Ab dem 1. Januar 2027 ist Schluss mit Papier: Entgeltunterlagen, die für die Sozialversicherung relevant sind, dürfen dann nur noch digital aufbewahrt werden. So verlangt es § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Eine entsprechende Übergangsfrist endet mit dem 31.12.2026. Was viele nicht auf dem Schirm haben: Diese Unterlagen sind fester Bestandteil der klassischen Personalakte. Genau deshalb führt an ihrer vollständigen Digitalisierung eigentlich kein Weg mehr vorbei.
Viele HR-Abteilungen spüren den Wandel bereits, doch oft fehlt ein klares Bild, wie sich die klassische Mitarbeiterakte rechtssicher und effizient digital umsetzen lässt. Dabei bietet der schrittweise Übergang die perfekte Gelegenheit, um Prozesse neu zu denken und besser zu machen. Wer heute startet, profitiert morgen von schlankeren Abläufen, sicherem Zugriff und einer zukunftssicheren Datenstruktur. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Personalakten erfolgreich digitalisieren, welche Funktionen dabei wirklich wichtig sind und warum sich der Umstieg richtig lohnt.
Die digitale Personalakte ist die moderne, elektronische Variante der klassischen Papierakte. Sie speichert alle personalrelevanten Dokumente von Arbeitsverträgen bis zu Krankmeldungen sicher und strukturiert in einem digitalen Archiv. Der entscheidende Vorteil: Statt physischer Ordnerstrukturen ermöglicht die elektronische Akte eine schnelle, transparente und ortsunabhängige Verwaltung aller Personaldaten: rechtssicher, effizient und datenschutzkonform.
Im Vergleich zur analogen Version bringt die digitale Personalakte nach ihrer Einführung klare Vorteile: Rollenbasierter Zugriff sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen dürfen. Durch eine einheitliche Aktenstruktur werden Dokumente logisch und konsistent abgelegt, unabhängig davon, ob es sich um Gehaltsabrechnungen, Fortbildungsnachweise oder Arbeitszeugnisse handelt.
Doch bei der Umstellung gibt es einiges zu beachten: Neben rechtlichen Anforderungen wie DSGVO und Aufbewahrungsfristen sind auch organisatorische Fragen entscheidend: Wer hat Zugriff auf welche Inhalte, Wie werden bestehende Papierakten digitalisiert? Und wie werden die Daten strukturiert abgelegt? Eine gute Planung spart hier nicht nur Aufwand, sondern sichert auch langfristig die Akzeptanz der Mitarbeitenden.
Ab Anfang 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland bestimmte Unterlagen, die Teil der Personalakte sind, ausschließlich digital vorhalten. Diese Pflicht ergibt sich aus einer Kombination verschiedener gesetzlicher Regelungen, insbesondere der Beitragsverfahrensverordnung und den Vorgaben zur elektronischen Lohnsteuerprüfung (§ 147 AO, § 41 EStG). Das neue Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) unterstützt diese Digitalisierung, ist aber nicht die alleinige Rechtsgrundlage.
Konkret müssen ab 2027 digital vorliegen:
Unternehmen, die technisch oder organisatorisch noch nicht bereit sind, können sich bis zum 31.12.2026 von der digitalen Pflicht befristet befreien lassen. Danach gilt jedoch ohne Ausnahme die digitale Aufbewahrungspflicht.
„Die digitale Personalakte ist die Chance für Unternehmen, ihre HR endlich zukunftsfähig aufzustellen. Wer jetzt startet, sichert sich nicht nur rechtliche Klarheit, sondern auch echte Effizienzgewinne im Alltag. Unsere Mission bei paperless solutions: Digitalisierung einfach machen, rechtssicher, praxisnah und mit einem klaren Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeitende.“
— Hannes Göbel, Head of Sales bei paperless solutions
Im HR-Alltag kosten manuelle Ablagen und zeitaufwändige Suchaktionen wertvolle Ressourcen und Nerven. Papierberge führen nicht nur zu Frust, sondern auch zu Fehlerquellen und erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen erheblich. Hinzu kommen lästige Medienbrüche: Wenn Informationen zwischen verschiedenen Systemen und Formaten hin- und hergeschoben werden, entstehen Verzögerungen und Datenverluste. Die digitale Personalakte schafft hier Abhilfe. Sie automatisiert Ablage und Suche, sorgt für eine lückenlose Dokumentation und garantiert dank sicherer Zugriffsrechte maximale Datenschutzstandards. So wird HR effizienter, sicherer und zukunftsfähig.
