So vermeidet Ihr Unternehmen die Gefahren mangelnder Digitalisierung

Wie Sie eine digitale Transformation anstoßen, Workflows verbessern und Fachkräfte begeistern

Ein digitales Unternehmen ist resilienter  

Seit Beginn des Jahrtausends ist sie das Schlagwort in der Wirtschaft: die Digitalisierung. Unternehmen und Institutionen setzen zunehmend auf moderne Arbeitsweisen. Das Ziel: Eine digitale Unternehmenskultur, in der Fachkräfte und junge Talente mit viel Mut zu Veränderungen die Transformation vorantreiben. Doch gerade im Mittelstand, dem Rückgrat unserer Wirtschaft, hinkt die Digitalisierung vielfach noch hinterher. Die digital Readiness in vielen KMU ist wenig ausgeprägt. Dabei liegen die Gefahren mangelnder Digitalisierung auf der Hand: Es geht um Resilienz. Um auf Krisen, Veränderungen und Disruptionen am Markt reagieren zu können, braucht es eine digitale Infrastruktur. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, warum eine Digitalisierungsstrategie das Überleben von Unternehmen sicherstellt.

Definition: Was ist Digitalisierung? 

Der Begriff Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung analoger Informationen, Prozesse und Produkte in digitale Formate. Dazu zählen digitale Technologien wie Computernetzwerke, Software und Hardware, um etwa Geschäftsprozesse zu optimieren und die alltägliche Zusammenarbeit zu verbessern. Dazu gehören etwa die Collaboration und die Kommunikation, die von der Digitalisierung profitieren. Diese hat einen signifikanten Einfluss auf fast alle Bereiche des modernen Lebens und ermöglicht es Unternehmen beispielsweise, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und ihre Kundeninteraktionen zu verbessern.

Worin liegen die Vorteile der Digitalisierung? 

Je höher der Digitalisierungsgrad in einem Unternehmen ist, desto effizienter kann es arbeiten. Denn die Digitalisierung macht Automatisierungen möglich, die gerade bei repetitiven Tätigkeiten viel Arbeitszeit einsparen und so die Belegschaft nachhaltig entlasten. Ein Beispiel: die Personalabteilung. Wenn sich die digitale HR nicht mehr um die Freigabe von Urlaubsanträgen oder um Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen kümmern muss, weil die Belegschaft diese Dinge über eine Mitarbeiter-App selbst regeln kann, gewinnen sogar beide Seiten.

Automatisierungen vermindern die Fehlerquote

Ein zweites Beispiel: die Buchhaltung. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung lässt sich so weit automatisieren, dass sämtliche Daten automatisch eingelesen, Rechnungen gebucht und revisionssicher abgelegt werden. Dadurch verringern Sie die Durchlaufzeiten und vermindern die Fehlerquote. Hinzu kommt, dass Sie im digitalen, also papierlosen Büro, Ressourcen schonen. Sie sparen Papier, Druckkosten, Porto, Kraftstoff und nicht zuletzt Platz, wenn Sie sich dafür entscheiden, ein digitales Archiv anzulegen und Ihre Akten zu digitalisieren. 

Verträge digitale versenden, anpassen und signieren

Die größten Effizienzvorteile bestehen allerdings in digitalen Workflows selbst. Wenn Sie nur noch mit digitalen Dokumenten und Dateien arbeiten, haben zeitraubende Medienbrüche keine Chance mehr. Das zeigt sich insbesondere beim Vertragsmanagement, das früher umständlich, zeitintensiv und teuer war. Gerade über Landesgrenzen hinweg konnten Vertragsumläufe zur Unterschrift viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit dem digitalen Versand und der digitalen Signatur sind Abstimmungen und Unterschriften unkompliziert wie nie.

Digitalisierungsgrad entscheidet Ringen um Fachkräfte

Und es gibt noch mehr Vorzüge digitalen Arbeitens: Plötzlich sind moderne Arbeitsweisen wie die ortsunabhängige Collaboration, das Homeoffice oder das Mobile Office möglich. Informationen sind im Fluss, stets zugriffsbereit, auch von unterwegs, was Sie als Arbeitgeber gerade im Ringen um Talente und Fachkräfte attraktiv macht.

Worin bestehen die Gefahren mangelnder Digitalisierung?

