Das sind die Top-5 der DMS-Schnittstellen für Ihr Unternehmen

DMS-Schnittstellen sind Verbindungen zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und anderen Anwendungen oder Systemen. Sie ermöglichen den Austausch von Daten und Dokumenten zwischen dem DMS und anderen Programmen wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen, was zu einer effizienteren Arbeitsweise und Automatisierung von Prozessen führt.

Was sind DMS-Schnittstellen?

DMS-Schnittstellen sind im Wesentlichen Programmierschnittstellen, die es ermöglichen, dass verschiedene Softwaresysteme miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Im Kontext eines Dokumentenmanagement-Systems ermöglichen sie die Integration mit anderen Anwendungen, um Prozesse zu automatisieren und den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern.

Vorteile von DMS-Schnittstellen

• Automatisierung von Prozessen: Schnittstellen können Arbeitsabläufe automatisieren, indem sie Daten zwischen verschiedenen Systemen austauschen, z.B. das automatische Verschieben von Dokumenten aus einem ERP-System in ein DMS.
• Reduzierung manueller Arbeit: Durch die Automatisierung von Prozessen wird die Notwendigkeit für manuelle Dateneingabe und -übertragung reduziert, was Zeit spart und Fehler minimiert.
• Verbesserter Informationsaustausch: Schnittstellen ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen, was zu einer besseren Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung führt.
• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen und den verbesserten Informationsaustausch können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Kosten senken.
• Verbesserte Datenqualität: Durch die Vermeidung manueller Dateneingabe und -übertragung wird die Datenqualität verbessert und Fehler reduziert.

Beispiele für DMS-Schnittstellen

• ERP-Schnittstellen: Ermöglichen die Integration mit ERP-Systemen (z.B. SAP, Navision), um Dokumente und Daten zwischen den Systemen auszutauschen.
• CRM-Schnittstellen: Ermöglichen die Integration mit CRM-Systemen (z.B. Salesforce), um Dokumente und Daten im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen zu verwalten.
• Buchhaltungs-Schnittstellen: Ermöglichen die Integration mit Buchhaltungssystemen (z.B. DATEV), um Rechnungen und andere buchhaltungsrelevante Dokumente zu verarbeiten.
• E-Mail-Schnittstellen: Ermöglichen das Versenden und Archivieren von E-Mails direkt aus dem DMS.
• Schnittstellen zu Fachverfahren: In der öffentlichen Verwaltung können DMS-Schnittstellen zu Fachverfahren wie dem Einwohnermeldewesen oder dem Kfz-Zulassungswesen genutzt werden.

Warum DMS-Schnittstellen heute unverzichtbar sind

Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen effizientes Arbeiten, rechtskonforme Archivierung und automatisierte Workflows. Sie sind also ein echter Hebel bei der Optimierung repetitiver Tätigkeiten und der Einhaltung von gesetzlichen Regelungen. Ohne passende Datenschnittstellen zwischen Dokumentenmanagement-Systemen und anderen Anwendungen bleibt das volle Potenzial moderner IT-Landschaften allerdings ungenutzt. Und deshalb sind DMS-Schnittstellen so wichtig:

1. Zentrale Rolle für Automatisierung & Effizienz

Ob eine DATEV-DMS-Schnittstelle, eine DMS-Anbindung für Microsoft 365 SharePoint oder Sage: die Integration entscheidet über Tempo und Qualität der Prozesse. Durch eine direkte Anbindung lassen sich Dokumente automatisch zuordnen, verschlagworten und ablegen, ohne Medienbrüche und ohne manuelle Zwischenschritte.

2. Entlastung manueller Prozesse

Durch den Einsatz von DMS-Schnittstellen, etwa für Outlook, die Buchhaltung oder eine Scanlösung, wird das manuelle Suchen, Ablegen und Weiterleiten von Dokumenten überflüssig. Die Schnittstelle übernimmt, was früher zeitraubende Handarbeit war.

