Effizientes Fristenmanagement für digitale Vertragsverwaltung

 Wissen Sie, wie viele aktive Verträge in Ihrem Unternehmen aktuell laufen? Leasingverträge für Firmenfahrzeuge, IT-Verträge, Lieferverträge, Lizenzverträge, Mietverträge, Personal- und Kaufverträge? Da kommt schon eine ordentliche Anzahl zusammen – je nach Unternehmensgröße kann diese in die Zehntausende gehen. Die Herausforderung für Sie besteht nun darin, diese Verträge mit ihren Vertragslaufzeiten und Vertragsfristen so zu managen, dass Sie in keine Fristen-Falle tappen. Denn das kann ganz schön teuer werden. Ein professionelles Fristenmanagement schafft hier Abhilfe.

Was ist Fristenmanagement?

Viele Verträge beinhalten automatische Vertragsverlängerungen, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen. Andere Verträge laufen nicht weiter, wenn Sie sich nicht aktiv und bis zu einem festgelegten Zeitpunkt um eine Vertragsverlängerung kümmern. Und wieder andere Verträge garantieren Ihnen Rabatte, wenn Sie den Kaufpreis bis zu einem bestimmten Datum entrichtet haben. Ein effizientes Fristenmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Vertragsangelegenheiten so zu managen, dass Ihnen keine Frist mehr entgeht. So können Sie Fristen, die ein aktives Handeln erfordern, zu Ihrem wirtschaftlichen Vorteil nutzen.

Fristenmanagement: Potenziale der Digitalisierung vielfach ungenutzt

Das Problem: Viele Unternehmen lassen in puncto Fristenmanagement die Potenziale der Technik noch immer ungenutzt. Die Vertragsverwaltung in Excel-Tabellen ist auch heute oft noch Standard. Bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße mag das funktionieren, auch wenn es nicht mehr zeitgemäß ist. Das Risiko, doch mal etwas zu übersehen, ist aber immer gegeben.

Digitales Vertragsmanagement schafft den Überblick

Vertragsmanagement geht in der heutigen Zeit viel komfortabler und effizienter. Die Lösung: Digitales Vertragsmanagement. Es ermöglicht Ihnen das perfekte Fristenmanagement mit einem umfassenden Überblick über Ihre laufenden Verträge.

Warum ist Fristenmanagement so wichtig?

Ein gutes Fristenmanagement entscheidet darüber, ob Sie in Ihrem Unternehmen viel Geld verschenken oder nahe an der Ideallinie wirtschaften. Wenn Sie beispielsweise für Ihre Mitarbeiter Handyverträge abgeschlossen haben und die Kündigungsfristen verpassen, kann das richtig ins Geld gehen.

Ist Ihr Fristenmanagement effektiv, dann kennt es all Ihre Verträge und zeigt Ihnen mit etwas Vorlaufzeit übersichtlich an, um welche Vertragsangelegenheiten Sie sich als nächstes kümmern müssen.

Welche Vorteile hat digitales Fristenmanagement?

Die einfachste Möglichkeit, alle Verträge im Blick zu behalten, ist ein digitales Vertragsmanagement mit integriertem Fristenkalender. Mit ihm sparen Sie bares Geld, denn der Fristenkalender erinnert Sie an wichtige Ablaufdaten gültiger Verträge und verhindert, dass Sie im Falle von Fristverletzungen teure Vertragsstrafen zahlen müssen.

Vertragsarchiv im Dokumentenmanagement-System (DMS)

Das Fundament für jede Ihrer Vertragsangelegenheiten bildet die digitale Vertragsakte. Jedes Dokument, das sie einer dieser Akten hinzufügen, gelangt in Ihr digitales Archiv, wo Sie es rechtssicher nach GoBD- und DSGVO-Richtlinien aufbewahren. Es ist Ihr zentrales Vertragsarchiv, in dem Sie ohne Medienbrüche arbeiten und in dem nichts mehr verlorengeht. Im Dokumentenmanagement-System nicht nur alle Vertragsdokumente sicher abgelegt, Sie finden jedes einzelne Dokument auch in Sekundenschnelle über die Suchfunktion.

Mobiler Zugriff auf den Fristenkalender

Sie müssen aber nicht nur Deadlines einhalten. Viele Verträge sind mit regelmäßigen Terminen verbunden. Ein gutes Fristenmanagement ermöglich Ihnen, auch diese übersichtlich zu koordinieren und nichts mehr zu vergessen. Ein mobiler Zugriff auf den Fristenkalender stellt sicher, dass Sie auch unterwegs den Überblick bewahren.

Erinnerungsworkflows und Eskalationsworkflows

Nutzen Sie Erinnerungsworkflows, um sich automatisiert an auslaufende Fristen und Kündigungsstichtage erinnern zu lassen. Erstellen Sie Eskalationsworkflows, um in mehreren Stufen vor endenden Vertragslaufzeiten gewarnt zu werden. So haben Sie ausreichend Zeit, sich auf eventuelle Vertragsgespräche vorzubereiten, um gegebenenfalls Vertragskonditionen nachzuverhandeln.

Fazit

Betrachtet man digitales Vertragsmanagement als Ganzheit, ist das Fristenmanagement eines der entscheidenden Features der Software. Das gilt nicht nur für Konzerne, sondern für Unternehmen jeder Größe und schließt KMU explizit mit ein. Die Software eignet sich für jeden Unternehmer, der seine Vertragslaufzeiten und Vertragsfristen im Auge behalten möchte, um langfristig viel Geld zu sparen.

Wenn Sie Ihre Vertragsfristen zuverlässig einhalten möchten, sollte ein digitales Fristenmanagement samt Vertragsarchiv im DMS Ihre Wahl sein. Damit gehen Sie nicht nur effizient auf Nummer sicher, was Ihre Verträge angeht. Ihr Vertragsmanagement-System ist zudem ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro. Das schont Ressourcen und spart noch mehr Zeit und Geld.