Zwei Organisationstalente: Ordnung für Ihre Dokumente und Ihren Unternehmens-Content
Wie schaffen es Unternehmen und KMU, aus immer komplexeren, weit verzweigten Informationsstrukturen eine digitale Einheit zu bilden? Das ist eine der großen Herausforderungen beim Thema Digitalisierung. Medienbruchfreie Workflows sind dabei ein erstrebenswertes Ziel im papierlosen Büro. Und die können nur dann effizient funktionieren, wenn alle verfügbaren Informationen, alle anfallenden Dateitypen gemeinsam ein gut aufeinander abgestimmtes Datenfundament bilden.
Dieses Fundament kann, je nach Beschaffenheit der Daten, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) sein. Beide Systeme verhindern, dass abteilungsinterne Datensilos entstehen. Sie machen digitale Workflows möglich, indem sie Dokumente und Dateien zentral zur Verfügung stellen und diese für die elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen. Worin die Unterschiede von DMS und ECM bestehen, was sie können und welche Vorteile beide Systeme bieten, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, die Unternehmen bei der Erfassung, Verwaltung, Verarbeitung und Archivierung digitaler und digitalisierter Schriftstücke unterstützt. Ein DMS bildet also eine digitale Datenbank für Dokumente, auf die alle Beschäftigten eines Unternehmens zugreifen können.
Ein Enterprise-Content-Management-System unterstützt organisatorische Prozesse in Unternehmen. Es basiert meist auf mehreren kombinierten Software-Lösungen und dient der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe von Content. ECM umfasst ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS), eine Groupware (Kollaboration), das Web-Content-Management (WCM), die Ablageverwaltung (Records Management) und die Vorgangsbearbeitung (Business-Protocol-Management).
Im deutschsprachigen Raum werden die beiden Akronyme DMS und ECM oft noch synonym verwendet. Dabei sind die Unterschiede frappierend. Denn das Dokumentenmanagement-System ist spezialisiert auf die sichere und effiziente Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten, also von digitalen und digitalisierten Schriftstücken.
Das Konzept des Enterprise-Content-Managements geht noch einen Schritt weiter: Es verwaltet alle Unternehmensinhalte. Das impliziert zwar auch ein Dokumentenmanagement, bezieht aber sämtliche anderen Content-Formate mit ein. Das Input-Management erfasst strukturierte, aber auch unstrukturierte Daten wie Foto-, Audio- und Videoformate, Präsentationen, Textdateien und Sprachmemos. Es geht also um nicht weniger als die Gesamtheit aller Unternehmensdaten, die ein ECM im Vergleich zum DMS, das sich auf Schriftstücke beschränkt, verwaltet.
Aber das ECM kann noch mehr: Es regelt das Output-Management und bildet die Basis für die Digitalisierung diverser Workflows wie die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, das Web-Content-Management oder das Signieren mittels digitaler Signatur. Digitales Dokumentenmanagement gehört ebenfalls dazu. Ein DMS ist also ein Teilbereich innerhalb der ECM-Software.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) schafft Platz, weil es Ihr physisches Aktenarchiv durch digitale Aktenordner ersetzt. Das wiederum verkürzt in Ihrem Unternehmen die Suchzeiten nach Dokumenten drastisch, weil jeder auf das digitale Archiv Zugriff hat und in Sekundenschnelle alle Dokumente finden kann.
Dank Cloud-Technologie sind alle Dokumente auch ortsunabhängig mobil abrufbar und stehen zur Bearbeitung bereit. Das ermöglicht Ihnen beispielsweise auf Dienstreisen einen unverzüglichen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Sogar mobile Kollaboration ist so möglich.
Im DMS suchen Sie nicht länger in komplexen Ordnerstrukturen nach Einzeldokumenten. Durchsuchen Sie Ihr digitales Archiv etwa mittels Volltextsuche nach Schlagwörtern. Denn dank intelligenter Texterkennung werden nun auch die Inhalte von Dokumenten durchsuchbar. Oder suchen Sie nach bestimmten Dokumententypen und Metadaten. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit bei der Suche.
Wer auf ein DMS mit digitalem Archiv umsattelt, kann nach und nach beinahe sein gesamtes Papierarchiv auflösen. Und wer dem Papier den Rücken zukehrt, wird nicht nur Platz, sondern auch jede Menge Geld sparen. Denn neben dem Papier entfallen weitere Kostenfaktoren wie beispielsweise Druck- und Portokosten.
