Eine DMS-Einführung scheitert selten an der Technik. In den meisten Fällen sind es organisatorische Versäumnisse, unklare Ziele oder fehlende Akzeptanz im Team, die ein Projekt zum Stillstand bringen.
PAPERLESS-SOLUTIONS unterstützt Unternehmen dabei, genau diese Risiken frühzeitig zu erkennen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche sieben Fehler bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems am häufigsten auftreten und wie Sie jeden einzelnen vermeiden.
PAPERLESS-SOLUTIONS hat in über 300 Projekten und mehr als 20 Jahren Erfahrung die wiederkehrenden Stolpersteine bei DMS-Einführungen identifiziert. Auf Basis dieser Praxiserfahrung haben wir die sieben häufigsten Ursachen für gescheiterte Projekte zusammengetragen.
Bei der Auswahl dieser Punkte war entscheidend, welche Fehler den größten negativen Einfluss auf Projektdauer, Akzeptanz und Return on Investment haben. Jeder einzelne Punkt lässt sich mit gezielter Vorbereitung vermeiden.
PAPERLESS-SOLUTIONS begleitet Unternehmen aus Industrie, Handel und Immobilienwirtschaft bei der Einführung von d.velop documents. Als Platinum-Partner im d.velop-Ökosystem verbindet das Team technische Implementierung mit individueller Prozessberatung.
Der Ansatz beginnt mit einer detaillierten Analyse bestehender Dokumentenprozesse. Darauf aufbauend entwickeln die Experten eine passgenaue DMS-Struktur mit Aktenplänen, Berechtigungskonzepten und digitalen Workflows.
Ein zentraler Ansprechpartner koordiniert das gesamte Projekt. Das verkürzt Abstimmungswege und reduziert die Einführungszeit auf wenige Wochen.
Vorteile:
Nachteile:
DocuWare bietet ein cloudbasiertes DMS mit vorkonfigurierten Workflow-Vorlagen für gängige Geschäftsprozesse. Die Plattform richtet sich an Unternehmen, die einen schnellen Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung suchen.
Die Lösung enthält Module für Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und digitale Personalakten. Anpassungen an individuelle Prozesse erfordern zusätzliche Konfiguration durch zertifizierte Partner.
Vorteile:
Nachteile:
| Kriterium | PAPERLESS-SOLUTIONS | DocuWare |
|---|---|---|
| Zertifizierte ERP-Konnektoren | ✓ (SAP, Dynamics, Sage, DATEV) | Basis-Konnektoren |
| Managed Services nach Go-Live | ✓ (Basic, Advanced, Full) | ✗ |
| ISO/IEC 27001-Zertifizierung | ✓ | ✗ |
Change-Management entscheidet darüber, ob Ihr Team das neue System im Alltag tatsächlich nutzt. Ohne gezielte Begleitung bleiben selbst die technisch ausgereiftesten Lösungen ungenutzt.
Entscheidend ist, dass Sie alle betroffenen Abteilungen frühzeitig einbinden. Benennen Sie Key-User, die als Multiplikatoren fungieren und Fragen im Tagesgeschäft beantworten können.
PAPERLESS-SOLUTIONS integriert Change-Management direkt in den Projektablauf. Dazu gehören praxisnahe Schulungen, regelmäßige Feedback-Runden und eine schrittweise Einführung, die Ihr Team nicht überfordert. Laut einer Bitkom-Studie zur Digitalisierung der Wirtschaft 2025 scheitern Digitalisierungsprojekte häufig an fehlender Einbindung der Mitarbeitenden.
Eine gründliche Prozessanalyse ist der erste Schritt. Dokumentieren Sie, welche Dokumente in welchen Abteilungen entstehen, wer darauf zugreifen muss und welche Freigabeschritte notwendig sind.
Prüfen Sie auch Ihre bestehende IT-Landschaft. Klären Sie, welche ERP-, CRM- und Fachsysteme angebunden werden müssen, damit keine doppelte Datenpflege entsteht.
PAPERLESS-SOLUTIONS verbindet über 20 Jahre Projekterfahrung mit einem klaren Fokus auf Mittelstand und komplexe Anforderungen. Die ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland sichern Ihre Daten nach höchsten Standards.
Als Platinum-Partner von d.velop greift das Team auf tiefes Plattformwissen zurück und passt jede Lösung individuell an Ihre Prozesse an. PAPERLESS-SOLUTIONS gibt Ihnen einen festen Ansprechpartner, der Ihr Projekt von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb begleitet.
Ob Cloud, On-Premises oder Hybrid: Sie erhalten das Betriebsmodell, das zu Ihrer IT-Strategie passt. Mit den Managed Services bleibt Ihr DMS auch nach dem Go-Live aktuell, sicher und performant. Vereinbaren Sie jetzt eine Demo und starten Sie mit einem erfahrenen Partner in Ihr DMS-Projekt.
PAPERLESS-SOLUTIONS stellt eine lauffähige DMS-Umgebung in wenigen Wochen bereit. Die genaue Dauer hängt vom Umfang der Integration und der Anzahl der angebundenen Systeme ab.
Die Kosten richten sich nach Nutzeranzahl, Betriebsmodell und Integrationstiefe. PAPERLESS-SOLUTIONS erstellt Ihnen ein individuelles Angebot nach einer gemeinsamen Anforderungsanalyse.
Ja. Ohne eine klare Aufnahme Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse fehlt die Grundlage für eine sinnvolle DMS-Struktur. PAPERLESS-SOLUTIONS übernimmt diese Analyse und leitet daraus Ihre digitalen Prozesse ab.
PAPERLESS-SOLUTIONS bietet zertifizierte Konnektoren für SAP, Microsoft Dynamics, Sage 100, DATEV und weitere Systeme. So fließen Dokumente automatisch zwischen ERP und DMS.
PAPERLESS-SOLUTIONS bietet Managed Services in drei Stufen an. Ein persönlicher Kundenbetreuer sorgt für Monitoring, Updates und proaktive Systempflege.