Genossenschaftsverband – Verband der Regionen: ein Grundstein für die Digitalisierung

„Unsere Fachabteilungen haben die elektronisch zugegangenen Dokumente in einem Windows-Dateisystem abgelegt. Das hatte gewisse Nachteile. Manchmal mussten wir aus verschiedenen Ordnern die benötigten Dokumente zusammentragen. Heute sind die Daten der Kunden direkt mit dem Kontakt im ERP-System verknüpft: Wenn ich einen Kontakt aufrufe, sehe ich alle dazugehörigen Projekte. Dadurch haben wir mehr Zeit für unsere eigentliche Tätigkeit. Mit d.3ecm können wir mehr Projekte in kürzerer Zeit bearbeiten.“

Jürgen Dietrich, Business-Analyst und IT-Projektleiter beim Genossenschaftsverband – Verband der Regionen

 

 Als im August 1846 im Westerwald Schnee fiel, ahnten die Bauern, dass ihnen Unheil drohte. Ganze Ernten verdarben im ungewöhnlich kalten Sommer. So brach im Winter eine Hungersnot über Mitteleuropa herein. Der Grund: Gleich zwei Vulkane im Pazifik und auf Java waren ausgebrochen und hatten monatelang Asche ausgestoßen.

Es gab keine Organisation, die die Bauern vor Missernten schützen konnte. Noch nicht. Und als wäre die Hungersnot noch nicht genug, mussten sich die Landleute auch noch mit der Gier von Viehhändlern herumschlagen. Gerade die Händler stürzten sich „auf die hilfsbedürftigen und ihnen gegenüber wehrlosen Landleute, deren Unerfahrenheit und Not ausbeutend, um sich allmählich in den Besitz ihres ganzen Vermögens zu setzen“, schimpfte damals der Bürgermeister Friedrich Wilhelm Raiffeisen.

Raiffeisen handelte – und gründete zusammen mit den Landwirten den „Flammersfelder Hilfsverein zur Unterstützung unbemittelter Landleute“. Einer für alle, alle für einen: Von diesem Gedanken beseelt erwuchs aus dem Hilfsverein der Genossenschaftsgedanke. Jeder sollte für den anderen Verantwortung übernehmen; Mitglieder konnten zunächst im Verein Geld ansparen, aber auch Geld günstig leihen, zum Ankauf von Vieh und Gerätschaften.

Inzwischen gibt es in Deutschland tausende Genossenschaften wie Banken, Energie- oder Wohnungsbaugenossenschaften. Alle haben den Gedanken „Einer für alle, alle für einen“ immer noch verinnerlicht. Und damit sich die Genossenschaften auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, übernehmen Verbände verschiedene übergeordnete Aufgaben. Der Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e. V. zum Beispiel ist gleichzeitig Prüfungs- und Beratungsverband, Bildungsträger und Interessenvertretung für rund 2.600 Mitgliedsgenossenschaften.

Der Genossenschaftsverband versteht sich als moderner Dienstleister, der Unternehmen aus den Bereichen Kreditwirtschaft, Landwirtschaft, Handel, Gewerbe und Dienstleistungen in 14 Bundesländern betreut. Die Basis dafür sind die demokratischen Mitbestimmungsstrukturen des genossenschaftlichen Gedankens. Rund 1.500 MitarbeiterInnen kümmern sich daher an Standorten wie Neu-Isenburg, Düsseldorf, Hannover, Berlin oder Schwerin um die Belange der Mitgliedsgenossenschaften. Um die Arbeit und die Prozesse möglichst effizient zu gestalten, setzte der Genossenschaftsverband schon früh auf die Digitalisierung.

 

Abteilungen legten Dokumente in Windows-Ordnerstrukturen ab

 

 

„Unsere Fachabteilungen haben die elektronisch zugegangenen Dokumente in einem Windows-Dateisystem abgelegt“, erinnert sich Jürgen Dietrich, Business-Analyst und IT-Projektleiter beim Genossenschaftsverband, „Das hatte gewisse Nachteile, da die papierhaften und die elektronischen Dokumente in zwei Formen zu archivieren waren. Zum anderen hatte jeder Bereich seine Dokumente etwas anders abgelegt. Das hat uns behindert, weil es nicht einheitlich war.“

Heute ergeben sich neue Anforderungen an die Digitalisierung: Wir möchten die an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen verteilten Information zusammenführen und den Benutzern schnellen Zugriff auf diese Informationen bieten. Der Zugriff soll auch mobil und im Homeoffice möglich sein.

Also recherchierte der Genossenschaftsverband nach möglichen Lösungen für ein komfortables, rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem. Dabei stieß der Verband früh auf die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH in Köln.

