Word-Dokument gemeinsam bearbeiten

Word-Datei als lebendiger Collaboration-Organismus

Wer an die Arbeit an einem Word-Dokument denkt, der denkt zumeist an Stille und Konzentration. Dabei kann Word so viel mehr sein als ein Programm, mit dem Sie in Einzelarbeit schriftliche Inhalte produzieren. Word, das ist auch Kollaboration und Brainstorming. Eine Word-Datei kann ein lebendiger Organismus sein, den Sie gemeinsam mit vielen anderen Menschen bearbeiten – und das sogar gleichzeitig. Doch wie funktioniert das eigentlich? Und welche Vorteile bringt es, gemeinsam ein Word-Dokument zu bearbeiten? In diesem Blogartikel geht es um die Collaboration in Microsoft Office Word – via Browser und in der Cloud.

Kann man ein Word-Dokument gemeinsam bearbeiten?

Collaboration an einem Word-Dokument sah früher so aus: Ein Dokument wurde auf einem Monitor aufgerufen und alle saßen drumherum und diskutierten. Mit modernen technischen Hilfsmitteln ist die Collaboration in Word deutlich einfacher geworden. Um zeitgleich an einem Word-Dokument zu arbeiten, müssen sich die Beteiligten nicht einmal mehr auf demselben Kontinent befinden, geschweige denn im selben Raum oder Unternehmen.

Cloud ist Standard bei Collaboration in Office

Weil Unternehmen immer internationaler ausgerichtet und seltener an nur einem Standort tätig sind, musste sich auch die Zusammenarbeit in Word und Office weiterentwickeln. Inzwischen ist die Cloud der Standard bei der Datenbereitstellung, damit die Belegschaft ortsungebunden, zum Beispiel im Homeoffice, arbeiten kann. Corona hat diese Entwicklung noch einmal beschleunigt.

Webservices für Zusammenarbeit in Word

Aber nicht nur die Cloud-Technologie ermöglicht eine Zusammenarbeit in Echtzeit an Word-Dokumenten. Es gibt zahlreiche Webservices, in denen Sie ein Word-Dokument freigeben können und so eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Wie kann man gemeinsam ein Word-Dokument bearbeiten?

Eine einfache Möglichkeit, ein Word-Dokument mit anderen zu teilen, ist Microsofts Filehosting-Dienst OneDrive. Es hilft nicht nur dem einzelnen Nutzer, seine Word-Dateien ortsunabhängig nutzen zu können. Er kann diese ebenso für andere Nutzer zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben, indem diesen per E-Mail ein Link zugesendet wird. Mit einem OneDrive-Account ist auch eine simultane Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten über Office-Web-Apps möglich.

OneDrive und Sharepoint für gemeinsame Dokumenterstellung

Neben OneDrive ist in der browserbasierten Microsoft-Webanwendung SharePoint die gemeinsame Dokumenterstellung ebenso möglich. Vorausgesetzt, die für die Zusammenarbeit verwendeten Office-Versionen sind aktueller als Office 2010. Das Word-Format .docx ist nämlich verpflichtend, um ein Word-Dokument gleichzeitig bearbeiten zu können.

Office 365 als gute Basis für Zusammenarbeit in Word

Ideal eignet sich Office 365 für die Collaboration auf der Cloud-Plattform Azure. Dazu brauchen Sie nur noch einen Speicherbereich, etwa auf dem SharePoint-Server. Ähnlich funktioniert beispielsweise Google Workspace, das ebenfalls eine komplette Office-Umgebung in der Cloud anbietet – mit der Dokumenten-Anwendung Google Docs. Es gibt noch viele weitere Anbieter von Collaboration-Software, darunter Dropbox, Citrix, Axway, Salesforce, Amazon und Slack.

Word-Dokument gemeinsam im DMS bearbeiten

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eignet sich ebenfalls gut, um im papierlosen Büro eine Word-Datei gemeinsam zu bearbeiten. Um eine Collaboration zu ermöglichen, legen Sie das erstellte Office-Dokument zentral im digitalen Archiv Ihres on-premises oder in der Cloud gehosteten DMS ab. Jeder Person, der Sie eine Zugriffsberechtigung im DMS erteilen, hat fortan Zugriff auf das Dokument und kann es bearbeiten. In der Cloud kann der Zugriff auf jedes Office-Dokument auch ortsunabhängig erfolgen.

Vorteile der gemeinsamen Arbeit an einem Word-Dokument

Wer sich dazu entscheidet, ein Word-Dokument gemeinsam zu bearbeiten, wird vor allem Zeit sparen. Denn es existiert nur noch ein einziges Dokument an einem festen Speicherort, das Sie auch über Word Online erreichen und bearbeiten können, wenn Sie es in OneDrive gespeichert haben. Hier können Sie Projektinformationen hinterlegen, Aufgaben zuteilen, Zugriffe beschränken, flexibel umplanen und immer am Puls des Projekts bleiben, wo immer Sie auch sind.

Collaboration mit Struktur in Word

Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist allerdings erst dann richtig effizient, wenn nicht alle wild durcheinander arbeiten, sondern eine Struktur in der Collaboration besteht, also Spezialisten für bestimmte Themen eigene Abschnitte verfassen, die andere dann lesen und gegebenenfalls kommentieren können. Auch Änderungen lassen sich einfach und transparent nachverfolgen.

Fazit

Es bringt jede Menge Vorteile, gemeinsam an einem Word-Dokument zu arbeiten. Es ist schnell, ortsunabhängig, transparent und geschieht in Echtzeit. Wenn viele Menschen gleichzeitig ein Word-Dokument bearbeiten, wird es zum Leben erweckt. Es wandelt sich ständig, bringt neue Ideen hervor und ist greifbar, wann immer Ihnen eine Idee kommt, die das Dokument und seinen Inhalt weiterbringt.