Was Unternehmen vor der DMS-Einführung wissen müssen

Eine DMS-Einführung scheitert selten an der Technik. In den meisten Fällen sind es organisatorische Versäumnisse, unklare Ziele oder fehlende Akzeptanz im Team, die ein Projekt zum Stillstand bringen.

PAPERLESS-SOLUTIONS unterstützt Unternehmen dabei, genau diese Risiken frühzeitig zu erkennen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche sieben Fehler bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems am häufigsten auftreten und wie Sie jeden einzelnen vermeiden.

Quick guide: Die 7 häufigsten Gründe für gescheiterte DMS-Einführungen

1. PAPERLESS-SOLUTIONS: Der erfahrene Implementierungspartner, der Ihr DMS-Projekt von der Analyse bis zum Go-Live begleitet
2. Fehlende Prozessanalyse: Ohne klare Ist-Aufnahme bleibt die DMS-Struktur ein Zufallsprodukt
3. Mangelndes Change-Management: Ohne gezielte Kommunikation scheitert die Akzeptanz im Team
4. Unklare Zieldefinition: Wer keine messbaren Ziele formuliert, kann den Erfolg nicht bewerten
5. Fehlende ERP-Integration: Ohne Anbindung an Ihr ERP entstehen doppelte Arbeitsschritte
6. Zu wenig Schulung: Ein DMS, das niemand bedienen kann, wird nicht genutzt
7. Kein Partner für den Betrieb: Nach dem Go-Live braucht Ihr System professionelle Betreuung

Warum wir diese Fehler kennen und wie Sie sie vermeiden

PAPERLESS-SOLUTIONS hat in über 300 Projekten und mehr als 20 Jahren Erfahrung die wiederkehrenden Stolpersteine bei DMS-Einführungen identifiziert. Auf Basis dieser Praxiserfahrung haben wir die sieben häufigsten Ursachen für gescheiterte Projekte zusammengetragen.

Bei der Auswahl dieser Punkte war entscheidend, welche Fehler den größten negativen Einfluss auf Projektdauer, Akzeptanz und Return on Investment haben. Jeder einzelne Punkt lässt sich mit gezielter Vorbereitung vermeiden.

• Praxisrelevanz: Jeder Fehler stammt aus realen Kundenprojekten und ist nicht theoretisch konstruiert
• Vermeidbarkeit: Zu jedem Fehler gibt es eine konkrete Gegenmaßnahme, die Sie sofort umsetzen können
• Messbare Auswirkung: Fehler, die direkt zu Projektverzögerungen oder Budgetüberschreitungen führen
• Branchenübergreifend: Diese Ursachen treten in Industrie, Handel und Immobilienwirtschaft gleichermaßen auf
• Skalierbarkeit: Die Lösungsansätze funktionieren unabhängig davon, ob Sie 25 oder 250 DMS-Nutzer haben

Die 7 häufigsten Fehler bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

1. PAPERLESS-SOLUTIONS: Der Implementierungspartner, der DMS-Fehler von Anfang an verhindert

PAPERLESS-SOLUTIONS begleitet Unternehmen aus Industrie, Handel und Immobilienwirtschaft bei der Einführung von d.velop documents. Als Platinum-Partner im d.velop-Ökosystem verbindet das Team technische Implementierung mit individueller Prozessberatung.

Der Ansatz beginnt mit einer detaillierten Analyse bestehender Dokumentenprozesse. Darauf aufbauend entwickeln die Experten eine passgenaue DMS-Struktur mit Aktenplänen, Berechtigungskonzepten und digitalen Workflows.

Ein zentraler Ansprechpartner koordiniert das gesamte Projekt. Das verkürzt Abstimmungswege und reduziert die Einführungszeit auf wenige Wochen.

PAPERLESS-SOLUTIONS Vorteile

• GoBD-konforme Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher abgelegt und erfüllen gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• ERP-Integration mit zertifizierten Konnektoren: SAP, Microsoft Dynamics, Sage 100, DATEV und weitere Systeme werden direkt angebunden
• KI-gestützte Dokumentenklassifikation: OCR und Machine Learning erkennen Dokumententypen automatisch und ordnen sie korrekt zu
• Managed Services nach Go-Live: Ein dediziertes Team übernimmt Monitoring, Updates und Weiterentwicklung Ihres Systems
• ISO/IEC 27001-zertifizierte Rechenzentren: Ihre Daten werden in deutschen Rechenzentren nach höchsten Sicherheitsstandards gehostet
• Schulung und Onboarding: Praxisnahe Trainings sorgen dafür, dass Ihr Team das DMS ab Tag eins produktiv nutzt

PAPERLESS-SOLUTIONS Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Über 20 Jahre Erfahrung mit mehr als 300 erfolgreichen DMS-Projekten
• Flexible Betriebsmodelle: Cloud, On-Premises oder Hybrid
• Persönlicher Support aus Deutschland mit garantierten Reaktionszeiten

Nachteile:

• Fokus auf d.velop documents als Plattform, daher keine herstellerunabhängige Beratung
• Standort in Köln, Vor-Ort-Termine außerhalb von NRW erfordern Reiseplanung
• Individuelle Konfiguration benötigt eine sorgfältige Anforderungsaufnahme

2. DocuWare: Cloud-DMS mit vorkonfigurierten Workflows

DocuWare bietet ein cloudbasiertes DMS mit vorkonfigurierten Workflow-Vorlagen für gängige Geschäftsprozesse. Die Plattform richtet sich an Unternehmen, die einen schnellen Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung suchen.

