In 6 Phasen von der Bedarfsanalyse bis zur Hypercare: So führen Sie neue Software strukturiert ein
Sie wollen eine neue Software im Unternehmen implementieren und fragen sich: Wie läuft eine gute Software-Implementierung ab? Wo fange ich an und wie gehe ich vor, ohne dass das Projekt zur Dauerbaustelle wird? Hier die Antwort vorweg: Der Ablauf einer guten Software-Implementierung folgt sechs Phasen, die aufeinander aufbauen: Bedarfsanalyse, Anforderungskatalog, Software-Auswahl, Projektplanung mit Datenmigration, Schulung und schließlich Testbetrieb mit Go-live und Hypercare-Phase. Entscheidend ist dabei weniger die Technik als die Struktur: klare Verantwortlichkeiten, realistische Meilensteine und Mitarbeiter, die mitziehen. Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet die zwei teuersten Fehler: die Insellösung aus dem Impulskauf und das Projekt, das kurz vor dem Rollout im Chaos versandet.
In diesem Beitrag führen wir Sie durch den kompletten Ablauf einer Software-Implementierung: Phase für Phase, mit den typischen Stolpersteinen aus unserer Projektpraxis als Implementierungspartner. Und mit dem, was ein externer Spezialist in jeder Phase konkret leistet.
Ein Software-Projekt ist für die meisten Unternehmen eine Herausforderung: Der Betrieb soll weiterlaufen, während im Hintergrund Prozesse umgebaut werden. Ohne Struktur passiert dann das, was wir bei PAPERLESS-SOLUTIONS regelmäßig in Erstgesprächen hören: Eine Abteilung kauft im Alleingang ein Tool, das ein akutes Problem provisorisch löst und die übrige IT-Infrastruktur ignoriert.
So entsteht die klassische Insellösung, die niemand anbinden kann, und die in zwei Jahren ersetzt werden muss. Oder das Projekt startet groß, verliert dann aber Tempo, weil niemand weiß, wer eigentlich entscheidet, bis der Mitarbeiterwiderstand den Rest erledigt. Zu diesen digitalen Herausforderungen kommt es fast nie aus technischen Gründen.
Die häufigsten Fehler aus unserer Praxis als Implementierungspartner:
Genau davor schützt ein phasenbasierter Ablauf: Er zwingt zu Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge, macht Verantwortlichkeiten sichtbar und gibt jedem im Unternehmen Orientierung, wo das Projekt gerade steht. Schauen wir uns den Ablauf der Software-Implementierung Phase für Phase an.
Ob Dokumentenmanagement-System, Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement: Die IT-Implementierung folgt in ihren Projektphasen immer demselben Muster. So können Sie Ihre neue Software einführen, Schritt für Schritt, und ohne wichtige Aspekte zu vergessen.
Die Vorbereitung der Software-Implementierung beginnt nicht bei der Software, sondern bei der Frage: Welche Ziele möchte ich mit der neuen Software erreichen? Definieren Sie das Projektziel so konkret wie möglich: „Rechnungsdurchlauf von zehn auf drei Tage verkürzen“ ist ein Ziel, „digitaler werden“ ist ein Wunsch. Identifizieren Sie anschließend die Stakeholder: Welche Abteilungen und Prozesse sind betroffen, wer muss mitreden, wer entscheidet? Und benennen Sie Verantwortliche: intern einen festen Projektleiter mit Zeitbudget, extern einen Ansprechpartner beim Dienstleister. Diese Personen koordinieren die Abläufe, erarbeiten den Zeitplan, stecken das Budget ab und sorgen dafür, dass fehlendes Wissen in der Belegschaft durch Fortbildungen kompensiert wird.
Kündigen Sie das Vorhaben früh intern an. Viele aus der Belegschaft wird es freuen, denn mit der Entscheidung reagieren Sie ja auf Kritik an Workflows, die bisher nicht rund liefen. Im Ablauf der Software-Implementierung ist die Vorbereitung damit die Phase, die über alles Weitere entscheidet: Sie schafft die Basis für die Akzeptanz digitaler Lösungen, auf der später alles aufbaut. Aus der Partner-Perspektive beginnt hier übrigens der Kick-off: Wir nehmen den Ist-Stand beim Kunden auf, schauen uns an, wie die Prozesse aktuell wirklich funktionieren, und entwickeln daraus gemeinsam ein Konzept, statt einfach Lizenzen zu verkaufen.
