Sichere Rechnungsfreigabe dank automatisierter Rechnungsworkflows

Fehlerpotenzial minimieren und Durchlauf erhöhen mit der richtigen Eingangsrechnungsverarbeitung

Je größer ein Unternehmen, desto mehr Eingangsrechnungen fallen an: Materiallieferungen, Dienstleistungen, Reparaturen – da kommt monatlich eine ganze Menge zusammen, per Post und auf digitalem Weg. Jede einzelne Rechnung, die ankommt, muss durch die interne Prüfung, bevor eine Zahlungsanweisung erfolgen kann. Das heißt im Klartext: Die Finanzbuchhaltung kontrolliert die Richtigkeit und Plausibilität einer jeden Eingangsrechnung. In vielen Betrieben ist dies noch immer ein manueller Workflow. Mit der passenden Rechnungs-Software automatisieren Sie Arbeitsprozesse und schaffen freie Kapazitäten.

Was ist die Rechnungsfreigabe?

Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung im Unternehmen. Erst, wenn eine Rechnung auf Form-, Inhalts- oder Rechenfehler (formale, sachliche und rechnerische Prüfung) geprüft wurde, sollten Sie den offenen Betrag bezahlen. Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe – das klingt nach einem einfachen Prozess. In Wirklichkeit ist das allerdings recht kompliziert, weil es viele Punkte zu beachten gibt, die sich auf die weitere Rechnungsbearbeitung auswirken.

Nur geprüfte Rechnungen freigeben

So führen Abweichungen von den gesetzlichen Vorschriften (§14 und §14a UstG) zwangsläufig zu einer Zahlungsverzögerung. Die ist von beiden Seiten nicht gewollt. Der Rechnungssteller möchte schließlich sein Geld haben, weil ein Unternehmen je nach Umfang der erbrachten Leistung durch Zahlungsverzögerungen in finanzielle Schieflage geraten kann. Der Rechnungsempfänger hingegen möchte die Chance nutzen, durch zeitige Zahlung gewährte Skonti zu beanspruchen und so Geld zu sparen.

Welche Vorteile hat die digitale Rechnungsfreigabe?

Die zentralen Vorteile einer effektiven digitalen Eingangsrechnungs-Verarbeitung samt Freigabe liegen auf der Hand: Die Business-Software vermindert das Fehlerpotenzial in Ihrer Buchhaltung, verringert die Durchlaufzeiten und hilft Ihnen, viel Geld zu sparen. Das ist möglich, weil ein potentes Rechnungsprogramm eine Vielzahl an Prozessen automatisiert. Das reicht vom Einlesen der Stammdaten über den Abgleich der in Rechnung gestellten Leistungen bis hin zur GoBD-konformen, digitalen Archivierung in einem angeschlossenen Dokumentenmanagement-System (DMS).

Rechnungs-Software beschleunigt Freigabe

Viele weitere Vorzüge der Rechnungs-Software wirken sich positiv auf Ihre internen Arbeitsabläufe aus. Insbesondere Ihr Rechnungsmanagement profitiert davon, weil Sie auf diese Weise Ihren gesamten Rechnungsfreigabe-Prozess beschleunigen und deutlich transparenter gestalten.

So definieren Sie beispielsweise Rechnungsworkflows und legen fest, welche Mitarbeiter welche Arbeiten erledigen. Das sorgt für klare Verantwortlichkeiten. Ebenso lässt sich ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Workflow einrichten, der ab einer bestimmten Rechnungssumme automatisch ausgeführt wird. Er weist den zuständigen Personen die betreffende Rechnung zur Freigabe vor. Das bringt Sicherheit.

Rechnungsworkflow endet mit Freigabe und Archivierung

Ein großer Vorteil: Es spielt keine Rolle mehr, in welchem Format Ihre Rechnungen ankommen: PDF, ZUGFeRD, Scan, XRechnung? Eine gute Software für Ihren Rechnungsfreigabe-Workflow ermöglicht Ihnen die Digitalisierung analoger Eingangsrechnungen, konvertiert alles ins richtige Format und beendet den Rechnungsworkflow mit der Freigabe und Archivierung. Nur bei der Freigabe kommt noch einmal der Mensch ins Spiel.

So funktioniert die digitale Rechnungsfreigabe

Eine Rechnung, die auf digitalem Weg zu Ihnen gelangt oder von Ihnen digitalisiert wird, landet automatisch im rechtssicheren digitalen Archiv Ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS), welches Sie entweder on-premises oder in der Cloud hosten. Gleichzeitig nimmt Ihnen eine Rechnungs-Software viele Arbeiten ab, die sonst manuell hätten erledigt werden müssen.

• Digitaler Import jeder Eingangsrechnung ins System
• Fehlerfreies Einlesen der Rechnungsdaten durch OCR-Texterkennung
• Stammdatenabgleich und automatische Klassifizierung
• Prüfen (formale, sachliche und rechnerische Prüfung) und Korrigieren von Abweichungen (falls nötig): Summen und Bestellmengen werden mit dem Auftrag abgeglichen
• Zahlung anweisen
• Automatisierte Buchung und Archivierung im DMS oder ERP

Die eigentliche Rechnungsfreigabe ist der einzige Schritt, in den wieder der Mensch involviert ist. Eine Überprüfung der Rechnung ist unabdingbar, denn im Falle von Fehlern in der Rechnung drohen finanzielle oder rechtliche Konsequenzen. Ein Beispiel: Zum Vorsteuerabzug berechtigt nur eine formal korrekte Eingangsrechnung. Die interne Freigabe von Eingangsrechnungen geschieht aus Sicherheitsgründen häufig nach dem Vier-Augen-Prinzip.

Fazit

Je mehr Eingangs- und Ausgangsrechnungen anfallen, desto ratsamer ist die Anschaffung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung. Sie erhöht die Durchlaufzeiten, entlastet die Buchhaltung und minimiert die Fehleranfälligkeit des Rechnungsfreigabe-Prozesses. Das wiederum stellt sicher, dass Rechnungen schneller gezahlt und somit vereinbarte Skonti in Anspruch genommen werden können. Eine gute Rechnungsfreigabe-Software, die automatisiert die Rechnungsprüfung übernimmt, hilft dabei, Probleme mit den Finanzbehörden zu verhindern. Außerdem ist eine solche Software ein riesiger Schritt in Richtung papierloses Büro.