Die 5 wichtigsten Vorteile des Digital Workplace in Unternehmen

Moderne Arbeitsweisen sind gefragter denn je: Örtliche und zeitliche Flexibilität, gepaart mit Medienbruchfreiheit, 24/7-Zugriff auf Unternehmenswissen und aktueller IT-Infrastruktur. Der Digital Workplace ist eine solche moderne Arbeitsumgebung, in der digitale Workflows und Technologien eine zentrale Rolle spielen. Dieses Konzept eines virtuellen Arbeitsplatzes, der es den Mitarbeitern ermöglicht, unabhängig von ihrem physischen Standort effizient zu arbeiten, wollen wir in diesem Blogbeitrag einmal näher betrachten. Dabei geht es um die Vorteile des Digital Workplace und die verschiedenen Softwares, die die Produktivität, Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern und Arbeitsprozesse optimieren.

Definition: Was ist der Digital Workplace?

Der Digital Workplace bezeichnet den modernen, digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Er ist Bestandteil eines digitalen Umfelds für alle Mitarbeitenden und ermöglicht es jedem einzelnen, ortsunabhängig zu arbeiten und remote auf wichtige, zentral in einem Cloud-DMS (Dokumentenmanagement-System) abgelegte Unternehmensressourcen zuzugreifen. Ein solch „digitaler Arbeitsplatz“ oder „digitales Büro“ umfasst eine Vielzahl von digitalen Tools und Technologien, die verschiedene Bereiche der alltäglichen Arbeit deutlich flexibler und effizienter gestalten. Sie ermöglichen etwa die Automatisierung von Routinetätigkeiten, ermöglichen eine Collaboration über Unternehmensgrenzen hinweg und hieven die Remote-Kommunikation auf einen neuen Level.

Digitaler Arbeitsplatz: Cloud, Collaboration und mehr

Der Digital Workplace integriert Cloud-Lösungen, mobile Anwendungen, Collaboration-Plattformen und weitere digitale Lösungen, um eine nahtlose und effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen. Die Vision: Ein digitales, papierloses Büro, das flexibles Arbeiten, Nachhaltigkeit und Sicherheit miteinander verbindet. Homeoffice-Lösungen runden dieses Paket ab, denn die sorgen dafür, dass Prozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung, digitales Vertragsmanagement oder die Eingangspostverarbeitung auch mobil und ortsungebunden funktionieren.

5 wichtigste Vorteile: Digital Workplace

Vorteil 1: Effizientes Dokumentenmanagement

Die Basis für einen funktionalen Digital Workplace bildet das Dokumentenmanagement-System (DMS) als Lösung für die zentrale Speicherung und Distribution von Dokumenten und Daten. Es offeriert Unternehmen zudem etwa die Möglichkeit, ein digitales Archiv anzulegen und darin steuerrelevante Unterlagen revisionssicher zu verwalten. Hier sind die Funktionen, wie das DMS Unternehmen dabei unterstützt:

Digitales Archiv anlegen

• Ein DMS ermöglicht die zentrale digitale Archivierung nach GoBD und die Verwaltung aller digitalen Dokumente und Dateien. Unternehmen können ihre vorhandenen physischen Dokumente, die sie in Aktenarchiven aufbewahren, scannen (oder einen Scandienst engagieren) und digitalisieren, um sie in das DMS zu übertragen. Dadurch entsteht ein umfassendes digitales Archiv.

Strukturierte Dokumentenablage

• Ein DMS wie velop documents bietet eine hierarchische Ordnerstruktur und benutzerdefinierte Metadaten, damit Unternehmen ihre Dokumente systematisch organisieren. Mitarbeiter können Dokumente einfach finden und darauf zugreifen, ohne in einem Papierordner suchen zu müssen.

Revisionssichere Verwaltung

• Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht strenge Sicherheitsmaßnahmen und erfüllt die hohen Anforderungen der Revisionssicherheit, damit alle Dokumente vor unbefugtem Zugriff und damit vor Manipulation geschützt sind.

Versionierung und Verlauf

• Ein DMS archiviert jede Änderung an einem Dokument und erstellt eine Versionierungs-Historie. Dadurch werden der Zugriff auf ältere Versionen ermöglicht und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen gewährleistet.

Rechtemanagement

• Das DMS ermöglicht die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten an Dokumente. Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Bereiche, was die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet.

Suchfunktion

• Eine leistungsstarke Suchfunktion hilft den Mitarbeitern, schnell und einfach nach Dokumenten zu suchen. Diese Suche kann anhand von Metadaten, Inhalten oder anderen Attributen erfolgen.

Automatische Indexierung

• Dokumente automatisch indexieren und Metadaten auslesen: Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, was die Effizienz steigert, Fehler minimiert und zur Kostenreduzierung beiträgt.

Integration mit anderen Systemen

• Das Dokumentenmanagement lässt sich nahtlos in andere Unternehmenssysteme integrieren, wie beispielsweise ERP-Systeme oder CRM-Plattformen. Dadurch werden ein reibungsloser Datenaustausch und eine ganzheitliche Unternehmenslösung ermöglicht.

