Reklamationen und Abweichungen lassen sich in komplexen Projekten kaum vermeiden. Umso wichtiger wird eine strukturierte und vollständige Dokumentation aller Vorgänge. Doch viele Unternehmen arbeiten noch mit manuellen Prozessen, die langsam, unübersichtlich und anfällig für Fehler sind. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre Prozesse neu zu denken und sie für die digitalisierte Arbeitswelt zu optimieren. Der richtige Ansatz: Claim Management.
Wenn in einem Projekt etwas anders läuft als ursprünglich vereinbart, wenn sich Termine verschieben, Kosten steigen oder sich Leitungen ändern, dann ist das eine Aufgabe für das Claim Management (auf Deutsch: „Nachforderungsmanagement“). Im Claim Management geht es dann darum, zusätzliche Anforderungen zu klären, durchzusetzen oder sie abzuwehren. Dabei wird fair geregelt, wer bei Änderungen im Projekt welche Mehrkosten oder Nachteile trägt.
Claims entstehen, wenn etwas nicht wie vereinbart funktioniert. Dann geht es darum, eine faire Lösung zwischen den Beteiligten zu finden. Claims, die typischerweise entstehen, sind:
Claim Management hat direkten Einfluss auf Geld, Beziehungen und Projekterfolg. Kein Wunder also, dass Auftraggeber sensibel reagieren, wenn plötzlich Mehrforderungen entstehen. Gleichzeitig kann es darüber entscheiden, ob ein Projekt Gewinn bringt oder Verluste verursacht: Es beeinflusst die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten und liefert wichtige Hinweise zur Qualität. Auch wenn es oft negativ wahrgenommen wird, ist Claim Management für Unternehmen unverzichtbar, um Projekte wirtschaftlich erfolgreich umzusetzen.
Damit, dass ein Claim erhoben wird, ist es noch lang nicht getan. Claim Management läuft in vielen Unternehmen eher schlecht als recht. Fehlende Struktur, Übersicht und Automatisierung machen den Umgang mit Claims langsam, fehleranfällig und unübersichtlich. Häufig treten hier die Fehler auf:
Viele Claims werden über E-Mails kommuniziert, oft an verschiedene Empfänger gleichzeitig. Dadurch gehen schnell mal wichtige Informationen verloren oder werden übersehen. Das erschwert die Nachverfolgung und sorgt für Unsicherheit im Projekt. Wenn Sie die Eingangspost digitalisieren, sind alle Dokumente sofort verfügbar. Außerdem sorgt ein digitales Postmanagement dafür, dass keine Informationen mehr verloren gehen.
Unternehmen führen Claims häufig in manuellen Tabellen. Diese sind fehleranfällig, unübersichtlich und kurzlebig. Zusätzlich kommt es schnell dazu, dass sich Einträge doppeln oder Daten schlichtweg fehlen. Das erschwert die Auswertung enorm.
Oft hakt es an der Kommunikation. Beteiligte wissen nicht, welche Claims aktuell noch offen, in Bearbeitung oder schon abgeschlossen sind. Der Status ist unklar, Entscheidungen verzögern sich. Darunter leidet nicht nur das Vertrauen zwischen Auftraggeber und -nehmer, es sorgt auch für ein weiteres Problem:
Ohne strukturierte Prozesse dauert es oft Wochen oder sogar Monate, bis ein Claim geprüft und entschieden wird. Diese Verzögerungen führen in erster Linie zu Frustration bei allen Beteiligten. Was viele außer Acht lassen: Auch die Kosten steigen. Mehr Zeit, mehr Mitarbeiter, mehr Ressourcen und zusätzliche Kosten für Maschinen oder Lagerung.
Digitales Claim Management ist Teil eines effizienten Contract Lifecycle Management. Vom Eingang bis zum Abschluss strukturiert, beschleunigt und dokumentiert Claim Management den gesamten Prozess. Aufgrund von gewohnten Arbeitsweisen, klaren Standards oder fehlenden Ressourcen, fällt es vielen Unternehmen schwer, diesen umzusetzen. Anhand eines Fallbeispiels lässt sich der typische Prozess hinter digitalem Claim Management praxisnah abbilden:
Ein Unternehmen entdeckt beschädigte Bauteile bei der Anlieferung einer Anlage. Mitarbeiter erfassen den Claim digital, ordnen die passenden Dokumente zu und informieren die zuständigen Fach- und Entscheidungsträger automatisch. Fristen sind dabei ständig im Blick. Durch Ersatzlieferung oder ähnliche Lösungen wird der Fall geklärt und anschließend dokumentiert.
Auch wenn man selbst strukturiert vorgeht, kann Claim Management schnell mal unübersichtlich werden. Das muss aber nicht sein: Das DMS von PAPERLESS-SOLUTIONS sorgt hier für Transparenz, Struktur, Geschwindigkeit und rechtliche Sicherheit, ohne in Papierbergen zu verschwinden oder E-Mails zu verlieren. Die Vertragsmanagement-Software vereinfacht Claim Management erheblich. Durch diese Workflow-Management Vorteile glänzt das DMS ganz besonders:
Alle relevanten Unterlagen für digitales Vertragsmanagement, Fotos, Lieferscheine oder besagte E-Mails sind an einem einheitlichen Ort gespeichert und mit Schlagwörtern strukturiert. Dokumente lassen sich schnell finden und alle Beteiligten können jederzeit auf aktuelle und vollständige Informationen zugreifen.
PAPERLESS-SOLUTIONS ermöglicht es, Bearbeitungsprozesse wie Prüfungen, Freigaben oder Benachrichtigungen automatisch abzubilden und auszuführen. Konkret bedeutet das: keine manuelle Nacharbeit mehr, Bearbeitungszeiten werden kürzer und Claims kommen schneller zur Entscheidung.
Wer hat was wann geändert oder hochgeladen? Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch protokolliert. Diese Dokumentenklassifizierung schafft Transparenz über den gesamten Claim-Prozess und erleichtert spätere Analysen oder Audit-Anforderungen.
Dokumente sind so abgelegt, dass sie den Anforderungen von GoBD, DSGVO und anderen Vorgaben entsprechen. Dazu gehört auch die revisionssichere E-Mail-Archivierung für Nachweise. Das ist besonders wichtig, wenn Claims nach Jahren noch geprüft oder vor Dritten begründet werden müssen.
Da alle Beteiligten zentral auf dieselben Dokumente und Workflows zugreifen, verbessert sich die Kommunikation im Team deutlich. Alle arbeiten auf derselben Datenbasis: weniger Missverständnisse und mehr Effizienz.
Lernen Sie, wie Sie Claims von Anfang an vermeiden und Ihre Projekte reibungslos steuern. Vermeiden Sie doofe Überraschungen: Hier geht’s zum Whitepaper: Projektguide Vertragsmanagement von PAPERLESS-SOLUTONS.
Abweichungen und Veränderungen können passieren. Sie sind selten einzuschätzen und kommen, wenn man sie am wenigsten braucht. Um Claims souverän zu begegnen, braucht es also mehr als nur eine Idee zur Strategie. Diese Best Practices helfen Unternehmen dabei, ihr Claim Management erfolgreich umzusetzen:
Insgesamt gilt: Eine saubere Vertragsgestaltung, frühzeitige Kommunikation bei Abweichungen und eine gründliche Dokumentation aller Änderungen sind entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und Claims erfolgreich durchzusetzen.
Erleben Sie, wie digitales Claim Management in der Praxis funktioniert. Jetzt Demo vereinbaren und entdecken, wie Sie Ihre Prozesse effizienter und transparenter gestalten können. Hier Kontakt aufnehmen.