Revisionssichere Ablage von Prüfberichten

Gerade bei Digitalisierungsvorhaben empfiehlt sich oft ein übersichtliches Pilotprojekt, um das Zusammenspiel zwischen Anbieter und Auftraggeber zu prüfen. Daher startete der Genossenschaftsverband zunächst mit der Archivierung von E-Mails und der revisionssicheren Ablage von Prüfberichten. „Dabei entstehen unglaublich große Datenmengen“, beschreibt Christoph Galmbacher, Geschäftsführer der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH und Projektleiter, „Wir haben dann eine Lösung angefertigt, die die jeweiligen Windows-Ordner überwachte und die Dateien auf einen revisionssicheren Storage schrieb.“

Grundlage für die Lösung war das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG. Vom Pilotprojekt begeistert, beschloss der Genossenschaftsverband, seine Digitalisierungsvorhaben strategisch auszurichten und sich dabei die Erfahrung und Kompetenzen der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH zunutze zu machen.

Das war im Jahr 2017. Mit der Zeit kamen immer mehr Abteilungen, MitarbeiterInnen und Strukturen dazu. „Das nahm irgendwann richtig Fahrt auf“, erinnert sich Galmbacher.

 

Digitalisierung besteht aus vielen Bausteinen

Die folgenden Prozesse und Strukturen hat der Genossenschaftsverband mithilfe der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH digitalisiert:

• Papier-Akten im Bestand
• Digitale Personalakte für alle MitarbeiterInnen
• Revisionssichere Ablage von Prüfberichten
• Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics NAV
• Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Archivierung und automatischer Prüfung, z. B. auf rechnerische Korrektheit
• Kundenakte für die Mitgliederverwaltung
• Kundenakte für die Prüfungsbereiche

„Die grundlegende Strategie ist der wichtigste Gedanke bei einem Digitalisierungsvorhaben“, sagt Friedhelm Hansen, Berater in den Bereichen Unternehmensentwicklung und Arbeitsgestaltung bei der PAPERLESS, „Ein Gesamtbild, das auf der Aufmerksamkeit des Managements und auf der Expertise von gestandenen Fachleuten basieren muss. Anders ausgedrückt: Man sollte wissen, wo man in fünf Jahren stehen will.“

Daten der Kunden mit dem Kontakt im ERP-System verknüpft

Galmbacher ergänzt: „Einer der beliebtesten Fehler bei Digitalisierungsprojekten ist es, nicht das große Bild vor Augen zu haben. Ein Partner, der solche Fehler gar nicht erst zulassen wird, ist natürlich hilfreich dabei.“

Digitale Dokumentenlenkung war für den Genossenschaftsverband einer der roten Fäden. „In der Vergangenheit haben wir zum Beispiel für ein Mitgliedsunternehmen einen Ordner angelegt und dort alle Dokumente abgelegt. Das brauchen wir heute nicht mehr“, beschreibt Dietrich, „heute sind die Daten der Kunden direkt mit dem Kontakt im ERP-System verknüpft.“

MitarbeiterInnen können in der Volltextsuche alle Unterlagen finden und müssen den Ablageort nicht mehr kennen. „Wenn ich in d.3 einen Kontakt aufrufe, sind seine Kontaktdaten immer synchron mit unserem ERP System Microsoft Dynamics NAV. In dieser Kontaktakte sehe ich alle dazugehörigen Projekte, Unterakten und weitere Dokumente. Wir kommen schneller an Dokumente ran und haben mehr Zeit für unsere eigentliche Tätigkeit.“

Vorteile der digitalen Dokumentenlenkung mit d.3ecm:

• Weniger Recherchearbeit: Dokumente, Prüfberichte, Rechnungen usw. sind Kontakten zugeordnet und zusätzlich per Volltextsuche leicht recherchierbar – Dokumente können gefunden werden, unabhängig davon, wo diese sich auf einer Festplatte befinden.
• Rechte-Steuerung: Das System zeigt MitarbeiterInnen nur die Dokumente an, auf die sie auch zugreifen dürfen.
• Zeitersparnis: Zugriff auf die digitalen Unterlagen ist auch mobil per mobilem Endgerät möglich; MitarbeiterInnen im Homeoffice sind so an die bestehende IT-Infrastruktur angebunden.
• Eingehende Rechnungen werden vom System auf Plausibilität und rechnerische Korrektheit geprüft.
• Gestaltbare digitale Prozesse und Workflows –z. B. für die Rechnungsfreigabe: Die Zeit für das Freigeben einer Rechnung sinkt deutlich. Auch andere digital gestaltete Workflows laufen fehlerfreier und schneller ab.
• Leichterer Zugriff: Ablage von ausgehenden Rechnungen im Dokumentenmanagement-system inklusive Anhängen; die Zuordnung zum jeweiligen Kunden geschieht automatisch
• Sortierte Dokumente: Unterlagen können beliebige Attribute erhalten wie „ausgehend“, „eingehend“, „gebucht“, „intern“ etc.
• Platzersparnis: Papier-Unterlagen müssen abgeheftet und einsortiert werden und nehmen Raum weg. Diesen Raum spart sich der Genossenschaftsverband z. B. durch die digitale Personalakte mit Anbindung an das Personalsystem Loga.

