2027 wird zum Wendepunkt für die Personalverwaltung: Neue gesetzliche Vorgaben machen die digitale Aufbewahrung bestimmter Mitarbeiterunterlagen zur Pflicht – höchste Zeit, sich mit der digitalen Personalakte auseinanderzusetzen. Zum 31.12.2026 endet die Übergangsfrist einer Regelung, die schon 2022 eingeführt wurde. Besonders betroffen sind Informationen, die für die Berechnung und Abrechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant sind – geregelt in der überarbeiteten Beitragsverfahrensordnung (BVV). Für Personalverantwortliche, insbesondere im Hinblick auf Arbeitsrecht, Datenschutzrecht und Sozialversicherungsrecht, bedeutet das: Es ist höchste Zeit, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu digitalisieren. In diesem Blogartikel erfahren Sie, ab wann welche Teile der digitalen Personalakte Pflicht werden, worauf zu achten ist – und wie Sie sich jetzt praxisnah vorbereiten können.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht derzeit nicht für alle Arbeitgeber. Im öffentlichen Dienst – insbesondere bei Beamten – gelten teilweise bereits verbindliche Vorgaben, etwa durch das E-Government-Gesetz. Diese betreffen jedoch vor allem Behörden und sind für privatwirtschaftliche Unternehmen nicht relevant.
In der Privatwirtschaft gibt es aktuell keine Verpflichtung, alle Personalunterlagen digital zu führen.
Dennoch: Ab 2027 wird es für Unternehmen verpflichtend, bestimmte Dokumente – wie Entgeltunterlagen oder Nachweise zur Staatsangehörigkeit – ausschließlich digital vorzuhalten.
Digitale Personalakte? Jetzt erst recht! Ab 2027 wird die digitale Aufbewahrung bestimmter Unterlagen gesetzlich vorgeschrieben und damit zur Pflicht – wer frühzeitig umstellt, spart langfristig Zeit, Kosten und rechtliche Risiken.
Zwar besteht in der Privatwirtschaft keine generelle Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte, doch ab dem 1. Januar 2027 müssen sozialversicherungsrelevante Unterlagen im Rahmen der Lohnabrechnung verpflichtend digital vorliegen – geregelt in der Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV).
Diese Unterlagen müssen Arbeitgeber grundsätzlich elektronisch bereitstellen können, wenn Betriebsprüfer oder Einzugsstellen diese anfordern. Es gab eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, während der Unternehmen unter bestimmten Umständen einen Antrag auf Befreiung von der digitalen Aufbewahrungspflicht bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen konnten. Diese Möglichkeit endet jedoch. Es wird jedoch generell empfohlen, die Digitalisierung der Personalakte in Betracht zu ziehen, da dies zahlreiche Vorteile wie zentrale Verfügbarkeit, verbesserter Datenschutz und Effizienzsteigerung mit sich bringt.
Auch wenn aktuell keine allgemeine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte besteht, wird sich das bald ändern: Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen wie Entgeltnachweise, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen oder Nachweise zur Staatsangehörigkeit ausschließlich digital bereitzuhalten – etwa im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Die einfachste und gleichzeitig sicherste Lösung, diese Anforderungen zu erfüllen, ist die digitale Personalakte auf Basis eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit sind nicht nur alle relevanten Dokumente rechtssicher archiviert, sondern auch DSGVO- und GoBD-konform verwaltet. Zugriffsrechte, Protokollierungen, automatische Löschroutinen – all das ist im System bereits integriert.
Besonders praktisch: Über die Integration in Microsoft 365 – z. B. Outlook und Word – wird die Aktenpflege zum Bestandteil des täglichen Workflows. Dank intuitiver Volltextsuche ist jedes Dokument in Sekundenschnelle auffindbar – ganz so einfach wie googeln.
Wer also nicht nur gesetzlich konform arbeiten, sondern gleichzeitig Prozesse vereinfachen und den HR-Bereich zukunftssicher aufstellen möchte, setzt frühzeitig auf eine DMS-basierte Personalakte.