Die Lösung enthält Module für Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und digitale Personalakten. Anpassungen an individuelle Prozesse erfordern zusätzliche Konfiguration durch zertifizierte Partner.

DocuWare Vorteile

• Vorkonfigurierte Workflows: Standardprozesse können ohne Programmieraufwand aktiviert werden
• Cloud-native Architektur: Das System wird als SaaS betrieben und erfordert keine lokale Infrastruktur
• Mobiler Zugriff: Dokumente lassen sich über Apps auf mobilen Endgeräten einsehen

DocuWare Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Vorkonfigurierte Prozessvorlagen für häufige Anwendungsfälle
• Cloud-Betrieb ohne eigene Serverinfrastruktur
• Internationale Verfügbarkeit in mehreren Sprachen

Nachteile:

• Individuelle Anpassungen erfordern den Einsatz zertifizierter Partnerunternehmen
• Die ERP-Integration bei branchenspezifischen Systemen erfordert zusätzlichen Aufwand
• Komplexe Freigabe-Workflows mit mehr als drei Stufen sind nur in höheren Lizenzstufen verfügbar

Vergleichstabelle: DMS-Implementierung im Überblick

Welche Rolle spielt Change-Management bei der DMS-Einführung?

Change-Management entscheidet darüber, ob Ihr Team das neue System im Alltag tatsächlich nutzt. Ohne gezielte Begleitung bleiben selbst die technisch ausgereiftesten Lösungen ungenutzt.

Entscheidend ist, dass Sie alle betroffenen Abteilungen frühzeitig einbinden. Benennen Sie Key-User, die als Multiplikatoren fungieren und Fragen im Tagesgeschäft beantworten können.

PAPERLESS-SOLUTIONS integriert Change-Management direkt in den Projektablauf. Dazu gehören praxisnahe Schulungen, regelmäßige Feedback-Runden und eine schrittweise Einführung, die Ihr Team nicht überfordert. Laut einer Bitkom-Studie zur Digitalisierung der Wirtschaft 2025 scheitern Digitalisierungsprojekte häufig an fehlender Einbindung der Mitarbeitenden.

Wie bereiten Sie Ihre Prozesse auf ein DMS vor?

Eine gründliche Prozessanalyse ist der erste Schritt. Dokumentieren Sie, welche Dokumente in welchen Abteilungen entstehen, wer darauf zugreifen muss und welche Freigabeschritte notwendig sind.

Prüfen Sie auch Ihre bestehende IT-Landschaft. Klären Sie, welche ERP-, CRM- und Fachsysteme angebunden werden müssen, damit keine doppelte Datenpflege entsteht.

• Erstellen Sie eine Übersicht aller Dokumentenarten und ihrer aktuellen Ablageorte
• Definieren Sie Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt
• Legen Sie messbare Ziele fest, etwa Zeitersparnis oder Reduktion von Rückfragen

Warum PAPERLESS-SOLUTIONS der ideale Partner für Ihre DMS-Einführung ist

PAPERLESS-SOLUTIONS verbindet über 20 Jahre Projekterfahrung mit einem klaren Fokus auf Mittelstand und komplexe Anforderungen. Die ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland sichern Ihre Daten nach höchsten Standards.

Als Platinum-Partner von d.velop greift das Team auf tiefes Plattformwissen zurück und passt jede Lösung individuell an Ihre Prozesse an. PAPERLESS-SOLUTIONS gibt Ihnen einen festen Ansprechpartner, der Ihr Projekt von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb begleitet.

Ob Cloud, On-Premises oder Hybrid: Sie erhalten das Betriebsmodell, das zu Ihrer IT-Strategie passt. Mit den Managed Services bleibt Ihr DMS auch nach dem Go-Live aktuell, sicher und performant. Vereinbaren Sie jetzt eine Demo und starten Sie mit einem erfahrenen Partner in Ihr DMS-Projekt.

FAQs zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Wie lange dauert eine DMS-Einführung im Mittelstand?

PAPERLESS-SOLUTIONS stellt eine lauffähige DMS-Umgebung in wenigen Wochen bereit. Die genaue Dauer hängt vom Umfang der Integration und der Anzahl der angebundenen Systeme ab.

Was kostet eine DMS-Einführung?

Die Kosten richten sich nach Nutzeranzahl, Betriebsmodell und Integrationstiefe. PAPERLESS-SOLUTIONS erstellt Ihnen ein individuelles Angebot nach einer gemeinsamen Anforderungsanalyse.

Brauche ich eine Prozessanalyse vor der DMS-Einführung?

Ja. Ohne eine klare Aufnahme Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse fehlt die Grundlage für eine sinnvolle DMS-Struktur. PAPERLESS-SOLUTIONS übernimmt diese Analyse und leitet daraus Ihre digitalen Prozesse ab.

Kann ich mein ERP-System an das DMS anbinden?

PAPERLESS-SOLUTIONS bietet zertifizierte Konnektoren für SAP, Microsoft Dynamics, Sage 100, DATEV und weitere Systeme. So fließen Dokumente automatisch zwischen ERP und DMS.

Was passiert nach dem Go-Live?

PAPERLESS-SOLUTIONS bietet Managed Services in drei Stufen an. Ein persönlicher Kundenbetreuer sorgt für Monitoring, Updates und proaktive Systempflege.