„Einer der ganz großen Vorteile der digitalen Dokumentenlenkung liegt darin, dass der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes durch d3ecm unterstützt wird: Von der Erzeugung, Verwaltung, Archivierung bis zur Löschung.

Auf diese Art sind auch die MitarbeiterInnen im Homeoffice optimal an die bestehenden Unterlagen-Strukturen angebunden. Das ist gerade in Zeiten der Pandemie ein großer Vorteil.

Sein Fazit: „Mit d.3ecm können wir mehr Projekte in kürzerer Zeit bearbeiten. Aus den Abteilungen haben wir die Rückmeldung bekommen, dass das vielen sehr geholfen hat. So gut wie alle KollegInnen, die damit arbeiten, berichten von einer Arbeitserleichterung.“

 

 

Wie der Genossenschaftsverband – Verband der Regionen in das digitale Dokumentenmanagement eingestiegen ist

 

Digitale Personalakten, revisionssichere Ablage von Prüfberichten, leicht und schnell auffindbare Dokumente: Die Digitalisierung bringt für Unternehmen viele Erleichterungen und Prozessbeschleunigungen mit sich. Doch es ist nicht immer leicht, in der großen Vielfalt der Möglichkeiten den idealen Einstiegspunkt zu finden.

Für die rund 1.500 MitarbeiterInnen des Genossenschaftsverbands fing alles mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem d.3ecm an. Der Verband hatte nach einer Möglichkeit gesucht, die Windows-Dateiablagen zu modernisieren. Zusammen mit der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH in Köln startete er den Einstieg in die Digitalisierung mit einem übersichtlichem Vorhaben: die revisionssichere Ablage von Prüfberichten und die Archivierung von E-Mails. Grundlage der Lösung war das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG.

Vom Pilotprojekt begeistert, richtete der Verband sein Digitalisierungsvorhaben mithilfe der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH strategisch aus. Das war im Jahr 2017. Mit der Zeit kamen immer mehr Abteilungen, MitarbeiterInnen und Strukturen dazu. Wie z. B. die Digitalisierung von bestehenden Papier-Akten, eine digitale Personalakte, die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung und die Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics NAV.

Jürgen Dietrichs Fazit: „Mit d.3ecm können wir mehr Projekte in kürzerer Zeit bearbeiten. Aus den Abteilungen haben wir die Rückmeldung bekommen, dass das vielen sehr geholfen hat. So gut wie alle KollegInnen, die damit arbeiten, berichten von einer Arbeitserleichterung.“ 

 

 Interview mit…

…Jürgen Dietrich, Business-Analyst und IT-Projektleiter beim Genossenschaftsverband – Verband der Regionen

Herr Dietrich, Sie begleiten nun schon eine Weile die Digitalisierungsprojekte beim Genossenschaftsverband – Verband der Regionen. Was würden Sie jemandem raten, der in seiner Organisation Ähnliches vorhat?

Dietrich: Man kann in das Thema auch klein einsteigen – zum Beispiel über ein Dokumentenmanagementsystem. Ich würde aber nicht sofort alle Dokumente digitalisieren, sondern zunächst schauen, welche Art von Dokumenten am häufigsten vorkommt. In dem Bereich kann man anfangen, höchstens zehn Arten von Dokumenten. Will man die entsprechende IT-Infrastruktur, wie Server, nicht selbst vorhalten und betreiben, lohnt sich vielleicht auch der Cloud-Ansatz. Auf die Art kann man feststellen, wie die eigene Organisation damit klarkommt.

Gesetzt den Fall, das Pilotvorhaben glückt – wie würden Sie weiter vorgehen?

Nach etwa einem Jahr, nach der Eingewöhnungsphase, kann man prüfen, wie die MitarbeiterInnen letztendlich damit klarkommen. Wird das Digitalisierungsvorhaben fortgesetzt, sollte man keine Inseln aufbauen, sondern Bereiche verknüpfen. Also Schnittstellen bauen, um Synergien zu erwirtschaften. Etwa zwischen Vertrieb und Verwaltung: Schreibt der Vertrieb einen Auftrag und wird dieser bestätigt, kann das System daraus einen Vertrag generieren. Das kann wieder Auswirkungen auf die Rechnungserstellung und andere Abteilungen haben.

Inwiefern hat sich Ihre interne Kommunikation geändert?

Im Dokumentenmanagementsystem d.3ecm gibt es für jeden Nutzer einen Postkorb. Wenn ich zum Beispiel ein Dokument einem anderen Nutzer zukommen lassen will, muss ich es nicht extra runterladen und per E-Mail senden. Ich kann dem Kollegen einfach eine Nachricht in seinen d3-Postkorb schicken und er kann auf das gleiche Dokument zugreifen wie ich.