In physischen Aktenordnern war die Gefahr groß, dass Einzeldokumente irgendwann einfach nicht mehr aufzufinden waren. Das passiert Ihnen bei einem DMS nicht. Speichern Sie all Ihre Dokumente sicher ab – On-Premises oder in der Cloud – und verlieren Sie nie wieder etwas Wichtiges.
Dokumente schneller finden, gemeinsam und ortsunabhängig kollaborieren, Dokumente medienbruchfrei an digitale Workflows übergeben: Wo Arbeiten ohne Zeitverlust stattfinden können, weil die nötige digitale Infrastruktur vorhanden ist, ist eine deutliche Steigerung der Effizienz und Produktivität zu verzeichnen.
Wer sensible, personenbezogene Daten speichert, muss auch für deren Sicherheit sorgen. Um dem Datenschutz gemäß DSGVO zu entsprechen, bieten DMS rollen- und dokumentenbasierte Zugriffsbeschränkungen. So ist genau geregelt, welche Person welche Dokumente einsehen darf.
Modernes Dokumentenmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, steuerrelevante Geschäftsunterlagen GoBD-konform und revisionssicher digital zu speichern. Viele Prozesse laufen dabei automatisiert oder halbautomatisiert ab, so dass Sie zum Beispiel keine wichtigen Fristen mehr versäumen können.
Alle Dateien, egal aus welcher Abteilung, landen in einem zentralen Archiv. So entsteht ein digitaler Ort, an dem der gesamte Unternehmens-Content gebündelt wird. Durch die zentrale Speicherung hat außerdem jeder die Möglichkeit, jede im Unternehmen vorhandene Datei zu finden.
Ein ECM ist das digitale Zuhause für all Ihre Dateitypen: ob Schriftstücke, Filme, Fotos, Audiodateien oder Präsentationen – einfach alles findet dort seinen Platz. Wichtiger aber noch ist: Alle Dateitypen lassen sich problemlos und medienbruchfrei in digitale Geschäftsprozesse einbinden.
Mit einer ECM-Software beenden Sie die Zeit der Datensilos in Ihrem Unternehmen. Das sorgt für Transparenz, weil jeder im Unternehmen die Chance bekommt, jedes erdenkliche Dokument zu finden und es zu nutzen. Das ermöglicht der gesamten Belegschaft, einen einheitlichen Wissensstand zu erlangen, was unternehmensinterne Vorgänge und Informationen betrifft.
Alle Dateien, die in Ihr ECM-System gelangen, werden zunächst systematisch erfasst, also kategorisiert und verschlagwortet. So ist sichergestellt, dass eine bestimmte Datei anhand festgelegter Merkmale auffindbar ist. Zugleich können Sie schon beim Upload im Berechtigungskonzept die Zugriffsrechte zuweisen und so die DSGVO-Konformität Ihrer Archivierung sicherstellen.
Dank guter Verschlagwortung und aussagekräftiger Metadaten gibt es bei Ihnen keine Dateien mehr, die kryptische Namen tragen und nie wieder auftauchen. Ihr gesamter Unternehmens-Content wird transparent und nutzbar für alle. Ausgefeilte Such- und Filterfunktionen machen es möglich.
Mit Ihrem ECM-System genügen Sie sowohl den DSGVO-Regularien als auch den GoBD-Richtlinien. Das bedeutet: Sie halten sowohl die hohen Standards des Datenschutzes und der Datensicherheit ein und können Ihre Steuerunterlagen so aufbewahren, dass sie rechtssicher und revisionssicher archiviert werden.
Mit Ihrem ECM können Sie sämtliche Unternehmensressourcen, die Ihre ERP-Systeme verwalten, überblicken und ordnen: von der Lohn- und Finanzbuchhaltung über das Projektmanagement bis zur Warenwirtschaft. Während die ERP-Systeme die Daten aus verschiedenen Datenquellen bündeln, ist das ECM dafür verantwortlich, dass die Dokumente und Dateien systematisch archiviert werden.
Ob DMS oder ECM: Beide tragen ihren Teil zum papierlosen Büro bei, und damit zu schlankeren und effizienteren Prozessen. Wer eher darauf aus ist, Papierdokumente einer digitalen Archivierung zuzuführen und ehemals papierbasierte Workflows zu digitalisieren, wird mit einem Dokumentenmanagement-System glücklich. Wer viele unterschiedliche Dateitypen verwaltet und ein System sucht, das den gesamten Unternehmenscontent abbildet und in Workflows einbindet, der setzt eher auf ein Enterprise-Content-Management-System.
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