Elektronischer Rechnungsversand ist effizient und bietet viel Sparpotenzial

Was ist eine elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung oder eRechnung, entspricht rechtlich der Papierrechnung, wird aber elektronisch ausgestellt und versendet. Dabei muss die elektronische Rechnung alle Merkmale ihres analogen Pendants aufweisen, damit sie steuerrechtlich einwandfrei ist (siehe Absatz: Was muss eine elektronische Rechnung erfüllen?). Es gibt aber in erster Linie keine konkreten Verpflichtungen, wie das elektronische Format beschaffen sein muss. Eine Datei mit unstrukturierten Daten, etwa eine Bilddatei als PDF, würde steuerrechtlich bereits genügen.

Behörden müssen digitale Rechnungen versenden und annehmen

Weil europaweit sowohl staatliche Behörden auf Landes- und kommunaler Ebene als auch deren Rechnungssteller zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind, gibt es die elektronische Rechnung auch als EU-Richtlinie. Das Format heißt XRechnung und ist in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes niedergeschrieben. Die XRechnung bezeichnet ein digitales Dokument mit strukturierten Daten, das elektronisch versendet wird.

E-Rechnungsgesetz ermöglicht elektronische Rechnungsverarbeitung

Diese strukturierten Daten machen es möglich, die elektronische Rechnung automatisiert zu bearbeiten. Grundlage dafür ist das E-Rechnungsgesetz, das strukturierte Daten, nicht nur eine digitale Abbildung einer Rechnung fordert, um eine medienbruchfreie Bearbeitung von E-Rechnungen zu ermöglichen und so viel Zeit und Geld zu sparen.

Was muss eine elektronische Rechnung erfüllen?

Zunächst einmal können Sie eine elektronische Rechnung als Bild- oder Textdatei versenden. Lediglich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen zunächst sichergestellt sein. Damit ist es aber noch nicht ganz getan, denn es gibt zehn inhaltliche Aspekte, die eine E-Rechnung aufweisen muss, damit sie vollständig ist. Diese sind konkret:

1. Vollständige Namen von Unternehmer und Kunde
2. Vollständige Anschrift von Unternehmer und Kunde
3. Steuernummer des Unternehmers oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Rechnungsnummer
6. Angaben über Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
8. Aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie zuvor vereinbarte Minderungen des Zahlungsbetrags
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung für Lieferung oder sonstige Leistung
10. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung

Wie funktioniert ein elektronischer Rechnungsversand?

Bevor Sie eine elektronische Rechnung verschicken können, benötigen Sie die Einverständniserklärung des Empfängers, dass die von Ihnen bevorzugte Versandart akzeptiert wird. Im besten Falle schließen Sie diese Einigung schriftlich ab, um einen Beweis zu haben. Danach steht einer elektronischen Übermittlung der Rechnung etwa per E-Mail, De-Mail, XRechnung, Computerfax, ZUGFeRD, Internet-Download oder elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) nichts mehr im Weg.

Vorsteuerabzug gilt auch für digitale Rechnungen

Um den elektronischen Rechnungsversand zu forcieren, hat das Bundesfinanzministerium das Steuervereinfachungsgesetz aufgelegt. Darin hat es unter anderem beschlossen, dass auch bei elektronischen Rechnungen die Berechtigung zum Vorsteuerabzug bestehen bleibt. Eine Rechnung gilt dann als zugestellt, wenn sie im Postfach des Adressaten eingegangen ist.

Welche Vorteile hat ein elektronischer Rechnungsversand?

Zuallererst können Sie eine deutliche Effizienzsteigerung erzielen, wenn Sie Rechnungen digital versenden und empfangen. Das bedeutet, dass sich die Durchlaufzahlen deutlich erhöhen, während Sie im Bereich des Versands und der Rechnungsbearbeitung Kapazitäten einsparen bzw. umverteilen können. Doch damit nicht genug der Vorteile, denn es lässt sich noch viel mehr sparen.

Digitale Rechnungen: Zeit, Geld und Ressourcen sparen

Wenn Sie Ihre internen Abläufe in Richtung papierloses Büro weiterentwickeln, werden Sie feststellen, dass Sie bald viel weniger Ressourcen wie Papier verbrauchen. Auch Ihre Portokosten werden sinken, während Ihr Platzverbrauch für das Papierarchiv langsam stagniert. Und das Beste: Wenn Sie auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS) umsatteln, können Sie alle Dokumente im Papierarchiv Ihres Unternehmens digitalisieren, diese zentral ablegen und für jedermann ortsunabhängig auffindbar hinterlegen. So gewinnen Sie belegten Platz zurück. Mit dem digitalen Archiv können Sie Ihre Rechnungen wie auch alle anderen steuerrelevanten Dokumente digital und GoBD-konform archivieren.

Elektronischer Rechnungsversand: GoBD-konformes Archiv

Ein elektronischer Rechnungsversand und Rechnungsempfang stellt die Weichen für ein GoBD-konformes Archiv, in dem Sie sich kaum noch Gedanken über eine gesetzeskonforme Archivierung Ihrer steuerrelevanten Dokumente machen müssen. Um das zu erreichen, benötigen Sie lediglich ein gutes DMS, das Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisiert im digitalen Archiv ablegt, wie es die GoBD verlangen. Dabei können Sie an den Rechnungen sogar das Ende der Aufbewahrungspflicht hinterlegen und einen Löschautomatismus einstellen, der Rechnungen nach 10 Jahren automatisch aus dem System entfernt.

Fazit

Wenn Sie Rechnungen digital versenden und archivieren, ist das der schnellste Weg zu zukunftsweisenden Verbesserungen in Ihrem Unternehmen. Nicht nur gestaltet ein elektronischer Rechnungsversand den Durchlauf deutlich effizienter – er hilft auch dabei, dass Sie nie wieder Fristen bei der Rechnungsstellung und -begleichung verpassen. Denn all diese wichtigen Zeitmarken lassen sich in der Software hinterlegen.

Die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Rechnungsbearbeitung können natürlich auch den Startschuss zu einer groß angelegten Digitalisierungsoffensive in Ihrem Unternehmen darstellen. Und die wird dazu führen, dass Sie künftig viel Zeit, Geld und Ressourcen sparen.