3. Vermeidung von Medienbrüchen

Systembrüche kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko. Eine nahtlose DMS-Schnittstelle zur Archivierung, etwa für die E-Mail-Archivierung im DMS, sorgt dafür, dass Informationen dort landen, wo sie hingehören, revisionssicher und vollständig dokumentiert.

4. Schnellere Reaktionszeiten & bessere Datenqualität

Die automatische Übernahme von Daten aus ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen mittels DMS-Schnittstelle, wie etwas aus Business Central, steigert die Datenqualität und reduziert die Bearbeitungszeit. Fehler durch Mehrfacheingaben werden vermieden, Informationen stehen in Echtzeit bereit.

5. Relevanz für Compliance, DSGVO & digitale Signatur

Gerade im Kontext von Compliance, DSGVO und digitaler Signatur gewinnt die DMS-Schnittstelle an Bedeutung. Nur wenn Daten sicher übertragen und revisionssicher archiviert werden, kann ein Unternehmen rechtssicher agieren, von der E-Mail-Archivierung bis hin zur rechtssicheren Freigabe von Dokumenten über digitale Workflows.

Dokumentenmanagement ohne Medienbruch? So geht’s mit paperless solutions

Als erfahrener Anbieter im Bereich digitales Dokumentenmanagement (DMS) setzt paperless polutions auf leistungsstarke DMS-Schnittstellen, die echte Systemintegration ermöglichen: für KMU, Steuerberater, IT-Abteilungen und alle, die ihre Prozesse effizient, rechtssicher und digital gestalten wollen.

Nahtlose Integrationen, maximale Effizienz

Ein modernes DMS entfaltet erst dann sein volles Potenzial, wenn es sich reibungslos in bestehende Systeme einfügt. paperless solutions bietet hierzu eine Vielzahl an DMS-Schnittstellen, ob zur DATEV, zu Microsoft 365 SharePoint, Sage, Business Central, Outlook oder zur klassischen Scanlösung. So wird aus Insellösungen ein durchgängiger Workflow im Dokumentenmanagement.

Von der Buchhaltung bis zur E-Mail-Archivierung

Mit einer DMS-Schnittstelle für die Buchhaltung, revisionssicherer Archivierung, integrierter digitaler Signatur oder automatisierter E-Mail-Archivierung sorgt das System für Compliance und Transparenz. Gleichzeitig profitieren Nutzer von flexibler Integration in tägliche Tools, vom Posteingang in Outlook bis zur digitalen Rechnungsprüfung.

Für wen ist das relevant?

Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Steuerkanzleien, aber auch IT-Abteilungen in wachstumsorientierten Organisationen profitieren von der modularen Architektur. Ob standardisierte Schnittstellen oder individuelle Anbindungen: paperless solutions liefert die technische Grundlage für ein papierloses Büro mit echter Zukunftsperspektive.

Top 5 DMS-Schnittstellen für Unternehmen

Wer Dokumente nicht nur ablegen, sondern intelligent nutzen will, kommt an leistungsstarken DMS-Schnittstellen nicht vorbei. Sie verbinden Ihr Dokumentenmanagement-System nahtlos mit führenden ERP-, Buchhaltungs- und Signaturlösungen, für mehr Effizienz, weniger Medienbrüche und volle GoBD-Konformität. Hier sind die Top-5-DMS-Schnittstellen, die Unternehmen 2025 auf dem Schirm haben sollten:

1. DATEV – Die Buchhaltungsbrücke fürs DMS

Die DATEV DMS-Schnittstelle ist der Goldstandard, wenn es um die automatisierte Belegverarbeitung und revisionssichere Archivierung geht. Sie sorgt dafür, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen direkt ins DATEV-System fließen, inklusive aller buchungsrelevanten Metadaten. Das reduziert Fehlerquellen und spart enorm viel Zeit in der Finanzabteilung.

