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Wie in jeder großen wissenschaftlichen Einrichtung, ist auch beim Forschungszentrum Dresden-Rossendorf das Wissen breit auf dem Campus verstreut. Die Institute verteilen sich auf über 50 Gebäude und die meisten Informationen entstehen dezentral. Durch den Transport von Dokumenten entstehen Zeitverluste und Abstimmungsprobleme; Mehrfachablagen derselben Dokumente und überbordende Papierarchive erschwerten die tägliche Zusammenarbeit. Durch Einführung einer zentralen DMS-Lösung versprach sich das FZD eine Beschleunigung und zugleich bessere Kontrolle wichtiger Prozesse, wie dem Vertragsmanagement, dem Management von Genehmigungen (u.a. atomrechtliche) und dem Einkaufsprozess sowie der Archivierung der entstehenden Dokumente. Nachdem Vorstand, IT- und Einkaufsabteilung schon einige Jahre mit der Einführung eines DMS geliebäugelt hatten, wurde das Projekt Mitte 2007 ausgeschrieben. „Früher hatten wir den Eindruck, eine DMS-Einführung sei finanziell wie organisatorisch ein zu großer Aufwand“, sagt Dr. Uwe Konrad, IT-Leiter des FZD, „inzwischen aber bietet der Markt Lösungen, die professionell einsetzbar sind und auch bereits breit genutzt werden.“
Das neue Vertragsmanagement gewährleistet, dass die Rechtsabteilung heute alle Verträge einsehen kann – auch solche, die dezentral in den Instituten entstehen – und in alle vertragsrelevanten Vorgänge automatisch involviert ist. Die Verträge liegen nun an zentraler Stelle vor; zudem werden die dort ablaufenden Genehmigungsvorgänge künftig mit dem d.3 Workflow realisiert. Das neue DMS spielt auch bei kritischen, genehmigungspflichtigen Dokumenten eine große Rolle, etwa im sensiblen Bereich des Strahlenschutzes. Hier sind es bis zu 70 Informationsnutzer, die auf bestimmte Dokumente lesenden und z.T. schreibenden Zugriff haben müssen. Für berechtigte Nutzer werden die Informationen auch über ein Portal im Intranet angeboten. Im Bereich Einkauf können die Mitarbeiter/innen durch die SAP-Integration von d.3 alle Dokumente des Beschaffungsprozesses (z.B. Angebote, E-Mails, Lieferscheine) mit den dazugehörigen SAP-Vorgängen verknüpfen. Einerseits sind die archivierten Dokumente auch ohne Zugang zur SAP-Akte einsehbar, andererseits können alle Dokumente der d.3 Beschaffungsakte im SAP angezeigt werden.
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