Der Wechsel zur digitalen Personalakte ist mehr als nur eine technische Umstellung – er ist ein strategischer Schritt hin zu effizienteren Prozessen, besserer Datenverfügbarkeit und voller Rechtssicherheit. Auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gelingt die Umstellung besonders strukturiert und nachhaltig. So gehen Sie am besten vor:
Starten Sie mit einem ehrlichen Blick auf den Status quo: Welche Personalunterlagen liegen noch in Papierform vor? Wo entstehen unnötige Aufwände oder Medienbrüche? Ziel ist es, bestehende Prozesse rund um die Personalakte zu dokumentieren und erste Optimierungspotenziale zu erkennen.
Eine digitale Personalakte ist dann erfolgreich, wenn sie zu Ihren Strukturen passt. Welche Funktionen sind wichtig – etwa Zugriffsrechte, Fristenmanagement oder Volltextsuche? Gibt es relevante Schnittstellen zu HR- oder Abrechnungssystemen? Und wie sieht es mit der Einhaltung von Datenschutz und Compliance (z. B. DSGVO, GoBD) aus?
Setzen Sie von Anfang an auf eine Lösung, die mehr kann als nur Scans verwalten. Ein modernes DMS bildet nicht nur die Personalakte ab, sondern wächst mit Ihren Anforderungen – inklusive Automatisierung, Workflows und Integration in Microsoft 365. Das schafft Zukunftssicherheit und eröffnet neue digitale Spielräume im HR-Bereich.
Papierunterlagen werden gescannt, verschlagwortet und sauber in digitale Strukturen überführt. Dabei sorgen Indexierung, Versionskontrolle und klare Zugriffskonzepte für Ordnung und Sicherheit. Wer möchte, kann den Aufwand durch externe Scanservices minimieren – und sofort digital weiterarbeiten.
Der Erfolg steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Deshalb ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen. Durch praxisnahe Schulungen, gute Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten wird der Umgang mit der digitalen Personalakte schnell zur Selbstverständlichkeit.
Mit einem DMS lassen sich Datenschutzanforderungen nicht nur einhalten, sondern direkt im System verankern – z. B. über Berechtigungskonzepte, Protokollierungen oder automatische Löschroutinen. So bleiben Sie jederzeit auf der sicheren Seite – auch bei Audits oder Prüfungen.
Ein strukturierter Einführungsprozess – idealerweise mit Pilotphase – hilft, die Umstellung reibungslos zu gestalten. Schritt für Schritt wird die Lösung im Unternehmen ausgerollt, begleitet durch Support, Feedbackschleifen und praxisnahe Optimierungen.
Wer für sein Unternehmen mit dem Gedanken der Einführung einer vollständigen digitalen Personalakte spielt, wird feststellen, dass mit ihr zahlreiche Vorteile entstehen, die über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Die digitale Personalakte ist nicht nur eine Antwort auf gesetzliche Pflichten, sondern auch ein Schritt in Richtung effizienter, flexibler und zukunftssicherer Personalverwaltung.
Obwohl immer mehr Unternehmen und Behörden den Übergang zur digitalen Personalakte vollziehen, gibt es immer noch Mischformen, bei denen sowohl Papier- als auch digitale Akten parallel geführt werden. Diese Mischformen bringen jedoch einige Herausforderungen mit sich:
Die vollständige Digitalisierung der Personalakten erhöht die Effizienz, Transparenz und den Datenschutz.
paperless solutions steht für ein papierloses Büro und unterstützt Unternehmen unter anderem bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und der automatisierten Berücksichtigung gesetzlicher Löschfristen. So lassen sich Compliance-Vorgaben effizient umsetzen und rechtliche Risiken minimieren. Weitere Vorteile von paperless solutions als Implementierungspartner sind:
Ab 2027 gelten neue gesetzliche Anforderungen, die eine digitale Vorhaltung bestimmter Personalunterlagen zwingend machen – nicht nur im öffentlichen Dienst. Wer bereits jetzt in die Digitalisierung investiert, spart langfristig Zeit, Kosten und vermeidet rechtliche Risiken. Unternehmen sollten die Übergangszeit bis Ende 2026 nutzen, um die digitale Personalakte strukturiert und compliant einzuführen.