Den richtigen d.velop Partner in Deutschland wählen 2026

Sie stehen vor der Einführung von d.velop documents – und damit vor einer Entscheidung, die Ihr Projekt zum Fliegen bringt oder zum Scheitern verurteilt: die Wahl des richtigen Implementierungspartners.

Der Partner bestimmt, ob Ihr DMS-Projekt in drei Monaten läuft – oder in zwölf noch Baustelle ist. PAPERLESS-SOLUTIONS begleitet als Preferred Partner (früher Platinum Partner) – der höchsten Stufe im d.velop-Partnernetzwerk – seit über 20 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse. Über 300 erfolgreiche Projekte sprechen für sich.

Dieser Leitfaden liefert Ihnen:

• Konkrete Auswahlkriterien mit Gewichtung
• Einen Fragenkatalog, der schwache Partner entlarvt
• Eine Bewertungsmatrix für Ihre Entscheidung
• Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Key Takeaways

• Preferred Partner = höchste Qualitätsstufe: d.velop hat 2025/2026 sein Partnerprogramm neu aufgestellt. Der bisherige Platinum-Status heißt jetzt Preferred Partner – und bleibt die Königsklasse. PAPERLESS-SOLUTIONS gehört dazu.
• Branchenerfahrung senkt Risiken: Ein Partner, der Ihre Branche kennt, macht weniger Fehler und liefert schneller.
• ERP-Integration entscheidet über den ROI: Ohne saubere Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV bleibt Ihr DMS eine Insellösung.
• Referenzen lügen nicht: Fragen Sie nicht nach Logos – fragen Sie nach messbaren Ergebnissen.
• Strukturierte Auswahl schlägt Bauchgefühl: Nutzen Sie die Bewertungsmatrix in diesem Beitrag.
  

Warum die Partnerwahl über Erfolg oder Scheitern entscheidet

Ein d.velop Partner ist kein reiner Softwarelieferant. Er ist Ihr strategischer Begleiter – über Jahre hinweg. Die Qualität der Beratung, Implementierung und des laufenden Supports entscheidet, ob Ihr DMS-Projekt seine Ziele erreicht oder im Sand verläuft.

Die harte Wahrheit: Unternehmen scheitern selten an der Software. Sie scheitern an:

• Einer unpassenden Einführungsmethodik
• Fehlendem Change Management
• Mangelhafter ERP-Integration
• Einem Partner, der nach dem Go-Live abtaucht

Ein erfahrener Partner erkennt diese Risiken, bevor sie zum Problem werden – und steuert dagegen.

Die Partnerschaft endet nicht mit dem Go-Live. Schulungen, Anpassungen, Updates und Support prägen den langfristigen Nutzen. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Wie ist das d.velop Partnernetzwerk aufgebaut?

d.velop hat sein Partnerprogramm grundlegend modernisiert. Statt der früheren Stufenlogik (Registered, Certified, Platinum) setzt d.velop seit 2025/2026 auf ein rollenbasiertes Partner Excellence Program mit klar definierten Spezialisierungen und vier Qualitätsstufen.

Die vier Partnerstufen im neuen Programm

Daneben gibt es rollenbasierte Kategorien wie Sales & Consulting Partner, Integration Partner, Service Partner, Technology Partner, ISVs und Alliance Partner.

Was zeichnet einen Preferred Partner (früher Platinum Partner) aus?

Der Preferred-Status ist die höchste Qualitätsauszeichnung im d.velop-Netzwerk – und wird nicht automatisch vergeben. Preferred Partner erhalten:

• 1:1-Marketingberatung mit On-Demand-Terminen, Regelterminen und strategischer Jahresplanung
• Individuelle Content-Erstellung und gemeinsame Anzeigenbewerbung
• Budget für gemeinsame Kampagnen – inklusive Join-In-Kampagnen mit d.velop
• Gemeinsame Events und Messen – mit d.velop Speakern und finanziellem Sponsoring
• Zugang zur vollständigen Kampagnenbibliothek und Co-Branding-Materialien

Gut zu wissen: PAPERLESS-SOLUTIONS war bereits einer der allerersten Platinum Partner und führt diesen Spitzenstatus als Preferred Partner im neuen Programm fort. Zusätzlich ist PAPERLESS-SOLUTIONS als d.velop App Builder zertifiziert.