Unternehmen, die digital nicht gut aufgestellt sind, haben es zunehmend schwer, am Markt zu bestehen. Langwierige, umständliche, kostenintensive, manuelle Workflows machen das Arbeiten teuer, fehleranfällig und ineffizient. Analoge Prozesse lassen kaum Raum für Flexibilität, weil es keine Alternativen gibt. Automatisierungen, etwa bei der Rechnungsverarbeitung, sind heutzutage der Hebel, den die Digitalisierung vor allem Unternehmen im Mittelstand bietet, um Kosten einzusparen und Ressourcen besser zu verteilen. 

Ohne digitale Infrastruktur kaum eine Chance am Markt

Langfristig werden Unternehmen ohne digitale Infrastruktur, ohne den Willen zur Transformation und ohne digitale Unternehmenskultur weitestgehend vom Markt verschwinden. Ein Hauptgrund dafür: Wer seiner Belegschaft keine modernen Arbeitsweisen ermöglicht, hat schlechte Chancen beim Werben um Talente und Fachkräfte. Und mehr noch: Er läuft Gefahr, dass Mitarbeiter abwandern und wichtiges Unternehmenswissen mit zur Konkurrenz nehmen. Aber auch Kunden könnten mit der Zeit abwandern. Die wissen inzwischen, dass eine digitale Betreuung auch ihnen Vorteile bringt. Eine effizientere Kommunikation zum Beispiel. Oder schnellere Antworten bei Anfragen. Zeit ist Geld, auch in der Kundenbetreuung.

Datensicherheit bei hohem Digitalisierungsgrad besser

Nicht zuletzt spielt das Thema Datensicherheit eine zentrale Rolle bei den Gefahren mangelnder Digitalisierung. Denn Unternehmen, die nicht ausreichend digitalisiert sind, laufen eher Gefahr, dass ihre sensiblen Daten gestohlen werden oder verloren gehen. Ideal ist eine Cloud-Lösung bei einem Host in Deutschland, der die Daten nach höchsten Sicherheitsstandards sichert. Ein erfahrener Digitalisierer wie wir von Paperless Solutions unterstützt Sie gern bei Ihrem Vorhaben.

So verhindern Sie die Gefahren mangelnder Digitalisierung

Wenn Sie eine Digitalisierung in Ihrem Unternehmen anstoßen wollen, ist es ratsam, einen Digitalisierer mit ins Boot zu nehmen, mit dem Sie Ihr zuvor erstelltes Lastenheft abgleichen. Der Software-Experte kann Ihnen nämlich viele Tipps geben, wie Sie Ihr Projekt am besten aufziehen und Sie Ihre Fachsoftware beispielsweise in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) integrieren. Ebenso weiß er, welche rechtlichen Aspekte Sie berücksichtigen und welche Technologien Sie für welche Workflows benötigen.

Digitale Transformation nur mit Akzeptanz

Hinzu kommt, dass Sie neben der Anschaffung von Hard- und Software einen strukturierten Change-Prozess in Gang setzen müssen, der Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie sein sollte. Das bedeutet: Kommunizieren Sie glasklar die Vorteile der Digitalisierung und nehmen Sie Ihre Belegschaft mit ins Boot. Nehmen Sie ihre Wünsche auf, bieten Sie Hilfestellungen, Ansprechpartner und vor allem: Schulungsmöglichkeiten. Nur wenn Sie die Akzeptanz Ihrer Belegschaft haben, wird Ihr Projekt erfolgreich sein. 

Fazit 

Die Gefahren mangelnder Digitalisierung können existenzbedrohend sein, wenn man ihnen nicht früh genug entgegenwirkt. Wichtig ist es, im eigenen Unternehmen ein Gespür dafür zu entwickeln, welche digitalen Technologien wirklich hilfreich sind und den Unterschied machen. Um einen solchen Weitblick zu etablieren, ist eine weitreichende digital Readiness im gesamten Unternehmen notwendig, also eine digitale Unternehmenskultur, in der Workflows unter fortschrittlichen Gesichtspunkten gedacht werden. Und nicht zuletzt braucht es eine Belegschaft, die digitalen Fortschritt fördert und nicht ausbremst. Denn eines muss man sich bewusst machen: Es herrscht Fachkräftemangel. Die guten Fachkräfte haben die Wahl und stellen Forderungen. Sie wollen mit digitalen Technologien arbeiten. Und sie wollen Freiheiten, was die Wahl des Arbeitsplatzes angeht. Zurückdrehen lässt sich dieses Rad nicht mehr.