Jetzt wird der Projektumfang greifbar. Nehmen Sie den Ist-Zustand Ihrer IT-Landschaft auf: Welche Systeme sind im Einsatz, wie ist die digitale Infrastruktur beschaffen, welche Voraussetzungen muss sie für das Projekt erfüllen? Dokumentieren Sie dann die Anforderungen in einem Anforderungskatalog, klassisch auch als Lastenheft bezeichnet: Welche Abläufe und Workflows gehören zum Alltag? Was muss die Software zwingend können, was wäre schön zu haben?
Der Punkt, der in dieser Phase am häufigsten unterschätzt wird: die Schnittstellen. Klären Sie früh, mit welchen vorhandenen (Fach-)Systemen die neue Lösung interagieren soll, allen voran das ERP. Für große Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central existieren fertige Interfaces. Bei kleineren ERP-Systemen muss der Datenaustausch individuell mit den Herstellern geklärt werden. Wer das erst in Phase 4 anfasst, riskiert Verzögerungen, auf die er keinen Einfluss hat. Räumen Sie außerdem jedem Betroffenen ein Mitspracherecht ein: Die Software soll nach der Integration in die IT-Landschaft schließlich optimal ihren Zweck erfüllen für alle, die täglich damit arbeiten.
Mit dem Anforderungskatalog in der Hand geht es an die Entscheidungsfindung: Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Marktangeboten ab und erstellen Sie eine Shortlist. Nutzen Sie Testphasen, um die Favoriten gemeinsam mit den Projektbeteiligten auszuprobieren, und führen Sie Referenzgespräche mit Unternehmen ähnlicher Größe und Branche. Sinnvolle Entscheidungskriterien neben dem Funktionsumfang: Integrationsfähigkeit in Ihre Systeme, Benutzerfreundlichkeit, Zukunftssicherheit des Anbieters und die Gesamtkosten über die Laufzeit, nicht nur der Lizenzpreis.
Zwei Grundsatzfragen gehören ebenfalls in diese Phase: Soll die Lösung On-Premises oder in der Cloud betrieben werden. Das ist etwa dann relevant, wenn mit einem DMS auch Homeoffice- und Collaboration-Szenarien realisiert werden sollen? Und reicht eine anpassbare Standardlösung, oder braucht es eine Eigenentwicklung? Eine Entscheidungshilfe dazu liefert unser Beitrag Standard vs. Individualsoftware. Geht es um Dokumentenmanagement, hilft Ihnen unser Leitfaden zur Frage, wie Sie das passende DMS auswählen.
Die Entscheidung ist gefallen. Jetzt übernimmt die Projektleitung und bringt den Projektplan auf den Weg: mit Meilensteinen, klaren Zuständigkeiten und einem realistischen Go-live-Termin. Je detaillierter die Vorgehensweise festgelegt ist, desto genauer lässt sich der Fortschritt überwachen. Wenn Sie den Software-Rollout planen, gehören drei technische Arbeitspakete auf die Liste: die Datenmigration, die Regelung der Zugriffsrechte und das Einrichten der Schnittstellen.
Gerade bei ERP-Anbindungen sitzen dabei schnell drei, vier Parteien am Tisch: Softwarehersteller, ERP-Anbieter, IT-Dienstleister und Sie. Die Terminfindung ist erfahrungsgemäß der heimliche Endgegner; ein guter Implementierungspartner übernimmt hier die Koordination komplett. Faustregel, wenn Sie den Software-Rollout planen: Puffer für alles, was von Dritten abhängt.
Bei der Bestandsdaten-Migration lohnt ein nüchterner Blick: Was muss wirklich ins neue System? Ein Beispiel aus der Praxis: Eingangsrechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, aber die Rechnungen der letzten zehn Jahre nachträglich zu digitalisieren, nur um sie später fristgerecht zu löschen, ist wirtschaftlich selten sinnvoll. Sie liegen ja bereits geordnet im Archiv. Viele Projekte starten deshalb auf der grünen Wiese, und das ist völlig in Ordnung. Anders sieht es aus, wenn mit Altdokumenten aktiv weitergearbeitet werden muss. Dann gehört die Digitalisierung fest in den Projektplan.
Parallel zur technischen Umsetzung entsteht das Schulungskonzept, denn im Moment des Go-live soll jeder Beteiligte wissen, was zu tun ist. Bewährt hat sich ein zweistufiger Wissenstransfer: Zuerst werden Key User geschult, also zwei Multiplikatoren pro Team, die die Software vertieft kennen. Sie tragen das Wissen anschließend zu den Endanwendern. Kollegen helfen Kollegen, das senkt die Hemmschwelle. Schulen Sie dabei an echten Workflows statt an Demo-Daten und planen Sie Folgesessions ein: Die besten Fragen entstehen erst im Alltag.