Highlights:

• Direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online
• GoBD-konforme Archivierung aller Belege
• Optimal für Steuerberater-Zusammenarbeit und DMS Schnittstelle Buchhaltung

2. Sage 100: nahtlose Integration ins ERP

Mit der Sage-DMS-Schnittstelle bleiben Dokumente und Geschäftsprozesse lückenlos verbunden. Angebote, Aufträge oder Lieferscheine, alles wird aus dem ERP heraus aufgerufen und archiviert. Perfekt für Unternehmen, die auf konsistente Daten und zentrale Dokumentenhistorien setzen.

Highlights:

• Vollständige ERP-Verknüpfung mit Sage 100
• Einheitlicher Zugriff auf DMS-Dokumente
• Beschleunigte Prozesse durch Workflow Dokumentenmanagement

3. APplus: DMS-Komfort direkt im ERP

Die APplus-DMS-Schnittstelle ermöglicht Unternehmen eine direkte Dokumentenanzeige in der ERP-Oberfläche. Keine Doppeleingaben, kein Suchen mehr, alles ist dort, wo es gebraucht wird. Die Verbindung zur Archivierung und E-Mail-Archivierung im DMS macht die Schnittstelle besonders wertvoll.

Highlights:

• Direktzugriff aus APplus heraus
• Zentrale Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente
• GoBD-konforme Archivierung auf Knopfdruck

4. Dynamics 365 Business Central: smarte Prozesse in Microsoft

Die Verbindung von Microsoft-365-SharePoint-DMS mit Business Central schafft eine leistungsfähige Plattform für digitale Workflows, Dokumentenarchivierung und Teamkollaboration. Ob Rechnungen, Verträge oder Projektunterlagen, alles wird systematisch archiviert und bleibt im Zugriff.

Highlights:

• Tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem
• Nutzung von SharePoint als DMS Schnittstelle Archivierung
• Automatisierte Prozesse und Workflows in Business Central

5. DocuSign: digitale Signaturen direkt im DMS

Digitale Signatur als DMS-Schnittstelle? Mit DocuSign kein Problem. Die Integration ermöglicht rechtssichere Unterschriften direkt aus dem Dokumentenmanagement-System heraus: eIDAS-konform und vollautomatisiert. Ein echter Boost für Vertragsprozesse, HR oder Compliance.

Highlights:

• eIDAS-konforme digitale Signaturen
• Vollautomatisierter Signaturprozess
• Integration in bestehende DMS-Workflows

Eine starke DMS-Schnittstelle ist der digitale Klebstoff zwischen Systemen, von der Datenschnittstelle zur Buchhaltung bis hin zur rechtssicheren Signatur. Wer heute ein DMS einführt oder optimiert, sollte diese fünf Schnittstellen unbedingt prüfen. Denn nur ein vernetztes Dokumentenmanagement schafft echte Effizienz, Transparenz und Compliance.

Zwei weitere zentrale DMS-Schnittstellen

Moderne DMS-Schnittstellen gehen weit über klassische Buchhaltungsprozesse hinaus. Zwei besonders praxisnahe Beispiele zeigen, wie durchdachte Datenschnittstellen das Dokumentenmanagement auf das nächste Level heben: in der digitalen Gehaltszustellung und im Immobilienmanagement.

1. Digitale Gehaltszustellung: HR-Prozesse intelligent automatisieren

Integriert in bestehende HR-Systeme ermöglicht die DMS-Schnittstelle zur digitalen Gehaltszustellung eine nahtlose Übergabe von Abrechnungsdokumenten in die digitale Personalakte. So werden Lohn- und Gehaltsdokumente automatisch archiviert, rechtskonform abgelegt und sind jederzeit abrufbar, auch über mobile Endgeräte. Das spart Papier, Zeit und Ressourcen.