Die 5 Kriterien, die den Unterschied machen

1. Branchenerfahrung und Referenzen

Fragen Sie nicht nach einer Kundenliste mit großen Namen. Fragen Sie konkret:

• Welche Prozesse wurden digitalisiert?
• Wie viele Anwendende nutzen das System?
• Welche messbaren Ergebnisse wurden erzielt?

Ein Partner, der Projekte in Handel, Industrie oder Immobilienwirtschaft bereits umgesetzt hat, kennt die typischen Anforderungen und Fallstricke Ihrer Branche.

PAPERLESS-SOLUTIONS hat über 300 Projekte in genau diesen Branchen realisiert – von Handelsunternehmen über Industriebetriebe bis hin zu Immobilienverwaltungen.

2. ERP-Integrationskompetenz

Ein DMS ohne ERP-Anbindung ist wie ein Motor ohne Getriebe: Es dreht sich, aber bewegt nichts. Prüfen Sie, ob der Partner Erfahrung mit Ihrem ERP-System hat – ob SAP, Microsoft Dynamics, DATEV oder branchenspezifische Fachverfahren.

Das Ziel: Dokumente sind kontextbezogen beim Geschäftsvorgang sichtbar. Doppelte Datenerfassung gehört der Vergangenheit an.

PAPERLESS-SOLUTIONS verbindet d.velop documents nahtlos mit ERP-, CRM-, E-Mail- und Fachsystemen – für durchgängig digitale Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche.

3. GoBD-Compliance und Sicherheitsstandards

Revisionssichere Archivierung nach GoBD ist für geschäftsrelevante Dokumente Pflicht – nicht Kür. Ein kompetenter Partner kennt die aktuellen Anforderungen, einschließlich der Neuerungen durch die E-Rechnungspflicht und das BMF-Schreiben vom Juli 2025.

Fragen Sie nach:

• Verschlüsselung der Datenübertragung
• Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Speicherort der Daten (Stichwort: Made in Germany)
• Zertifizierungen wie ISO 27001
• Reaktionszeiten bei Störungen
• Deutschsprachiger Support
• Schulungen und E-Learning-Angebote
• Managed Services, die Ihre IT entlasten

PAPERLESS-SOLUTIONS setzt auf ISO-zertifizierte Rechenzentren und gewährleistet Sicherheit „Made in Germany".

4. Support- und Servicekonzept

Der Support nach dem Go-Live entscheidet über Ihre langfristige Zufriedenheit. Klären Sie:

Regelmäßige Wartung, Updates und proaktiver Support sorgen für Stabilität – ohne zusätzlichen internen Aufwand.

5. Projektmethodik und Change Management

Wie führt der Partner das Projekt durch? Gibt es ein strukturiertes Vorgehensmodell? Wie werden Fachabteilungen eingebunden? Wie wird mit Änderungswünschen umgegangen?

Ein Partner ohne klare Methodik ist wie ein Navigationsgerät ohne Karte.

Interne Einführung oder mit Partner? Die ehrliche Abwägung

Fazit: Wenn Sie nicht über ein dediziertes DMS-Team mit d.velop-Erfahrung verfügen, spart Ihnen ein Partner Zeit, Geld und Nerven.

Fragenkatalog für Erstgespräche: Die Fragen, die Partner nicht erwarten

Qualifikation & Erfahrung

• Welchen Status haben Sie im aktuellen d.velop Partnerprogramm – Preferred, Principal, Premium oder Authorized?
• Wie viele zertifizierte Beraterinnen und Berater arbeiten bei Ihnen?
• Wie viele d.velop-Projekte haben Sie in den letzten drei Jahren umgesetzt – davon wie viele in unserer Branche?
• Können wir direkt mit einer Referenz sprechen?
  

Projektmethodik

• Arbeiten Sie nach einem strukturierten Vorgehensmodell? Welchem?
• Wie binden Sie unsere Fachabteilungen aktiv ein?
• Wie gehen Sie mit Scope-Änderungen während des Projekts um?
• Wie lange dauert eine typische Einführung in unserer Unternehmensgröße?
• Wie wird der Projektfortschritt dokumentiert und kommuniziert?