Die digitale Personalakte bringt spürbaren Effizienzgewinn in die Personalverwaltung. Alle wichtigen Dokumente sind zentral und übersichtlich an einem Ort digital gespeichert. So entfällt das zeitaufwändige Suchen und Prozesse werden schneller und transparenter. Weitere Vorteile, die die digitale Personalakte nach ihrer Einführung mit sich bringt, sind:
Die digitale Personalakte braucht eine stabile IT-Infrastruktur, die sicheren Zugriff und schnelle Verarbeitung gewährleistet. Achten Sie auf eine Softwarelösung, die nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann und skalierbar ist. Nur so vermeiden Sie späteren Aufwand und können flexibel auf neue Anforderungen reagieren.
Die Umstellung auf digitale Personalakten gelingt nur mit klarer Kommunikation und aktiver Einbindung der Mitarbeitenden. Schulungen und offene Dialoge helfen, Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen. So wird aus der technischen Neuerung ein Teamprojekt, das alle mitträgt und motiviert.
Der Schutz sensibler Personaldaten hat oberste Priorität. Hier gelten strenge gesetzliche Vorgaben. Definieren Sie klare Zugriffsrechte und sorgen Sie für eine lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten. Nur so können Sie Datenschutzverletzungen vermeiden und Vertrauen bei Mitarbeitenden und Führungskräften schaffen.
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizientes Personalmanagement und rechtssichere Dokumentenverwaltung. Damit der Einstieg gelingt, haben wir eine klare Schritt-für-Schritt-Checkliste für Sie zusammengestellt. Von der Analyse des Ist-Zustands über die Auswahl der passenden Software bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter:innen. Mit diesen 11 Punkten schaffen Sie eine solide Basis für Ihre digitale Zukunft.
Mit der richtigen Vorbereitung und dem passenden Team machen Sie die Einführung der digitalen Personalakte zum Erfolg und schaffen mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz in Ihrer Personalabteilung. Also: Checkliste schnappen, Schritt für Schritt abhaken und sofort loslegen!
Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein entscheidender Schritt, um den Anforderungen der modernen Personalverwaltung gerecht zu werden, sei es bei der rechtssicheren Ablage von Gehaltsabrechnungen, der Einhaltung von Löschfristen bezüglich der Personalakte oder der Digitalisierung sensibler Mitarbeiterdaten. Dabei gilt: Ohne den richtigen Partner wird die Umstellung schnell zum komplexen Projekt.
paperless solutions unterstützt Unternehmen als erfahrener Digitalisierungspartner mit maßgeschneiderten DMS-Lösungen, die nicht nur alle rechtlichen Vorgaben erfüllen, sondern auch die tägliche Arbeit im HR-Bereich spürbar erleichtern. Von der Auswahl der passenden Software bis hin zur Integration in bestehende Systeme begleitet paperless solutions Sie Schritt für Schritt inklusive Schulungen und einem starken Support.
Profitieren Sie von automatisierten Workflows und digitaler Effizienz, die Ihnen helfen, Ihre Personalakte und Gehaltsabrechnung zukunftssicher zu gestalten, Ihre Löschfristen einzuhalten und nie wieder Fristen zu versäumen. Mit paperless solutions als Partner wird Ihr Projekt „Einführung digitale Personalakte“ rechtssicher, nachhaltig und wirtschaftlich erfolgreich umgesetzt.