Wichtig für Unternehmen mit DATEV: Die DATEV DMS-Schnittstelle sorgt dafür, dass auch die Lohnabrechnung perfekt mit dem Dokumentenmanagement verzahnt ist. Gleichzeitig wird der Workflow im Dokumentenmanagement optimiert, inklusive digitaler Signatur und automatisierter E-Mail-Archivierung im DMS.

2. Immobilienmanagement mit Casavi: Strukturierte Dokumentation leicht gemacht

Ob Mietverträge, Abrechnungen oder Übergabeprotokolle: im Immobilienmanagement fallen täglich zahlreiche Dokumente an. Die DMS-Schnittstelle zu Casavi sorgt für eine zentrale, strukturierte Ablage aller relevanten Unterlagen. Dank intelligenter Workflows werden Prozesse wie Mieterkommunikation, Wartungsdokumentation oder Nebenkostenabrechnungen deutlich effizienter. Durch die Anbindung an Microsoft-Umgebungen, wie z. B. Microsoft 365 SharePoint, profitieren Verwaltungen zusätzlich von einem kollaborativen Dokumentenzugriff, jederzeit und ortsunabhängig.

Ob HR oder Immobilien: Mit den richtigen DMS-Schnittstellen lassen sich Prozesse automatisieren, Compliance-Anforderungen erfüllen und digitale Workflows nahtlos integrieren. So wird das Dokumentenmanagement zur strategischen Schaltzentrale im Unternehmen.

Zusätzliche Schnittstellenoptionen & Erweiterbarkeit

Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System steht und fällt mit seiner Integrationsfähigkeit. Denn nur wer Schnittstellen konsequent nutzt, schöpft das volle Potenzial seiner digitalen Prozesse aus. Egal ob DATEV, Microsoft 365 / SharePoint oder Anbindungen an Scanner, Salesforce, Teams & Co.: Moderne DMS-Lösungen wie von paperless solutions bieten hier maximale Flexibilität und Erweiterbarkeit.

API: die Brücke zu individuellen Lösungen

Dank moderner, offener API-Schnittstellen lässt sich das DMS problemlos an vorhandene Systeme anbinden, von der Buchhaltung bis zum CRM. So entstehen reibungslose Workflows im gesamten Unternehmen, ob bei der Dokumentenarchivierung, digitalen Signatur, oder der automatisierten E-Mail-Archivierung.

Schnittstellen, die mehr können

Neben Standardanbindungen wie Microsoft Teams, SharePoint oder Scanner-Import punktet ein gutes DMS mit maßgeschneiderten Datenschnittstellen, speziell für Ihre IT-Landschaft. So lassen sich auch komplexe Anforderungen effizient realisieren, sei es im Bereich digitale Archivierung, Zertifikatsmanagement oder branchenspezifischer Integrationen.

Maßgeschneiderte Integration auf Anfrage

Standard war gestern. Moderne DMS-Lösungen bieten auch Customizing auf Anfrage. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln Experten Schnittstellen, die genau zu Ihren Prozessen passen, und nicht umgekehrt. Das sichert nicht nur die Nachhaltigkeit Ihrer IT-Investition, sondern auch zukunftssichere Skalierbarkeit.

Tipp: Besonders in Kombination mit automatisierten Workflows im Dokumentenmanagement entfalten DMS-Schnittstellen ihre ganze Wirkung. Denken Sie daher Integration immer prozessübergreifend!

Fazit: Schnittstellen sind das Rückgrat digitaler Prozesse

Effiziente DMS-Schnittstellen verbinden zentrale Systeme wie Sage, Dynamics365, Outlook und DATEV mit dem DMS, und machen so digitales Archiv, Vertragsmanagement, digitale Signatur und Workflow Management erst richtig leistungsfähig. Gerade in der Digitalisierungsphase sollten Unternehmen auf flexible DMS-Integrationen setzen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügen. paperless solutions bietet als erfahrener Partner genau das: intelligente Systemintegration für nachhaltige digitale Prozesse.