Zur Schulung gehört das Change-Management: transparent kommunizieren, warum sich was ändert (und was nicht), Ängste ernst nehmen und die Vorteile am persönlichen Arbeitsalltag festmachen. Ein Tipp aus unseren Projekten: Kümmern Sie sich zuerst um den lautesten Skeptiker. Mit einem Einzelgespräch statt der großen Runde. Ist der überzeugt, ziehen die anderen fast automatisch mit.
Bevor die neue Lösung produktiv geht, kommt die Piloteinführung: Im Testbetrieb probieren die Anwender das System unter Realbedingungen aus. In unseren Projekten verbinden wir den Start der Testphase mit einer Schulung zum „Test-Kickoff“. Das Team bekommt sein Testsystem und den klaren Auftrag, alles auf Herz und Nieren zu prüfen. Wichtig dabei: nicht nur die Standardfälle, sondern gerade die Sonderfälle. Der Klassiker ist die Hotelrechnung mit mehreren Steuersätzen: Übernachtung, Frühstück mit 7 %, weitere Positionen mit 19 %. Kommt selten vor, kann das System, muss aber getestet sein, bevor es im Echtbetrieb überrascht.
Rückmeldungen aus dem Pilotbetrieb fließen in Feedback-Schleifen zurück ins Projekt. Eine offene Feedback-Kultur ist hier unabdingbar. Verbesserungsvorschläge, die über den Go-live hinausgehen, nehmen Sie in ein Pflichtenheft auf und prüfen sie mit dem Anbieter auf Machbarkeit. Läuft der Testbetrieb stabil, folgt der Go-live mit der Übergabe in den Regelbetrieb, aber nicht nach dem Motto „Ihr seid jetzt auf euch gestellt“. In der anschließenden Hypercare-Phase begleitet der Implementierungspartner die ersten Wochen eng, justiert nach und übergibt dann strukturiert an den Support, bei dem sich jeder melden kann, wenn etwas hakt.
Vieles im Ablauf einer Software-Implementierung können Unternehmen selbst stemmen, aber einige Dinge sind intern kaum leistbar, weil schlicht die Projekterfahrung aus Dutzenden Einführungen fehlt. Ein erfahrener Partner bringt genau die mit: In der Bedarfsanalyse nimmt er den Ist-Stand mit neutralem Blick auf und hinterfragt Prozesse, statt sie ungeprüft zu digitalisieren: Muss diese Freigabe wirklich durch drei Instanzen laufen, oder gibt es einen einfacheren Weg?
Das Projekt ist schließlich das beste Argument, Abläufe umzustellen: Wenn ohnehin alles neu wird, muss niemand etwas beibehalten, nur weil es seit 20 Jahren so gemacht wird. In der Konzeptphase übernimmt er die Schnittstellenanalyse, in der Umsetzung koordiniert er alle Parteien, vom ERP-Hersteller bis zur internen IT. Und in der Schulungsbegleitung und Hypercare-Phase bleibt er ansprechbar, bis der Regelbetrieb wirklich läuft.
Zur Einführungsstrategie gehört auch Fingerspitzengefühl: Gibt es noch keinen digitalen Prozess, ist der Wechsel zwangsläufig ein kompletter Neustart. Wird dagegen ein bestehender digitaler Prozess angepasst, lassen wir ihn so weit wie möglich intakt, damit das Team in seiner gewohnten Umgebung bleibt: so sanft wie möglich, so radikal wie nötig. Und Ehrlichkeit gehört dazu: Wenn eine Lösung für ein Unternehmen überdimensioniert ist, sagen wir das, auch wenn es uns einen Auftrag kostet.
Bei einer DMS-Einführung mit Rechnungsverarbeitung stockte die Anbindung an ein kleineres ERP-System, weil keine fertige Schnittstelle existierte. Wir haben Hersteller, ERP-Anbieter und Kunden-IT an einen Tisch geholt, den Datenaustausch in beide Richtungen definiert und den Prozess im Zuge des Projekts gleich von drei Genehmigungsstufen auf eine sinnvolle verschlankt. Das Projekt ging termingerecht live.
Ihr Ziel ist das papierlose Büro und Sie wünschen sich einen Partner, der den Weg dorthin kennt? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit PAPERLESS-SOLUTIONS auf. Wir begleiten Sie durch den gesamten Ablauf Ihrer Software-Implementierung, von der ersten Analyse bis weit über den Go-live hinaus.
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