Integration & Technik

• Welche Erfahrung haben Sie konkret mit unserem ERP-System?
• Welche Schnittstellen können Sie realisieren – und welche nicht?
• Wie stellen Sie die GoBD-Konformität sicher?
• Empfehlen Sie Cloud, On-Premises oder Hybrid – und warum?
• Wie sieht Ihr Backup- und Disaster-Recovery-Konzept aus?

Support & Kosten

• Wie sieht Ihr Support nach dem Go-Live aus? Welche Reaktionszeiten garantieren Sie?
• Bieten Sie Managed Services an?
• Wie setzen sich die Projektkosten zusammen – und gibt es versteckte Kosten?
• Welche laufenden Kosten entstehen für Wartung und Support?

Bewertungsmatrix: So vergleichen Sie Partner objektiv

Schritt 1: Kriterien definieren und gewichten

Schritt 2: Bewertungsskala festlegen

Verwenden Sie eine Skala von 1 (nicht erfüllt) bis 5 (vollständig erfüllt). Definieren Sie für jede Stufe klare Kriterien. Dokumentieren Sie jede Bewertung mit Begründung.

Schritt 3: Gesamtscore berechnen

Multiplizieren Sie Einzelbewertungen mit Gewichtungsfaktoren und addieren Sie. Aber: Die Matrix ist ein Hilfsmittel, keine automatische Entscheidung. Weicht Ihr Bauchgefühl stark ab, prüfen Sie, ob ein Kriterium fehlt.

Die 3 teuersten Fehler bei der Partnerwahl

Fehler 1: Nur auf den Preis schauen

Das günstigste Angebot ist fast nie das wirtschaftlichste. Ein unerfahrener Partner verursacht höhere Gesamtkosten durch längere Laufzeiten, mehr Nacharbeit und geringere Systemakzeptanz. Betrachten Sie immer die Total Cost of Ownership über den gesamten Lebenszyklus.

Fehler 2: Referenzen nicht prüfen

Nehmen Sie sich Zeit für echte Referenzgespräche. Fragen Sie kritisch:

• Was lief nicht gut?
• Wie hat der Partner auf Probleme reagiert?
• Würden Sie den Partner heute wieder beauftragen?

Fehler 3: Die Chemie ignorieren

Sie arbeiten über Jahre mit diesem Partner. Passt die Kommunikation? Verstehen die Beraterinnen und Berater Ihre Sprache? Ein fachlich kompetenter Partner, mit dem die Zusammenarbeit schwierig ist, wird zum Dauerärgernis.

So läuft eine typische d.velop-Einführung mit Partner ab

Phase 1: Analyse & Konzeption

Anforderungen ermitteln, Prozesse dokumentieren, Schnittstellen identifizieren. Das Ergebnis: ein freigegebenes Fachkonzept als verbindliche Grundlage.

Phase 2: Implementierung & Konfiguration

Ablagestrukturen, Berechtigungen, Workflows einrichten. Schnittstellen zu Drittsystemen realisieren und testen. Parallel: Migration bestehender Dokumente mit Datenbereinigung.

Phase 3: Schulung & Go-Live

Praxisnahe Trainings in Kleingruppen statt Massenveranstaltungen. E-Learning-Module zum Nacharbeiten. Schrittweiser Rollout: erst Pilotabteilung, dann Gesamtunternehmen.

Phase 4: Betrieb & Optimierung

Regelbetrieb mit laufendem Support. Regelmäßige Reviews zur Identifikation von Optimierungspotenzialen. Schrittweise Erweiterung um weitere Prozesse: digitale Personalakte, Vertragsmanagement, automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Warum PAPERLESS-SOLUTIONS der richtige d.velop Partner für den Mittelstand ist

Jetzt unverbindliches Beratungsgespräch buchen: www.paperless-solutions.de

Zusammenfassung: Ihre Checkliste für die Partnerwahl

1. Anforderungen klar definieren
2. Partnerstatus prüfen: Preferred, Principal, Premium oder Authorized?
3. Branchenerfahrung und Referenzen verifizieren
4. ERP-Integrationskompetenz abfragen
5. Fragenkatalog in Erstgesprächen nutzen
6. Bewertungsmatrix ausfüllen und vergleichen
7. Nicht nur auf den Preis schauen
8. Partner kontaktieren, der all das mitbringt: www.paperless-solutions.de