DMS-Partner: Wichtig bei Implementierung und Anpassung
Unternehmen haben mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, Schreiben und Belege zu tun. Jeden Tag. Eine effiziente Verwaltung dieser digitalen oder digitalisierten Dokumente ist unverzichtbar. Das perfekte Tool für die Aufbewahrung, Distribution und Archivierung dieser Unterlagen ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS). Doch wie findet man einen kompetenten DMS-Partner? Schließlich spielt er eine entscheidende Rolle bei der Implementierung und Anpassung des Systems und sorgt langfristig für einen reibungslosen Betrieb und optimalen Support. In diesem Artikel werden wir wichtige Kriterien beleuchten, die bei der Suche nach dem geeigneten DMS-Partner zu beachten sind und wie eine erfolgreiche Partnerschaft den Unternehmenserfolg nachhaltig beeinflussen kann.
1. DMS-Firma mit großer Lösungspalette und viel Flexibiltät
Der Digitalisierungspartner sollte eine breite Lösungspalette und viel Flexibilität mitbringen. Nur so kann das DMS-Unternehmen individuell auf die Anforderungen eines jeden Unternehmens eingehen. Ein kompetenter DMS-Partner sollte deshalb eine vielfältige Auswahl an maßgeschneiderten Lösungen anbieten, um das Dokumentenmanagement-System an die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsprozesse des Unternehmens anzupassen. Dazu zählen etwa ein digitales Archiv, digitales Vertragsmanagement und die digitale Signatur, Homeoffice-Lösungen oder eine Collaboration-Lösung wie das Collaboration-Tool für die digitale Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Eine flexible Herangehensweise gewährleistet indessen, dass das DMS effektiv in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann und auch zukünftige Anforderungen berücksichtigt werden können.
2. GoBD-Konformität und Revisionssicherheit des DMS
Wer eine DMS-Lösung anschafft, sollte sich vergewissern, welche Dokumente darin gespeichert werden. Denn diese sollte GoBD-konform und revisionssicher sein, wenn steuerrelevante Unterlagen darin archiviert werden sollen. Das sind zentrale Aspekte im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement. Die GoBD stellen rechtliche Anforderungen an die elektronische Dokumentation von Geschäftsprozessen. Eine DMS-Software muss diesen Vorschriften entsprechen, um die steuerliche und gesetzliche Sicherheit zu gewährleisten.
Dokumente und Daten sind unveränderbar und nachvollziehbar
Ist eine DMS-Lösung revisionssicher, wie etwa d.velop documents und sein digitales Archiv, dann ist sichergestellt, dass Dokumente und Daten unveränderbar und nachvollziehbar sind, sodass Unternehmen im Falle einer Prüfung durch Finanzbehörden problemlos alle relevanten Informationen vorlegen können. So schützt sich ein Unternehmen vor möglichen Sanktionen und sichert das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Investoren.
3. Digitale Lösung mit Cloud-Anbindung oder on-premises?
On-premises-Lösungen oder solche mit Cloud-Anbindung bieten für die Dokumentenverwaltung spezifische Vorteile. In der Cloud ermöglicht die Archivierung von Dokumenten eine nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit, was Unternehmen dabei unterstützt, ihre Digitalisierungsstrategie erfolgreich umzusetzen. Die Integration und Automatisierung von Arbeitsabläufen erleichtern die Effizienzsteigerung und senken die Kosten durch reduzierten manuellen Aufwand.
DMS-Software on-premises: interne Sicherheitsanpassung
Im Gegensatz dazu ermöglicht eine On-premises-Lösung Unternehmen eine individuelle Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen gemäß ihrer internen Sicherheitsrichtlinien. Dies ist besonders relevant für Organisationen, die sensible Informationen verwalten und eine granulare Vergabe von Zugriffsrechten und Berechtigungskonzepten benötigen. Die hohe Datensicherheit und Kontrolle über die eigenen Server stellen sicher, dass Unternehmensdaten im Einklang mit den Compliance-Vorschriften und Datenschutzbestimmungen bleiben.
