Quantensprung in Sachen Kosteneffizienz. Das liegt einerseits daran, dass die moderne Technologie eine schnelle, automatische Datenerfassung bei gleichzeitig geringer Fehleranfälligkeit bietet. Ebenso ist Ihre Buchhaltungs-Software in der Lage, strukturierte und nichtstrukturierte Rechnungsdateien bis hin zur „dunklen Buchung“ zu bearbeiten und diese anschließend revisionssicher zu archivieren. Hinzu kommt, dass die Automatisierung Ihre Kreditorenbuchhaltung entlastet, weil sie ihr eine repetitive, monotone Arbeit abnimmt.

Am Ende bleiben nur noch diejenigen Rechnungen für die manuelle Bearbeitung übrig, die es aufgrund von formalen Fehlern nicht anstandslos durch die Rechnungsprüfung geschafft haben.

Welche Schritte sind bei der Dunkelbuchung wichtig?

Bevor es losgehen kann mit der vollautomatisierten Buchung von Eingangsrechnungen, benötigen Sie eine geeignete IT-Infrastruktur für den digitalen Rechnungseingang und eine für Automatisierungen geeignete, digitale Rechnungsverarbeitung. Diese übernimmt nach der Übergabe ans System die weiteren Bearbeitungsschritte. Die wichtigsten Etappen auf dem Weg zur Dunkelbuchung lesen Sie hier:

Schritt 1: Rechnungseingang

ZUGFeRD, XML, EDI, XRechnung, PDF, E-Mail oder auf Papier? Die Rechnungsformate, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, können sehr verschieden sein. Damit Sie einen möglichst hohen Automatisierungsgrad erreichen könnten, sollten Sie auf alle Formate vorbereitet sein, um diese im Rechnungseingang digital erfassen zu können.

Rechnungen mit unstrukturierten Daten vorbereiten und buchen

Unstrukturierte Rechnungsdateien, die per E-Mail oder Post bei Ihnen ankommen, sind echte Kostentreiber, wenn Sie diese für automatisierte Verarbeitungsprozesse wie die Dunkelverbuchung vorbereiten möchten. Vor allem Papierrechnungen erfordern einen großen manuellen Aufwand bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, bis sie schließlich, eingescannt und per OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ausgelesen, zur Buchung in Ihrer Buchhaltungs-Software landen.

Schritt 2: Rechnungserfassung

Bei der Rechnungserfassung unterscheidet man grundsätzlich zwischen strukturierten und unstrukturierten Rechnungen. Zur ersten Gruppe gehören beispielsweise die ZUGFeRD-, XML- undEDI-Rechnungen, zur zweiten Gruppe etwa Papierrechnungen und solche, die als E-Mail oder PDF ankommen. Um nichtstrukturierte Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, müssen Sie diese zunächst mit der OCR-Technologie, die in der Regel in aktueller Buchhaltungs-Software integriert ist, in maschinenlesbare Formate verwandeln.

Einfache Dunkelbuchung von strukturierten Rechnungsdateien

Bei strukturierten Rechnungsdateien ist es noch viel einfacher. Sie sind bereits maschinenlesbar und für die digitale Weiterverarbeitung geeignet. Diese Rechnungen können Sie direkt an Ihre digitale Rechnungsverarbeitung übergeben und dunkel buchen. Die Automatisierung macht es zudem möglich, dass Sie die hinterlegten Daten ohne Umwege in die Datenbank ins System Ihrer Kreditorenbuchhaltung aufnehmen können.

Schritt 3: Rechnungsprüfung

Ist eine Rechnung ins System eingelesen, erfolgt eine formelle Rechnungsprüfung nach § 14 UStG. Das bedeutet, dass die Pflichtangaben, die jede Rechnung enthalten muss, überprüft werden. Hinzu kommt eine inhaltliche, oder auch sachliche Rechnungsprüfung, die den Gegenstand der Rechnung, also die Warenmenge oder den Umfang einer erbrachten Dienstleistung, überprüft.

Software archiviert Daten für jede Buchung im Rechnungseingangsbuch

Bei Abweichungen kontaktiert das System automatisch eine Person, die sich um den Abgleich der Daten kümmert. Wichtig ist in diesem Kontext, dass jede Dunkelbuchung zuvor in einem digitalen Rechnungseingangsbuch erfasst wurde. Das allerdings geschieht systemseitig bereits bei der Erfassung und erleichtert später die Identifizierung der richtigen Prüfperson.

Schritt 4: Rechnungsarchivierung

Zum Schluss erfolgt in Ihrem System die Archivierung der der Rechnung einschließlich aller Rechnungsdaten. Die vollautomatisierte Verarbeitung sorgt dafür, dass alles entsprechend den GoBD-Richtlinien aufbewahrt wird. Das heißt, dass alle steuerrelevanten Daten revisionssicher, vollständig, unveränderbar, lesbar und nachvollziehbar in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mit digitalem Archiv abgelegt werden.

Fazit 

Ein digitaler Rechnungseingang bietet Ihnen die Möglichkeit, von den vielen Vorteilen der Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung zu profitieren. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Dunkelbuchung. Mit ihr haben Sie die Möglichkeit, einen zeitintensiven Arbeitsprozess vollständig zu automatisieren und somit Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren, Arbeitskräfte sinnvoller einzusetzen und am Ende viel Geld zu sparen.