Vorteil 2: Agile Zusammenarbeit mit dem Collaboration Tool

Collaboration-Software wie das Collaboration-Tool bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, auf der Teams effektiv zusammenarbeiten und Informationen nahtlos und ohne Medienbrüche austauschen können. Die Software fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, unabhängig von deren Standort oder Zeitzone, und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation und Koordination bei gemeinsamen Projekten. Hier sind einige Merkmale und Funktionalitäten, die dazu beitragen:

1. Echtzeit-Kommunikation: Verschiedene Kommunikationskanäle wie Chat, Instant Messaging und Videoanrufe, die eine sofortige Interaktion zwischen Teammitgliedern ermöglichen.
2. Teamarbeitsbereiche: Ermöglicht die Erstellung von Teamarbeitsbereichen, in denen Projektteams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Aufgaben verfolgen und Informationen austauschen.
3. Aufgaben- und Projektmanagement: Funktionen zur Aufgabenverwaltung und zum Projektmanagement: Teammitglieder können Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Fristen einhalten, um die Produktivität und Effizienz des Teams zu steigern.
4. Dateifreigabe: Sichere Freigabe und gemeinsame Nutzung von Dateien. Dokumente können in strukturierten Ordnern organisiert und mit den entsprechenden Teammitgliedern geteilt werden.
5. Integration von Tools und Apps: Kann nahtlos mit anderen Tools und Apps integriert werden, die das Team bereits verwendet. Dadurch reibungsloser Datenaustausch zwischen Systemen.
6. Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Mobile Apps ermöglichen es den Teammitgliedern, von unterwegs aus auf die Plattform zuzugreifen und an der Zusammenarbeit teilzunehmen.

Vorteil 3: Flexibles Arbeiten mit Homeoffice-Lösungen

Die Homeoffice-Lösungen von Paperless Solutions bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern ein flexibles und produktives Arbeiten von überall aus zu ermöglichen. Durch den virtuellen Zugriff auf Unternehmensressourcen, kollaborative Arbeitsplattformen und sichere Kommunikationskanäle werden die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz gesteigert.

Bessere Work-Life-Balance und erhöhte Krisenresilienz

Trotz allem bleiben Sicherheitsfaktoren wie der Datenschutz nicht außen vor. Die Integration von mobilen Apps ermöglicht den Mitarbeitern, auch unterwegs produktiv zu sein. Eine Zeit- und Kostenersparnis wird erzielt, weil Pendelzeiten reduziert und Büroflächen optimiert werden können. Die Implementierung von Homeoffice-Lösungen trägt zu einer verbesserten Work-Life-Balance und erhöhten Krisenresilienz bei.

Vorteil 4: Prozessautomatisierung mit Workflow-Management

Das Workflow-Management-System unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Durch die Automatisierung von Aufgaben werden wiederkehrende und manuelle Tätigkeiten automatisch ausgeführt, was menschliche Fehler minimiert und die Arbeitsabläufe beschleunigt. Die Prozessstandardisierung ermöglicht eine klare Strukturierung und Festlegung von Schritten, was zu einer erhöhten Konsistenz und Qualität führt.

Vereinfachte Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben

Die Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben wird vereinfacht, wodurch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessert wird. Die Integration von Benachrichtigungen und Eskalationsmechanismen gewährleistet, dass kritische Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Durch die Möglichkeit zur Analyse und Optimierung von Prozessen werden Engpässe und ineffiziente Bereiche identifiziert, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe führt.

Vorteil 5: Papierlose und medienbruchfreie Prozesse

Paperless Solutions bietet Lösungen für ein papierloses Büro, in dem medienbruchfreie Prozesse vorherrschen. Die Eingangspostverarbeitung ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von eingehender Post, wodurch die manuelle Sortierung und Papierablage entfallen. Die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert den Rechnungseingang und -workflow, reduziert die Bearbeitungszeiten und optimiert die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Papierloses Büro steigert Produktivität und reduziert Kosten

Das papierlose Immobilienmanagement ermöglicht eine digitale Dokumentenablage und -verwaltung für Verträge, Angebote und andere Immobilienbezogene Unterlagen, wodurch der Zugriff und die Suche nach Informationen beschleunigt werden. Durch die Integration dieser Lösungen in das papierlose Büro wird die Produktivität gesteigert, die Kosten reduziert und die Umweltbelastung minimiert.

Fazit: Digital Workplace – zukunftsorientiert arbeiten

Der Digital Workplace bietet Unternehmen eine moderne Arbeitsumgebung, in der effizientes Dokumentenmanagement und Collaboration-Software eine agile und ortsunabhängige Zusammenarbeit fördern. Echtzeit-Kommunikation und Teamarbeitsbereiche vereinfachen das mobile Arbeiten etwa mit Homeoffice-Lösungen, damit Mitarbeiter flexibel und produktiv von überall arbeiten können. Der Digital Workplace bietet eine zukunftsorientierte Arbeitsumgebung, die die Effizienz, Zusammenarbeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert und das Unternehmen erfolgreich in die digitale Ära führt.