DMS-Partner schafft Nachhaltigkeit durch digitale Lösung
Beide digitalen DMS-Lösungsansätze tragen zur Nachhaltigkeit bei, indem sie den Papierverbrauch, die Druckkosten und den Platzverbrauch reduzieren und die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz ermöglichen. Die Bereitstellung einer leistungsstarken Suchfunktion durch den DMS-Partner verbessert in beiden Modellen die Dokumentenverwaltung, ermöglicht schnellen Zugriff auf relevante Informationen und unterstützt so die Zusammenarbeit im Team. Das DMS in der Cloud hat den Vorteil, dass sich mit ihm der Digital Workplace realisieren lässt. Er ist das Arbeitskonzept der Zukunft.
4. Integration und Skalierbarkeit
Eine nahtlose Integration des DMS in bestehende Systeme ist von entscheidender Bedeutung, um eine effiziente digitale Dokumentenverwaltung aus allen Quellen zu gewährleisten. Durch eine reibungslose Integration kann die gesamte Archivierung und Verwaltung digitaler Dokumente zentralisiert und optimiert werden, was zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und einer Reduzierung der Kosten führt.
System erweitern und an zukünftige Anforderungen anpassen
Zudem spielt die Skalierbarkeit des DMS eine essenzielle Rolle in der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens. Die Möglichkeit, das System problemlos zu erweitern und an zukünftige Anforderungen anzupassen, gewährleistet eine nachhaltige Investition in die Zukunft. Ein gut durchdachtes Berechtigungskonzept und klare Zugriffsrechte ermöglichen eine effiziente und sichere Zusammenarbeit und fördern die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Workflows.
5. DMS-Partner bietet Support und beste Servicequalität
Ein zuverlässiges Support-Team und hochwertige Kundenserviceleistungen der DMS-Firma sind von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Implementierung und langfristige Nutzung des Dokumentenmanagement-Systems. Ein kompetenter Digitalisierungspartner gewährleistet eine schnelle Behebung technischer Probleme und umfassende Beratung beim Workflow-Management und der Digitalisierung von Prozessen. Zudem spielen die Gewährleistung der Dokumentensicherheit und des Datenschutzes eine zentrale Rolle, wodurch Unternehmensrisiken minimiert und Kosten reduziert werden.
6. Gute Referenzen und Kundenbewertungen
Referenzen und Kundenbewertungen sind wertvolle Quellen, um die Qualität und Zuverlässigkeit eines potenziellen DMS-Partners zu bewerten. Indem man Erfahrungen anderer Unternehmen im Internet mit dem Anbieter analysiert, kann man Einblicke in dessen Fähigkeiten, Kundenservice und Lösungskompetenz gewinnen. Positive Referenzen und zufriedene Kundenbewertungen erhöhen das Vertrauen in den DMS-Partner und bieten eine solide Grundlage für eine fundierte Entscheidung.
7. DMS-Unternehmen mit Erfahrung und Fachkompetenz
Ein erfahrenes und fachkompetentes Unternehmen, das eine fundierte DMS-Einführung und -Beratung anbietet, ist für die erfolgreiche Einführung einer DMS-Software von entscheidender Bedeutung. Durch die langjährige Erfahrung hat es ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen und Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen entwickelt. Sein Know-how ermöglicht es ihm, maßgeschneiderte Lösungen zu entwerfen und die Implementierung effizient und reibungslos durchzuführen, um einen optimalen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.
Langfristig von effektiver Dokumentenverwaltung profitieren
Ein kompetenter DMS-Partner ist von großer Bedeutung für Unternehmen, die eine effiziente Verwaltung ihrer digitalen Dokumente anstreben. Die Auswahl des richtigen Partners basiert auf verschiedenen Kriterien, darunter eine breite Lösungspalette, GoBD-Konformität, Flexibilität in der Bereitstellung, Integration und Skalierbarkeit des Systems sowie ein zuverlässiger Kundensupport. Referenzen und Kundenbewertungen bieten wertvolle Einblicke, während ein erfahrenes und fachkompetentes Unternehmen eine fundierte DMS-Beratung und eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts gewährleistet. Mit einem solchen DMS-Partner können Unternehmen ihre digitale Arbeitsweise optimieren und langfristig von einer effektiven Dokumentenverwaltung profitieren.
